In che modo l'automazione dell'immissione dei dati può ottimizzare i flussi di lavoro

Scopri come l'automazione dell'immissione dei dati può aiutare la tua azienda a ottimizzare i flussi di lavoro. Elimina i colli di bottiglia creati dai processi di immissione manuale dei dati. Clicca qui sotto per saperne di più su nanonet Raschietto PDF.

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Data Entry

L'immissione dei dati è il processo di estrazione e immissione di informazioni rilevanti in un sistema computerizzato o in un software ERP. Questo è un processo essenziale nelle aziende che cercano di riorganizzare i dati in formati convenienti per un'ulteriore elaborazione a valle.

Ad esempio, i team di contabilità fornitori nelle organizzazioni devono estrarre dati da campi importanti nelle fatture dei fornitori. Questo processo di estrazione dei dati  è quindi seguito dall'immissione dei dati nel software ERP per scopi contabili o di rendicontazione finanziaria.

L'inserimento dei dati è in genere un processo manuale, ripetitivo e umile che richiede molto tempo. Pertanto, le aziende spesso esternalizzano i loro requisiti di immissione dei dati. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi su attività più produttive che incidono direttamente sui profitti.

Che sia gestito internamente o in outsourcing, l'inserimento dei dati tende a essere un processo manuale che richiede tempo e soggetto a errori e rielaborazioni. I dati sono spesso condivisi tra le organizzazioni in formati non standard; e sono spesso pieni di informazioni ridondanti/irrilevanti o difetti di dati. Quando si opera su larga scala, questi fattori potrebbero causare gravi ritardi e sforamento dei costi.

Uno studio Gartner stima che gli errori di immissione dei dati umani nei soli processi finanziari aggiungano all'incirca "25000 ore di rilavorazione evitabile al costo di 878,000 $ all'anno”. Lo studio continua a mostrare come l'automazione dell'immissione dei dati, tra le altre soluzioni, può aiutare a risparmiare tempo e risorse in modo enorme!

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Vuoi estrarre dati da documenti finanziari? Dai un'occhiata ai nanonet scanner di fatture, ricevuta OCR & automazione delle fatture soluzioni per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro.

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Automazione dell'inserimento dati

L'automazione dell'immissione dei dati si riferisce a soluzioni basate su software in grado di ottimizzare l'immissione dei dati eliminando o riducendo i processi manuali. Tale software può in genere estrarre dati da PDF, documenti, immagini, e-mail o siti Web e presentare solo le informazioni pertinenti in un formato strutturato (csv, JSON, XML ecc.).

Il software di inserimento dati automatizzato sfrutta RPA e OCR tra le altre tecnologie per gestire attività ripetitive e "leggere" documenti su larga scala. Sono precisi, flessibili, scalabili e veloci, consentendo alle aziende di risparmiare tempo e risorse preziose.

Le soluzioni automatizzate di immissione dei dati consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività di alto valore che incidono sulla produttività complessiva automatizzando al contempo attività ripetitive/umili che richiedono tempo! Ad esempio, ecco una soluzione automatizzata efficiente per rinomina i file PDF in base al loro contenuto.

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Vuoi raschiare i dati dal PDF documenti o convertire la tabella PDF in Excel? Dai un'occhiata a Nanonets PDF scraper o PDF parser a raschiare i dati PDF or analizzare i PDF su larga scala!

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Il processo di inserimento automatico dei dati

Un processo di inserimento dati automatizzato end-to-end prevede i seguenti passaggi:

Caricamento o aggiunta di un'origine dati

Le organizzazioni ricevono dati grezzi non strutturati sotto forma di documenti, immagini o file scansionati. Questi devono essere importati nel software/sistema di automazione dell'immissione dei dati.

Pre-elaborazione di ogni file o documento

Questo passaggio fondamentale trasforma i documenti in formati leggibili dalla macchina. Le funzionalità avanzate di OCR, AI e ML consentono agli algoritmi di "leggere e comprendere" i documenti.

Il software di automazione dell'immissione dei dati riconosce ed estrae solo le parti rilevanti dei dati. L'algoritmo può essere addestrato per identificare campi e punti dati di interesse.

Questo passaggio facoltativo consente una verifica manuale o semiautomatica basata su regole di convalida. I dati estratti possono essere controllati per la precisione e possono anche essere migliorati, se necessario.

Il passaggio finale nel processo di automazione dell'immissione dei dati consiste nell'inviare i dati estratti a una destinazione appropriata. I dati estratti, presentati come output strutturato (csv, XML, JSON, Excel ecc.), possono essere comodamente importati nel software ERP per ulteriori flussi di lavoro a valle.

Quasi tutti i processi e i flussi di lavoro organizzativi possono trarre vantaggio dall'automazione dell'immissione dei dati. Ecco alcuni casi d'uso popolari:

• Estrarre informazioni da fatture, PO, estratti conto o ricevute bancarie per scopi finanziari/contabili.
• Memorizzazione delle informazioni chiave sui clienti per un servizio clienti efficiente.
• Acquisizione dei dati dai curriculum per i flussi di lavoro delle risorse umane.
• Generazione di report da dati aziendali generici.
• Verifica dell'identità e processi KYC.
• Raschiare documenti o siti Web per la raccolta dei dati.

Vantaggi dell'automazione dell'immissione dei dati

Software di inserimento dati automatizzato (come nanonet) eliminare le inefficienze e la fatica dell'inserimento manuale dei dati. Le aziende stanno automatizzando sempre più l'immissione dei dati per concentrarsi esclusivamente sulla revisione dei dati e prendere decisioni aziendali rilevanti.

