Perché l'"orchestrazione" è fondamentale per la catena di fornitura e l'approvvigionamento

Ripubblicato da Platone

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Per mesi, le condizioni economiche hanno indicato un’incombente recessione, lasciando le organizzazioni di tutto il mondo a considerare come prepararsi al meglio all’incertezza e superare la tempesta. Molti leader aziendali stanno cercando seriamente modi per evitare drastiche misure di riduzione dei costi, mentre altri hanno già iniziato ad adottare queste misure.

Mentre i decisori continuano a pianificare per il 2023, dovrebbero cercare di implementare cambiamenti che migliorino la resilienza (contro le interruzioni della catena di approvvigionamento), la visibilità (nelle considerazioni sulla spesa e sul bilancio) e l’agilità (per adattarsi alle mutevoli condizioni). Quando si tratta di approvvigionamento e gestione della catena di fornitura, garantire l'orchestrazione tra sistemi e dipartimenti è un'area chiave su cui concentrarsi. L'orchestrazione offre la possibilità di suddividere flussi di lavoro in silos e creare ponti tra applicazioni e utenti al fine di eliminare le complessità. Se implementato come parte delle moderne piattaforme di automazione digitale, diventa vitale per migliorare l’esperienza di procurement e sarà un fattore critico nella gestione dei vincoli di budget.

Molti degli ostacoli che le organizzazioni devono affrontare nel procurement sono dovuti alla loro tradizionale dipendenza da processi frammentati, isolati o manuali. Ciò non solo ostacola la collaborazione all'interno dell'organizzazione, ma può comportare una spesa incontrollata e incontrollata e ridurre la visibilità dei team di procurement sulla spesa in gestione. Può interferire con i flussi di lavoro rapidi e agili richiesti dagli utenti aziendali di oggi e rendere più difficile la conformità ai requisiti normativi. Inoltre, ciò può comportare un’esperienza utente interrotta, creando attriti tra gli utenti aziendali e il team di procurement.

Quanto più grande e decentralizzata è un’azienda, tanto peggiori diventano questi problemi, aumentando i conflitti tra il desiderio di agilità e il bisogno di conformità e controllo.

L’obiettivo dell’orchestrazione è combattere queste sfide digitalizzando o automatizzando i flussi di lavoro dell’approvvigionamento e della catena di fornitura attraverso i sistemi, consentendo la collaborazione e il coinvolgimento unificati tra utenti aziendali, fornitori e altre parti interessate. Senza la giusta orchestrazione, un flusso di lavoro inadeguato può generare dati errati e portare a decisioni aziendali sbagliate. È altrettanto vero il contrario: i flussi di lavoro ottimizzati generano dati di alta qualità dalle azioni degli utenti e dai sistemi integrati e consentono agli utenti aziendali di prendere costantemente decisioni migliori e ottenere un impatto aziendale straordinario.

I flussi di lavoro di approvvigionamento “intelligenti” recentemente orchestrati riducono i tempi di ciclo attraverso l’automazione e semplificano il modo in cui un’azienda effettua l’onboarding e il coinvolgimento dei fornitori. Aumentano la visibilità per i team finanziari su spese e impegni. Inoltre, aiutano le organizzazioni a scalare le operazioni per soddisfare più rapidamente i requisiti legali, di conformità, finanziari e altri requisiti normativi.

Le organizzazioni di procurement dovrebbero concentrarsi sul miglioramento dell'orchestrazione in tre aree: immissione dei dati, accesso e visibilità attraverso le applicazioni aziendali; approvvigionamento e coinvolgimento dei fornitori tra i dipartimenti e il flusso di lavoro complessivo della catena di fornitura.

L'opportunità più semplice è utilizzare flussi di lavoro orchestrati per creare un punto di ingresso unico e unificato affinché le parti interessate possano impegnarsi con l'approvvigionamento attraverso le loro applicazioni aziendali. Ciò è importante da diversi punti di vista:

Le organizzazioni possono avere sistemi e applicazioni multipli e frammentati che riguardano il procurement e quindi necessitano di un “unico punto di accesso” per il coinvolgimento.
Contrariamente al concetto tradizionale di procurement, il procurement moderno non è necessariamente un processo lineare. Potrebbero esserci diversi sottoprocessi che costituiscono un impegno per un determinato processo di appalto. Gli utenti necessitano di visibilità sugli stati di questi sottoprocessi e sul modo in cui vengono eseguiti.
Parti diverse del processo di appalto più ampio possono essere interdipendenti (come la conclusione di un contratto prima di effettuare un ordine) e non avere una visione unificata. Dal punto di vista dell'utente, queste parti interdipendenti possono portare a un contesto frammentato, al cambio di applicazione e a un'esperienza utente insoddisfacente.

Quando si orchestrano i processi di approvvigionamento e il coinvolgimento dei fornitori tra i dipartimenti, sono coinvolti più sottoprocessi. I vantaggi includono:

I flussi di lavoro orchestrati possono essere utilizzati per ottenere il controllo (e quindi la visibilità sulle condizioni e sullo stato) attraverso questi diversi processi frammentati.
Le organizzazioni con frequenti modifiche ai processi possono facilmente implementare un approccio self-service, sostituendo la necessità di lunghe richieste di modifica.
Le organizzazioni possono digitalizzare e automatizzare la spesa relativa a richieste di servizi complessi e prodotti specializzati, spesa che altrimenti tenderebbe a uscire dai limiti e a essere gestita manualmente.

L'ultima opportunità è orchestrare il flusso di lavoro completo di fornitura e approvvigionamento. I vantaggi includono:

Le aziende possono stabilire un quadro componibile di applicazioni sottostanti tramite l'integrazione. Ad esempio, quando si tratta di gestire i dati dei fornitori, i flussi di lavoro orchestrati possono aiutare a fornire un repository centralizzato per l’archiviazione e l’accesso alle informazioni sui fornitori.
Le aziende possono evitare la duplicazione dei dati, in modo che le informazioni rilevanti vengano visualizzate solo una volta per ciascun fornitore e garantire che le informazioni necessarie siano prontamente disponibili per facilitare l’onboarding dei fornitori.
Portata all'estremo logico, l'orchestrazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per combattere le frodi nella catena di fornitura e promuovere la collaborazione tra i partner.

Di fronte all’incertezza economica, le aziende dovrebbero innanzitutto cercare di rafforzare i propri sistemi esistenti per migliorare la resilienza, la visibilità e l’agilità. I flussi di lavoro orchestrati possono portare a organizzazioni più forti e più agili, con un migliore controllo sulle attività della catena di fornitura. L'orchestrazione può inoltre consentire ai leader aziendali di migliorare in modo significativo l'esperienza di approvvigionamento per gli utenti aziendali e le parti interessate, bloccando la spesa anticonformista e prendendo decisioni di spesa informate. In definitiva, può aiutare un’azienda a incrementare i propri profitti e posizionarla per affrontare qualsiasi difficoltà economica possa arrivare.

Sudhir Bhojwani è cofondatore e amministratore delegato di Laboratori ORO.