מחלקת תשלומים של חברה (AP) נושאת באחריות החשובה מאוד של מעקב אחר מה שהעסק חייב לספקים ולספקים ולוודא שהתשלומים מאושרים ומבוצעים לצדדים שכנגד אלה. ללא מחלקת AP, עסק יתקשה לעקוב אחר כל החשבוניות שהוא מקבל מהספקים שלו ולהבטיח שההתחייבויות הללו יתקיימו. התחייבויות קצרות טווח אלו שיש לחברה הן החשבונות לתשלום והן התחייבות חשובה שהארגון חייב לעמוד בה.
מה זה חשבונות לתשלום?
חשבונות לתשלום הוא פשוט חוב שוטף שעסק חייב לספק או לספק. באופן כללי, חובה צריך להיות משולם על ידי מחלקת AP תוך כ-30 יום. סכום התשלום הכולל מופיע במאזן החברה בסעיף התחייבויות שוטפות.
חובה מייצגת סכום חייב; לא מדובר בעסקה שכבר שולמה במזומן. מדובר בכסף שחייבים עבור רכישה שהחברה ביצעה באשראי.
חובה אינו א חשבונית. החשבונית היא מסמך נייר או דיגיטלי המחייב את העסק עבור רכישת סחורה או שירותים שהוא ביצע. החשבונות לתשלום הם הסכום המגיע. חובה גם אינו חייב, שהוא סכום שחייב לעסק בגין סחורותיו או שירותיו שמכר לעסקים אחרים בתנאי אשראי.
מהי מחלקת חובות?
מכיוון שחייב הוא כל כך חשוב להצלחתו ולבריאותו של עסק, לרוב החברות תהיה מחלקת AP ייעודית. המשימה העיקרית של צוות החייבים היא להבטיח שכל החובות שנגרמו על ידי המיזם נרשמים ומשולמים כראוי.
אם פונקציה זו לא תמומש על ידי מחלקת AP, ספקים וספקים לא יקבלו תשלום. במצב זה, ייווצרו יחסים רעים בין העסק לספקיו, מה שעלול להשפיע על יכולתו של העסק לרכוש מוצרים ושירותים נחוצים בעתיד.
מלבד לוודא שכולם מקבלים תשלום בזמן, על מחלקות AP מוטלת גם המשימה להבטיח שלא יבוצעו טעויות חשבונאיות. היא חייבת לפקוח עין על הונאה, לנסות להימנע מטעויות וליישב כל סתירה שנמצאה.
פונקציה נוספת של חשבונות לתשלום יש למחלקות AP היא לעשות לקבל הנחות לתשלומים מוקדמים בחשבוניות. ספקים רבים מציעים הנחות כאלה כאשר התשלומים מבוצעים לפני תאריך הפירעון בחשבונית, כך שמחלקת החיובים יכולה לסייע בהפחתת התקורה בעסק, מה שמהווה, כמובן, דאגה מתמשכת לכל ארגון.
תפקידים בתוך מחלקת AP
יש הרבה אחריות מחלקת תשלומים, והתפקידים הללו מחולקים בין מספר עובדים במסגרת המחלקה לתשלום. לעסק קטן יכול להיות רק פקיד חובה. מבצע גדול יותר עשוי לכלול את העובדים הבאים במחלקת החשבונות שלה:
- רכז חשבונות
- חשבונית למנהל התשלום
- מנהל חשבונות לתשלום
- מומחה לתשלום חשבונות
- עוזר חשבונאות
לחברה גדולה מאוד יכול להיות גם מנהל חשבונות שאחראי על כל מחלקת ה-AP. התפקידים המדויקים שיוקצו לכל תפקיד במחלקת חשבונות ישתנו לפי חברה וגודל הפעולה.
