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企業は非効率性により毎年数百万ドルを損失していますが、これは周知の事実です。
企業は損失を被る 1兆米ドル 非効率な管理活動により毎年発生します。
インテリジェントなワークフロー自動化により、時間を節約し、生産性を向上させ、経費を削減できます。 そしてそこから抜け出す方法はありません。
この記事ではその方法を説明します ワークフロー管理ソリューション 日常的な手順を自動化し、反復的な作業やオペレーターのミスを最小限に抑え、ボトルネックを検出し、すべての部門にわたるコミュニケーションを簡素化できます。
また、5 年のワークフロー自動化ソフトウェアのトップ 2023 とそれらのソフトウェアの相互比較についても説明します。
- ナノネット
- Hubspot
- キスフロー
- 統合する
- フロックズ
ワークフローとは何ですか?
ワークフローは、当面のタスクを完了するために必要な一連の一連のステップです。 ワークフローは、タスクが完了したとみなされる前に必要な手順を定義するために使用されます。
ワークフローの自動化とは何ですか?
ワークフローは一連の連続したステップであり、ワークフロー自動化は、ルールベースのロジック システムを使用してそれらの連続したステップを自動化します。
簡単に言うと、ワークフロー自動化とは、ルールベースの順次論理ステップを使用して人間の介入を排除し、タスクが完了とマークされる前にタスクのあらゆる側面を自動化するプロセスです。
ワークフロー自動化の例としては、次のようなツールの使用が挙げられます。 ナノネット 〜へ PDFからテキストを抽出する それをオンライン Excel シートに保存するか、休暇中にメールを送ってくるすべての人に不在メッセージを送信します。 この種の自動化を実現するには、日常の生産性を向上させるために頻繁に実行される単純な手順にする必要があります。
なぜワークフローの自動化が必要なのでしょうか?
オフィスでのコミュニケーションは、口頭での会話、電話、スプレッドシート、ホワイトボード、ポストイットが主流です。ビジネス情報は複数のチャネルに分散されており、組織は断片化された情報の影響を完全に把握することはまだできません。
ワークフローの自動化は、プロセスを合理化することでこの混乱に秩序をもたらします。 ワークフロー自動化ソフトウェアを使用する利点の一部を次に示します。
- ビジネスプロセスを合理化して、全員が毎回同じプロセスに従うようにする
- 手動データ入力によるエラー率を削減
- 日常的なタスクを自動化して生産性を向上させる
- ボトルネックを特定して透明性を高める
- ロールベースのアクセスでデータセキュリティを向上
- リアルタイムのデータ同期
- 時間を節約し、コストと従業員の労力を削減します
等です。
これにより、組織は追加の人員を雇用することなく、より多くの仕事やプロジェクトを引き受けることができるようになり、組織は飛躍的にスケールアップすることができます。
ワークフローの自動化はどのように機能しますか?
プロセスの処理に関しては、通常、「オールインワン」ワークフロー自動化システムを選択することが推奨されます。このようなワークフロー自動化システムは、より専門的で個別化されたアプローチで内部プロセスと外部プロセスの両方を自動化できます。
ローテーションする見込み客に基づいて会社の営業チームに特定の職務を割り当てることは内部ワークフローの例ですが、電子メールとリード生成によるマーケティング キャンペーンは外部ワークフローのカテゴリに分類されます。
ワークフローの自動化により、スタッフは電子メールの送信やリードのフォローアップなどの日常業務にかかる時間と労力を節約できるため、会社の全体的なコストを削減しながら、より生産的で重要な仕事に集中できるようになります。 想像 連絡先の詳細を Salesforce にインポートする or Salesforce のリーダーへのメール – エンドツーエンドで自動化!
ここでは、組織でワークフローの自動化を開始する方法について段階的に説明します。
ワークフローの自動化に関するステップバイステップ ガイド
1. プロセスを指定する
ワークフローを自動化するには、ワークフローの開始点と終了点を理解する必要があります。
- 何がプロセスを開始するのでしょうか?
- ワークフローはいつ終了しますか?
- 望ましい出力は何ですか?
