調達から支払いまで: 知っておくべきことすべて

調達から支払いまで: 知っておくべきことすべて

タイムスタンプ：10年2023月9日午前53時XNUMX分
ソースノード： 1891961

足を縛って 100 メートルのスプリントを走っているところを想像してみてください。 これは、調達から支払いまでのプロセスが非効率性と無駄に満ちている場合と同じです。 いじり回して手動で生成している間 発注書 重要な商品の場合、競合他社はすでに必要なものを調達して先に進んでいるでしょう。

世界中のあまりにも多くの企業が、調達から支払いまでのサイクルとプロセスを管理するために、いまだに時代遅れの手法を使用しています。 運用の中断につながる可能性があるだけでなく、長期的な成長が危険にさらされます。 良いニュースは、P2P プロセスが過去数年間で大幅に進化し、複雑さが解消され、調達サイクルがエンドツーエンドで合理化されたことです。

この投稿では、調達から支払いまでのプロセス管理の基本的な理解を得るために知っておく必要があるすべてのことをカバーしています。

プロキュア・トゥ・ペイとは？

すべての組織は、ビジネスを効果的に運営するために、いくつかの原材料と不可欠なサービスを必要としています。 調達から支払いまでのプロセスは、必要性の特定からベンダーへの支払いまで、これらの資材やサービスを正常に調達するために必要なすべてのステップをカバーしています。

通常、調達から支払いまでのプロセスには、要求を提起した部門、調達部門、サプライヤー、買掛金部門 (または、 買掛金アウトソーシング).

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調達から支払いまでのサイクル

調達から支払いまでのプロセスの概要を理解できたので、さらに分解して、調達から支払いまでのサイクルの各ステップを見ていきましょう。

1. ニーズを特定する

原材料またはサービスを必要とする部門は、購入要求で調達部門に連絡します。 このリクエストには、数量、品質、タイムラインなどの仕様が含まれます。

2. 求人を生成する

詳細が決まったら、次のステップは、調達から支払いまでの処理ソフトウェアですべての注文の詳細を取得し、購入要求フォームを生成することです。 その後、調達部門に発送されます。

3. 求人を評価する

調達部門はフォームを分析し、不正確さ、不完全な情報、予算の制限、物流上の制約を探します。 次に、要求を承認するか拒否するかについて電話を受けます。

4. 注文書を発行する

購買依頼が承認されると、調達または 購買部門 適切なベンダーを選択し、P2P 処理ソフトウェアで注文書を作成します。 この注文は、最終承認のために関連するすべての利害関係者と共有され、サプライヤー/ベンダーに発送されます。

5. 商品の受領書を受け取る

ベンダーが貨物を配達した後、調達チームはその内容を確認し、商品の受領を P2P 処理ソフトウェアに入力します。 確認プロセスが完了すると、商品の受領を承認するか拒否するかが決定されます。

6.請求書を確認する

商品の受領が承認されると、サプライヤーは請求書を買掛金部門に送信します。 これ 請求書はスリーウェイ マッチングを通過します 注文書と商品の受領書。 項目とそれに対応する値が一貫していれば承認されます。 そうでない場合、それは拒否され、不正確さに関するメモとともにサプライヤーに送り返されます。

7.ベンダーに支払う

最後に、請求書が承認されると、支払いは買掛金チームによってサプライヤーにリリースされます。 契約条件は通常、支払い方法を決定します。 この 7 ステップのプロセスは、新しい 購入依頼 組織内の任意の部門によって配置されます。

調達から支払への使用の利点

調達から支払までの手順の自動化に伴い、調達と買掛金が合理化および改善されます。 以下は、進歩が見られる可能性のある主な分野の一部です。

時間の節約に役立ちます

ピアツーピア (P2P) および調達自動化ソリューションは、調達チームの時間を節約すると同時に、予算の監視とサプライ チェーンのロジスティクスを改善するのに役立ちます。

