Automatisering van bedrijfsprocessen

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) is het gebruik van geavanceerde technologieën om bedrijfsprocessen te automatiseren die verder gaan dan eenvoudige gegevensinvoer, opslag en manipulatie.

Automatisering is niet echt een nieuw concept. In het oude Griekenland werden automaten gebruikt als speelgoed, fonteinen, kruisbogen, poorten en zelfs oorlogsmachines. Procesautomatisering evolueerde echter als een bedrijfsinstrument in de twintigste eeuw, toen bedrijven computers begonnen te gebruiken om eenvoudige taken en processen uit te voeren, wat een tijdperk van intelligent bedrijfsbeheer inluidde.

Tegenwoordig is Business Process Automation verder gegaan dan productie en eenvoudige alledaagse taken, en wint het steeds meer terrein in de verschillende activiteiten van de zakenwereld. De intelligente automatisering van datagestuurde bedrijfstaken begon misschien in de jaren zestig met de introductie van enterprise resource planning-systemen en is nu geëvolueerd naar AI, IDP en robotprocesautomatisering.

Wat is BPA

Automatisering van bedrijfsprocessen omvat het automatiseren van de bedrijfskritische kernprocessen van een bedrijf. Het proces kan zo eenvoudig zijn als het vastleggen en automatisch beantwoorden van e-mails en het plannen van vervolgacties, of kan complexe organisatorische workflows op meerdere niveaus omvatten. A klanttevredenheid van McKinsey laat zien dat hoewel weinig beroepen volledig automatiseerbaar zijn (1%), 60 procent van alle beroepen minstens 34 procent van hun taken/activiteiten kan automatiseren.

Voordelen van bedrijfsprocesautomatisering

De automatisering van alledaagse terugkerende taken kan de snelheid, nauwkeurigheid en consistentie van operaties verhogen. Deze leiden tot een verbeterde efficiëntie en winstgevendheid van het bedrijf.

De voordelen van BPA voor een organisatie zijn gevarieerd:

1. Tijdwinst en snellere doorlooptijden: Handmatige bedrijfsprocessen kosten veel tijd, ongeacht de afdeling en de aard van het werk. Er is bijvoorbeeld gerapporteerd dat automatiseerbare taken op laag niveau 30% van de tijd van de IT-afdeling in beslag nemen, 47% van de tijd van de AP-afdeling en 75% van de tijd van het personeel van de HR- en Payroll-afdeling. Dit leidt uiteraard tot vertragingen en bijbehorende boetes die een domino-effect hebben op de productiviteit van het team en het bedrijf. Geautomatiseerde bedrijfsprocessen kunnen dergelijke vertragingen en knelpunten in de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf helpen voorkomen.
2. Kostenbesparingen: Handmatige bedrijfsprocessen vereisen aanzienlijk menselijk kapitaal. McKinsey toonde aan dat 45% van de huidige betaalde activiteiten, die een equivalent van $2 biljoen aan totale jaarlonen kosten, potentieel geautomatiseerd kunnen worden. Bovendien vermindert de handmatige uitvoering van overtollige, potentieel automatiseerbare taken de productiviteit van het bedrijf en kan een lage productiviteit werkgevers jaarlijks ongeveer 1.8 miljard dollar kosten. Hoewel het erop lijkt dat de installatiekosten van procesautomatisering als hoog kunnen worden ervaren, maken de operationele besparingen dit ruimschoots goed.
3. Foutreductie: Handmatige taken worden geassocieerd met fouten die voortkomen uit zoiets eenvoudigs als uitputting of onzorgvuldigheid, tot ernstiger problemen zoals onwetendheid of apathie. Zelfs ogenschijnlijk eenvoudige taken gaan gepaard met fouten als ze handmatig worden uitgevoerd. Zo is aangetoond dat het handmatig invoeren van gegevens in eenvoudige spreadsheets gepaard gaat met menselijke fouten van 18% tot 40%. Er wordt gezegd dat een mens bij het uitvoeren van overtollig werk waarschijnlijk in elke 10 stappen 100 fouten maakt.
4. Grotere focus op strategische taken: Uit een wereldwijd onderzoek naar het automatiseren van processen is gebleken dat een gemiddelde werknemer meer dan drie uur per dag aan alledaagse, repetitieve taken besteedt, waardoor de focus op taken met een hogere waarde, waarbij menselijke strategieën en planning voor de verbetering van de organisatie betrokken zijn, afneemt. . Een CIO-rapport zegt dat de productiviteit en tevredenheid van werknemers toenemen als ze tijd besteden aan interessante en lonende aspecten van hun werk, en dit vermindert het personeelsverloop en verbetert het personeelsbehoud.
5. Transparantie: Handmatige taken zijn moeilijk te volgen. Procesautomatisering kan processen centraliseren en de transparantie over de hele linie vergroten, terwijl ook de bedrijfsfunctionaliteiten verspreid over de organisatie logisch worden geïntegreerd. Automatisering van bedrijfsprocessen zorgt ook voor beveiligingsmaatregelen en traceerbaarheid van informatie, wat zorgt voor een betere naleving van relevante regelgeving.
6. Klaar voor audits: Geautomatiseerde bedrijfsprocessen maken niet alleen standaardisatie van activiteiten mogelijk, maar zorgen ook voor het bijhouden van records van alle fasen van een bedrijfsproces, waardoor een audittrail ontstaat.
7. Ondersteunt uitbreiding: Naarmate het klantenbestand en de operationele portefeuille groter worden, kan handmatig bedrijfsbeheer log en onmogelijk worden. Procesautomatisering maakt het stroomlijnen van alle bedrijfsprocessen mogelijk, waardoor het bedrijf kan opschalen.