זרימת עבודה במחלקות AP
בכל מחלקת AP, ישנו זרימת עבודה שמתארת את המסע מתחילתו ועד סופו של רכישת שירותים וסחורות ולאחר מכן עיבוד החשבוניות הקשורות לרכישות מסוג זה ולוודא שכולם מקבלים תשלום בזמן. הליך שלב אחר שלב זה יכול להיות דיגיטלי או ידני, כאשר הפורמט הדיגיטלי מציע את השיטה הקלה והפחות גוזלת זמן. בכל אחד מהמקרים, זרימת העבודה של צוות זכאים תעקוב בדרך כלל אחר המתווה הבא:
#1) ללכוד את החשבונית. החשבונית, בין אם פיזי או אלקטרוני, יש להזין בתוכנת תכנון משאבים ארגוניים (ERP). כפי שכבר צוין, זה יכול להיעשות על ידי עובד אנושי או דיגיטלי.
#2) אישור. לאחר קטלוג החשבונית כהלכה, יש לאשר אותה. שוב, שלב זה יכול להיות ידני או אוטומטי.
#3) הרשאת תשלום. יש לאשר את התשלום עבור החשבונית בשלב זה. באחריות מחלקת החשבונות לקבל אישור זה מהגורם המתאים בעסק.
#4) שידור. לאחר אישור התשלום, יש לשלוח ולאמת אותו. למרות ששיטות תשלום פיזיות כגון המחאות או מזומן עדיין יכולות לשמש במקרים מסוימים, תשלומים דיגיטליים צוברים פופולריות, במיוחד אלה שיכולים להשתלב עם תוכנת AP.
חשוב למחלקת התשלום לעקוב מקרוב אחר תהליך זרימת העבודה מקצה לקצה. אם פונקציית התשלום הזו לא מבוצעת כראוי, עלולות להופיע טעויות, שיגרמו לעומס רב יותר על צוות ה-AP.
פונקציות של מחלקות AP
ישנן מספר תחומי אחריות חשובים של מחלקת תשלומים שצוותי AP חייבים להיות קפדניים בביצוע. באופן כללי, הם נוטים ליפול לאחת מהקטגוריות הבאות:
#1) התאם דוחות כספיים. מחלקות AP חייבות למנוע חיובים מזויפים ולתקן כל פערים שיופיעו בדוחות הבנק או במסמכים פיננסיים אחרים.
#2) לפתור בעיות עם נתוני חשבוניות. על צוות החייבים לזהות כל חוסר עקביות בנתונים המופיעים בחשבונית ולתקן במהירות את המידע.
#3) עיבוד חשבוניות. החשבוניות שעסק מקבל מהספקים שלו חייב להיות מעובד על ידי מחלקת החשבונות כדי שניתן יהיה לשלם להם בזמן.
#4) תשלומי חשבוניות. פונקציה חשובה לחייבים היא לבצע תשלום על גבי חשבונית.
#5) תשלומים פנימיים. מלבד תשלום חשבוניות, מחלקה לתשלום חייבת גם לנהל תשלומים פנימיים עבור דברים כמו ציוד משרדי ועלויות משלוח.
#6) אחסן חשבוניות והתאם אותן. יש להתאים את החשבוניות להזמנות הרכש שלהן. הם גם חייבים להיות מאוחסנים פיזית או אלקטרונית, השיטה האחרונה מספקת את השיטה היעילה ביותר למחקר ושליפה.
#7) שמרו על יחסים טובים עם ספקים. שמירה על יחסי ספק-עסק היא משימה חשובה של מחלקות AP. כאשר חשבוניות משולמות בזמן, והמידע מובהר ומאוחסן במהירות, סביר יותר שעסקאות עתידיות יהיו ללא בעיות.
ארגון צוות החייבים
ככל שמחלקה לתשלום מאורגנת טוב יותר, כך היא תהיה בעלת ערך רב יותר לעסק. עם ארגון נכון, גם זרימת העבודה תהיה יעילה יותר. הנה כמה טיפים לבניית מחלקת AP בצורה בעלת התושייה:
# 1) תעד הכל. ודא שלכל רכישה על ידי החברה יש הזמנת רכש (PO) כדי שניתן יהיה ליצור רשומה. יש לשמור גם יומן של מספרי זהות מס.
