Scarica la guida dell'esperto all'indicizzazione dei documenti.
Molte aziende che sono passate dalla carta alle procedure di archiviazione basate su computer hanno capito che i file digitali possono essere disorganizzati e disordinati come quelli analogici. Tuttavia, digitalizzazione di documenti fa risparmiare molto tempo e fatica a lungo termine; funziona solo se fatto correttamente. È qui che arriva l'indicizzazione dei documenti.
L'indicizzazione dei documenti è un modo eccellente per consentire alla tua azienda di organizzare i tuoi file digitali e salvare i file futuri organizzati. Riguarda anche i file coinvolti nelle procedure all'interno dell'istituto, dai crediti e è possibile pagare per questi account a procure-per-pagare.
Cos'è l'indicizzazione dei documenti?
L'indicizzazione dei documenti organizza i documenti con tag o attributi appropriati per una migliore visibilità durante la ricerca o il recupero di documenti in futuro.
Ad esempio, un'azienda potrebbe indicizzare i documenti in base al numero del cliente, al nome del cliente, al nome del dipendente, alla data o ad altri tratti vitali che potrebbero essere correlati in seguito. È una parte significativa delle fondamenta su cui poggia un'organizzazione reti di gestione documentale Sono costruiti.
Prendiamo l'esempio di un dizionario. Un dizionario comprende un'ampia gamma di parole e i loro significati. Se devi scoprire un'opera particolare dal dizionario, guardare ogni pagina richiederebbe ore.
Ma utilizzando l'indice, la tua ricerca si riduce a pochi minuti o secondi. L'indicizzazione dei documenti regola un'ipotesi simile. Allegando tag particolari a a documento digitale, puoi utilizzare i termini in quei tag per trovare più facilmente le informazioni di cui hai bisogno, piuttosto che analizzare manualmente attraverso una montagna di file.
Concetti di indicizzazione dei documenti
Si può comprendere e conoscere l'indicizzazione dei documenti in diversi concetti. Visitiamoli brevemente:
- Banca dati: Un database è un elettronico raccolta di documenti conservati in un unico luogo e resi accessibili a molti utenti per molti scopi diversi. Potrebbe anche essere una raccolta organizzata di documenti o dati archiviati su un computer, che un programma può utilizzare per discutere e fornire risposte rapide e flessibili alle domande.
- RDBMS: Il termine "RDBMS" (Relational Database Management System) si riferisce a un sistema di gestione di database in cui i dati e le relazioni tra i dati vengono mantenuti in tabelle.
- Campi chiaveI campi indice sono campi del database utilizzati per classificare e organizzare i documenti. Solitamente vengono definiti dall'utente e possono essere utilizzati per scansionare e recuperare documenti. Gli esempi includono il numero della fattura, il nome del cliente, la data e l'indirizzo.
- Abbina, unisci e riempi l'indicizzazione aree con dati di indice già esistenti in altri sistemi, come ad es sistemi contabili. Consente di indicizzare uno o più campi e di compilare automaticamente i campi rimanenti con i dati di una ricerca tabellare o di un file di testo fornito da un'altra rete, come un sistema di contabilità o di risorse umane, che corrisponde.
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Perché l'indicizzazione dei documenti è importante?
L'indicizzazione dei documenti consente molto più del semplice recupero rapido dei documenti. Ci sono molti vantaggi nell'indicizzazione dei documenti, inclusi i seguenti:
Organizzazione dei documenti migliorata
I dipendenti possono risparmiare tempo nella ricerca del documento giusto con il giusto sistema di indicizzazione dei documenti.
Conformità agli audit più semplice
Puoi facilmente fare a meno della corsa per raccogliere i documenti in tempo per un audit se i documenti sono già indicizzati e organizzati in base all'anno fiscale e ad altre metriche pertinenti.
