QuickBooks is een van de meest gebruikte apps voor boekhouding en biedt een handige manier om creditcards af te stemmen zonder dat daarvoor externe hulpmiddelen nodig zijn.
In dit artikel begeleiden we u door het creditcardafstemmingsproces in QuickBooks, waarbij we veelvoorkomende problemen aanpakken en nuttige tips geven om de procedure te stroomlijnen.
Zoek in de bovenste helpmenubalk naar 'Reconcile'. Selecteer vervolgens de rekening die u wilt afstemmen. Voor deze demonstratie gebruiken we een account dat is gekoppeld aan een werknemerscreditcard.
Stap 2: Afstemming openingssaldo
Het openingssaldo en de datum worden automatisch gedetecteerd op basis van het eindsaldo en de datum van de vorige afstemming.
Bij de eerste QuickBooks Online (QBO)-afstemmingen worden de transacties vermeld vanaf het begin van de rekening. Voor toegang tot informatie over eerdere afstemmingen, inclusief einddatums van afschriften, navigeert u naar de sectie 'Samenvatting'.
Stap 3: Eindsaldo afstemmen
Eindsaldo en datum: Vul het eindsaldo en de einddatum in. De einddatum is doorgaans gebaseerd op de datum van het creditcardafschrift. Als u financiële overzichten echter op datum rapporteert, kunt u de einddatum op het einde van de maand instellen.
Financiële kosten: Als financiële kosten niet in uw QuickBooks Online-account zijn vastgelegd, kunt u deze handmatig toevoegen. Vermeld daarbij de datum, het bedrag en de kostenrekening. Als u een kaart in een andere valuta gebruikt, moet u ook de wisselkoers toevoegen.
Stap 4: Creditcardtransacties matchen en wissen
Het QBO-afstemmingsscherm toont een vinkje en een grijze achtergrond voor goedgekeurde transacties, terwijl niet-gematchte transacties geen vinkje hebben.
Laten we nu eerst het samenvattingsgedeelte bovenaan begrijpen:
Verklaring Eindsaldo: Dit is het eindsaldo dat we in het vorige scherm hebben ingevoerd.
Vrijgemaakt saldo – Dit begint vanaf het openingssaldo in het vorige scherm plus eventuele toegevoegde financieringskosten, samen met alle vereffende stortingen minus vereffende betalingen. Hieronder vindt u de uitsplitsing van het vereffende saldo.
Na voltooiing van het afstemmingsproces moet het vereffende saldo overeenkomen met het eindsaldo van het afschrift, wat resulteert in een verschil van nul.
Match transacties:
- Selecteer de niet-gematchte transacties en zoek een overeenkomende transactie op het creditcardafschrift.
- Als het bedrag en andere details overeenkomen, voltooit u de transactie.
- Herhaal dit proces totdat alle transacties zijn gematcht.
Dit kan behoorlijk tijdrovend zijn, daarom hebben we aan het einde van dit artikel enkele tips opgenomen om dit te vereenvoudigen. Zodra alle transacties zijn gematcht, moet het verschil 0 zijn en kunt u doorgaan naar Stap 5.
Als het verschil echter niet 0 is, moet u de transacties identificeren die niet in QuickBooks zijn vastgelegd. Dit kan te wijten zijn aan boekhoudfouten, niet-verantwoorde kosten of ongeautoriseerde transacties. Laten we eens kijken hoe u dit kunt oplossen:
Fouten in uw afstemming identificeren
Als u niet-gematchte transacties heeft, kan dit te wijten zijn aan:
- Datum of bedrag komen niet overeen: Dit kan te wijten zijn aan fouten bij het invoeren van gegevens, vertragingen bij de bank of bankfouten. U moet de transactie vinden op basis van andere gegevens, zoals de leveranciersrekening en in de buurt van de referentiedatum.
- Dubbele betalingen: Zoek in uw gewiste transacties of u een zeer vergelijkbaar record kunt vinden. U kunt zoeken op basis van de begunstigde en het bedrag.
Het kan ook voorkomen dat er kosten in uw boekhouding ontbreken. U kunt uw creditcardafschrift doorzoeken en transacties zonder overeenkomsten vinden. Enkele veel voorkomende redenen hiervoor kunnen zijn:
- Creditcardkosten: Creditcards hebben een hele lijst met verborgen kosten die gemakkelijk over het hoofd kunnen worden gezien. Voor overboekingen in vreemde valuta worden bijvoorbeeld verwerkingskosten en een wisselkoerstoeslag in rekening gebracht. Dit moet in het bedrijfsboekhouding worden verantwoord.
