Reducing SaaS Spend In 2023 - Plato AiStream V2.1

הועלה מחדש על ידי אפלטון

עוקב: 0

Software-as-a-service, או SaaS, הוא מודל אספקה מבוסס ענן המאפשר למשתמשים לגשת ליישומי תוכנה דרך מנויים במקום לרכוש ולהתקין אותם. ספקי השירות מארחים את התוכנה בשרתים שלהם ומעמידים אותה לזמינה ללקוחות הרשומים באמצעות דפדפני אינטרנט, אפליקציות לנייד וממשקי API. בהשוואה למודלים מסורתיים של אספקת תוכנה, SaaS מציעה יתרונות רבים למשתמשים, כולל עלויות נמוכות יותר מראש, מדרגיות, גמישות ונגישות. על ידי שימוש במודל SaaS, משתמשים יכולים להימנע מהשקעה בתשתית יקרה ובמקום זאת לשלם דמי מנוי כדי לגשת לתוכנה כשירות לפי דרישה.

תעשיית ה-SaaS חוותה צמיחה מרשימה בחמש השנים האחרונות. על פי הודעה לאחרונה לדווח, 99% מהחברות משתמשות לפחות בפתרון SaaS אחד כדי לנהל את העסק שלהן, כאשר 38% מהחברות מצהירות שכל התהליכים התפעוליים שלהן מסתמכים על פלטפורמות SaaS. תעשיית ה-SaaS גדלה ב-18% מדי שנה.

החשיבות של SaaS

עד לעשור האחרון של המאה הקודמת, עסקים הסתמכו על תוכנות ארוזה שהותקנו במערכות הביתיות שלהם. להלן כמה גורמים מרכזיים שתרמו להחלפת תוכנה עצמאית פנימית בפתרונות SaaS:

ארגונים רבים עברו מתוכנה מקומית מסורתית לפתרונות SaaS מבוססי ענן בשל המדרגיות, הגמישות והחסכוניות שמציעה SaaS.
ספקי ענן גדולים כמו AWS, Microsoft Azure ו-Google Cloud השקיעו השקעות משמעותיות בהרחבת השירותים שלהם, וכתוצאה מכך תשתית ענן חזקה יותר.
ספקי SaaS ממנפים בינה מלאכותית כדי לספק פונקציונליות מתקדמת כגון ניתוח חזוי, עיבוד שפה טבעית (NLP) ולמידת מכונה (ML).
ספקי SaaS מתרחבים מעבר למערכות הפעלה ופלטפורמות ומעצימים מפתחי צד שלישי לבנות ולפרוס יישומים משלהם על גבי תשתית ה-SaaS. זה פותח אפשרויות חדשות לחדשנות, התאמה אישית ושילוב בין פלטפורמות.
ספקי SaaS מספקים יותר ויותר אינטגרציות עם יישומים ושירותים אחרים, מה שמקל על המשתמשים להתחבר ולשתף נתונים בין מערכות ופלטפורמות שונות.
אבטחת נתונים הפכה לעדיפות עליונה עבור ספקי SaaS, עם התמקדות באספקת תכונות אבטחה מובילות כגון הצפנה, אימות ובקרות גישה.

עלויות SaaS עולות ב-2023

בעוד דיווחים הראו שמעבר למערכת מבוססת SaaS יכול להביא להפחתה של 16.1% בעלויות תחזוקת ה-IT, חברות ממשיכות לדאוג ולהסתבך עם עליית עלויות המנוי של SaaS. בעוד הכלכלה עומדת בפני שנה מאתגרת נוספת ועסקים מצמצמים, היו חששות לגבי עלויות SaaS בורחות בשנת 2023 ואילך. זה מורכב על ידי עובדה ששיעור האינפלציה של ה-SaaS גבוה פי 3.5 משיעורי האינפלציה בשוק בארה"ב. פיננסים באינטרנט דיווחים שבארצות הברית, ארגוני SaaS גדולים העלו את המחירים ב-7.9% בממוצע, חברות קטנות ב-6.3% וחברות בינוניות ב-6.2% ב-2022.

אחרון סקר חשף כי 57% מצוותי IT נמצאים בלחץ לצמצם את הוצאות ה-SaaS שלהם, ומגמה זו צפויה להימשך.