Elementen van bedrijfsprocesautomatisering

BPA bestaat uit drie elementen:

1. Bedrijfsregels: dit zijn beleidsregels van het bedrijf die bij de bedrijfsvoering worden gevolgd door middel van bedrijfslogica en actiestappen. In BPA-systemen vormen bedrijfsregels de basis waarop het automatiseringssysteem is gebouwd.
2. Gestructureerde gegevens. Dit zijn georganiseerde gegevens die betekenisvol zijn voor het bedrijf en zijn activiteiten. Het kan gaan om het personeelsrooster, factuur- en verkoopinformatie en financiële gegevens waarnaar vaak wordt verwezen voor de dagelijkse werkzaamheden. BPA-tools beheren en organiseren de verzameling en integreren deze gegevens in nuttige en beknopte rapporten die effectief kunnen worden gebruikt voor downstream-processen.
3. Ongestructureerde gegevens: Dit zijn gegevens die geen gestructureerde vorm volgen, maar toch nuttig zijn voor het bedrijf. Dergelijke gegevens kunnen productbeschrijvingen, webpagina's, recensies, sociale media, e-mails etc. zijn en een goede BPA beheert en verwerkt deze gegevens goed, zodat ze van nut zijn voor het bedrijf op het gebied van strategie en planning.

Een sterk automatiseringsproces combineert deze drie elementen naadloos voor een soepele werking van het bedrijf.

Soorten bedrijfsautomatiseringsprocessen

Er zijn vier soorten BPA die kunnen worden gebruikt, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf:

1. Basisautomatisering omvat de digitalisering en automatisering van eenvoudige taken in een organisatie en organiseert alle gegevens met betrekking tot deze eenvoudige taken voor gemakkelijke toegang. Een berichtentool of werkgroep bestaande uit medewerkers die aan een specifiek project werken, is een voorbeeld van basisautomatisering.
2. Procesautomatisering beheert taken, processen en projecten. Het heeft ook ingebouwde controlepunten, goedkeuringen en updates voor een naadloze overgang van het proces/project van begin tot eind. Dit biedt ook volledige transparantie voor alle deelnemers aan het bedrijfsproces.
3. Integratieautomatisering is geavanceerder omdat het menselijke werknemers bij bepaalde repetitieve taken grotendeels vervangt; de menselijke participatie speelt alleen een rol bij het vaststellen en monitoren van regels, en de BPA zorgt voor het werk zoals gedefinieerd door duidelijke workflows. Integratieautomatisering wordt vaak gezien in klantondersteuningsplatforms waarin opmerkingen/feedback van klanten automatisch worden verwerkt en geclassificeerd/geannoteerd voor verdere actie.
4. AI-automatisering is de meest geavanceerde vorm van BPA waarbij computersoftwareapplicaties mensachtige beslissingen nemen. AI BPA-systemen gaan om met gegevens en informatie op manieren waarop deze zijn getraind, om menselijk handelen in grote mate na te bootsen.

