ファイルキャビネットや銀行の箱にバラバラの書類が詰め込まれていた時代は終わりました。多くの意味で、ファイル転送プロトコルで共有される一連の Excel ワークブックや PDF 内に企業情報を一元管理する時代はもう終わりました。
しかし、私たちがどこまで進んでも、今日では文書管理のさまざまな課題が生じています。私たちは現在、セキュリティ上の懸念に直面しており、分散したチームやリモート スタッフ間でドキュメント管理を同期し、お互いに足を踏み入れたり、何時間もの作業を削除したりすることなく、単一のドキュメントで効果的に共同作業を行うことを目指しています。これらすべての要因が組み合わさって、エンタープライズレベルのドキュメント管理を解決するのが困難になります。
しかし、その悩みを軽減するために設計された一連のデジタル ツールを提供する一連のプラットフォームが新たに登場しています。それらは総称して呼ばれています 電子文書管理システム (EDMS)。
EDMSとは何ですか?
電子文書管理システム、略して EDMSは、全社的なデータとドキュメントの集約、照合、保存、管理、アクセスを支援する包括的なエコシステムについて説明しています。人事部の文書ストレージなどのニッチな部門内ソリューションとの比較 HIPAA 向けに最適化 EDMS は、会計の税務管理および保管ソフトウェアとして、会社の垂直チェーンおよび階層全体にサービスを提供し、部門、セクション、チームをまたがるアクセスを提供します。
EDMS について詳しく見る前に、よくある誤解を回避しましょう。 EDMS の基本的な意味は、多少誤解を招きます。同じ「全社規模の共有ドキュメント管理システム」というラベルを、Google ドライブ/ドキュメント、Notion、および同様の商用既製 (COTS) ソリューションなどのツールに簡単に適用できるからです。これらのカテゴリの COTS は特定のインスタンスではうまく機能しますが、EDMS と比較すると XNUMX つの大きな欠点があります。
EDMS は拡張性のあるソリューションです
はい、Notion または Google Drive はおそらく 10 人のチームにはうまく機能します。しかし、100 人にスケールした場合はどうでしょうか? 1,000?拡張を予定している場合は、現在必要とされるよりも多くのドキュメント管理能力を備えた状態から始めることをお勧めします。 に成長する COTS ツールから移行するのではなく、EDMS に移行する から成長しました。
EDMS オファーのセキュリティ
COTS ソリューションは安全である傾向があります。結局のところ、Google が特にハッキングされやすいと非難する人は誰もいません。しかし、従業員情報や企業独自のデータなどの個人データを扱う場合は、EDMS が提供する、より堅牢でテスト済み、実証済みのセキュリティ装置が必要になります (場合によっては法的に義務付けられます)。 EDMS が提供する最も厳格なセキュリティ ソリューションには、ローカル ハードウェアとオフネットワーク ファイリングが含まれますが、クラウド ベースのソリューションであっても、ほとんどの COTS では対応できない規制要件や企業固有のセキュリティ要件が提供されます。
EDMS はどのような機能を提供しますか?
EDMS はその性質上、特定の文書管理ニーズに合わせてカスタマイズできるオーダーメイドのフレームワークです。このカスタマイズは、EDMS の基本的な意味を知ることが、EDMS が提供するあらゆる機会を理解するための第一歩にすぎないことを意味します。
それでも、EDMS が提供するフレームワークは、高品質の EDMS とみなされるための実質的な要件となる、少数の特定の機能を中心に集中する傾向があります。電子文書管理システムを検討している場合、または現在のプラットフォームが基準を満たしているかどうかを判断したい場合、EDMS に関する考慮事項は次のとおりです。
- 内部的には(誰が何にアクセスするかを管理するユーザー権限など)、外部的にはデータやドキュメントを第三者の侵入から保護するための堅牢なセキュリティ。これには、アクティビティ追跡ログ、使用履歴、および手動または自動バックアップからの変更を「ロールバック」する機能が含まれる必要があります。
- プラットフォームが既存の技術環境にどの程度容易に統合されているか。つまり、EDMS は買掛金自動化ツール、請求システム、 ベンダーのオンボーディング, サプライヤーポータル、および会社が運営するその他すべての日常的なプラットフォームまたはツール。
- 包括的で使いやすい検索機能 – 特定の情報やファイルを簡単に見つけられない場合、ドキュメントを XNUMX つのリポジトリに集中させてもあまり意味がありません。これには、メタデータ、タグ付け、分類、常識的なフォルダー オプションなどの効果的な整理機能が含まれます。