Risparmio di tempo
Tuttavia, se tu e il tuo team disponete dei protocolli di indicizzazione dei documenti adeguati, potete utilizzare il tempo dedicato alla ricerca di un lavoro produttivo.
Tipi di indicizzazione dei documenti
Oltre ai numerosi vantaggi dell'indicizzazione dei documenti, esistono molti approcci di indicizzazione diversi, quindi puoi scegliere quello (o una combinazione di modi) che meglio si adatta alle tue esigenze flusso di lavoro del documento. Queste strategie sono costituite da:
Indicizzazione full-text
Con l'indicizzazione full-text, l'intero contenuto di un documento viene scansionato, consentendo di cercare frasi o parole chiave in qualsiasi punto del testo.
È identico allo strumento "Trova" (Ctrl+F o Comando+F) incluso nella maggior parte degli elaboratori di testi e browser web. La natura intuitiva di questo tipo di indicizzazione lo rende il più semplice, ma richiede molto spazio di archiviazione.
Puoi rendere i documenti ricercabili utilizzando Nanonet. Vedi come.
Indicizzazione automatizzata
L'indicizzazione automatica, nota anche come indicizzazione di ricerca variabile, indicizza in modo selettivo parti essenziali di un documento che corrispondono a un database, come numeri o nomi di clienti, invece di indicizzare l'intera pagina.
Questa procedura utilizza il software di indicizzazione dei documenti. Tuttavia, può essere vantaggioso per le aziende indicizzare documenti come fatture che includono sempre campi che dati di corrispondenza nelle banche dati.
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Indicizzazione dei metadati
"Dati sui dati" è un termine utilizzato spesso per fare riferimento ai metadati, ma è molto dettagliato. Un esempio di ciò potrebbe essere durante l'acquisizione di immagini per creare un file PDF; cattura il momento in cui viene scattata.
Inoltre, ti consente anche di aggiungere ulteriori "tag", noti come Metadati PDF. I metadati, come tag e altre informazioni che si desidera utilizzare per ricerche successive, possono essere utilizzati durante la digitalizzazione o la scansione di un documento. Quindi, quando si tratta di ottenere un documento, esegue la scansione dei metadati anziché utilizzare il programma di recupero documenti per scansionare interi documenti.
Indicizzazione automatica utilizzando i dati del campo
L'indicizzazione basata sui campi fa riferimento a varie origini dati all'interno di un database, note anche come campi. È concettualmente identico all'indicizzazione dei metadati. Ad esempio, è possibile utilizzare l'indicizzazione basata sul campo per cercare nel database i record con lo stesso nome nella colonna del cliente.
L'indicizzazione dei documenti non è complicata. Utilizza tutti i metodi sopra indicati per indicizzare i documenti con il pilota automatico.
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Come funziona l'indicizzazione dei documenti?
Quale indicizzazione del documento è la migliore per te dipenderà da come ciascuna delle parti coinvolte intende utilizzare i documenti che stai indicizzando. Le informazioni che è più probabile che i dipendenti cerchino online e i termini di ricerca che è più probabile che utilizzino per trovarle devono essere note all'utente. Comprendere le esigenze dei dipendenti è l'unico modo per garantire l'indicizzazione in modo da rendere possibile il rapido recupero dei documenti.
È semplice indicizzare i documenti una volta compreso come verranno utilizzati i documenti indicizzati e quale tipo di indicizzazione ha più senso per la tua organizzazione. Il processo di indicizzazione comporta la scansione e la categorizzazione di materiali digitalizzati e scansionati per individuare manualmente o automaticamente frasi chiave predeterminate. Di seguito viene fornita una spiegazione più approfondita del processo di indicizzazione:
Comprendere il caso d'uso dell'indicizzazione dei documenti
Il tipo di indicizzazione da utilizzare dipenderà dai documenti che si stanno indicizzando, siano essi documenti del personale, fatture o altro; anche sapere chi recupererà questi documenti e perché è importante.