כמה סיבות לעלייה בעלויות ה-SaaS לחברות כוללות את הדברים הבאים:

ניהול לא נכון של SaaS עלול להוביל לבזבוז והוצאה יתר, ולגרום להוצאות מיותרות.
ניהול לא נכון של רישיונות הוא סיבה נפוצה לבזבוז הוצאות SaaS.
אי ניהול רישיונות של תוכנות ששימשו עובדים לשעבר עלול להוביל לבזבוז תקציב נוסף.
רכישות אד-הוק של מוצרי SaaS יכולות לגרום להוצאות לא מפוקחות ולאובדן שליטה על התקציב.
חוסר מודעות ותכנון עלולים להוביל לרכישות חוזרות ונשנות ברגע האחרון של מוצרי SaaS דומים.
ניהול ידני של הוצאות SaaS יכול להוביל לטעויות ופיקוחים, להקשות על מעקב אחר רישיונות ולגרום להוצאות מיותרות.

החשיבות של ניהול הוצאות SaaS

אפקטיבי ניהול הוצאות SaaS יכול למזער הוצאות מיותרות ולמקסם את ה-ROI באפליקציות Saas. הוצאות SaaS כוללות את הדברים הבאים:

הוצאות הרכש: הבחירה והרכישה של כל מנוי SaaS כרוכים בהבטחה שהכלי מתאים לצרכים, לנהלים תפעוליים ולתקציב של העסק. יש לבצע ניתוח מקיף של זרימת העבודה הקיימת והצבת מנוי ה-SaaS בזרימת העבודה על מנת למזער את הסיכון בקניית שירות מיותר או, גרוע מכך, מיותר לארגון. ניתוח מקדים יכול לעזור לעסקים לזהות כלי SaaS חסכוניים ומתאימים כדי להגביר את הפרודוקטיביות והרווחיות שלהם.
הוצאות שימוש: ההוכחה לפודינג, כמו שאומרים, היא באכילתו. ניהול הוצאות אפקטיבי של SaaS מחייב שהשימוש והביצועים של אפליקציית SaaS יהיו מנוטרים באופן רציף ומוטבים כדי לענות על צרכי העסק. הערכה תקופתית של השימוש, התכונות וה-ROI שלו חיונית כדי לייעל את תיק ה-SaaS שלה.
הוצאות תחזוקה: סקירות תקופתיות חיוניות כדי להחליט אם יישום SaaS מצדיק את נוכחותו במונחים של ROI. אופטימיזציה של כלי ה-SaaS מצריכה איחוד כלים חופפים, הקצאת משאבים בהתאם לצרכי העסק וניהול משא ומתן מחודש/עדכון חוזי מנוי כדי למנוע תכונות שאינן בשימוש. אופטימיזציה כזו מסייעת לארגון לקבל החלטות מושכלות לגבי חידוש, שדרוג, שדרוג לאחור או סיום מנויים.

דרכים לייעל את הוצאות SaaS

כדי ליצור SaaS מוצלח ניהול הוצאות האסטרטגיה, ארגונים צריכים לנקוט בצעדים כדי להבין את מלאי ה-SaaS שלהם, לייעל את השימוש שלהם ולחזות את ההוצאות העתידיות שלהם על ידי אקסטרפולציה של דפוסי שימוש קיימים וציפייה לצרכים עתידיים. השלבים הבאים יכולים לסייע בהקמת אסטרטגיית ניהול הוצאות SaaS יעילה:

שמירה על מלאי של כל יישומי ה-SaaS הנמצאים בשימוש ברחבי החברה חיונית כדי למנוע כפילות ורכישות לא רצויות. הסתמכות על גיליונות אלקטרוניים ידניים או דיווח עצמי עלולה לגרום למלאי לא מדויק ומיושן.
לאחר יצירת המלאי, יש לקטום אותו כדי לבטל את כל המנויים שאינם בשימוש, מיותרים או מיותרים. זה כולל הסרת רישיונות לא בשימוש, איחוד מנויים כפולים וקיצוץ פונקציונליות חופפת כדי לצמצם יישומים מיותרים.
ארגונים יכולים להשתמש בנתונים שנאספו ממערכת ה-SaaS הרשומה שלהם כדי לחזות את הוצאות ה-SaaS העתידיות שלהם. זה יכול להיות אוטומטי באמצעות פלטפורמת ניהול SaaS, המנתחת באופן רציף נתוני שימוש ומגמות, ומספקת תובנות למיטוב ההוצאות.

כלי ניהול הוצאות SaaS הם פתרונות תוכנה שנועדו לעזור לארגונים לייעל את ההוצאות שלהם על יישומי SaaS. כלים אלה מספקים נראות בזמן אמת לכל רכישות SaaS, נתוני שימוש והוצאות. על ידי אוטומציה של זרימות עבודה ואספקת תובנות מונחות נתונים, כלי ניהול הוצאות SaaS יכולים לעזור לארגונים לזהות תוכנות שאינן מנוצלות או מיותרות, לאחד מנויים מיותרים ולנהל משא ומתן על עסקאות טובות יותר עם ספקים. כמה כלי ניהול הוצאות SaaS פופולריים כוללים את Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello ו-Genuity. כלים אלה מציעים בדרך כלל תכונות כמו גילוי אוטומטי, אופטימיזציה של רישיונות, מעקב אחר הוצאות וניהול ספקים.