#2) אחסן רשומות לשליפה קלה. יש לשמור מסמכים עם חותמות תאריך במקום אחד הנגיש בקלות.
#3) בדוק שוב. בקש מחברי צוות AP שונים לבדוק זה את זה כדי למנוע הונאה וטעויות.
#4) התאימו חשבונות באופן קבוע. עדיף על בסיס יומי, ודא שהחשבוניות תואמות ל-PO. נהלו רישום של אי-התאמות והחלטותיהם.
#5) השתמש בתשלומים דיגיטליים. צורות התשלום האלקטרוניות של היום, כולל המסלקה האוטומטית (ACH), הן יעילות וקלות. לעתים קרובות, הם עולים לא יותר מתשלומי נייר וקל יותר לעקוב אחריהם.
# 6) הפוך את צוות ה-AP לאוטומטי. מלבד תשלומים, ניתן לבצע דיגיטציה של פונקציות רבות לתשלום חשבונות. לעשות זאת יש יתרונות רבים, כולל הימנעות משגיאות בהזנת נתונים.
כיצד אוטומציה יכולה להועיל למחלקות AP
צוותי חיובים שמשדרגים לתוכנה העדכנית ביותר של ימינו יקצרו יתרונות רבים. הדרך הישנה יותר, מבוססת נייר, לביצוע פונקציות לתשלום חשבונות גוזלת זמן ועבודה. מחלקות AP שיעברו לאוטומציה מלאה עם תוכנות מתקדמות יוכלו לעבד חשבוניות מהר יותר עם פחות טעויות ואי דיוקים. ובגלל תוכניות ה-AP הטובות ביותר של היום מגיעות עם בינה מלאכותית (AI), דרוש מעט קלט אנושי למשימות רבות.
לדוגמה, תוכנת AP המתקדמת של היום מסוגלת לקרוא מיילים, לסרוק חשבוניות וללכוד אוטומטית פרטים חשובים ממסמכים אלו. ניתן לשלוח התראות בזמן אמת לחברי צוות AP כאשר יש צורך בתשומת לב רבה יותר. מכיוון שמערכת זו פועלת על טייס אוטומטי, נדרש פחות מאמץ אנושי מהעובדים.
תוכנת AP יכול גם לשלב כללים לזרימת עבודה. לדוגמה, ניתן לנתב חשבונית על ידי תוכנית למחלקה הנכונה לאישור. ניתן לשלב בקרות תשלום עבור תשלום חשבוניות, ובקרות אלו ניתנות לעריכה על ידי גורמים שונים, כגון סכום התשלום. ניתן לחייב תשלום אוטומטי מחשבון הבנק של החברה. ה-AI מבצע את המשימות הללו לבד. ועם למידת מכונה, ה-AI יכול ללמוד מניסיון.
כל מה שהתוכנית עושה נרשם בפנקס חשבונות, וניתן לבדוק את הרשומה הזו כרצונה. שוב, מכיוון שמסלול הביקורת הזה נוצר אוטומטית על ידי תוכנה, נדרש פחות עבודה אנושית.
תוכנות המיועדות למחלקות AP יכולות להשתלב גם עם כלי חשבונאות דיגיטליים אחרים, וליצור מערכת הנהלת חשבונות הוליסטית-אלקטרונית מלאה, ההופכת את פונקציות התשלום לקלות יותר ופחות זמן גוזל לעובדים.
לסכם
כל עסק שרוצה להצליח צריך מחלקת AP פרודוקטיבית עם הציוד המתאים. מחלקות חובות חשבונות המסתמכות על טכנולוגיה מיושנת מבוססת נייר מסתכנים בהישארות מאחור על ידי המתחרים שלהן. הכלים הדיגיטליים המתוחכמים של היום מספקים יתרונות רבים למחלקות בתשלום, לא פחות מכך הוא פחות מאמץ אנושי וזמני עיבוד מהירים יותר.
