どの企業でも会計には、毎月の仕入先請求書の処理が含まれます。 会計プロセスで最も困難なタスクの XNUMX つは、これらのサプライヤーの請求書の検証です。 ベンダーから購入した製品またはサービスに対して会社が受け取ったすべての請求書は、支払いを開始する前に正確性を確認する必要があります。 このため、請求書に記載されている購入のすべての詳細は、調達から支払いまでのプロセスで他のドキュメントと照合され、注文された製品/サービスが正しく、合意された価格で配送されたことを確認します。 この検証プロセスはマッチングと呼ばれます。
マッチングには、一般的に、2 ウェイ マッチング、3 ウェイ マッチング、4 ウェイ マッチングの XNUMX つのマッチング プロセスが使用されます。 これら XNUMX つが何であり、シームレスな調達から支払いまでのプロセスにどのように不可欠であるかを見てみましょう。 相違点を比較し、これらのプロセスを自動化する方法も学習します。
調達から支払いまでのプロセス
双方向照合プロセスを理解する前に、調達から支払までのプロセスに関連するいくつかの重要なドキュメントを理解して見てみましょう。
注文書 (PO)、購入者がベンダーに発行する法的拘束力のある契約であり、注文した製品/サービスの種類と、合意した数量と価格を通知します。
送り状、顧客への製品/サービスの配送と同時に、または配送後にベンダーが購入者に発行する法的拘束力のある文書。 ベンダー、顧客、提供される製品/サービス、価格設定、および支払いモードのすべての詳細が含まれています。
レシート ベンダーからの最終製品またはサービスの受領の確認です。
大企業にもあるかもしれません バウチャー、承認プロセスの完了を示します。これは、PO、請求書、領収書などのサポート文書の簿記として機能し、承認に関する情報、ケース番号、およびその特定の購入に関連するその他の情報が含まれています。
調達から支払いまでのプロセスにおける典型的なドキュメント フローは、次の単純化された仮説的な例で理解できます。
ABC 社の IT 部門では、IT 幹部用に 10 脚の回転椅子が必要です。
- IT 部門は、(会社のポリシーに応じて) 適切な管理階層全体に購入要求を発行する場合があります。
- 製品/サービスの適切なベンダーを見つけるために、購入要求が会社の購入 (または同等の) 部門に送信されます。
- ベンダーが特定されると、製品と価格を特定するために必要な下地処理が行われます。 たとえば、オフィス家具のサプライヤである XYZ は、回転式エグゼクティブ チェアを 250 脚あたり XNUMX ドルの価格で提供し、XNUMX 日以内に配送することができます。
- サプライヤー XYZ が確定すると、ABC の購買部門によって、製品と合意された価格を引用して PO が生成されます。
- PO の XNUMX 通は XYZ に送られ、XNUMX 通は ABC の購買部門が保持し、XNUMX 通は買掛金部門に保管されます。
- XYZ が椅子を提供する場合、ABC への配送と一緒に、または配送後にベンダーの請求書が提供されます。
- 入庫が生成され、サプライヤ XYZ からの出荷が会社 ABC によって受領されたことを示します。
この時点で、ABC の買掛金チームによって照合プロセスが実行されます。 購入会社の規模と会社のポリシーに応じて、AP (Accounts Payable) チームは、複数のドキュメントの双方向、三方向、または四方向の照合を行い、説明、数量、コスト、そして用語はそれらのすべてで一致します。 AP チームによって一致が確認されると、支払いが開始されます。
このマッチングは、2 ウェイ、3 ウェイ、または 4 ウェイのマッチングです。 これらを一つ一つ理解しましょう。
2WAYマッチングとは?
