שינוי רכש: מדוע מצוינות חשובה - בלוג IBM

מחלקות רכש נוטות להיות פחות גלויות לבעלי עניין רבים מאשר מחלקות מכירות, תפעול או אפילו כספים, אך אין להתעלם מההשפעה שיש להן על כל דבר, החל מהשורה התחתונה ועד לאיכות המוצר ומתן השירות, וזו הסיבה ש"מצוינות רכש" היא מרדף ראוי.

אופטימיזציה של פונקציית הרכש יכולה לעזור לספק תוצאות עסקיות מוצלחות, כגון:

• 12–20% בחסכון בניהול מקורות/ביקושים
• שיפור של 95% בציות
• 30% בהוצאה מצטברת בניהול
• 35% בהפחתה בזליגת ערך החוזה

שינוי רכש

אם הארגון שלך לא רואה מספרים מסוג זה, ייתכן שאתה מועמד מצוין לשינוי. הצעד הראשון במסע הוא להבין היכן אתה נמצא, ולאחר מכן להשתמש במידע הזה כדי לקבוע היכן אתה רוצה להיות. קשה לפעמים לפצות את הזמן ואת תהליך המחשבה הנדרשים כדי לבסס את הדרך למצוינות, במיוחד כאשר אתה מתמקד בתמיכה בדרישות הצפויות מאחרים של רכש בארגון מורכב - כל יום, כלומר.

זה כאשר שותפות עם שירותי ייעוץ רכש יכולה לעזור להנחות את הצוות שלך למצוינות ברכש, ולעזור לך לספק תרומה למטרות הארגון שלך: הגדלת הרווחיות, שיפור תוצאות השירות שיכולות לאפשר צמיחה בהכנסות, לבנות שביעות רצון לקוחות ולהבטיח שספקים מספקים מוצרים באיכות גבוהה שירותים.

הערכת הסביבה הנוכחית

אחד השלבים החשובים ביותר הוא סקירת הייעוד של מחלקת הרכש והתפקיד הנוכחי בארגון. הערכה מוצקה מתעמקת במחזור חיי הרכש הכולל.

איך הרכש מקשר בין צרכי מחזיקי עניין לספקים שיכולים לספק את היכולות הנכונות? איך צוותים מאורגנים כדי ליישר קו עם יעדי מפתח?

איך הם מספקים בתחומים האלה:

• תכנון עסקי, קשר עם בעלי עניין
• פעולות מקורות וניתוח
• ניהול ביצועי ספקים ותאימות
• פעולות רכש, כולל עיבוד דרישות, ופעילויות קריטיות אחרות

ארגונים בעלי ביצועים גבוהים מדווחים להנהלה הבכירה על בסיס קבוע כדי להוכיח את הערך של הרכש לעסק. האם אתה מספק דיווח, כגון:

• ספקים מועדפים משתמשים באחוזים, לפי קטגוריה ובאמצעות ראייה ארגונית אפקטיביות המקור, אירועים מתוכננים בלוח הזמנים, חסכון שהושג וגולת הכותרת של ספקים חדשים מעסקאות גדולות חדשות
• מדדי ביצועי ספקים, כולל סיכום מנהלים, 10 המבצעים המובילים (וגם הביצועים התחתונים)

עיצוב המצב העתידי

יעדים ניתנים להשגה המבוססים על התוצאה של הערכה תפקודית של רכש יכולים לספק מפת דרכים לעתיד. יועץ רכש עוזר למפות את הפערים, וכתוצאה מכך בדרך כלל תוכנית לקידום ניהול קטגוריות, לפיתוח מודל תפעול יעד ולציף הזדמנויות מפתח אחרות שבהן יש צורך לגייס פעולה.

ב-IBM, עם פעילות ביותר מ-170 מדינות הכוללות למעלה מ-13,000 ספקים, זו לא הייתה משימה קלה. באמצעות Design Thinking, בין היתר, צוות הרכש הצליח להגדיר את החזון למצבו העתידי ולהתאים פתרון שיעבוד. שינוי רכש עם זרימות עבודה אינטליגנטיות אפשרה למקצועני הרכש שלה להצטרף לספקים פי 10 מהר יותר ולבצע ניתוח תמחור תוך 10 דקות בהשוואה ליומיים. בינה מלאכותית, אוטומציה, בלוקצ'יין ועוד אפשרו את השינוי.

למעשה, יותר ארגוני רכש חושבים לשלב בינה מלאכותית גנרטיבית כחלק מהתוכניות העתידיות שלהם להניע קבלת החלטות מהירה ומדויקת יותר, להוזיל עלויות תפעול ולשפר את החוסן.

חשיבות האקוסיסטם של הספקים

ספקים הם אחד המרכיבים החשובים ביותר של הארגון, ולכן חשוב לשתף פעולה היטב בזירה זו. תוכניות ספקים מועדפות עם חוזים ומחירים מנוהלים היטב, המסונכרנים עם אסטרטגיות עסקיות מרכזיות, יכולות לשפר את אספקת הסחורות והשירותים - ולא פחות חשוב, את שביעות רצון הלקוחות.

סקירה יסודית של כל מערכת הספקים שלך, מבחירת ספקים ומקור לתשלום ועד תמחור בהשוואה, יכולה לספק תובנות קריטיות לגבי הבגרות של המערכת האקולוגית שלך. מדידת תאימות היא KPI קריטי לאחריות. האם מחזיקי עניין פנימיים עוקבים אחר מדיניות או יוצאים מחוץ למערכת? האם הספקים עומדים בדרישות החוזים, ברמות השירות וביעדי הקיימות?

הגברת שביעות רצון מחזיקי העניין

חברות רבות עוקבות מקרוב אחר ציוני המקדם נטו שלהן (NPS) עבור מגמות חיוביות ושליליות כאחד. גם בתחום ה-B2B, הלקוחות דורשים שהעסקאות יהיו אינטואיטיביות, מיושמות בקלות ובמסגרת המדיניות הארגונית. במובנים רבים, פונקציית רכש אופטימלית מכינה את הבמה לאספקה ​​איכותית בזמן של סחורות ושירותים העולה על הציפיות ויכולה ליצור שיפור של 30-50% ב-NPS.

בנוסף לבעלי עניין הפונה כלפי חוץ, חשוב לצוות הרכש לבנות ולתחזק קשרים פנימיים. זה לא רק עוזר באיסוף דרישות, אלא גם מטפח אמון ברחבי הארגון. מודל המעודד אינטראקציה הדוקה עם "קטגוריה מומחים" (שלעתים קרובות רוצים לטפל ברכש שלהם) יכולים לסייע בניהול המקורות, התקשרויות ומדידת ההצלחה, תוך שמירה על נראות, אחריות ומשמעת הוצאות.

מצוינות ברכש עובדת

בדוח תובנות מומחים שנערך לאחרונה, "רכש חכם נעשה חכם יותר," IBM Institute for Business Value מצא שמודל תפעול משולב מטפח החלטות רכש המבוססות על נתונים בזמן אמת באמצעות אנליטיקה מתקדמת ואלגוריתמים חזויים. ארגונים בעלי ביצועים מובילים השיגו עלויות נמוכות ב-52% להזמנת חומרים ושירותים, כמו גם עלויות נמוכות יותר ב-60% לעיבוד תשלומים - ויותר ממחצית השיגו ביצועים גבוהים יותר מהמתחרים בגידול בהכנסות וביעילות במשך שלוש שנים.

שנה את פעולות הרכש שלך