דרישת רכש לעומת הזמנת רכש: ההבדלים

דרישת רכש לעומת הזמנת רכש: ההבדלים

חותמת זמן: 27 בנובמבר, 2023 11:29
צומת המקור: 2982246

ניהול תזרים המזומנים בתוך העסק שלך הוא בעל חשיבות עליונה להצלחה פיננסית - זה לא פשוט. בעוד שחשבונאות צבירה מאפשרת לך לצבוט ולעיסוי סטטיסטיקות כדי לשקף הוצאות שאינן במזומן, כל העסקים חיים ומתים על חשבונאות מזומנים: האם המוצרים או השירותים שלך מביאים יותר מזומן ממה שאתה שולח?

 בעוד שמכירת שירות או מוצר מעולים מסתמכת על כוחות שאינם בשליטתך, כמו גורמים שוק וכלכליים, אתה יכול לנהל את תזרים המזומנים שלך במידה הגונה. אבל, כמו שאמר אגדת העסקים פיטר דרוקר, "אתה לא יכול לנהל את מה שאתה לא מודד."

ניהול נכון של תזרים המזומנים שלך דורש תחילה הבנה מי מוציאה מה בתוך הארגון שלך. קביעת הנחיות ברורות לדרישות רכש והזמנות רכש היא צעד ראשון חשוב למדידת מה שאתה מתכוון לנהל.  

הזמנת רכש לעומת דרישת רכש: מה ההבדל?

דרישת רכש (PR) והזמנת רכש (PO) הם שני צומתים מרכזיים בתוך שלך אסטרטגיית רכש. ההבדל טמון בסדר שלהם בתוך זרימת העבודה של הרכש של החברה שלך. ההבדל בין PO לעומת יחסי ציבור הוא פשוט:

  • דרישת רכישה מיועדת לשימוש פנימי ומקשרת את משתמש הקצה של המוצר או השירות (העובד) עם רשויות האישור באמצעות תיעוד המפרט את ההוצאה. 
  • הזמנת רכש מקורה מהדרישה ועוברת לספק או לספק כדי למלא את הצורך. 

שניהם משרתים פונקציות קריטיות, כולל ניהול תיעוד, בקרת תקציב והוכחת ביקורת של הפונקציות הפיננסיות של העסק שלך. 

מהי דרישת רכישה?

דרישת רכש יכולה להיות מורכבת או פשוטה כפי שאתה צריך, כאשר ארגונים גדולים יותר זקוקים לרוב לבדיקות ותהליכים גדולים יותר בתוך זרימת העבודה של יחסי הציבור מאשר חנויות קטנות יותר עם קומץ עובדים בלבד. עם זאת, בשני המקרים, מהות הליבה של יחסי ציבור זהה: מטרתה לשמש כבקשה רשמית של עובד לקנות או לרכוש סחורות או שירותים המנותבים דרך זרימת העבודה שלך.

למה אתה צריך בקשות רכש?

זכור, אינך יכול לנהל את מה שאינך מודד, ומדידת ההוצאות שלך מתחילה בהבנה מוצקה של איך הכסף זורם החוצה. אלא אם אתה יוזם באופן אישי כל רכישה בתוך הארגון שלך עם אפס קלט של עובדים (לא סביר), תצטרך לעקוב מקרוב מי מזמין מה, עבור איזו מטרה, ועבור כמה. דרישת רכישה עומדת בכל הקריטריונים הללו, ומסתיימת בבדיקה סופית על ידי צוות ייעודי למניעת הונאה פיננסית, בזבוז והתעללות בעסק שלך.

אתה גם צריך לשמור על רישומי הוצאות מדויקים עבור מערכות הניהול הפיננסי שלך למקרה ש-IRS יגיע לביקורת. בכל מקרה, תהליך דרישת רכש משומן היטב בונה ומתוחזק באופן אוטומטי מערכת חשבונאית מקיפה להוצאות החברה. 

כיצד פועלת בקשת רכש?

כפי שאמרתי, זרימות עבודה ספציפיות משתנות בין חברות. עבור זרימת עבודה זו, נבחן כיצד עסק בינוני עם 100 עובדים עשוי לנתב דרישת רכש. בהתאם לגודל ולהיקף שלך, זרימת העבודה של דרישת הרכישה שלך עשויה להיות יעילה יותר או ארוכה ומורכבת הרבה יותר.

להלן מתווה בסיסי של רצף דרישת רכישה טיפוסי:

  1. העובד מזהה צורך - בין אם שגרתי ובין אם מקרה מיוחד - ומגיש טופס דרישת רכישה. הטופס כולל בדרך כלל:
    1. שם העובד או המחלקה
    2. מיקום (אם המשרדים שונים גיאוגרפית או שאתה עובד בעיקר מרחוק)
    3. כמות וסוג הפריטים המבוקשים
    4. שם העסק וכתובתו של הספק
    5. מחיר מדויק או משוער
    6. תאריך יעד/מתי יש צורך בפריט או בשירות
  2. המנהל הראשון או הרשות הממליצה על אישור מאמת שהמוצר או הפריט אינם כבר חלק מהמלאי שלך/אינו בהישג יד ושולח את הדרישה לצוות הניהול הפיננסי.
  3. פיננסים מבטיחים שהספק תואם את הסטנדרטים והנהלים של החברה שלך, מבטיח שקיים צורך תקף שמצדיק הוצאה, ושהדרישה תואמת את התקציב שלך.

