La chiave per la gestione dei dati non strutturati: comunicare i tuoi dati

Ripubblicato da Platone

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Condividere informazioni su ciò che sta accadendo con i dati non strutturati nella tua organizzazione è molto più difficile di quanto possa sembrare. I problemi di comunicazione possono avere un impatto negativo praticamente su ogni aspetto della tua organizzazione, dall'IT, ai team di archiviazione e agli sviluppatori di app, fino all'azienda e agli altri utenti finali. Tuttavia, è fondamentale disporre di un quadro accurato e completo dei dati non strutturati per condurre la propria attività in modo sicuro, efficiente, conveniente e con successo.

Com'è possibile accedere a dati non strutturati tramite protocolli di file fino a 40 anni, senza avere anche un modo chiaro per comunicare dettagli importanti sui dati? Mentre i team di archiviazione sono responsabili della gestione delle piattaforme e sono i custodi dei dati per numerose parti interessate, non sono i proprietari dei dati. Di solito, gli utenti finali ei proprietari delle applicazioni dovrebbero essere responsabili della gestione dei dati non strutturati, ma ciò accade raramente, se non mai. Quindi, alla fine, nessuno finisce per gestire i dati. Nessun'altra area dell'IT prende decisioni sulla propria piattaforma in modo così cieco e lascia che siano gli utenti finali a gestirne una parte così ampia.

Storicamente, la gestione dei dati non strutturati utilizza strumenti gratuiti che scansionano lentamente i file system e forniscono dettagli sulla capacità e sul conteggio dei file per la pianificazione. Con ogni nuova selezione dell'albero dei file, gli strumenti avviano il processo di scansione primitivo dall'inizio, costringendo gli utenti ad attendere ore o anche di più per il completamento (in particolare su file system di grandi dimensioni). Successivamente, i timestamp su un assortimento di file casuali vengono controllati a campione. Questi passaggi combinati offrono nella migliore delle ipotesi una visione confusa dei dati non strutturati di un'organizzazione.

A volte, gli strumenti interni dei fornitori di storage possono fornire maggiore chiarezza, ma anche in questo caso sono disponibili dettagli limitati sui dati. Ed è ancora più complesso in ambienti con più fornitori di piattaforme di storage. Alla fine, se l'IT decide di rimuovere o archiviare i dati nel sistema, inizia una ricerca raramente riuscita che tenta di identificare il proprietario dei dati. Realisticamente, nessuno sa cosa c'è nel "cassetto spazzatura" dei dati di un'azienda e non c'è nessuno che ne sia responsabile. L'assenza di chiarezza e di rapporti chiari sui dati non strutturati ha reso funzionalmente impossibile la gestione e la comunicazione all'interno dell'organizzazione. Senza comunicazione, i dati continueranno a crescere a un ritmo esponenziale, peggiorando sempre di più il problema.

Per fortuna, ci sono soluzioni là fuori. Le organizzazioni dovrebbero cercare di assumere un fornitore che dia visibilità ai dati non strutturati e fornisca report a tutte le parti interessate. Inoltre, le soluzioni che consentono di organizzare e agire sui dati possono aiutare i team a implementare strategie di gestione del ciclo di vita per i dati non strutturati. Quando l'IT può ottenere rapidamente dettagli sulla capacità di consumo dei principali utenti e gruppi, i dati il cui proprietario se n'è andato (dati orfani), il costo delle serie di dati e delle emissioni associate e l'età dei dati, allora si possono intraprendere azioni concrete. La codifica dei dati è un'altra utile possibilità di ricerca, in modo che i team possano organizzare e assegnare la proprietà ai set di dati. I rapporti personalizzati consentono anche query complesse su metadati e tag assegnati.

Le soluzioni che aiutano le aziende a comprendere i dati non strutturati consentono loro di comunicare ai responsabili IT, ai proprietari dei dati e ai team di archiviazione, conformità e sicurezza le informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo si possono tenere discussioni più istruite. I prodotti progettati da zero per funzionare su larga scala, indipendentemente dal fornitore e all'interno dell'azienda, consentono alle organizzazioni di agire contro i propri dati non strutturati, ovunque si trovino. Comunicare in modo efficace e accurato sui dati è il primo passo per gestirli e la gestione dei dati può apportare enormi miglioramenti all'intera organizzazione.