Che cos'è una nota spese?
La nota spese aiuta a tenere traccia delle spese dei dipendenti per le attività d'ufficio. La nota spese fornisce visibilità sulla spesa dei dipendenti e funge da punto di riferimento durante i processi di rimborso dei dipendenti.
Come funziona la nota spese?
In poche parole, i dipendenti registrano le proprie spese insieme alle ricevute nel modulo di rimborso spese o in una nota spese modello per un determinato periodo. Il dipendente inoltra il documento al dirigente competente e al contabile. Una volta che il gestore approva e controlla le spese, il contabile registra le voci nel registro e trasmette le informazioni per avviare il pagamento.
Crea note spese professionali con il nostro modello di note spese gratuito.
A cosa serve una nota spese?
Le note spese aiutano le aziende a tenere traccia delle spese dei dipendenti in diverse categorie annuali, trimestrali e mensili. Le note spese migliorano la visibilità della spesa dei dipendenti per viaggi, pasti, alloggio, manutenzione e altro ancora.
Le categorie di spesa variano da azienda ad azienda. Digitalizzandoli o registrandoli correttamente utilizzando un buon modello di nota spese, le aziende possono lavorare per ridurre la spesa in eccesso.
Come creare un foglio di nota spese?
La creazione di note spese è semplice. Devi addestrare i tuoi dipendenti a sviluppare rapidamente rapporti accurati sui rimborsi dei dipendenti per un determinato periodo. Ecco i passaggi per creare un semplice foglio di nota spese.
- Trova un modello di nota spese o utilizza un modello di monitoraggio delle spese.
- Personalizza le voci: aggiungi correttamente tutti i dettagli delle tue spese.
- Aggiungi i collegamenti alla ricevuta in una cartella appropriata e allegali alle voci pertinenti.
- Ricontrolla tutte le tue spese
- Inviali al tuo manager per l'approvazione.
Molte piccole imprese utilizzano un tipico modello di nota spese, come quello fornito da Nanonets. Puoi anche controllare i modelli di note spese in Excel e Word.
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La maggior parte dei programmi software di contabilità per piccole imprese disponibili oggi non fornisce una tecnica per fare una nota spese, anche se il software di contabilità è essenziale per la procedura di gestione delle spese.
È possibile utilizzare il software di automazione della contabilità Nanonets per estrarre le informazioni dalla nota spese e registrarle automaticamente nel software di contabilità. Scopri di più.
Come utilizzare il modello di nota spese di Nanonets?
Ottieni il modello di nota spese di Nanonets.
Il modello di nota spese Nanonets è presente su Fogli Google. Ma puoi scaricarlo e usarlo in excel. Vediamo come utilizzare il modello di nota spese.
Utilizzo del modello in Fogli Google
- Apri il modello dell'ordine di spesa in Fogli Google.
- Fai clic su File e seleziona "Fai una copia" per aggiungere il modello di nota spese al tuo disco.
- Apri il modello e modifica gli elementi pubblicitari.
- Aggiungi correttamente i dettagli dell'occupazione, il periodo e i dettagli delle spese.
- Aggiungi la ricevuta o la prova di pagamento nella colonna dell'elemento pubblicitario stesso.
- Elimina la colonna J e invia il rapporto al tuo manager per l'approvazione.
Puoi utilizzare lo scanner per ricevute Nanonets o il nostro strumento di ricezione ocr per estrarre informazioni in blocco se hai molte ricevute.
Utilizzo del modello di nota spese in Excel
Per utilizzarlo come modello excel di nota spese, dopo aver eseguito una copia del documento nell'unità, selezionare download come "Microsoft Excel (.xlsx)".
Come scaricare il modello di nota spese in formato PDF?
Segui questi passaggi per scaricare la nota spese come file PDF dai fogli di Google.
- Seleziona la scheda del modello di nota spese.
- Apportare le modifiche pertinenti alla scheda nota spese.
- Nascondi le colonne a destra con il testo irrilevante.
