מדריך לאוטומציה של AP: כיצד להתחיל עם אוטומציה לתשלום חשבונות

הועלה מחדש על ידי אפלטון

עוקב: 0

כל עסק חייב להתמודד עם הזמנות רכש, חשבונות, חשבוניות ותשלומים למערך של ספקים, המספקים הכל, החל מאספקה בסיסית ועד לציוד ושירותים בעלי ערך גבוה הדרושים לכל פעולות החברה. מחלקת תשלומים (AP) אחראית על תהליך הרכש לתשלום של כל חברה מאורגנת היטב ועוסקת בכל זרימת העבודה של הרכש, החל מעיבוד הזמנת רכש (PO) ועד לתשלום סופי לספקים.

ניהול AP ידני הוא עמל וגוזל זמן, במיוחד כאשר חברה מתרחבת ומתעסקת עם מספר רב של ספקים ורכישות. תהליך הניפוי בערימות של חשבוניות נייר, פנייה פרטנית למאשרים ושליחת צ'קים פיזיים הוא מסורבל ונוטה לשגיאות. עיבוד ידני של AP יכול לגרום לעיכוב בתשלומים, ובמקרים מסוימים אף לחשוף את העסק להונאת ספקים פוטנציאלית.

אוטומציה לתשלום חשבונות היא הפתרון לבעיות של ניהול AP ידני ויכולה לייעל את זרימת העבודה של רכש לתשלום עבור צוותים פיננסיים. על ידי ביטול האיטיות של נהלים ידניים והשגיאות הטבועות בהם, אוטומציה של AP לא רק משפרת שותפויות עם שותפים וספקים אלא גם מניבה חיסכון משמעותי בזמן ובעלויות.

על פי דו"ח סתיו 2020 של IOFM שכותרתו "מדידת ביצועי ה-AP שלך: מדדי יעילות," 42% מחשבוניות ה-PO משולמות בדייקנות באמצעות אוטומציה, בעוד שהנתון עומד על 25% בהיעדר אוטומציה. בשנת 2021 ביצועי AP ברמה עולמית: דוח מדדי מידוד יעילות, IOFM מצא שחברות ללא אוטומציה של חשבונות תשלומים שילמו את העלות הממוצעת הגבוהה ביותר לחשבונית של $1.83 לחשבונית עבור רמת הבגרות הגבוהה ביותר של התהליך. לעומת זאת, חברות עם אוטומציה של AP מקצה לקצה ורמת הבגרות הגבוהה ביותר של תהליך שילמו רק 1.45 דולר לחשבונית.

פי דוח גולדמן זאקס לשנת 2018, עסקים B2B בצפון אמריקה מוציאים כ-187 מיליארד דולר בשנה על עיבוד AP, כאשר העבודה לבדה מהווה יותר מ-90% מהעלויות הישירות. עם זאת, עלויות עיבוד AP אוטומטיות הן רק 33% מהעלויות הידניות, מה שמביא לחיסכון שנתי משמעותי של 62 מיליארד דולר למחלקות AP.

מדריך להטמעת AP Automation

לפעולות של ספקים יש פוטנציאל להשפיע על דינמיקת תזרים המזומנים ולהשפיע על ניקוד האשראי של העסק. יתר על כן, ניטור עקבי של חשבונות לתשלום לאורך זמן מספק תובנות חשובות לגבי דפוסי ההוצאות והמתאם שלהם עם הצמיחה העסקית. עם זאת, ניתן להפיק תובנות אלו רק מרישומי AP מטופחים שנצברו במהלך שנות פעילות.

המעבר לעבר אוטומציה של AP דורש תכנון וביצוע קפדניים. לפני שמתחילים באוטומציה של AP, חיוני שתהיה הבנה ברורה של מה שצפוי להושג באמצעות אוטומציה - בין אם זה הפחתת העלות לחשבונית, קיצור שווי משרה מלאה (FTEs), קיצור ימים לתשלום (DPO), או הבטחת הנחות בתשלום מוקדם. הגדרת מטרות אלו מסייעת לשרטט מסגרת ברורה להערכת תוכנת אוטומציה לתשלום חשבונות התואמת את הדרישות שלך. קביעת יעדים מלכתחילה משמשת גם כנקודת מידה שלפיה אתה יכול לאמוד את היעילות של הטמעת אוטומציית AP שלך עם התפתחותה.

בעוד שפרטי ההטמעה עשויים להשתנות בהתאם לצרכים ותעשיות עסקיים בודדים, ניתן לשרטט מפת דרכים כללית שתנחה את התהליך.

שלב 1: תכנון והערכה

הדרך להשגת אוטומציה של AP מתחילה בהערכת השיטות הנוכחיות בשימוש, בין אם הן כוללות נהלים ידניים או אוטומציה חלקית. צעד חיוני הוא לזהות אתגרים קיימים ולחקור כיצד אוטומציה יכולה להציע פתרונות. הגדרת יעדים ברורים ומדידים היא הכרחית. גורמי מפתח להערכת כוללים את משך זמן עיבוד החשבוניות, העלות לחשבונית וניצול תמריצי תשלום מוקדם.