組織全体のより良いつながり

調達ソフトウェアは組織全体を結び付け、新しい要件をより迅速に承認し、入手可能な情報に基づいて適切なサプライヤーを選択し、発注書を作成してサプライヤーに委託することを可能にします。これらはすべてデジタルで便利に追跡できます。

請求書処理の費用を最小限に抑えます。

自動化は時間とお金を節約し、企業は従業員を自動化できる繰り返しの作業ではなく、より戦略的な取り組みに専念させることができます。

完全な可視性を取得します。

ピア ツー ピア (P2P) テクノロジにより、サプライ ネットワーク全体の透明性が実現され、バイヤーとサプライヤは請求書の進行状況を便利に確認できます。

異常対応の改善

ほとんどの請求書はスムーズに処理されるため、外れ値は、それに値する認識を得ることができ、より早く対処することができます。

サプライヤーとのパートナーシップを強化

サプライヤーは、サプライヤー プラットフォームを使用していつ支払われるかを知ることができ、より賢明な決定を下すために必要なデータが提供されます。 請求書の逸脱や苦情を迅速に解決することで、買い手に自信が生まれ、透明性が高まります。

交渉中の優勢

サプライヤーが支払いの詳細に自信を持っている場合、ビジネスを拡大するために必要な収入をサプライヤーが受け取ることを保証しながら、顧客にとってより魅力的な条件を提供する準備ができている可能性があります。

意思決定を強化するための情報を収集する

強力なオンデマンド レポート機能を備えた P2P システムが理想的です。 企業は、利用可能な現在および過去のデータを利用することで、収益と運転資本をより適切に管理できます。

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タッチレスの請求書処理と承認ルーティング
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効率的な調達から支払いまでの管理のヒント

調達から支払いまでのプロセス フローは複雑に見えるかもしれません。 ドキュメント管理ワークフロー. しかし、P2P プロセスの費用対効果を高め、合理化する方法はいくつかあります。

次のヒントは、調達から支払いまでのプロセスに関連する最大の課題のいくつかを排除または最小限に抑えるのに役立ちます。

1. 体系的な枠組みを作る

P2P プロセスは、電子商取引 Web サイトからラップトップを購入するほど単純ではありません。 最善の方法は、調達から支払いまでのプロセス フローを分解し、その過程で各ステップを標準化することです。 次に、関係者全員が自分の責任、義務、コミュニケーションの方法とタイミングを理解していることを確認します。

2. 効果を測定する

P2P プロセスの効率を測定する主要な指標を選択して追跡してください。 とりわけ、在庫レベル、運転資本レベル、エラーと不正確さの数、処理時間、労働時間、業務の中断、および追加の支出などの指標を確認できます。  

3. より良いサプライヤー関係の構築に努める

承認の所要時間が遅く、支払いが遅れると、サプライヤーとスムーズな関係を築くことが困難になることがよくあります。 これは、意見の相違、可視性の制限、不正確さ、および予期しない遅延につながります。 最終的には、P2P サイクルが遅くなります。

4.強力な調達から支払いまでのソリューションを展開する

複数の利害関係者が調達から支払いまでのサイクルに関与しているため、それぞれが異なるツールや手法を使用してタスクを完了しているのを目にすることがよくあります。 これにより、データのキャプチャ、コンパイル、分析、監査、および重要なタスクのステータスの監視が困難になります。

これらの課題を排除し、統合と自動化機能を備えた強力な P2P 処理ソリューションを使用して、調達から支払いまでのプロセスをシームレスにすることができます。 これについては、次のセクションで詳しく説明します。

調達から支払いまでのソフトウェア

正直なところ、スプレッドシートや紙ベースの方法を使用して P2P サイクルを管理するのは面倒です。 多くの場合、手作業が増え、処理時間が遅くなり、可視性が低下します。 ERP ソリューションを使用することも答えではありません。 現代の調達フローがもたらす複雑さに対処するのに十分な統合と自動化オプションを提供していないだけです。