- Seleziona File > Scarica come > PDF
- Fai queste selezioni. Orientamento della pagina – Ritratto e scala – Adatta alla pagina
Cosa deve essere incluso in una nota spese?
Il contenuto della nota spese può variare in base alle esigenze aziendali. Ma qui, ho cercato di includere le informazioni che devi includere nella tua nota spese.
- Il periodo per la nota spese.
- Dettagli dell'azienda, come il nome dell'azienda e il logo
- Dettagli del dipendente: nome, ID, dipartimento e manager del dipendente.
- Dettagli spese
- Data di spesa
- Descrizione della spesa
- Categoria di spesa
- Importo della spesa
- ricevute
- Area per commenti in caso di spese non approvate.
- Subtotale di tutte le spese
- Un'area per i manager per approvare e firmare le spese.
Ai dipendenti può essere chiesto di allegare ricevute con posta a seconda delle politiche di spesa aziendali, specificare la modalità di pagamento o includere una spiegazione per la spesa. Studia attentamente la politica di spesa aziendale durante la creazione di una nota spese in modo da poter modificare correttamente il modello di nota spese.
Come si crea una nota spese in Excel?
Puoi usare excel per gestire facilmente la tua nota spese. Vediamo come creare una nota spese in excel.
- Crea un nuovo file in excel.
- Scrivi i dettagli della tua azienda nella parte superiore del foglio di calcolo. Usa il logo dell'azienda insieme al nome della tua azienda.
- Scrivi i tuoi dettagli, i dettagli del dipartimento e del manager. Includere il periodo delle spese in grassetto nella relazione.
- Lascia una riga vuota. Ora creeremo l'area dei dettagli delle spese principali.
- Includere le intestazioni per ogni colonna sulla 2a o 3a riga dall'alto in basso. La prima riga dovrebbe essere etichettata come "Spese". "Tipo" e "Data" dovrebbero essere le seguenti colonne. "Importo" dovrebbe essere la colonna che segue "Data". Per quanto riguarda queste intestazioni di colonna, consulta le politiche della tua azienda. Alcune aziende insistono su una dichiarazione che dice "fatturabile o non fatturabile".
- Inizia con il primo addebito visualizzato nella colonna "Spese" e inserisci tutti i tuoi prodotti in quell'ordine. Il costo sarà identificato dal nome del fornitore o dal servizio generale acquistato.
- In fondo al foglio, inserisci l'importo totale utilizzando la formula: =Somma(tutte le schede dell'importo)
- Quindi evidenziare tutte le caselle "Importo" e premere "Invio" per dare la somma.
- È necessario stampare sia il foglio spese che la pagina con tutte le ricevute allegate.
- Invia la nota spese finita al tuo manager.
Tipo.
Invece, puoi utilizzare un modello di nota spese già pronto e scaricarlo come foglio di calcolo Excel.
Diversi tipi di modelli di note spese
Modello di nota spese di base:
- La nota spese viene utilizzata per tenere traccia delle spese in un periodo prestabilito. Tipicamente utilizzato da dipendenti o appaltatori indipendenti.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese di base?
- Il modello di nota spese di base include la data, la descrizione della spesa, l'importo speso e lo scopo.
Modello di nota spese con rimborso anticipato:
- La nota spese con rimborso anticipato tiene traccia delle spese prima che si verifichino in modo proattivo.
- I dipendenti utilizzano questo modello di nota spese per ottenere un anticipo per le spese di viaggio di lavoro in entrata.
Quali dati vengono inseriti nella nota spese con rimborso anticipato?
- Questo modello di nota spese include la data, la descrizione della spesa, l'importo speso, l'importo dato a un dipendente e il saldo residuo.
Modello di resoconto spese del progetto:
- Il modello di nota spese del progetto viene utilizzato per tenere traccia delle spese del progetto. Queste sono spese specifiche solo per il progetto.
- Il modello di nota spese del progetto viene utilizzato dai project manager o dalle parti interessate.
Quali dati sono inclusi nella nota spese del progetto?