חשוב להכיר בקטגוריות של מסמכים שידרשו עיבוד - כגון חשבוניות, קבלות והזמנות רכש. יש לשקול שינויים פוטנציאליים בפורמטים, בשפות או במאפיינים ייחודיים אחרים. עסקים רבים משלבים התאמה דו-כיוונית או תלת-כיוונית בתוך תהליכי ה-AP שלהם, מה שמצריך קביעה מדויקת של סוג ההתאמה הנדרש. מסמכים מסוימים עשויים לחייב מניפולציה של נתונים, כגון חידוד תאריכים או הוספת סמלי מטבע. כלי האוטומציה צריך להיות בעל יכולת לבצע פעולות כאלה.

מעורבות כל המשתמשים ומחזיקי העניין ביצירת תוכנית מקיפה למסע האוטומציה היא חיונית. תוכנית זו צריכה לשרטט את ציר הזמן, הצדדים המעורבים, הדרישות הכספיות ואבני הדרך העיקריות.

שלב 2: בחירת הספק והמוצר

בחירת ספק התוכנה הנכון לאוטומציה של חשבונות חובה היא חיונית. מחקר מקיף והערכה של אפשרויות שונות הם חיוניים. פרמטרים כמו פונקציונליות, מדרגיות, יכולות אינטגרציה, ידידותיות למשתמש, מוניטין של ספקים וסקירות של לקוחות צריכים להנחות את הבחירה.

השלב הבא יכלול בדרך כלל הנפקת בקשות להצעות (RFP) או רכישת מפרטי מוצר מספקים ברשימה קצרה. מערכת אוטומציה טובה לתשלום חשבונות חייבת להיות מסוגלת להתחבר למערכות חשבונאות שונות באמצעות שיטות כמו APIs או תווך. זה מאפשר להם לשתף נתונים בקלות בין מערכות. תוכנת האוטומציה של AP חייבת להיות מסוגלת לחלץ חשבוניות והזמנות רכש ממערכת הנהלת חשבונות אחת, לעבד אותן ולעדכן את המידע בפלטפורמה חשבונאית אחרת. אינטגרציה זו מאפשרת לעסקים להשתמש בתכונות של תוכנת אוטומציה של AP תוך היצמדות לתוכנת הנהלת החשבונות המוכרת שלהם. לדוגמה, תוכנת אוטומציה של AP של Nanonets יכול לעבוד עם מערכות הנהלת חשבונות אחרות כמו QuickBooks ו-Sage.

המפרטים המנחים את בחירת פתרון האוטומציה חייבים לכלול לא רק את היכולות הטכניות של התוכנה אלא גם מגבלות תקציב, ולוח הזמנים המיועד ליישום. ההצעות/מפרטים שהתקבלו זקוקים לבדיקה והערכה יסודית, הכוללת גורמים כמו תמחור, תמיכה ביישום, אפשרויות התאמה אישית וסיוע שוטף ללקוח.

הספק והמוצר הנבחרים צריכים להיות אלו שמתיישרים בצורה היעילה ביותר עם דרישות העסק, ולאחר מכן יתקיים משא ומתן לקביעת תנאי החוזה.

שלב 3: הגדרה והתאמה אישית

הגדרת תוכנת האוטומציה של AP כוללת הגדרה והתאמתה לשכפול היררכיות מועדפות של ניתוב חשבוניות ואישור של הארגון. קביעת תפקידי משתמש והרשאות בתוך המערכת מבטיחה גישה מתאימה והפרדת אחריות. התאמת המערכת להתיישר עם דרישות עסקיות שונות כוללת התאמת שדות, התראות, תזכורות ויצירת דוחות רלוונטיים. לדוגמה, לעסקים יש אפשרות להנהיג הליכי אישור היררכיים המבוססים על סכומי חשבוניות. גישה מותאמת זו הופכת משימות חוזרות לאוטומטיות ומקיימת עמידה בפרוטוקולים שנקבעו.

שלב 4: הדרכה ובדיקה

בדיקת קבלת משתמש מקיפה (UAT) לפני ההשקה בפועל של המערכת כוללת בחינת מגוון תרחישים, כולל הזנת חשבוניות, התאמה דו- או תלת-כיוונית, תהליכי עבודה של אישור, עיבוד תשלומים ודיווח. המטרה היא לוודא שהמערכת פועלת בדיוק כמתוכנן, כאשר כל האלמנטים מחוברים זה לזה בצורה חלקה.

חשובה לא פחות היא מתן הכשרה יסודית לצוות תשלומים ולבעלי עניין רלוונטיים בשימוש בפתרון האוטומציה של AP. הכשרה זו מבטיחה מעבר חלק ואימוץ יעיל של המערכת החדשה. טיפול בחששות שעלולים להתעורר, אספקת תיעוד מפורט והדגשת יתרונות האוטומציה יכולים לתרום באופן משמעותי לטיפוח קבלת המשתמשים. תקשורת ברורה וחינוך לגבי יתרונות המערכת מסייעים בבניית ביטחון והתלהבות בקרב המשתמשים, ומבטיחים תהליך אינטגרציה מוצלח.