Toepassingsgebieden voor Business Process Automation binnen een bedrijf

Automatisering van bedrijfsprocessen kan op vrijwel alle afdelingen binnen een organisatie worden toegepast, met verschillende niveaus van menselijke tussenkomst. Enkele specifieke toepassingsgebieden zijn:

Crediteurenaanvragen

De voordelen van het automatiseren van de financiële aspecten van de bedrijfsvoering van een bedrijf worden steeds meer door bedrijven onderkend. Dit heeft de adoptie van automatisering in financiële workflowstructuren noodzakelijk gemaakt. Dit komt vooral tot uiting in de activiteiten van de Afdeling Crediteurenadministratie dat financiële, administratieve en administratieve ondersteuning biedt aan het aankoopproces van een bedrijf. De activiteiten van de AP-afdeling moeten de verschillende functies van de AP naadloos integreren proces van aankoop tot betaling dat overspant beheer van inkooporders, leverancierscommunicatie, factuurbeheer, producttracering en betaling. Het automatiseren van AP-bewerkingen, zoals factuurbeheer en inkooporderbeheer, kan helpen bij het organiseren van het inkoopproces in bedrijven

Op AI gebaseerde BPA-tools zoals Nanonets kunnen helpen bij het automatiseren van AP-taken, zoals het goedkeuren van facturen, om het een probleemloos proces te maken.

Sourcing en inkoop

Technologie en automatisering kunnen naadloos faciliteren sourcing- en inkoopactiviteiten met hun vermogen om gegevens/feiten/informatie/analyses te verzamelen en gemakkelijke toegang te bieden aan alle belanghebbenden. Automatisering kan de continuïteit in leveranciersrelaties garanderen, analytische besluitvorming ondersteunen, toegang bieden tot gegevens binnen het hele bedrijf en de leveranciersbasis, en strategieën en voorwaarden vaststellen om de prijs-kwaliteitverhouding te maximaliseren. Automatisering kan er ook voor zorgen dat strategische sourcingmogelijkheden kunnen worden opgeschaald om vertragingen in de bedrijfsresultaten te voorkomen.

Accounting

De automatisering van het boekhoudproces omvat het afstemmen van digitale rekeningen, het bijhouden van financiële gegevens en het maken van financiële overzichten met minimale menselijke tussenkomst. Enkele van de voordelen van boekhoudautomatisering zijn betere gegevensintegriteit, verbeterde efficiëntie, controleerbaarheid en recordonderhoud. Goede boekhoudautomatiseringssoftware biedt een scala aan verschillende functionaliteiten die overlappen met andere afdelingen, zoals inkoop, crediteurenadministratie, loonbeheer en verwerking van belasting- en financiële gegevens.

Personeelszaken

Human Resources brengt veel papierwerk en tijdrovende processen met zich mee die kunnen worden geautomatiseerd. HR BPA kan de automatisering van de onboarding-administratie, de salarisadministratie, de tijdregistratie en de administratie van voordelen omvatten. HR-automatiseringssystemen kunnen gegevens zoals werknemersprofielen, roosters, aanwezigheidsregistraties en gerelateerde informatie organiseren en opslaan. Payroll-automatisering kan fouten in loonberekeningen elimineren en loongegevens bijhouden voor belastingdoeleinden. Een geautomatiseerd evaluatiesysteem kan werknemers en werkgevers helpen prestaties te beoordelen en prestatieverbetering en samenwerking te bevorderen.

Klantenservice

Menselijke betrokkenheid bij klantenondersteuning kan niet volledig worden geëlimineerd. Procesautomatisering kan het bedrijf echter tijd- en kostenbesparingen opleveren en de klantrelaties verbeteren. McKinsey meldt dat het gebruik van automatisering om de klantervaring te vernieuwen tot 40% op servicekosten kan besparen. Automatisering kan 24×7 klantenondersteuning mogelijk maken; XNUMX-uurs klantenondersteuning bij handmatige handelingen vereist het werven van meer mensen voor werk in ploegendienst. Verder kan automatisering van de klantenservice helpen bij het consolideren en organiseren van de zorgen van klanten voor productverbetering en merkopbouw. Automatisering van de klantenservice kan ook tegemoetkomen aan jongere klanten die de voorkeur geven aan het digitale kanaal voor klantenondersteuning.

Verkoop-/CRM-proces

Verkoopautomatisering kan de verkoopkosten verlagen door een beter bereik van klanten in de verkooptrechter. Het kan het verkoopproces voor verkoopteams, partners, distributiekanalen en klanten vergemakkelijken, en kan taken vereenvoudigen zoals het bijwerken van contactgegevens, het beheren van agenda's en het verwerken van kansen. Activiteiten zoals gespreksregistratie, archivering en overdracht kunnen worden geautomatiseerd om tijd te besparen. McKinsey inderdaad meldt dat een derde van de verkoop- en verkoopoperatietaken kan worden geautomatiseerd, wat verkoop tot een van de meest veelbelovende functies maakt in termen van automatiseringspotentieel. Volgens het rapport zou verkoopautomatisering kunnen resulteren in “een totale kostenbesparing van 10 tot 15 procent en een verkorting van de orderverwerkingstijd – van bevestigde bestelling tot bevestigde levering – van twee of drie dagen naar één of twee uur.”