- ライフサイクル管理システムを文書化し、ツールをレビューして、状態、期限切れ、未使用のファイルを蓄積していないことを確認します。これは、従業員ハンドブックや標準作業手順 (SOP) などの標準化された文書を繰り返しレビューするための強制機能を提供し、最終的に業務プロセスを改善するのにも役立ちます。
- 内部および外部でのファイル共有 (セキュリティ プロトコルとアクセス許可が両方に組み込まれている)。
- 共同編集やプレゼンテーションを可能にする共同ツール。今日の「リモートファースト」の作業環境では不可欠ですが、分散したチームにも同様に必須です。
- カスタマイズ性と拡張性。 EDMS をニーズに合わせて調整できる必要があり、プラットフォームは成長に応じて組織の要件に合わせて調整できる必要があります。
- 複数 ドキュメントキャプチャ オプションには、光学文字認識 (OCR) 技術を活用したスキャンされた物理文書、デジタルインポート、電子メール/デジタルメッセンジャーファイリングオプションなどがあります。
- コンプライアンスと規制のハードル - 業界または地域が HIPAA、GDPR、および同様の取り組みなどの特定のパラメーターの影響を受ける場合、EDMS しなければなりません 準拠したオプションを提供します。
電子文書管理システムを使用する理由
EDMS の主な利点や機能が XNUMX つ以上あれば十分ではない場合は、電子文書管理システムの導入によってオフィスの効率がどのように向上するかを説明しましょう。理論上のビジネスに関するいくつかの重要な変数を具体的に説明してみましょう。
ニッチな技術コンサルティングというこのビジネスは、数人の友人から始まりましたが、彼らが夢見ていたよりも早く成長しました。現在、同社は国際的にチームを構えており、ヨーロッパの一部のセグメントは GDPR の対象となっていますが、企業の大部分は北米に集中しています。同社はリモートファーストモデルに取り組んでおり、チームリーダーは自分の選んだドキュメントおよびプロジェクト管理プラットフォームを使用する傾向があります。このため、XNUMX の異なるカレンダーやビデオ プラットフォーム間で仮想会議を同期することは困難であり、ましてやプロジェクトの成果を共有したり、新入社員を研修したりすることは困難です。Microsoft Office ドキュメントから Google ドキュメントへの移行、またはその逆の移行によるデータ損失は、冗談のようによくあることです。
これらの EDMS の例は劇的な効果を得るために複数の要素を組み合わせていますが、基礎となるスレッドは珍しいものではありません。この場合、企業の成長痛と同期化の取り組みは、EDMS を導入すれば解決可能です。
- EDMS は、データのセキュリティと地域固有の義務への準拠を維持するのに役立ちます。
- EDMS を使用すると、階層の上下のチーム メンバーが、ファイルを何度も交換する手間やリスクを負うことなく、プロジェクト ファイルやオンボーディング ドキュメントなどにアクセスできるようになります。多くの場合、大幅な書式設定の損失なしに PowerPoint ファイルを Google スライドに移行することさえできません。より大きな影響力のあるものを、継続的に失う危険を冒す価値があるでしょうか? ファイル変換?
- 選択したプラットフォームを超えて、さまざまなコンサルティング チームがパーソナル クラウド、サム ドライブ、およびさまざまな共有ドライブ内にファイルを保存またはホストしていると想定しても問題ありません。何かを紛失したり、チームメンバーが突然辞めたりした場合、同社はシステムを分散化したままにすることで大量の過去の文書やデータを失うリスクがあります。
- EDMS を使用すると共同編集が簡単になり、チーム メンバーはプラットフォーム間でさまざまな権限をやりくりする必要がなくなります。代わりに、EDMS 承認当局が管理します。 who 編集することができます 何 直前の「編集への招待」や同様の時間の無駄に対処することなく、一気に作業を完了できます。
他の EDMS の例には、従来のファイリングおよびストレージ システムからオールデジタル パラダイムへの移行が含まれます。このケースは、企業が物理的な文書の長期維持や、アーカイブ料金や保管料金を節約するためのコスト削減取り組みの実施に関連するリスクを認識しているため、特に一般的になっています。
電子文書管理システムを導入するメリット
高品質の EDMS の詳細な利点と機能をいくつか見てきましたが、大局的な改善はより顕著です。高品質の EDMS を活用することで、組織は次のことが可能になります。
- 関係者のコラボレーションを改善します。 従業員、サードパーティのプロフェッショナル サービス、クライアント、顧客、ベンダーのいずれであっても、効果的な EDMS プラットフォーム上に構築された一元的なデータベースにより、組織化されていない異種のストレージ センターからデータとドキュメントが分離されます。同時に、ストーブの使い過ぎを防ぎ、すべてのユーザーが共通の理解を育むのに役立ちます。