Finalizza il tipo di indicizzazione del documento che desideri utilizzare
È possibile che alcuni tipi di documenti possano essere facilmente trovati senza la necessità di indicizzare molte informazioni. Ad esempio, potresti aver bisogno solo delle informazioni di base delle fatture, come il numero di conto o il nome del fornitore.
Indicizzare i dati applicabili
È possibile indicizzare i dati manualmente o, preferibilmente, affidarsi al software in grado di indicizzare i dati dopo aver determinato quale forma di indicizzazione ha senso.
Il metodo a doppia chiave è la tecnica di indicizzazione più efficace se eseguita manualmente. Due persone contrassegnano ciascun documento scansionato utilizzando questo metodo con le frasi di indicizzazione necessarie inserendo le informazioni che vedono nei campi dei metadati appropriati per il file. Ciò rende possibile un confronto incrociato per trovare eventuali errori. La doppia chiave fa risparmiare molto tempo e riduce drasticamente gli errori.
È necessario specificare le linee guida per quali parti del documento il software dovrebbe prendere da se si fa affidamento sul software. Ad esempio, collabora con il giusto software di indicizzazione dei documenti Tecnologia OCR per consentire al computer di leggere il testo dalle immagini, che è fondamentale per l'indicizzazione dei dati pertinenti e la digitalizzazione delle copie fisiche dei documenti.
Nanonets: il miglior software di indicizzazione dei documenti
Nanonet è un Sistema di gestione dei documenti basato sull'intelligenza artificiale che consente agli utenti con una piattaforma senza codice per gestione documentale end-to-end. Nanonets automatizza tutti i processi di documenti come
E altro ancora. Nanonets dispone di un software OCR integrato che utilizza l'estrazione di parole chiave per identificare i documenti e indicizzarli in base ai rispettivi database. L'algoritmo AI di Nanonets apprende con il tempo e gestisce facilmente documenti non strutturati, semistrutturati o personalizzati.
Oltre 30,000 professionisti di oltre 500 aziende si affidano a Nanonet per gestire i documenti in modo efficiente.
L'utilizzo di Nanonet può portare una serie di vantaggi, tra cui risparmi sui costi, maggiore conformità e maggiore produttività. Ecco alcuni vantaggi unici che distinguono Nanonet:
- Nessun codice richiesto
- Funziona con tutti i tipi di documenti
- Modelli di IA personalizzati
- Non è richiesta alcuna post-elaborazione o pre-elaborazione.
- Gestisce documenti multilingue
- Riconosce oltre 200 lingue
- Configurazione di 1 giorno
- Oltre 5000 integrazioni con API e Zapier
- Supporto dal vivo 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX
- Opzioni di prezzo trasparenti
- Soluzione white label
- Hosting on-premise e cloud
Ecco un'istantanea delle prestazioni attese dai Nanonets.
Nanonets è molto apprezzato sui siti Web di recensioni dei clienti peer-to-peer, come mostrato di seguito.
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Come utilizzare Nanonet per l'indicizzazione dei documenti?
Passo 1: Creare un account su Nanonet (Inizia ora gratuitamente) e accedi.
Passaggio 2: selezionare il modello di classificazione dei documenti dalla schermata principale.
Passaggio 3: seleziona i tag del documento che desideri includere.
Passaggio 4: l'algoritmo AI Nanonets richiede solo 25 documenti per addestrare il modello AI a riconoscere il tipo di documento. Carica 25 documenti per ogni tag di documento e lascia che il modello si alleni.
Passaggio 5: una volta terminato, è possibile utilizzare il flusso di lavoro dei documenti per inviare automaticamente i documenti, indicizzarli e inviarli al database come richiesto. È possibile utilizzare i flussi di lavoro dei documenti per estrarre i dati dai documenti, elaborare i documenti o inviarli tramite un processo di approvazione. La tua immaginazione è il limite.
L'indicizzazione dei documenti con Nanonet è semplice.
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Come ti aiuta a trovare i documenti?
