최첨단 송장 승인 워크플로에 대한 2023년 가이드

끊임없이 진화하는 금융 운영 환경에서 모든 성공적인 비즈니스의 핵심은 간소화되고 오류 없는 송장 승인 워크플로입니다. 기업이 미지급 계정의 복잡성을 처리함에 따라 효율성, 정확성 및 보안에 대한 요구가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 이 블로그에서 우리는 최첨단 송장 승인 워크플로우의 세계로 여행을 떠나 수동 시스템이 직면한 과제를 탐색하고 혁신적인 솔루션의 혁신적인 힘을 공개합니다. 미지급금에 대한 접근 방식을 혁신하고 예리하고 자동화된 미래를 향한 열쇠를 발견할 준비를 하십시오.

송장 승인 워크플로우란 무엇입니까?

송장 승인 워크플로우는 조직이 지불하기 전에 공급업체 송장을 검토, 확인 및 승인하기 위해 따르는 구조화된 프로세스입니다. 이 워크플로우는 AP(미지급금) 부서 내에서 정확성을 보장하고 오류를 방지하며 재무 통제를 유지하는 것을 목표로 합니다.

이 워크플로우는 공급업체 확인, 수령 수량 확인, 품목 정밀 조사, 가격 및 계산 확인, 관련 구매 주문 및 보고서 수신과의 중요한 3자 매칭 프로세스 등 다양한 요소를 종합적으로 검사합니다.

송장 승인 워크플로우의 주요 구성요소는 다음과 같습니다.

1. 공급업체 및 수량 확인: 공급업체의 진위 여부와 수령한 상품 또는 서비스 수량을 확인하여 송장에 제공된 정보와 일치하는지 확인합니다.
2. 품목, 가격 및 계산 검토: 개별 광고 항목, 가격 및 계산을 철저히 검사하여 합의된 조건과의 정확성 및 일관성을 확인합니다.
3. 3방향 매칭: 3자 매칭 프로세스를 통해 해당 구매 주문서와 송장을 정렬하고 보고서를 수신합니다. 이는 상품이나 서비스가 실제로 정확하게 주문, 수령 및 청구되었는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
4. 예외 처리: 확인 과정에서 확인된 불일치나 예외를 해결합니다. 여기에는 불일치를 명확히 하거나 수정하기 위해 관련 이해관계자와의 의사소통이 포함될 수 있습니다.
5. 문서 검토 및 승인: 조직 내 지정된 승인자가 송장, 구매 주문서, 수령 보고서를 포함한 전체 문서 세트를 평가합니다. 결제 프로세스를 진행하기 전에 승인을 구합니다.

송장 승인 워크플로우는 오류를 방지하고 잠재적인 사기를 감지하며 지급 계정 기능 내에서 재무 정확성을 유지하는 중요한 제어 메커니즘입니다. 전통적으로 수동적이고 시간 집약적인 프로세스였지만, 자동화 기술의 발전으로 현대 비즈니스 관행에서 송장 승인 워크플로의 효율성이 크게 간소화되고 최적화되었습니다.

송장 승인 워크플로의 단계는 무엇입니까?

송장 수령 및 입력

송장이 접수되어 지급 계정 시스템에 입력됩니다. 이 단계에는 송장 번호, 공급업체 세부 정보, 송장 금액과 같은 필수 정보를 캡처하는 작업이 포함됩니다.

공급업체 검증 및 송장 세부정보 검토

공급업체의 진위 여부를 확인하고, 송장 내용의 정확성을 검토합니다. 여기에는 송장에 기재된 상품이나 서비스가 구매 주문서 및 기타 관련 문서와 일치하는지 확인하는 것이 포함됩니다.

송장을 지원 문서와 일치시키세요

송장은 구매 주문서(PO) 및 수신 보고서와 같은 지원 문서와 일치합니다. 이 단계는 원래 주문, 상품 또는 서비스 수령, 송장 금액 간의 일관성과 정확성을 보장합니다.

검토 및 승인을 위해 송장을 승인자에게 전달

송장 및 지원 문서는 검토 및 승인을 위해 지정된 승인자에게 전달됩니다. 승인자에는 감독자, 관리자 또는 예산 통제권을 가진 개인이 포함될 수 있습니다.

송장 일정 및 결제 프로세스 시작

승인을 받은 후 송장에 대한 결제가 예약되고 결제 프로세스가 시작됩니다. 여기에는 지급 배치 생성, 자금 지출 준비, 지급 조건 준수가 포함될 수 있습니다.

송장 대 결제 프로세스

송장 승인 워크플로우는 송장 수령부터 주문 품목 수령 결정, 최종 승인된 송장 지불까지를 아우르는 광범위한 송장-지불 프로세스의 일부입니다.