発注照合とも呼ばれる双方向照合は、注文書の詳細を確認するプロセスです。 注文書および関連する請求書 請求書を支払うことができるように照合します。 不一致がある場合、不一致が修正または対処されるまで、請求書の処理は一時停止されます。
照合は通常、請求数量と請求価格に対して行われます。 次の条件を満たす必要があります。
- 請求書の数量が PO で注文された金額以下です。
- 請求書の価格が PO で見積もられた価格以下です。
上記の例では、XYZ との合意に従って、ABC が 10 脚の椅子を 2000 ドルの割引価格 (椅子 200 台あたり 10 ドル) で発注したとします。 発注書を確認して受け入れ、2500 脚の椅子を配送した後、XYZ は元の価格 250 ドル (椅子 XNUMX 台あたり XNUMX ドル) の請求書を送信します。 XYZ の請求書作成者は、XYZ のマーケティング担当者が ABC の購買部門に一括購入のために提供した割引を知らなかった可能性があります。 または、意図的な悪いビジネス慣行である可能性があります。
請求書の詳細が PO の詳細と比較および照合されない場合、ABC の AP (Accounts Payable) チームは、最初に放棄された追加の 500 ドルを支払う場合があります。
双方向の照合プロセスは、支払いが行われる前にこの間違いを見つけるのに役立ちます。 このプロセスにより、正しい金額と数量の請求書のみが支払われるようになります。
双方向マッチングの重要性
支払いを開始する前に請求書を確認することの重要性は、いくら強調してもしすぎることはありません。 その中で 2020年の国連への報告、公認不正検査士協会は、125カ国の職業上の不正のコストと影響を分析しました。 レポートによると、組織は毎年収益の最大 5% を詐欺で失っており、これは世界全体で 4.5 兆ドルの損失に相当します。 この損失の多くは、請求書と支払い手続きを慎重かつ綿密にチェックすることで防ぐことができます。
ドキュメントの手動双方向照合
この照合プロセスが従来の紙や手作業のプロセスを使用して実行されると、労働集約的で扱いにくく、エラーが発生しやすくなる可能性があります。 これは、調達から支払いまでのフローに関与するチームがサイロで作業している場合に特に当てはまります。
LevvelResearchによる2020年の調査 つまり見せた マニュアル データ入力 非効率性は引き続き 買掛金プロセス.
手動の 2 方向マッチングは、次の問題を引き起こす可能性があります。
- 協調性とタイミングが悪い: タスクの論理的な進行は、PO > 領収書 > 請求書 > 支払いです。 プロセスの参加者間で調整が行われていない場合、商品が出荷されるとすぐに請求書が配信されますが、まだ受領されていません。 請求書は PO と照合できますが (双方向照合)、配送された製品が注文されたものであることを保証するものではありません。 人間 (または人間のグループ) が順番どおりに到着しないこれらの文書を管理することは困難になります。
- データ入力と照合エラー: 手作業による反復プロセスは、エラーが発生しやすいものです。 Procure-to-Pay プロセスに関連するドキュメントのいずれかで、ドキュメント ID (PO 番号など)、製品の数量、製品の価格、納期などの入力に関してエラーが発生する場合があります。 手動照合の「見つめて比較する」プロセスは、労働集約的で骨の折れる作業であることに加えて、日付や値の欠落などの重大なエラーにつながる可能性があり、その修正は運用を遅らせ、組織を生産性の損失やビジネスのリスクにさらすことになります。管理/クライアント関係の問題。
- アーカイブの問題: マッチングを手作業で行わなければならない場合、事務処理とファイリングは面倒になり、監査時間は組織にとって真の悪夢になる可能性があります。
- 視界不良: 部門が異なれば、手動かデジタルかにかかわらず、異なるファイリング システムが存在する可能性があり、異なるドキュメントが異なる形式であり、内容が異なる場合、照合が問題になる可能性があります。 システムと部門間の通信がなければ、すべての利害関係者への可視性はほとんどまたはまったくありません。 これは、取引を完了する際の誤解やフラストレーションにつながる可能性があります。
双方向マッチングの自動化
双方向マッチング プロセスを自動化すると、企業に多くのメリットがもたらされます。
マッチング プロセスを自動化するソフトウェアは、次のタスクを実行します。
- デジタル ドキュメントの作成 : 物理的な文書 – PO、請求書、入庫票、検査票は、光学式文字認識を使用して読み取り、データベースに入力する必要があります。 このソフトウェアは、構造化データがこれらのドキュメントからフラット フィールド、ライン アイテム、およびテーブルとして抽出されることを保証します。 これにより、手作業によるデータ入力に伴うエラー、リソースの消費、ターンアラウンド タイムの遅延が解消されます。