- Ongeautoriseerde transacties, fraude of diefstal: Creditcards zijn de belangrijkste reden voor verliezen als gevolg van diefstal en fraude. Ongeautoriseerde transacties kunnen worden uitgevoerd als gevolg van identiteitsdiefstal. Er kunnen ook ongeautoriseerde transacties plaatsvinden die zijn uitgevoerd door medewerkers. Afstemming is een nuttig proces om dit te identificeren en snel te melden om het bedrijf tegen verliezen te beschermen.
Stap 5: Voltooi de verklaring en druk deze af
Zodra het verschil in uw verklaring 0 bedraagt, wordt op de knop rechtsboven een CTA weergegeven: ‘Nu voltooien’. Klik hierop om uw afstemmingsproces af te ronden.
Keer terug naar de afstemmingspagina en selecteer rechtsboven ‘samenvatting’. U kunt hier uw creditcardafstemmingsoverzicht afdrukken.
Bovendien kunt u uw creditcardrekening rechtstreeks betalen of andere rekeningen toevoegen.
Tips voor creditcardafstemming
Het matchen van transacties is een handmatig proces en kan tijdrovend zijn. Hier zijn enkele tips om het u gemakkelijker te maken:
- Sorteer op transactietype: Begin met het matchen van stortingen en vervolgens betalingen. Deze organisatie kan verwarring verminderen. In de QBO-bovenbalk kunt u schakelen tussen 'Betalingen' of 'Stortingen'.
- Kosten en rente markeren: Markeer de bankkosten, rentekosten of andere banktransacties op uw afschrift. Dit zal u helpen om er tijdens de verzoening nauwkeurig rekening mee te houden.
- Software voor creditcardafstemming: Afstemming in QBO kan tijdrovend zijn. Software zoals Nanonetten kan dit proces automatiseren en de gegevens synchroniseren met QBO. Meer informatie over afstemmingsautomatisering 👇
Automatiseer creditcardafstemming
Handmatig afstemmen in Excel of QBO is niet haalbaar als je veel transacties hebt of met een klein team werkt. Het kan dagen duren om honderden transacties af te stemmen.
Met automatiseringssoftware kunt u het afstemmingsproces terugbrengen tot minuten. Dit zou het aggregeren van gegevens van de bank, QBO of andere tools vereisen, het extraheren van relevante gegevens daaruit, het matchen van gegevens uit verschillende bronnen en het uitvoeren van fraudecontroles. Als u uw creditcardafstemmingsproces wilt automatiseren, organiseer dan een demogesprek met onze experts om uw workflows te automatiseren met behulp van Nanonets.
Automatiseer fraudedetectie, bankafstemmingen of boekhoudprocessen met een gebruiksklare, aangepaste workflow.
Hier ziet u hoe afstemmingssoftware zoals nanonetten drie belangrijke items voor u kan automatiseren:
- Gegevensverzameling: Nanonetten kunnen naadloos worden geïntegreerd met uw ERP of e-mail om documenten zoals creditcardafschriften, grootboeken, facturen en ontvangstbewijzen te verzamelen. De software haalt alleen relevante informatie uit elk document via OCR-technologie.
- Gegevens overeenkomend: Met automatisering zonder code kunt u eenvoudig regels instellen om uw creditcardafschrift te matchen met het grootboek. U kunt in de loop van de tijd nieuwe regels opstellen en hoeft niet met formules te worstelen.
- Fouten identificeren en fraudecontroles: Stel vlaggen in om onregelmatige, dubbele of ongeautoriseerde transacties te identificeren. Deze vlaggen kunnen u ook helpen bij het detecteren van transacties zoals bankkosten of verdiende rente!
Met afstemmingssoftware kunt u tijd besparen en kunnen u en uw team zich concentreren op de taken die er toe doen. Uitchecken Nanonetten voor meer informatie over afstemmingsautomatisering.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
- : heeft
- :is
- :niet
- $UP
- a
- Over
- toegang
- Account
- goed
- Accounting
- nauwkeurig
- over
- toevoegen
- toegevoegd
- aanpakken
- Alles
- Alle transacties
- langs
- ook
- bedragen
- an
- en
- elke
- apps
- ZIJN
- dit artikel
- At
- automatiseren
- webmaster.