Ecco alcuni vantaggi dell'adozione dell'automazione dell'immissione dei dati:

Maggiore precisione

Il software di inserimento dati automatizzato come Nanonets sfrutta le capacità di AI e ML per estrarre i dati in modo accurato e ridurre al minimo la post-elaborazione. Tali algoritmi sono attrezzati per gestire i vincoli di dati comuni ed eliminare gli errori.

Riduci i costi complessivi

Riduci i costi operativi e le spese generali eliminando i processi manuali inefficienti. Evita di esternalizzare o assumere professionisti dedicati all'inserimento dei dati.

Risparmia tempo

L'immissione più rapida dei dati consente di migliorare i flussi di lavoro di elaborazione di dati/documenti. Risparmia più del 75% del tempo speso per l'inserimento manuale dei dati.

Altamente scalabile

Gestisci grandi volumi di dati e picchi improvvisi nella domanda di immissione dei dati.

Aumentare la produttività

Assegna risorse e ore di lavoro ad attività produttive che hanno un impatto diretto sui profitti.

Aumenta la soddisfazione dei dipendenti

La riduzione o l'eliminazione della monotonia dell'immissione manuale ripetitiva dei dati influisce positivamente sul coinvolgimento dei dipendenti.

Elabora i documenti in modo intelligente

Software basato su AI come nanonet, può classificare in modo intelligente tipi di documenti specifici. Tale software può classificare in modo intelligente i documenti per tipo (fattura, ricevuta, fattura ecc.) o fonte (fornitore, venditore, interno ecc.) per ulteriori elaborazioni e inserimento dati.

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Nanonets è interessante casi d'uso e unico storie di successo dei clienti. Scopri come Nanonets può aiutare la tua azienda ad essere più produttiva.

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Funzionalità principali del software di inserimento dati automatizzato

Se stai cercando di passare a un software di inserimento dati automatizzato (come nanonet) ecco alcune caratteristiche chiave a cui prestare attenzione:

• La capacità di classificare/identificare più forme di dati e dati personalizzati
• Integrazioni con software ERP e strumenti di automazione come Zapier, Workato, IFTTT ecc.
• Regole di convalida per avvisare gli utenti quando i dati richiedono una revisione manuale
• Un'interfaccia di convalida dei dati per interventi manuali (se necessario)
• Trigger in tempo reale per sincronizzare e automatizzare i flussi di lavoro
• Un ambiente low-code o no-code che non richiede un esercito di sviluppatori per essere mantenuto
• Funzionalità avanzate di AI/ML che consentono al software automatizzato di apprendere e migliorare con il tempo

Automazione dell'immissione dei dati con le nanonet

nanonet è un software di inserimento dati automatizzato con funzionalità AI/ML avanzate. I casi d'uso di elaborazione intelligente dei documenti di Nanonets aiutano le organizzazioni ad adottare l'automazione senza problemi. Ecco due casi studio:

L'automazione dell'immissione dei dati è piuttosto semplice con Nanonets. Scegli tra una delle tre opzioni seguenti a seconda del tuo caso d'uso:

Modello di inserimento dati pre-addestrato

Se stai cercando di automatizzare l'immissione dei dati per i processi che coinvolgono fatture, ricevute, passaporti o patenti di guida, dai un'occhiata ai modelli pre-addestrati di Nanonets. Ciascuno di questi modelli è stato addestrato su milioni di documenti e funziona molto bene sui rispettivi tipi di documenti.

• Accedi a Nanonets - Seleziona un modello pre-addestrato appropriato - se nessuno si adatta al tuo caso d'uso, passa al metodo successivo (modello personalizzato)
• Aggiungi i file di origine: carica i documenti da cui devono essere estratti i dati
• Prova e verifica: esegui il modello Nanonets e verifica i dati estratti
• Esporta – scarica i dati estratti in un formato strutturato (csv, JSON, XML ecc.)

Modello di inserimento dati personalizzato

Se stai cercando requisiti di inserimento dati personalizzati, crea un modello di inserimento dati personalizzato con Nanonets. In genere puoi creare, addestrare e distribuire un modello per qualsiasi tipo di documento, in qualsiasi lingua, il tutto in meno di 25 minuti.

• Accedi a Nanonets – Crea un modello OCR personalizzato
• Aggiungi file di formazione: carica documenti di esempio che serviranno come set di formazione per Nanonets per comprendere i requisiti di immissione dei dati
• Annota testo/dati sui file: "Insegna" all'IA di Nanonets per identificare i dati importanti (specifici per le tue esigenze) in questi file di formazione
• Addestrare il modello di inserimento dati personalizzato: Nanonets sfrutta il deep learning per creare vari modelli OCR e li testa l'uno contro l'altro per scegliere quello più accurato.
• Test e verifica: aggiungi un paio di file per verificare se il modello personalizzato soddisfa i tuoi requisiti/caso d'uso
• Esporta: se i dati sono stati riconosciuti, estratti e presentati in modo appropriato, esporta il file in un comodo formato strutturato

API Nanonets

Ecco un guida dettagliata per allenarsi o crea il tuo software di inserimento dati automatizzato utilizzando il API Nanonets. Nel documentazione, troverai esempi di codice pronti per l'attivazione in Python, Shell, Ruby, Golang, Java e C#, nonché specifiche API dettagliate per diversi endpoint.

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Aggiornanento Giugno 2021: questo post è stato originariamente pubblicato in Giugno 2021 e da allora è stato aggiornato.

Ecco una diapositiva che riassume i risultati di questo articolo. Ecco una versione alternativa di questo post.

Fonte: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/