- セキュリティとコンプライアンス: EDMS ツールは、最も貴重な資産であるデータを保護するセキュリティを提供します。機密情報を人質に取られるハッキングやランサムウェアの脅威が増大する中、一貫したセキュリティが最も重要です。従業員が同様に多様なセキュリティ対策を講じたさまざまなプラットフォーム上でデータとドキュメントを保管すると、リスクが高まります。同時に、データと個人情報のストレージに関する規制要件が増大しているため、一貫した文書管理戦略がなければコンプライアンスを達成することは不可能です。
- 会社間の同期: 以下を含むテクノロジー エコシステムをすでに構築している場合は、 財務自動化ツール, 人事管理プログラム、ベンダー ポータル、および同様の構造がある場合、EDMS は、それぞれの異なるシステムを結び付けるのに役立つ論理的な次のステップです。技術範囲をまだ拡大していない場合、EDMS の導入は、企業をデジタル時代に移行する際の戦略的な基礎として機能します。
- 効率とデータ管理: 本質的には、高品質の EDMS は効率を向上させてチームの能力を向上させます。 EDMS は、複数のプラットフォームを使用する場合のファイル移行、権限管理、および同様のハードルなどの時間の無駄なアクティビティを削減します。同時に、EDMS は、アクセスを管理し、変更を追跡するための内部統制の開発を支援し、規模の拡大に応じてデータの整合性を確保します。同様に、ドキュメントを一元化すると、データ分析フィーダーのソースが改善され、ビジネス インテリジェンス プラットフォームを活用する際に貴重な洞察が得られるようになります。
EDMS のベスト プラクティス
EDMS を微調整、調整、カスタマイズする必要がある場合、いくつかのベスト プラクティスは、正しい方向を示し、EDMS の利点を最大化するためのガイドストーンとして機能します。
- 権限とバージョン管理ツールを管理していることを確認してください。 ドキュメントを一元管理する場合、チームの権限を適切に管理しないと、不正アクセスや漏洩の危険があります。これは、サードパーティのサービスまたはベンダーがシステムにアクセスできる場合にも当てはまります。権限 SOP を開発すると、それらを維持するのに役立ちます 知る必要がある 機密情報を覗き見から保護しながら、内部に知らせることができます。同時に、反復的なバックアップ手順と変更を追跡できるようにすることで、ドキュメントの品質を維持し、上書きや事故を防ぐことができます。
- EDMS がニーズに合わせて拡張できることを確認します。 現在の状態でのみ組織に役立つ EDMS に全力を尽くすのは意味がありません。 EDMS が、次の成長段階に入るときに必要な利点と機能を提供していることを確認する必要があります。たとえ、今日それらの機能を最大限に活用できなかったとしても、今日からこれらの機能にアクセスして理解することが成功への準備となります。明日。
- EDMS がエコシステム内に統合されていることを確認します。 EDMS を導入する場合は、スケーラビリティに加えて、統合も重要です。請求書や請求書を手動でスキャン、アップロード、移行する必要がある場合、効率を最大化することはできません。 領収書 EDMSに。 EDMS が機能する必要があることを忘れないでください。 – 適応している場合 ドキュメントワークフロー 負担の大きい EDMS プロセスに対応するには、戦略を再評価する必要があります。
- タグ付けツールと整理ツールを活用します。 ドキュメントを EDMS に移行すると、会社全体を網羅する集中データベースが作成されます。ただし、その情報を簡単に見つけたり、検索したり、アクセスしたりできない場合は、潜在的な効率性の恩恵を受けることはできません。これらの利点を最大限に活用するには、ナレッジ マネジメント SOP を開発する必要があります。これには、ファイルの命名規則、フォルダー階層とネストの手順、および全員が確実に準拠するための包括的なトレーニング プランが含まれている必要があります。
まとめ
データ収集の取り組みが拡大するにつれて、電子文書管理のニーズも高まります。進化する規制に準拠し、機密データを保護することは非常に困難な作業であり、包括的な戦略がなければさらに困難になります。同時に、世界中のすべてのデータは、データにすぐにアクセスして活用できなければ役に立ちません。 ドキュメントワークフロー。 EDMS はこれらのリスクを相殺しながら、組織の効率を改善および合理化するための多くのメリットを提供し、最終的に時間を節約し、チームが重要なことに集中できるようにします。つまり、ビジネスを成長させながら可能な限り最高の成果をもたらすことです。
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