שלב 6: יישום ושכלול

הטמעת מערכת האוטומציה AP מסמנת את תחילת השימוש בתוכנה. פיקוח זהיר במהלך השלב הראשוני הוא חיוני, מכיוון שהוא מאפשר זיהוי ופתרון מהיר של כל בעיה פוטנציאלית שעלולה לצוץ.

הבטחת יעילות המערכת היא מחויבות מתמשכת. הערכה מתמשכת ואופטימיזציה הם מרכיבים אינטגרליים של שלב זה. בדיקה קבועה של מדדי ביצועים מרכזיים, איסוף תובנות ממשוב משתמשים והכנסת שיפורים נחוצים הם שיטות עבודה ששומרות על המערכת מסונכרנת עם ההתפתחות הדינמית של הדרישות העסקיות.

טיפוח שותפות חזקה עם ספק האוטומציה חשוב על מנת להבטיח תמיכה שוטפת, לעדכן את המערכת עם עדכונים בזמן וטיפול מיידי בכל אתגרים טכניים שעלולים להתעורר. המומחיות והסיוע של ספק האוטומציה יסייעו בשמירה על הפונקציונליות החלקה של המערכת, ובכך יתרמו להצלחתו המתמשכת של מסע האוטומציה.

ננונטים במסע האוטומציה של AP שלך

כלי אוטומציה של AP כמו Nanonets מציעים יתרונות רבים. עם הכוח של AI, הכלים הללו מאפשרים יצירה ללא מאמץ של זרימות עבודה של AP שצוברים אוטומטית קבצים ומסמכים ממקורות שונים, החל מהודעות דואר אלקטרוני ומסמכים סרוקים ועד לקבצים דיגיטליים, אחסון בענן ומערכות ERP.

מעבר ליכולות הלכידה החכמות שלו, כלי אוטומציה יעילים של AP, כולל Nanonets, מספקים חבילה מקיפה של תכונות. אלה כוללים מיצוי נתונים אוטומטיים וחכמה ממגוון סוגי מסמכים, התאמת הוצאות ותיאום, ניהול יעיל של זרימות עבודה של הוצאות, החל מהפקת דוחות ועד לאבטחת אישורי מנהלים, ושילוב חלק של סגירת חשבונות חודשית עם ERPs, תוכנות הנהלת חשבונות או עסקים מועדפים. כלים.

Nanonets מצטיינת בחילוץ נתונים ממגוון רחב של חשבוניות, המתפרשות על פני חשבוניות אשראי/חיוב, חשבוניות פרופורמה, חשבוניות מסחריות ועוד. מעבר לחשבוניות, Nanonets מציגה את מיומנותה בסריקת מסמכים פיננסיים מגוונים כמו קבלות, תגי מחיר, הזמנות רכש, כרטיסי חיוב ואשראי ועוד.

Nanonets מציעה יתרונות משמעותיים לצוותי AP, כולל הפחתת עלויות מרשימה של 80% לעסקים, עד פי עשרה במהירות עיבוד החשבוניות ואופטימיזציה משופרת של ימי AP. הוא מבטל למעשה אי דיוקים הנובעים מבדיקות ואימותים ידניים, מטפל במיומנות בחריגים ומנתב אותם בצורה חכמה לצוות הרלוונטי. בנוסף, Nanonets יכול לעזור באיתור וביטול הונאה, גניבה, תשלומים כפולים וחוסר יעילות אחרות.

מרכזי ביכולות של Nanonets היא הפלטפורמה המונעת בינה מלאכותית בשם Flow. פלטפורמה חדשנית זו מגדירה מחדש את תהליך ה-AP על ידי שילוב חלק של רכיבי AI חיוניים בזרימת העבודה של עיבוד חשבונות. Nanonets מסייעת בהנעת אוטומציה של AP, הקמת זרימות עבודה חשבונאיות מקצה לקצה, ושילוב ללא מאמץ עם מגוון פלטפורמות כולל Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks ועוד. יתר על כן, Nanonets תומכת הן בשיטות תשלום מקומיות והן בעולם, הכוללות ACH, העברות בנקאיות, כרטיסי אשראי, ארנקים וניאובנקים.

Take Away

אוטומציה של AP יכולה להשפיע באופן משמעותי על הבריאות הפיננסית של העסק, היעילות התפעולית והתחרותיות הכוללת. כפי שעולה מדוחות וסטטיסטיקות בתעשייה, היתרונות של אוטומציה של AP הם משמעותיים. יישום האוטומציה מוביל לעלייה יוצאת דופן בשיעורי התשלום בזמן, הפחתה בעלויות העיבוד וניהול חשבוניות יעיל יותר. עם עסקים שמוציאים מיליארדים על עיבוד AP, הפוטנציאל לחסוך סכומים משמעותיים באמצעות אוטומציה ברור. ככל שהטכנולוגיה ממשיכה להתפתח, אימוץ פתרונות כמו Nanonets מביא לא רק יתרונות לטווח קצר, אלא גם ממצב עסקים לצמיחה מתמשכת והצלחה בנוף עסקי יותר ויותר דיגיטלי.