Social Media Management

Procesautomatisering van de sociale media-inhoud van een bedrijf kan de sociale interacties met een publiek optimaliseren, waardoor klanten worden binnengehaald en oude klanten worden behouden. Automatisering van sociale media kan bestaan ​​uit het van tevoren plannen van sociale berichten of het periodiek opnieuw publiceren van populaire artikelen, voor meer grip en om een ​​merk op te bouwen. Automatisering van de taken voor het beheer van sociale media kan tijd en middelen herverdelen naar andere marketinggebieden die menselijke participatie vereisen, zoals budgettering en strategiebepaling.

Opzetten van het Business Process Automation systeem

Het opzetten van een BPA-systeem binnen een organisatie begint met een beoordeling van de bedrijfsprocessen van het bedrijf en het onderkennen van kansen en gebieden voor automatisering. De keuze voor het BPA-instrument is afhankelijk van de volgende factoren:

• Het vereiste automatiseringsniveau:. Elk bedrijf heeft zijn eigen eisen en stijlen als het gaat om het aankoopproces. Er moet worden beoordeeld of de software in staat is de praktijken en het beleid van het bedrijf te integreren. Enkele nuttige vragen die u kunt stellen om de behoefte van het bedrijf te beoordelen zijn:
  Hoe zal het BPM-systeem aansluiten bij de algemene regels en logistiek van uw bedrijf?
  Wat zijn de sleutelrollen in de gekozen BPM en wie zal deze vervullen?
  Past de BPM in de algehele cultuur van de organisatie?
• Budget: De hoeveelheid geld die moet worden geïnvesteerd in het opzetten van een procesautomatiseringssysteem hangt af van de schaal van het bedrijf, de bedrijfsresultaten en het investeringspotentieel van het bedrijf
• Gebruiksgemak: Zelfs voor geavanceerde procesautomatiseringssystemen is een zekere mate van menselijke tussenkomst vereist tijdens de installatie en implementatie. Het vaardigheidsniveau van de werknemers die de software gebruiken, zal bepalen hoe gebruiksvriendelijk de voorkant van de software moet zijn, en het niveau van technische ondersteuning dat van de ontwikkelaar wordt verlangd. Er moet ook rekening worden gehouden met de behoefte aan training en technische ondersteuning voordat de juiste tool voor dit doel wordt gekozen.
• Omvang van verspreiding en samenwerking: De meeste afdelingen/teams/eenheden in grote bedrijven zijn in hun activiteiten met elkaar verbonden. De softwaretool die voor het automatiseringsproces wordt gebruikt, moet toegang op verschillende niveaus kunnen bieden en een gemakkelijke samenwerking tussen alle deelnemers mogelijk maken. Er moeten ook voorzieningen worden getroffen om verschillende goedkeuringsniveaus in het proces op te nemen.
• Integratie met de andere systemen die in het bedrijf worden gebruikt: De BPA-tool moet worden geïntegreerd met de andere systemen, zoals boekhoudbeheertools die al in het bedrijf worden gebruikt. Op zichzelf staande tools voor procesautomatisering die niet integreren met de digitale tools die in het bedrijf worden gebruikt, zouden leiden tot mismanagement van gegevens en tijdverlies.

Een van de grootste uitdagingen bij het opzetten van BPM-systemen is het ontwerpen van workflows voor automatisering. Zodra de te automatiseren processen zijn geïdentificeerd, moet elke stap in het proces duidelijk worden gedefinieerd om processen effectief volledig te kunnen automatiseren. Bovendien moet procesautomatisering gefaseerd worden geïmplementeerd, zodat deze grondig kan worden getest voordat deze in het hele bedrijf wordt geïntegreerd. Constante monitoring is ook essentieel – instellen en vergeten is geen optie en een gebrek aan monitoring kan ertoe leiden dat functionaliteiten verouderd raken.

Conclusie

Business Process Automation is hard op weg een belangrijk hulpmiddel te worden om bedrijven te helpen hun activiteiten te beheren en te groeien. De voordelen van geautomatiseerde processen, zoals grotere transparantie van processen, lagere kosten, verbeterde productiviteit van werknemers en klanttevredenheid, maken ze ideaal voor adoptie door bedrijven die hun zakelijke arena en bedrijfsresultaten willen uitbreiden. BPA wordt niet langer gezien als een bedreiging voor de menselijke werkgelegenheid, maar wordt beschouwd als een synergetisch instrument dat menselijke werknemers in staat stelt zich te concentreren op minder alledaagse taken met een hogere waarde, zoals bedrijfsontwikkeling en andere activiteiten die bijdragen aan de bedrijfswaarde.

Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/