代わりに、専用の Procure-to-Pay ソリューションを入手してください。 ペーパーレスシステム. 部門が購入要求を提起できるようにすることからすべてを行うもの データのキャプチャ for 三者合わせ 時間通りにサプライヤーに支払いをリリースすること。 これらのアプリケーションが提供する利点は多岐にわたります。

プロキュア トゥ ペイ ソフトウェアの利点

調達から支払いまでのソフトウェアを展開する企業には、次のような利点があります。

1.視認性と透明性の向上

有能な調達から支払いプロセスまでのソリューションにより、すべての利害関係者は、注文で何が起こっているかをリアルタイムで把握できます。 これにより、各部門が活動を計画し、より適切な意思決定を行い、重要な業務が妨げられないようにすることができます。

2. コンプライアンスを維持しやすい

中央の場所からすべてのデータにアクセスできるため、監査証跡の追跡と検証が容易になります。 財務チームと監査人は、仕事を迅速に完了することができます。 さらに重要なことは、トレイルが明確であるため、罰金や罰則を科される可能性がはるかに低くなります.

3. 退屈なことを自動化する

手動で購買依頼を処理したり、請求書データを入力したり、発注書、入庫、および請求書を照合したりするのに時間を費やしたいと思う人はいません。 チームの速度が低下するだけでなく、費用がかかり、エラーが発生しやすくなります。 堅牢な P2P ソリューションには、請求書の詳細の自動取得、承認のためのドキュメントの自動発送、自動レポートの生成、電子ルーティング/アーカイブなど、各段階で費やされる時間を大幅に削減する自動化と統合が付属しています。

4. コストと出費を削減

手始めに、P2P ソフトウェアは、請求書データの手動入力からベンダーのパフォーマンスに関するレポートの生成まで、調達から支払いまでのプロセスの一部を形成する多くの反復的で面倒なタスクを排除します。 これは、処理エラーが減り、生産性が向上し、価値の高いタスクに費やす時間が増えることを意味します。

次に、堅牢な P2P ソリューションにより、調達部門が行うすべての決定が購入ポリシーと一致し、利用可能な在庫と運用データに厳密に基づいていることが保証されます。 したがって、異端の支出の可能性を最小限に抑えます。

調達から支払いまでのプロセスにおける課題

1. 時間のかかる手作業

通常、ビジネスの複数の部分には独自の方法があり、データの統合が困難になります。 XNUMX つの別個の部門が買掛金と調達の機能を処理し、それぞれに独自のポリシー、方法、および目標があります。 この一貫性の欠如は、非効率性や失敗につながる可能性があります。

2. ガバナンスとコンプライアンス

意思決定を可能にするデータ ガバナンスと品質が欠如しているため、調達プロセスは厳格です。 支出の事前承認の中核となる前提は、不必要な官僚主義と見なされることがあり、その結果、契約外の支出や即時の購入が発生します。

3. 請求されるまでの購入契約の不透明性。

異なるシステムを使用している組織は、P2P プロセス全体で情報にアクセスできないことがよくあります。 その結果、サプライヤと支出全体にわたる報告が不足しており、戦略的な意思決定を実行する能力に影響を与えています。

4. 誤って計上された費用

調達部門は取引先との交渉率と譲歩を担当し、買掛金はこれらの契約の履行を担当します。 規制に違反すると、両方の手順をカバーする自動化がなければ、紙ベースの職場で予想外の多額の支出が発生する可能性があります。

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主要な P2P ソリューション

ここで、調達から支払いまでのソリューションを組織に導入することを検討している場合は、考慮すべき上位のソリューションをいくつか紹介します。

まとめ

ビジネスを成功させることは、F1 チームのピットストップを管理することに似ています。 パフォーマンスを最後まで引き出すことができるように、常にプロセスを最適化する必要があります。 P2P サイクルは、見落としてはならない領域の 2 つです。 シームレスな調達が前進への道です。 PXNUMXP テクノロジーを採用する企業は、発生する支出、ユーザー エクスペリエンス、およびビジネスの混乱の回避において有利になります。

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