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
- PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
- PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :יש ל
- :הוא
- :לֹא
- $ למעלה
- 30
- a
- יכולת
- יכול
- אודות
- נגיש
- חֶשְׁבּוֹן
- חשבונאות
- חשבונות
- חשבונות לתשלום
- כא
- מתקדם
- יתרונות
- להשפיע על
- לאחר
- שוב
- AI
- תעשיות
- כְּבָר
- גם
- למרות
- בין
- כמות
- an
- ו
- כל
- מופיע
- מתאים
- הסכמה
- מאושר
- ARE
- מלאכותי
- בינה מלאכותית
- AS
- שהוקצה
- המשויך
- At
- השתתף
- תשומת לב
- בדיקה
- מורשה
- אוטומטי
- באופן אוטומטי
- אוטומציה
- טייס אוטומטי
- לְהִמָנַע
- רע
- איזון
- מאזן
- בנק
- חשבון בנק
- בסיס
- BE
- כי
- היה
- לפני
- מאחור
- תועלת
- הטבות
- מלבד
- הטוב ביותר
- מוטב
- עסקים
- עסקים
- by
- CAN
- ללכוד
- מקרה
- מקרים
- מזומנים
- קטגוריות
- תשלום
- חיובים
- לבדוק
- יובהר
- קרחת יער
- מקרוב
- איך
- חברות
- חברה
- של החברה
- מתחרים
- דְאָגָה
- בקרות
- לתקן
- צורה נכונה
- עלות
- עלויות
- יכול
- צדדים נגד
- קורס
- נוצר
- יוצרים
- אשראי
- נוֹכְחִי
- יומי
- נתונים
- תַאֲרִיך
- ימים
- חוב
- מוקדש
- אספקה
- מַחלָקָה
- מחלקות
- מתאר
- מעוצב
- פרטים
- אחר
- קשה
- דיגיטלי
- תשלומים דיגיטליים
- דיגיטציה
- הנחות
- מחולק
- מסמך
- מסמכים
- עושה
- עושה
- עשה
- לְהַכפִּיל
- מטה
- ראוי
- כל אחד
- מוקדם
- קל יותר
- בקלות
- קל
- יעיל
- מאמץ
- או
- אֶלֶקטרוֹנִי
- אלקטרונית
- מיילים
- לצאת
- עובדים
- מקצה לקצה
- לְהַבטִיחַ
- הבטחתי
- נכנס
- מִפְעָל
- שלם
- ציוד
- ה-ERP
- שגיאות
- במיוחד
- כל
- כולם
- דוגמה
- מבצע
- ניסיון
- עין
- גורמים
- ליפול
- אופנה
- מהר יותר
- פחות
- כספי
- הבא
- בעד
- פוּרמָט
- צורות
- מצא
- הונאה
- החל מ-
- מלא
- פונקציה
- פונקציות
- עתיד
- זכייה
- בדרך כלל
- מקבל
- הולך
- טוב
- סחורות
- יש
- בְּרִיאוּת
- לעזור
- כאן
- הוליסטית
- בית
- HTTPS
- בן אנוש
- ID
- לזהות
- if
- חשוב
- in
- כולל
- חוסר עקביות
- בע"מ
- התאגדה
- נגרם
- מידע
- קלט
- למשל
- לשלב
- מוֹדִיעִין
- פנימי
- אל תוך
- חשבונית
- חשבוניות
- IT
- שֶׁלָה
- עצמו
- מסע
- שמור
- שמר
- עבודה
- גָדוֹל
- גדול יותר
- האחרון
- לִלמוֹד
- למידה
- הכי פחות
- פנקס
- עזבו
- פחות
- התחייבויות
- כמו
- סביר
- קְצָת
- מיקום
- היכנס
- מכונה
- למידת מכונה
- עשוי
- לעשות
- עושה
- עשייה
- לנהל
- מדריך ל
- רב
- להתאים
- מתאים
- מאי..