L'indicizzazione dei documenti è un elemento fondamentale di qualsiasi tecnica di gestione dei documenti aziendali ed è un modo straordinario per creare flussi di lavoro più efficienti. Con un'indicizzazione adeguata, qualsiasi documento di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno è semplice da cercare e recuperare con una pressione di un tasto limitata. Ma può essere complicato implementare una potente indicizzazione dei documenti se non si dispone di strumenti adeguati.
Conclusione
L'indicizzazione dei documenti è un approccio potente per facilitare il successivo recupero di documenti da archivi enormi, tra cui migliaia di documenti. I documenti possono essere indicizzati in base al loro contenuto full-text (come è possibile accedere a qualsiasi parola nei dati) o in base alle informazioni relative al documento, come un giorno di produzione, un identificatore univoco o il tema centrale del documento.
Ulteriori informazioni sulla gestione dei documenti:
FAQ
Quali sono i dati utilizzati per indicizzare i documenti?
Una decisione importante per ottenere il massimo dai nuovi file digitali è selezionare quali standard di indicizzazione utilizzare. Alcune istanze di dati utilizzati per l'indicizzazione includono:
- Numero d'ordine
- Indirizzi
- Date
- Nomi e cognomi
- Numeri di telefono
- Numero di fattura
- Numeri dei clienti
- Numeri di conto
- Descrittori di parole chiave
Qual è lo scopo dell'indicizzazione?
Lo scopo fondamentale dell'indicizzazione è avere la capacità di scansionare e recuperare rapidamente le informazioni incluse nei documenti scansionati. Può anche migliorare l'efficienza del tuo ufficio consentendo ai tuoi dipendenti di cercare informazioni senza scorrere manualmente scatole di file.
Quali sono le qualità di una buona indicizzazione?
L'obiettivo finale di un progetto di indicizzazione è creare un sistema in cui gli utenti possano recuperare i dati in modo efficiente. Ciò si realizza attraverso:
- Affiliati con gli utenti finali (capi dipartimento, manager, dipendenti) per ottenere le loro opinioni.
- Un sistema facile che è semplice da usare.
- Compresa una scelta per cercare campi particolari su un documento e testo completo.
- Il coinvolgimento di esperti professionisti dell'indicizzazione per guidarti e consigliarti durante il processo.
Come varia da un settore all'altro?
Uno dei fattori essenziali nella selezione dei termini di indicizzazione è il modo in cui i documenti verranno esaminati. Ad esempio, in una serie di file personali, principalmente il nome e il cognome e le date di assunzione sarebbero mezzi di ricerca popolari
Al contrario, i certificati medici potrebbero fare riferimento all'analisi di date di nascita o numeri di polizze assicurative. L'inclusione di termini di ricerca di uso comune durante l'indicizzazione dei documenti darà risultati migliori.
Come funziona l'indicizzazione dei documenti?
L'indicizzazione dei documenti funziona attribuendo determinate informazioni ai documenti scansionati, consentendo un recupero efficiente e rapido. Esistono vari metodi per l'indicizzazione dei documenti, ognuno con i suoi vantaggi unici.
Qual è la tua migliore opzione di indicizzazione dei documenti?
L'indicizzazione dei documenti crea la ricerca e il recupero senza soluzione di continuità di grandi quantità di documenti se applicata in modo appropriato. Tuttavia, la corretta procedura di indicizzazione non è valida per tutti. Indipendentemente dal fatto che i documenti siano indicizzati per intero testo, organizzati per aree o integrati con buoni metadati, questa opzione determina il successo dell'intero sistema. Un partner esperto può consentire al tuo team di selezionare le tecniche di indicizzazione appropriate che si adattano agli esercizi unici del tuo team.
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8 febbraio 2023: questo blog è stato originariamente pubblicato nel giugno 2022 ed è stato aggiornato l'8 febbraio 2023 con contenuti aggiornati.
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