- 自動マッチング : 文書がデジタル化された今、それらはコンピューターによって自動的に比較されます。 2 方向、3 方向、および 4 方向マッチングで指定された条件は、人間の介入を必要とせずにソフトウェアによって検証されます。
- 承認ワークフロー: このソフトウェアは、会計チームが、特定の購入に関連するドキュメントが特定の条件を満たさない場合に発生するカスタム ルールを設定する方法も提供します。 これにより、ドキュメントが関連する利害関係者に即座に移動する自動化されたワークフローが実現し、時間の損失がなくなります。
- DMS (ドキュメント管理システム) : このソフトウェアは、関連するデータベースとともに文書管理システムとして機能し、すべての購入の記録を保持します。 これにより、過去の購入に関連するドキュメントを便利かつ瞬時に取得できます。
による調査 レヴベル研究 ことを示している 請求書の迅速な承認と 従業員の生産性の向上 AI 対応への切り替えによって得られるメリットのトップ XNUMX は次のとおりです 2ウェイ および3-ウェイマッチング プロセス。
双方向の照合プロセスを自動化することで、企業は時間と費用を節約し、不正行為を見つけて、AP スタッフがより価値の高いプロジェクトに集中できるようになります。 さらに、自動化は、組織がタイムリーな支払いの割引を獲得し、支払い期限の遅れに関連する遅延料金を回避するのに役立ちます.
2 方向マッチング自動化のためのナノネット
Nanonets は、2 段階のプロセスでクライアント向けに AI 対応の双方向マッチング システムをセットアップします。
自動化プロセスの最初のステップは、注文書、請求書、領収書、および配送ログからのデータを共通のプラットフォームまたはデータベースに入力することです。 これらの文書は通常、異なる形式と形式で提供されます。これは、これらの文書のそれぞれが会社の異なる部門によって発行され、まったく別の会社によって発行されることを考慮したものです。
従来の OCR は、データを分類せずにデジタル化するだけであり、これは照合操作に不可欠です。 さらに、これらのシステムは、複雑なテンプレート、ファイルの種類、およびレイアウトに対応していないため、さまざまな種類のドキュメントに対してテンプレート ルールを設定するために頻繁に人が介入する必要があります。 これらのルールベースのシステムは、ビジネスがベンダーを追加/変更し続け、毎回新しいルールを作成することは非効率的なプロセスであるため、うまく拡張できません。
これは、Nanonets のような AI 対応ソフトウェアがレガシー システムを打ち負かす場所です。
ナノネット APオートメーション ソフトウェア 請求書照合プロセスを手間のかからず、迅速かつ正確に行うことができます。 Nanonets AI-OCR は、標準テンプレートに従わない目に見えない半構造化ドキュメントを読み取り、ドキュメントからキャプチャされたデータを検証します。 このソフトウェアは、発注書、請求書、納品書、納品ログ、および購入から支払いまでのプロセスで一般的に処理されるその他のドキュメントなど、さまざまなドキュメントからデータをキャプチャできます。
Nanonets を使用すると、システムを中断することなく、ユーザーのプラットフォームからデータをインポートし、取得したデータを調達から支払いまでのワークフローに直接エクスポートできます。 Nanonets には、Shell、Ruby、Golang、Java、C#、および Python の言語バインディングがあります。 AI エンジンは、使用することで学習し、改善します。 直感的な Web インターフェイスにより、煩雑な手動プロセスを排除し、請求書、領収書、ドキュメントのレビューと承認を自動化します。 さらに、ドキュメント管理ソフトウェアとして機能し、過去の購入に関連するドキュメントを簡単に取得できます。 当社のクライアントは、処理時間を最大 90% 短縮し、コストを最大 50% 節約することが知られています。
Nanonets は、組み込みの最先端のアルゴリズムと、複数段階の承認のための強力なインフラストラクチャも備えています。 Nanonets 請求書処理ソフトウェアは、Mysql データベース、QuickBooks、Salesforce などの他のシステムと統合でき、プラットフォームに依存しません。 正確でスケーラブルであり、買掛金チームの時間と費用を節約し、生産性を向上させます。
自動双方向マッチングのデモ
自動双方向マッチングを実行する Nanonets の簡単なデモを示す以下のビデオをご覧ください。 このデモでは:
- PDF 形式の PO と請求書は、Google アカウントのすべてのメールから Nanonets によって自動的にインポートされます。
- その後、Nanonets は、カスタム ルールに基づいて検証を追加し、双方向のマッチングを実行します。
- 最後に、データは NetSuite Cloud Accounting Software にエクスポートされます。
ここで、3 方向マッチングと 4 方向マッチングについても理解しましょう。
3ウェイマッチングとは?