情報源: lucidchart
2. ワークフローの各参加者を決定します。
開始点と終了点の位置を決めたら、両方の点の間の点を結合します。
誰がプロセスに参加しますか? たとえ閲覧や配布のみを目的とする場合でも、資料にアクセスできる個人を特定する必要があります。
3. すべてのプログラム、ツール、およびシステムのリストを作成します。
ワークフローに関与する個人だけでなく、タスクに影響を与えるプロセス、ツール、アプリにも注意を向ける必要があります。
たとえば、共同ツール、共有される受信トレイ、データベースなどです。組織がローコード自動化または別のタイプのエンゲージメント モデルを使用している場合は、ワークフローの影響を必ず考慮してください。
4. 考えられるすべての入力ルートをリストします。
ワークフローは、さまざまなソースからのデータまたは情報に依存している場合があります。 これらは、リクエスト、電子メール、メッセージ、ボット、データなど、アプリケーションやネットワークから情報を収集するフォームである可能性があります。
5. すべてのハンドオフに注意してください。
処理項目や情報を転送するときに問題が頻繁に発生します。これらはボトルネック、フォローアップの失敗、または次にアイテムを実際に誰が管理すべきかが不明瞭なためにアイテムの停止につながる可能性があります。
6. 自動化のウィッシュ リストを作成します。
プロセスの詳細な計画を作成したら、自動化するタスクとプロセスのリストを作成します。
7. 今後の反復でワークフローを作成します。
これで、好みの自動化ツールを使用してワークフローを更新する準備が整いました。 Nanonets のようなローコード ツールを使用すると、使いやすいグラフィカル インターフェイスを使用してワークフローを作成し、自動化システムを構成できます。
8. 将来のバージョンを調べます。
新しいプロセスをチームに導入する前に慎重にテストして、出力が望ましい結果を満たし、遅延や潜在的なデータ漏洩などの問題がないことを確認してください。
9. 従業員に知らせます。
使用しているフロー ソフトウェアに慣れていない場合は、新しいツールを使用できるように従業員をトレーニングする必要があります。 システムに慣れている場合は、最適化されたワークフローの段階を認識しており、快適に実行できるかどうかを確認してください。
10. 実装、監視、および改善。
新しく自動化されたワークフローの展開をチームで承認した後、ワークフローを監視し、定期的に改善して精度、有効性、生産性を維持するという継続的なタスクを開始します。
5 年の 2023 つの最高のワークフロー自動化ソフトウェア
市場には、ワークフローの自動化のための多くのオプションがあります。 トップ5を見てみましょう ワークフロー管理ソフトウェア 2023インチ
ナノネット
Nanonets は、手動プロセスを自動化し、時間の 30,000% とコストの 90% を節約することで、80 人以上の人々から信頼されています。
Nanonets は、高度なプロセスを 15 分以内に自動化できる、コード不要で使いやすく、カスタマイズ可能なワークフロー自動化プラットフォームです。 5000 以上のワンクリック統合、簡単な 1 日セットアップ、透明な価格設定、永久無料プランを備えた Nanonets は、フリーランサーや企業にとって最良の選択です。
Nanonets は請求書処理などの手動プロセスを自動化できます。 KYC、顧客のオンボーディング、ドキュメントの自動化、ドキュメントの検証など。
評価: Capterra の 4.9
ベスト ドキュメントワークフローの自動化
メリット
- 簡単に使える
- 1 日セットアップ
- ドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダー
- ヒューマン イン ザ ループ ワークフロー
- 5000以上の統合
- 24時間7日のライブサポート
- パーソナライズされたトレーニング
- 無料の移行と技術サポート
- オンプレミスおよびクラウド ホスティング
- 役割ベースのアクセス
- SOC2準拠
デメリット
- フローチャート表示なし
- オフライン申請不可
ナノネットには多くの幸せな顧客がいます。 Nanonets を使用した経験を共有する方法を次に示します。
そして、称賛はそれ自体を物語っています。
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キスフロー