ננונטים offers state-of-the-art AI-based data extraction and automation solutions that can streamline SaaS spend management processes and improve data collection and analysis. Integrating Nanonets into your SaaS spend management strategy provides several benefits, including automated expense recognition and classification through AI-powered data extraction. This advanced technology helps eliminate manual data entry, reducing errors and saving time for your team. Nanonets' solution can be seamlessly integrated with existing financial and procurement systems, ensuring efficient data flow and coordination between platforms. Utilizing AI-driven analytics, Nanonets can help identify trends, predict future SaaS spending patterns, and uncover cost-saving opportunities to enable data-driven decision-making and optimize software investments. Nanonets' solution also provides comprehensive reporting and visualization tools that offer improved visibility of SaaS expenses and usage patterns, helping identify inefficiencies, monitor compliance, and align SaaS investments with the strategic objectives of the business.

היתרונות של ניהול הוצאות SaaS

אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של ניהול הוצאות SaaS הוא שיפור בקרת העלויות וניהול התקציב. ככל שמספר מנויי ה-SaaS בארגון גדל, כך גם המורכבות של ניהול העלויות הנלוות להם עולה. כלים ואסטרטגיות לניהול הוצאות SaaS מאפשרים לעסקים ליצור סקירה ברורה של הוצאות ה-SaaS שלהם, ועוזרים להם להקצות תקציבים בצורה יעילה יותר ולזהות אזורים לחיסכון פוטנציאלי בעלויות.

יתרון קריטי נוסף של ניהול הוצאות SaaS הוא שיפור הנראות של השימוש וההוצאות ב-SaaS. ללא ניהול נכון, יכול להיות לארגונים קשה לעקוב אחר כלי ה-SaaS בשימוש וההוצאות שנגרמו להם. ניהול הוצאות SaaS מספק הבנה מקיפה של אופן השימוש בכלי SaaS, מה שמאפשר למקבלי החלטות לבצע בחירות מונחות נתונים ולבצע אופטימיזציה של השקעות התוכנה שלהם בהתבסס על דפוסי שימוש וצרכים בפועל. רמת הנראות הזו מבטיחה שארגונים משלמים רק עבור התוכנה שהם צריכים ומשתמשים בהם, מה שיכול להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות לאורך זמן.

לבסוף, ניהול הוצאות SaaS מאפשר קבלת החלטות טובה יותר באמצעות תובנות מונעות נתונים. על ידי ניתוח שיטתי של נתוני השימוש והעלויות ב-SaaS, ארגונים יכולים לחשוף מגמות ותובנות המשפיעות על אסטרטגיות רכש התוכנה, האופטימיזציה והחידוש שלהם. לדוגמה, ניתוח נתוני שימוש יכול לעזור לארגונים לזהות כלים שכבר אינם בשימוש וניתן להפסיק אותם, מה שיוביל לחסכון בעלויות. גישה מונעת נתונים זו לניהול הוצאות SaaS עוזרת לעסקים לזהות הזדמנויות לשיפור ולקבל החלטות מושכלות יותר לגבי השקעות התוכנה שלהם, מה שמוביל בסופו של דבר לתפעול יעיל ויעיל יותר.

סיכום

ניהול הוצאות אפקטיבי של SaaS כולל גישה מקיפה הכוללת ביצוע ביקורת יסודית של השימוש ב-SaaS, זיהוי ותעדוף יישומים קריטיים, הסרת יישומים שאינם בשימוש או מיותרים, איחוד רישיונות וניהול משא ומתן על תנאי חוזה נוחים עם ספקים. בנוסף, אופטימיזציה של השימוש ב-SaaS באמצעות הדרכת עובדים, זרימות עבודה אוטומטיות ושיתוף מנויים יכולים להפחית עוד יותר עלויות ולשפר את היעילות. חשוב גם לבחור את יישומי SaaS הנכונים על ידי תעדוף יישומים קריטיים לעסקים, בחירת תוכניות תמחור גמישות, בחינת חלופות קוד פתוח והימנעות מתכונות מיותרות. על ידי יישום אסטרטגיות אלה, ארגונים יכולים להשיג חיסכון משמעותי בעלויות ולשפר את שיטות ניהול ה-SaaS הכוללות שלהם.