- Automatisering
- achtergrond
- Balance
- Bank
- BANK TRANSACTIES
- bars
- gebaseerde
- BE
- geweest
- beginnen
- begint
- onder
- tussen
- Bill
- Biljetten
- Storing
- by
- Bellen
- CAN
- gevangen
- kaart
- Kaarten
- lading
- lasten
- controle
- Vinkje
- Controles
- duidelijk
- Klik
- sluitend
- Collectie
- Gemeen
- afstand
- het invullen van
- concludeert
- verwarring
- gemakkelijk
- Hoek
- kon
- Credits
- creditkaart
- Kredietkaarten
- CTA
- Valuta
- gewoonte
- gegevens
- gegevensinvoer
- Datum
- Data
- dagen
- vertragingen
- Demo
- deposito's
- gegevens
- opsporen
- gedetecteerd
- Opsporing
- verschil
- anders
- direct
- Display
- displays
- do
- document
- documenten
- don
- twee
- gedurende
- elk
- gemakkelijker
- gemakkelijk
- Werknemer
- medewerkers
- in staat stellen
- einde
- einde
- Enter
- ingevoerd
- toegang
- ERP
- fouten
- Ether (ETH)
- voorbeeld
- Excel
- uitwisseling
- Wisselkoers
- deskundigen
- extern
- vergoedingen
- financiën
- financieel
- VIND DE PLEK DIE PERFECT VOOR JOU IS
- afmaken
- Voornaam*
- vlaggen
- Focus
- Voor
- vreemd
- Buitenlandse valuta
- bedrog
- fraude detectie
- oppompen van
- verzamelen
- Algemeen
- gids
- Hebben
- hulp
- nuttig
- hier
- verborgen
- Markeer
- Hits
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- Honderden
- identificeren
- Identiteit
- Identity Theft
- if
- in
- begin
- omvatten
- inclusief
- Inclusief
- informatie
- integreren
- belang
- facturen
- problemen
- IT
- artikelen
- sleutel
- LEARN
- Grootboek
- grootboeken
- laten
- als
- gekoppeld
- Lijst
- opgesomd
- ll
- Kijk
- verliezen
- gemaakt
- maken
- handboek
- handmatig
- veel
- Mark
- Match
- op elkaar afgestemd
- lucifers
- matching
- Materie
- Mei..
- Menu
- minuten
- gemiste
- Maand
- meer
- meest
- Dan moet je
- OP DEZE WEBSITE VIND JE
- nodig
- New
- geen
- nu
- aantal
- OCR
- of
- Aanbod
- on
- eens
- EEN
- online.
- Slechts
- opening
- or
- organisatie
- Overige
- onze
- pagina
- Betaal
- begunstigde
- betalingen
- uitvoerend
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- dan
- plus
- vorig
- procedures
- processen
- verwerking
- mits
- het verstrekken van
- quickbooks
- snel
- heel
- tarief
- reden
- redenen
- ontvangsten
- verzoening
- verzoenen
- record
- opgenomen
- verminderen
- referentie
- relevante
- verslag
- vereisen
- nodig
- oplossen
- verkregen
- rechts
- reglement
- s
- Bespaar
- scherm
- naadloos
- Ontdek
- sectie
- kiezen
- reeks
- moet
- gelijk
- vereenvoudigen
- Klein
- So
- Software
- sommige
- bronnen
- Statement
- verklaringen
- gestroomlijnd
- OVERZICHT
- Stap over voor slechts
- synchroniseren.
- T
- Nemen
- taken
- team
- Technologie
- dat
- De
- diefstal
- Ze
- harte
- Er.
- Deze
- dit
- drie
- Door
- teek
- niet de tijd of
- tijdrovend
- tips
- naar
- tools
- top
- transactie
- Transacties
- transfers
- type dan:
- typisch
- onbevoegd
- begrijpen
- ongeëvenaard
- tot
- gebruikt
- nuttig
- gebruik
- verkoper
- zeer
- rendabel
- willen
- Manier..
- we
- en
- geheel
- wijd
- wil
- Met
- zonder
- Mijn werk
- workflow
- workflows
- zou
- u
- Your
- zephyrnet
- nul