Kissflow は、単一データベースからプロセスを作成および管理するために使用されるローコード ワークフロー自動化ソフトウェアです。 Kissflow インターフェイスは、ドラッグ アンド ドロップ要素、効果的なコラボレーションを可能にする機能、簡単な統合を備えた非常に使いやすいものです。
Kissflow はプロジェクト管理に最適ですが、OCR ソフトウェアが必要な場合には不十分かもしれません。 Kissflow を Nanonets に接続して、ドキュメント ワークフローを完全に自動化できます。
評価: Capterra の 4.9
ベスト プロジェクト マネジメント
長所:
- 従業員の追跡に最適
- シンプルなワークフロー クリエーター
- 優れた顧客サービス
- データ入力を効率化する優れたフォーム作成者
短所:
- データのエクスポートは難しい
- 電子メールの自動化は基本パッケージには含まれていません
- 中規模以上の企業に最適
統合する
Integrify は、複数のデータ ソースを接続できるワークフロー自動化ソフトウェアです。 Zapier や Power Automate と同様に、Integrify はアプリケーション間でデータを同期し、信頼できる単一の情報源を確保します。 このソフトウェアにはドラッグアンドドロップインターフェイスがあり、使いやすいです。
評価: Capterra の 4.6
ベスト データ同期の自動化
長所:
- リアルタイムでデータを同期
- 簡単に使える
- 監査証跡を簡単に作成
短所:
- フリーランサーや中小企業には不向き
- フローをコピーすると、特定のデータ型が失われる可能性があります
- 古いUI
フロックズ
Flokzu は、ワークフロー自動化を使用して反復的な手動タスクを自動化する、ローコードのクラウドベースのプロセス管理ツールです。 Flokzu を使用すると、ユーザーはドラッグ アンド ドロップ クリエーター、電子メール アラート、ロールベースのアクセスなどの機能を使用してビジネス プロセスを作成、管理、最適化できます。
評価: Capterra の 4.9
ベスト 業務工程管理
Flokzu を使用する利点:
- ノーコード ワークフロー
- ソフトウェア内にサンドボックス環境が存在する
- リモートチーム向けの優れた機能を備えています
- 効率的なビジネス プロセス管理
Flokzu を使用する短所:
- オフライン インターフェイスなし
- 初めてのユーザーにとっては、ユーザー インターフェイスが複雑になる可能性があります。
Hubspot
HubSpot は基本的に、ワークフローと自動化されたマーケティング キャンペーンを作成するためのリソースを提供する CRM プログラムです。 Hubspot には、メールの自動化、販売の自動化、およびマーケティングの自動化に使用できるドラッグ アンド ドロップ シーケンス ビルダー インターフェイスがあります。
評価: Capterra の 4.9
ベスト マーケティング・オートメーション
Hubspot を使用する利点:
- 簡単に使える
- ドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダー
- 7日間の試用期間
Hubspot を使用する短所:
- 有料テクニカル サポート
- 各プランの機能制限
- 複雑な分岐オプションはありません
- アドオン機能でコストがかかる
- 複雑なワークフローが難しくなる
- ルールベースのロジック分岐なし
- OCR アプリケーションなし
ワークフローの自動化にナノネットを使用する理由
Nanonets は、ルールベースのシーケンシャル ワークフローを使用して手動プロセスを自動化する AI ベースのインテリジェント オートメーション プラットフォームです。 Nanonets は、内蔵の強力な OCR ソフトウェアを使用して、手動のデータ入力プロセスを自動化できます。このソフトウェアは、PDF、ドキュメント、 手書きの書類、および画像。
Nanonets は、使いやすく、コード不要で、カスタマイズ可能なワークフロー管理ソフトウェアであり、 ドキュメントプロセス, 請求書の処理、承認ワークフロー、保険要件など。
Nanonets ワークフローを使用して自動化できます
もっと。 可能性は無限大。
Nanonets は、30,000 以上の企業の 500 人以上の人々から信頼されており、毎年 30 万以上のドキュメント プロセスを自動化しています。 Nanonets が手作業のプロセスを 15 分未満で自動化する方法をご覧ください。 無料の製品ツアーを入手してください。
最適なワークフロー自動化ソフトウェアを選択するには?