- להרשם/להתחבר
- מוּזְכָּר
- נפגש
- שיטה
- שיטות
- טעויות
- כסף
- צג
- יותר
- יותר יעיל
- רוב
- מספר
- צריך
- מספר עצום
- הכרחי
- נחוץ
- צרכי
- לא
- הודעות
- מספרים
- חובה
- חובות
- להשיג
- of
- הַצָעָה
- הצעה
- Office
- קָצִין
- לעתים קרובות
- מבוגר
- on
- פעם
- ONE
- מתמשך
- רק
- מבצע
- or
- להזמין
- הזמנות
- ארגון
- מאורגן
- אחר
- הַחוּצָה
- מתווה
- חייב
- נפרע
- מאמר
- מבוסס נייר
- צד
- תשלום
- משלם
- תשלום
- שיטות תשלום
- תשלומים
- ביצעתי
- ביצוע
- מבצע
- רשות
- גופני
- פיזית
- תכנון
- אפלטון
- מודיעין אפלטון
- אפלטון נתונים
- PO
- נקודה
- פופולריות
- PoS
- למנוע
- יְסוֹדִי
- בעיות
- הליך
- תהליך
- מעובד
- תהליך
- מספק
- פּרוּדוּקטִיבִי
- תָכְנִית
- תוכניות
- תָקִין
- כמו שצריך
- לספק
- לִרְכּוֹשׁ
- הזמנת רכש
- רכישות
- גם
- מהירות
- חומר עיוני
- זמן אמת
- לקצור
- לסכם
- לבקל
- מקבל
- שיא
- מוקלט
- רשום
- להפחית
- הירשם
- באופן קבוע
- יחסים
- קשר
- לסמוך
- מייצג
- נדרש
- מחקר
- משאב
- תושייה
- אחריות
- אחריות
- שליפה
- תקין
- הסיכון
- תפקיד
- כללי
- הפעלה
- סריקה
- סעיף
- נשלח
- שירותים
- כמה
- גיליון
- טווח קצר
- צריך
- לְהַצִיג
- בפשטות
- מצב
- מידה
- קטן
- עסקים קטנים
- So
- תוכנה
- נמכרים
- לפתור
- כמה
- מתוחכם
- מדבר
- הצהרות
- שלב
- עוד
- חנות
- מאוחסן
- מִבְנֶה
- להצליח
- הצלחה
- כזה
- להתחנן
- ספקים
- אספקה
- בטוח
- מתג
- מערכת
- המשימות
- משימות
- מס
- נבחרת
- חברי צוות
- צוותי
- טכנולוגיה
- נוטה
- מונחים
- מֵאֲשֶׁר
- זֶה
- השמיים
- העתיד
- המידע
- שֶׁלָהֶם
- אותם
- אז
- שם.
- אלה
- הֵם
- דברים
- זֶה
- אלה
- זמן
- דורש זמן רב
- אקטואלי
- פִּי
- טיפים
- ל
- של היום
- גַם
- כלים
- סה"כ
- מעקב
- לעקוב
- מעקב
- שובל
- עסקה
- עסקות
- לנסות
- הבנה
- Unsplash
- שדרוג
- להשתמש
- מְשׁוּמָשׁ
- בעל ערך
- שונים
- לְהִשְׁתַנוֹת
- מוכר
- ספקים
- מְאוּמָת
- לאמת
- אימות
- מאוד
- רוצה
- דֶרֶך..
- טוֹב
- מה
- מתי
- אשר
- מי
- יצטרך
- עם
- בתוך
- לְלֹא
- עובד
- עובדים
- זרימת עבודה
- היה
- זפירנט