위 단계는 각 송장이 철저한 검증 및 승인 프로세스를 거쳐 오류를 최소화하고 사기를 방지하며 조직 내 재무 통제를 유지하도록 설계되었습니다. 자동화된 시스템에서는 이러한 단계가 간소화되어 수동 작업이 줄어들고 지급 계정 부서의 전반적인 효율성이 향상되는 경우가 많습니다.

송장 승인 워크플로우에서 직면하는 문제

1. 부족한 지급 계정 시간: 지급 계정 부서의 제한된 자원과 인력으로 인해 송장 처리가 지연될 수 있습니다. 이러한 장애물로 인해 AP 직원의 업무가 지연되고 작업량이 늘어나는 경우가 많습니다.
2. 증빙 서류 접수 지연: 구매 주문서나 보고서 수신 등 필요한 문서를 기다리면 송장 승인이 지연될 수 있습니다. 문서 제출이 지연되면 송장을 정확하게 일치시키는 데 걸리는 시간이 길어질 수 있습니다.
3. 사기 또는 오류 감지의 어려움: 수동 시스템에서는 사기 행위나 오류를 간과할 위험이 더 높습니다. 제한된 제어 및 수동 검증 프로세스에서는 불일치를 포착하지 못하여 잠재적인 재정적 손실이 발생할 수 있습니다.
4. 결제 연체 또는 할인 누락: 수동 프로세스로 인해 지급이 지연될 수 있으며 이로 인해 공급업체에 대한 지급이 지연될 수 있습니다. 또한 기업은 비효율적인 승인 워크플로우로 인해 조기 지불 할인을 놓칠 수 있습니다.
5. 승인자와의 후속 조치: 송장 승인을 위해 지정된 승인자에게 후속 조치를 취하는 것은 수동 시스템에서 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 이러한 장애물은 전체 처리 시간을 늘리고 지급 계정 직원들 사이에 불만을 불러일으킬 수 있습니다.
6. 지속적인 결제현황 문의: 공급업체는 수동 시스템의 지급 상태에 대해 자주 문의하여 지급 계정 팀의 의사소통 및 후속 작업을 늘리는 데 기여할 수 있습니다.

송장 승인 워크플로를 최적화하려는 조직에서는 이러한 장애물을 해결하는 것이 중요합니다. AP 자동화 소프트웨어와 같은 자동화 솔루션은 프로세스를 간소화하고 정확성을 향상시키며 지급 계정 부서 내 커뮤니케이션을 강화함으로써 이러한 문제를 크게 완화할 수 있습니다.

자동화가 어떻게 도움이 될까요?

1. 데이터 입력 간소화: 자동화 도구는 송장 데이터를 캡처하여 시스템에 입력할 수 있으므로 수동으로 데이터를 입력할 필요성이 줄어듭니다. 이를 통해 수동 입력과 관련된 오류 위험이 최소화되고 송장 승인 프로세스가 가속화됩니다.
2. 적법성 검증: 자동화된 시스템은 알고리즘 규칙과 데이터베이스를 사용하여 공급업체의 적법성을 검증함으로써 사기성 또는 확인되지 않은 소스에서 보낸 송장을 처리할 위험을 줄입니다. 이를 통해 재정적 안정이 강화되고 존재하지 않는 공급업체에 대금을 지불할 가능성이 줄어듭니다.
3. 셀프 서비스 공급업체 온보딩: 자동화를 통해 공급업체가 시스템에 직접 정보를 입력할 수 있는 셀프 서비스 공급업체 온보딩이 가능합니다. 이를 통해 정확성이 향상되고 온보딩 워크로드가 지급 계정 팀에서 공급업체로 전환됩니다.
4. 문서의 디지털 전환: 자동화는 OCR(광학 문자 인식) 스캐닝과 같은 기술을 사용하여 종이 송장을 디지털 형식으로 변환합니다. 이 프로세스에서는 송장 번호, PO 번호, 공급업체 세부 정보, 금액 등 필수 정보를 캡처하여 데이터에 쉽게 액세스하고 검색할 수 있습니다.
5. 자동 송장 승인 워크플로우: 송장을 지정된 승인자에게 전달하는 것을 포함하여 전체 송장 승인 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 수동 후속 조치에 소요되는 시간이 줄어들고 버튼 클릭만으로 승인 주기가 가속화됩니다.
6. 자동 알림: 자동화 시스템은 승인 지연이 발생할 경우 지정된 승인자에게 자동 알림을 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 수동 후속 조치가 필요하지 않으며 승인 프로세스가 제대로 진행됩니다.
7. 실시간 결제 상태 알림: 공급업체는 송장이 보류 중, 진행 중, 지불된 시기 등 송장 상태에 대한 실시간 알림을 받을 수 있습니다. 이를 통해 공급업체 문의 및 통화 횟수가 줄어들고 전반적인 의사소통이 향상됩니다.
8. 강화된 보안 및 재무 통제: 자동화 소프트웨어에는 기업 수준의 데이터 암호화가 포함되어 민감한 금융 정보에 추가 보안을 제공하는 경우가 많습니다. 자동 지급 장부는 ERP 또는 회계 시스템과 실시간으로 동기화되어 정확한 재무제표를 보장합니다.
9. 글로벌 결제 조정: 일부 자동화 솔루션은 실시간 자동 글로벌 결제 조정을 제공하여 다양한 결제 방법과 통화를 지원합니다. 이 기능을 사용하면 월별 회계 마감 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
10. 비용 절감 : 자동화는 수동 송장 처리와 관련된 비용을 줄여줍니다. 송장을 수동으로 처리하는 평균 비용은 자동화 솔루션을 구현하고 유지하는 비용보다 높은 경우가 많습니다.