市場には、ワークフロー自動化ソフトウェアがあふれています。 上記で使用できる上位 5 つのワークフロー自動化プラットフォームについて言及しました。
次に、組織に最適なワークフロー プラットフォームを選択する方法を見てみましょう。 探すべきいくつかの機能を次に示します。
ユーザーフレンドリーな
ソフトウェアの導入を促進するには、誰でも使用できるシンプルで直感的なツールを使用する必要があります。 ワークフロー自動化システムが、Nanonets のような直観的でコード不要のプラットフォームであることを確認する必要があります。 最新のユーザー インターフェイスのノーコード プラットフォームを使用すると、プログラマと非コーダの両方がプラットフォームを使用できるため、複数の利点があります。 これにより、ワークフローを作成する際のコーダーへの依存も軽減されます。
インテグレーション
あるソースからデータを取得して別のソースに送信する必要があるため、統合はワークフロー自動化のライフラインです。 最終決定を下す前に、統合を確認してください。
簡単ワークフロービルダー
ワークフロービルダーを使用してワークフローを作成します。 直感的でない場合、チームはそれを使用しません。 したがって、ソフトウェアの可能性を最大限に引き出すには、簡単である必要があります。
ロールベースのアクセス
ワークフロー自動化ソフトウェアを使用して機密性の高い企業データを処理します。 不正行為を防止するために、ワークフロー ソフトウェアがロールベースのアクセスを提供していることを確認してください。 ナノネットは、役割ベースのアクセスをユーザーに提供し、侵害や詐欺の可能性を減らします。
最終的な考え
ワークフローの自動化は、隙間から漏れることなくビジネスを拡大し、繁栄させるために不可欠です。 テクノロジーに手作業を任せることで、成長痛を経験することなく会社を成長させることができます。
手動プロセスを自動化したい場合は、Nanonets を試してください。 当社の専門家チームがプロセス全体をガイドし、ワークフロー自動化への取り組みを開始するあらゆる段階を支援します。
よくあるご質問
ワークフロー自動化ソフトウェアとは?
ワークフロー自動化ソフトウェアは、ワークフロー ルールに基づいて手順を設計、実装、自動化します。ワークフロー ルールでは、確立されたビジネス ルールに従って、人間のタスク、情報、またはファイルがシステム間または人間間で転送されます。 あなたの会社では、エンタープライズ ワークフロー ソフトウェアを使用してプロセスを自動化し、時間を節約し、エラーを減らすことができます。
最高のワークフロー自動化ソフトウェアは何ですか?
2023 年の最高のワークフロー自動化ソフトウェアをいくつか紹介します。
- ナノネット
- Hubspot
- キスフロー
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ワークフローの XNUMX つの重要なコンポーネントは何ですか?
入力、変換、出力はワークフロー図の 3 つの基本要素です。これらの各ステータスはワークフロー フェーズに与えられます。
ワークフロー自動化統計
では、なぜワークフローの自動化を選択する必要があるのでしょうか? あなたの考えを変えるかもしれないいくつかのデータポイントを共有させてください!
ワークフロー自動化市場の規模を見てみましょう。
ワークフロー自動化市場は次の規模に達すると予想されます 18.45億 2023 年の 4.26 億 2016 万ドルから、23.56 年までに XNUMX% の CAGR に達します。
さて、市場は大きく、リーダーもトレンドを採用しています.
視聴者の38%が の回答者は、複数の機能にわたって自動化を広範囲に使用していると回答しています。
そして、市場がワークフローの自動化を採用している理由は、冗長なタスクに浪費されるのではなく、最終的にあなたの皿の上にある純粋な収益パイのためです.
CEOは救えるかもしれない 視聴者の38%が 自動化による財務タスクに費やす時間のうち。
自動化 視聴者の38%が 製造タスクの 749 つにより、世界中で XNUMX 億時間の節約につながる可能性があります。
Nanonets のようなワークフロー自動化ソフトウェアは、手作業に費やす時間を 90% 削減し、 視聴者の38%が 会計コストの。 方法を参照してください
ワークフロー自動化の例にはどのようなものがありますか?
一般的なワークフロー タイプはすべて自動化できます。 たとえば、チームのすべてのメンバーに対して自動化された承認ワークフローを構築したり、人事部門向けの採用オンボーディング テンプレート ペーパーを生成したりできます。
ここでは、日常の組織生活における最も一般的なワークフロー自動化ソフトウェアの使用例をいくつか紹介します。
マーケティング:
ワークフローの自動化は、マーケティング オペレーション プロセス (MOPS) で、広告キャンペーン、顧客とのコミュニケーション、統計の監視、および市場調査で使用されます。 使い方を読む カスタマーサービスのRPA.