スリーウェイ マッチングとは、 注文書、請求書、および入庫 これらすべてのドキュメントのすべてのデータが正しいことを確認します。 これは、支払いが開始される前に実行されます。
基本的に、 3 方向マッチングは、2 方向マッチング プロセスにもう XNUMX つの条件を追加します。. つまり、次の条件を満たす必要があります。
- 請求書の数量が PO で注文された金額以下である
- 請求書の価格が PO で見積もられた価格以下です。
- 入庫数量が請求書数量以下です。
上記のケースを考えてみましょう。 椅子は、XYZ によって ABC に納品レポートまたは入庫とともに納品されます。
- ABC からの注文書は椅子 10 台分で、椅子 200 台あたり 2000 ドルで合計 XNUMX ドルです。
- XYZ からの請求書には、10 脚の椅子がそれぞれ 200 ドル (合計 2000 ドル) で記載されています。
- ただし、入庫には 8 脚の椅子がそれぞれ $250 と表示されています。 金額は同じで 2000 ドルですが、詳細が異なり、注文数よりも少ない数の椅子が同じ価格で配送されます。
商品と入庫を受け取った人は、注文された椅子が何個、いくらで注文されたかを知らない場合があります。 彼らは入庫に署名することができます。 勤勉ではない AP は、配達不足の貨物の請求書を支払う場合があります。 AP が請求書と PO を配達受領書と照合すると、不一致を見つけて、支払いの前に問題を分類します。
より徹底した XNUMX 通りのマッチング プロセスには、次のオプションのチェックポイントを含めることもできます。
- PO の正確性と完全性。 PO には、価格、数量、ベンダーの連絡先などの情報がありませんか?
- 入庫に記載されているアイテムの数は、PO に記載されている数と同じですか?
- 請求書に記載されている支払い条件は、領収書に記載されているものと同じですか? たとえば、クレジットはありますか? 割引? 延期?
下のビデオで、ナノネットが 3 ウェイ マッチングを実行している様子をご覧ください。 請求書は発注書および納品書と比較され、これらのドキュメント間のデータの不一致にフラグが付けられます。
4ウェイマッチングとは?
XNUMX 通りのマッチングには、次のマッチングが含まれます。 請求書、発注書、入庫票、検査票。 検品伝票とは、検品後、納品物を受領したことを記録する書類です。
基本的に、4-way マッチングは、3-way マッチング プロセスにもう XNUMX つの条件を追加します。. つまり、次の条件を満たす必要があります。
- 請求書の数量が PO で注文された金額以下である
- 請求書の価格が PO で見積もられた価格以下です。
- 入庫数量が請求書数量以下です。
- 検査票の数量が請求書の数量以下です。
スリーウェイ マッチでは、領収書に記載されている商品の数量は、配送された商品の数と同じであると見なされます。 たとえば、上記の具体例では、領収書に 8 脚の椅子が記載されており、8 脚の椅子のみが配送されたと想定されます。 そうではないかもしれません。 10 脚の椅子が配達された可能性がありますが、領収書には 8 脚しか表示されていない場合があります。 配達された製品を検査せずに、スリーウェイ マッチを行うと、ABC は XYZ にさらに 10 つの製品を配達するよう依頼し、価格を再交渉することになります。 XYZさんは、XNUMX個の商品を配達した可能性があり、領収書だけで間違いを犯しました。 すべてがクライアントとベンダーの関係の悪夢になります。
勤勉な AP は、XNUMX 通りの照合を実行し、納品された商品/サービスのすべての品質、数量、および価格設定が PO、請求書、および納品書に記載されているものと一致することを確認してから、請求書の支払いを開始します。
独自のユース ケースに基づいた自動化された 2 方向、3 方向、または 4 方向マッチングのカスタム デモに関心がある場合は、以下のリンクを使用して電話をスケジュールできます。
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