송장 승인 워크플로우에서 자동화를 활용함으로써 기업은 시간을 절약하고 오류를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 재무 통제를 강화하고 커뮤니케이션을 개선하며 지급 계정 프로세스에서 상당한 비용 절감을 달성할 수 있습니다.

Nanonets는 송장 승인 워크플로우 자동화를 어떻게 도울 수 있습니까?

미지급금 프로세스에서 비교할 수 없는 효율성과 정확성을 제공하는 최첨단 솔루션인 Nanonets를 통해 원활한 송장 승인 워크플로의 잠재력을 활용해 보세요. 수동 시스템이 시간 소모적인 프로세스와 인적 오류로 이어지는 세상에서 Nanonets는 혁신적인 변화를 위한 촉매제로 부상하고 있습니다.

• OCR 기반 정밀도:
  Nanonets를 통해 최첨단 OCR(광학 문자 인식) 기술의 성능을 경험해 보세요. Nanonets는 송장에서 중요한 정보를 꼼꼼하게 추출하고 처리하여 모든 단계에서 비교할 수 없는 정확성을 보장하므로 수동 데이터 입력 문제에 작별을 고하세요.
• 간소화된 작업 흐름 자동화:
  Nanonets는 지루한 작업을 자동화하여 송장 승인 워크플로를 새로운 차원으로 끌어올렸습니다. 송장을 받아 시스템에 입력하는 것부터 지원 문서와 일치시키는 것까지 전체 프로세스가 간소화되어 효율성이 극대화됩니다.
• 간편한 3방향 매칭:
  Nanonets의 자동화된 3방향 매칭으로 재무 통제력을 강화하여 구매 주문, 보고서 수신, 공급업체 송장 간의 원활한 조정을 보장합니다. 불일치에 작별을 고하고 정확성의 새로운 시대를 맞이하십시오.
• 실시간 알림 및 경고:
  Nanonets는 실시간 알림을 통해 최신 정보를 제공합니다. 승인자는 즉시 알림을 받아 지연을 최소화하고 신속한 승인 프로세스를 보장합니다.
• 공급업체 온보딩의 재발견:
  Nanonets의 셀프 서비스 포털을 통해 공급업체 온보딩을 혁신하세요. 공급업체는 정보를 직접 입력할 수 있어 정확성을 보장하고 지급 계정 팀의 부담을 줄일 수 있습니다.
• 강화된 보안 조치:
  보안에 대한 Nanonets의 약속을 믿으십시오. 강력한 암호화와 안전한 데이터 처리를 통해 민감한 금융 정보를 보호하세요.
• 빈틈없는 통합:
  기존 시스템과의 원활한 통합을 경험해 보세요. Nanonets는 ERP 또는 회계 소프트웨어와 쉽게 동기화되어 실시간 정확성을 제공하고 수동 조정이 필요하지 않습니다.
• 비용 절감 및 글로벌 결제 조정:
  Nanonets를 통해 상당한 비용 절감 효과를 경험해 보세요. 자동화된 송장 처리는 단지 시간을 절약하는 것이 아닙니다. 비용이 절감됩니다. 다양한 통화와 결제 방법을 지원하는 실시간 자동 글로벌 결제 조정으로 미래를 향해 뛰어보세요.

송장 승인의 미래를 준비하고 계십니까?

수동 프로세스로 인해 방해를 받지 마십시오. 매우 예리하고 자동화된 송장 승인 워크플로우를 위해 Nanonets를 채택하십시오. 시간을 절약하고 오류를 줄이며 재무 관리를 강화하는 미래 지향적인 비즈니스에 동참하세요. 효율성을 향한 여정은 여기에서 시작됩니다.

더 스마트하고 효율적인 지급 계정 경험을 위해 지금 Nanonets를 살펴보세요.

• SEO 기반 콘텐츠 및 PR 배포. 오늘 증폭하십시오.
• PlatoData.Network 수직 생성 Ai. 자신에게 권한을 부여하십시오. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoAiStream. 웹3 인텔리전스. 지식 증폭. 여기에서 액세스하십시오.
• 플라톤ESG. 탄소, 클린테크, 에너지, 환경, 태양광, 폐기물 관리. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoHealth. 생명 공학 및 임상 시험 인텔리전스. 여기에서 액세스하십시오.
• 출처: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/