セールス:
ワークフロー管理は、一般的な (CRM) ソフトウェアのもう XNUMX つの機能です。 部門の協力、フォームの入力、および顧客とのやり取りを合理化します。 たとえば、クライアントがフォームへの署名やデータの入力などの特定のアクションを送信すると、CRM は承認フェーズのアラートを自動化し、内部のダッシュボード データを変更できます。
製造業:
供給と組織構造の変化は、ワークフローの自動化によって相殺されます。 重複を減らし、品質管理のミスを減らします。 特に、ワークフローの自動化により、予算と配電ネットワークの承認のサイクル時間が短縮されます。 市場開拓の製品開発イニシアチブ、契約管理の連絡先、および購入要求処理のワークフローはすべて、製造を通じて自動化できます。 続きを読む 製造業におけるRPA
データの保護:
IT の自動化は、セキュリティ リスクに対してより迅速かつ機敏に対応します。 IT 部門は、インシデント レポートを自動化し、既存のセキュリティ製品やポリシーと統合することで、ハイブリッド システムと仮想システムをより適切に管理できる可能性があります。 さらに、企業は運用を自動化してオンライン リスクを監視し、セキュリティを向上させることができます。
IT運用:
ワークフローの自動化は、社内コア ネットワークの営業、財務、規制、および管理チームを含む多数の部門でネットワーク ユーザーを監視するのに役立ちます。
システム管理:
ワークフロー コーディングは、IT as a Service (ITaaS) が企業向けに提供するマネージド クラウド サービスの XNUMX つです。 企業ネットワークの設定、実装、および管理のためのワークフロー自動化ソフトウェアによって、統合された制御が確立されます。
ワークフローの自動化は、ソフトウェア定義型ネットワーク (SDN) とソフトウェア定義型広域ネットワーク (SD-WAN) として知られる XNUMX つの異なる IT マネージド サービス テクノロジの強力な統合監視を提供します。 ワークフローの自動化により、IT 部門はこのようなリアルタイム システムをより簡単に処理できるようになります。
ビジネス ルール エンジンとワークフロー エンジンの違いは何ですか?
これらのテクノロジーの両方を利用することで、自動化されたビジネス プロセスは、技術的な専門知識がほとんどまたはまったくない人でも管理および変更できます。 これらのエンジンはどちらもソース コードを変更する必要がないため、プログラミングの経験がなくても、ほとんどの作業者はソフトウェアを管理できます。
それらは非常に多様なタスクを実行し、非常に異なる目的を果たします。 たとえば、ビジネス ルール エンジンは、特に多数の複雑な要素を含む意思決定プロセスをサポートするために作られています。 ワークフローの設計に応じて、ワークフロー エンジンは特定のタスクを実行します。
名前が示すように、ビジネス ルール エンジンは基本的なルールによって導かれます。 ワークフロー ソフトウェアは、自動化される特定のプロセスのアーキテクチャに基づいて設計されています。 ビジネス ルール エンジンは、ビジネス オペレーションの実行を支援するワークフロー エンジンとは対照的に、ビジネス知識の開発を支援するだけです。
ワークフロー エンジンとルール エンジンは、この用語を同じ意味で使用する人もいるにもかかわらず、明らかに 2 つのまったく異なる概念です。ビジネス ルール エンジンを使用すると、複雑な意思決定を支援し、企業の一般知識を広げるさまざまなビジネス手順を定義できます。
プロセス フロー設計は、ワークフロー ソフトウェアを使用して多数の操作を整理するために使用されます。 どちらのテクノロジも適応性と柔軟性に優れているため、コーディングの経験がなくても、これらのシステムを管理、変更、および組み合わせることができます。
ロボットによるプロセスの自動化とワークフローの自動化の違いは何ですか?
RPA は、ワークフロー全体を最初から最後まで自動化できるという点でより広い範囲を持っていますが、ワークフローの自動化は、ビジネスの運用またはワークフロー内の特定のタスクを管理します。
ビジネスの運用またはワークフロー内のタスクは、ワークフローの自動化によって実行されます。 一方、RPA(Robotic Process Automation)は、ビジネスで設定されたルールに従って完全な操作を自動化します。
RPA は、両方の種類のソフトウェア自動化テクノロジよりも適応性が高く、その用途とアプリケーションはさまざまであることに注意してください。 特定のタスクの要件に応じて、一方または両方を選択する必要があります。
ビジネス プランの成功は、適切な自動化テクノロジーの選択にかかっており、価格以外の要素も考慮する必要があります。時間を節約する自動化ソリューションを選択したくなるかもしれませんが、独自の要件を考慮し、ワークフローの自動化と自動化されたロボット プロセスのどちらがビジネスにとって最も有益であるかを判断することが重要です。
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