לאחר מבורך על ידי האוצר, אתה מייצר א הזמנת רכש כדי לספק את הדרישה.

מהי הזמנת רכש?

הזמנת רכש היא בקשה רשמית הנשלחת לספק עבור הסחורה או השירותים המפורטים בדרישה. הזמנת הרכש הרבה יותר מורכבת בהיקפה של הרכישה וכוללת שפה משפטית לחייב כל צד חוזית לעסקה. זה גם מאורגן בהתאם למערכות הניהול הפנימיות שלך. אם הספק גדול מספיק או שיש לך מערכת יחסים מתמשכת, סביר להניח שהוא מעוצב בהתאם לכלי ה-CRM שלהם.

למה אתה צריך הזמנות רכש?

הזמנת הרכש קיימת כדי לבקש באופן רשמי וחוקי סחורות או שירותים מספק. הסכם משפטי זה מחייב כל צד לעסקה ומבטיח הבנה משותפת של הצפוי, בכמה ומתי יש צורך בכך. זה עוזר למנוע הפתעות חיוב ושומר על כל המעורבים ברכש אחראים וישרים אחד עם השני תוך הימנעות מתקשורת שגויה או טעויות אנוש שמתרחשות לעתים קרובות במהלך עסקאות מילוליות או הסכמי לחיצת יד.

 ובדומה לדרישות רכישה, הזמנת רכש קיימת כדי לשמש כשביל נייר שניתן לביקורת עבור ההנהלה הפנימית שלך או במקרה שסוכנות חיצונית תבדוק אותך.

כיצד פועלת הזמנת רכש?

 לאחר אישור הדרישה, מחלקת הכספים שלך משלימה את הזמנת הרכש וממשיכה בתהליך העבודה של הרכש.

  1.  צוות הכספים שולח את הזמנת הרכש לספק ומקבל את חשבונית. משם, ה הספק מקבל תשלום מיידי, או שהחשבונית מוחזקת בחשבונות לתשלום למשך פרק זמן מוגדר או עד למימוש הזמנת הרכש (בהתאם לפריט, לתהליכים הפנימיים שלך ולהסכם הספק).
    1. חלק מרכזי בבדיקת הנאותות של צוות הכספים שלך הוא התאמה תלת כיוונית. זה חשבונות לתשלום פונקציית מחלקה שמצלבת את הזמנת הרכש, חשבונית, וקבלת מסירה כדי לאמת שאין הונאה או טעות אנוש שיכולה לגרום להוצאות בלתי צפויות.
  2. לאחר שהפריט נמסר או מתן השירות, גורם אחראי (המבקש המקורי או צוות הכספים) מייצר קבלה ומגיש אותה עם חשבונות לתשלום כדי להקל על התאמה תלת כיוונית ולהראות שהזמנת הרכש מסופקת.

סיכום

 זה היה פירוט בסיסי מאוד של תהליכי עבודה של דרישת רכש והזמנת רכש. למעשה, התהליך הלוך ושוב של בקשה וקבלת סחורה מספק חיצוני הוא מייגע ויכול להיות ארוך. זו הסיבה שיצירת נוהל תפעול סטנדרטי עבור דרישות רכש והזמנות רכש היא המפתח להבטחת רכש חלק וניהול תיעוד איכותי.

 וכמו פונקציות עסקיות אדמיניסטרטיביות רבות, היבטים אלה של רכש הופכים יותר ויותר דיגיטליים או אוטומטיים. אלו חדשות נהדרות לבעלי עסקים ולעובדים - בעוד שזרימות עבודה אופטימליות יכולות להאיץ דברים, אינך יכול לבצע אופטימיזציה מעבר למהירות מסירת הניירת הלוך ושוב, במיוחד בהגדרות עבודה מרוחקות או אם המטה והמשרדים שלך נעקרו ממקומם.

 אפקטיבי אוטומציה של חייבים הכלים כוללים דרישת רכש מקיפה וניהול הזמנות רכש. החידושים בזרימת העבודה כוללים:

  • כלי סינון מופעלי בינה מלאכותית ליצירת דרישות רשמיות ממיילים של עובדים או הודעות Slack.
  • אישור AP אוטומטי עבור קטגוריות או דרישות מסוימות מתחת לסכום דולר מסוים שאינם זקוקים לבדיקה אנושית.
  • סנכרון עם תוכנת הנהלת החשבונות שלך להעברת דרישות, חשבוניות וקבלות כדי לאפשר התאמה והתאמה תלת כיוונית במהירות.
  • אחסון נתונים לטווח ארוך בתוך ענן מאובטח מבטיח שאתה תואם ומוכן לביקורת.

אלו הם רק חלק מהחידושים שמעצבים את הרכש, אבל כל אחד מהם מייעל באופן ייחודי את דרישת הרכש והזמנת הרכש שלך. וככל שתתפתח ותטפח את שלך ניהול רכש ו אוטומציה של AP, ככל שהמערכת האקולוגית שתבנה גדולה יותר - וכך תוכל לנהל משימות אדמיניסטרטיביות קלות יותר שפוגעות במיקוד התפעולי שלך.

לא משנה הרמה שלך של אוטומציה פיננסית, הבנת הזמנת רכש לעומת דרישת רכש היא הצעד הראשון לניהול ההוצאות ולשמירה על כניסת מזומנים - אם אתה מנהל את מה שאתה יכול כעת למדוד.

בול זמן:

עוד מ AI & Machine Learning