- Alcuni dei punti dati inclusi nel modello di nota spese del progetto sono costi di manodopera, materiali e altre spese associate al progetto.
- Dipartimento: Project Management.
Modello di rapporto spese personali:
- Il modello di nota spese personale viene utilizzato per tenere traccia delle imposte personali o delle spese di rimborso
- Questo è generalmente utilizzato da lavoratori autonomi o appaltatori indipendenti.
Quali dati sono inclusi nella nota spese personale?
- Alcuni dei dati inclusi nel modello di nota spese personale sono i periodi di data, i dettagli della spesa, la natura della spesa, l'importo totale, le imposte da pagare e gli importi totali.
Modello di rapporto spese settimanale:
- Come suggerisce il nome, una nota spese settimanale tiene traccia delle spese settimanali di un individuo o di un dipendente.
- Questo è in genere utilizzato da dipendenti o appaltatori indipendenti.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese settimanale?
- Includeva gli stessi dati del modello di nota spese di base, solo che il periodo è di una sola settimana.
- Dati inclusi: data, spese, descrizioni delle spese, importo speso e importi totali.
Modello di rapporto spese aziendali:
- Il modello di nota spese aziendale tiene traccia delle spese aziendali per un periodo di tempo a fini fiscali o di rimborso.
- Questo è utilizzato dai reparti di contabilità aziendale nel business.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese aziendale?
- Alcuni dei dati inclusi in questo modello di nota spese sono il periodo, le spese, il tipo di spese per dipartimento, l'importo speso e gli importi totali.
- Dipartimento: Contabilità o Finanza.
Modello di rapporto spese mensile:
- I modelli di resoconto spese mensile vengono utilizzati per tenere traccia delle spese su base mensile.
- Viene in genere utilizzato da dipendenti, dirigenti aziendali e reparto contabilità per tenere sotto controllo le spese.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese settimanale?
- Il modello di nota spese settimanale include le tue spese, la loro descrizione, il metodo di pagamento e i relativi subtotali.
- Dipartimento: Contabilità o Finanza.
Modello di nota spese per piccole imprese:
- Un modello di nota spese per piccole imprese viene utilizzato per tenere traccia delle spese sostenute da una piccola impresa a fini fiscali o di rimborso.
- È utilizzato da imprenditori di piccole imprese.
Modello di nota spese di viaggio:
- I dipendenti viaggiano per motivi di lavoro e sostengono spese. Tutte le spese di viaggio sono rimborsate dalla compagnia. Per poter usufruire del rimborso del dipendente, il dipendente deve presentare una nota spese di viaggio.
- Il modello di nota spese di viaggio tiene traccia di tutte le spese relative al viaggio per un adeguato rimborso.
- Tipicamente utilizzato dai dipendenti che viaggiano per conto dell'azienda e devono essere rimborsati delle spese sostenute.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese di viaggio?
- Il modello di nota spese di viaggio include le spese sostenute durante il soggiorno in hotel, i pasti, il trasporto e altre spese come l'ingresso alla sede o le quote di iscrizione alla conferenza.
Modello di rapporto sulle spese di costruzione:
- Utilizzato per tenere traccia delle spese associate a un progetto o iniziativa di costruzione.
- Tipicamente utilizzato da project manager, parti interessate o reparti contabili.
Quali dati sono inclusi nel modello di nota spese di costruzione?
- Dati inclusi: costi di manodopera, noleggio di attrezzature, materiali e altre spese associate al progetto.
- Dipartimento: Gestione del progetto o contabilità.
FAQ
Perché dovresti usare una nota spese?
Per gestire un'azienda, è necessario sostenere alcune spese: queste spese sono note come spese aziendali. Potrebbe essere qualsiasi cosa, dai pagamenti del pranzo per i clienti o le spese relative al viaggio. I lavoratori dell'azienda fanno queste spese, quindi hanno il diritto di chiederle indietro all'organizzazione. Quindi, i dipendenti inviano all'azienda una nota spese su carta o in formato digitale. Contiene un elenco dettagliato delle spese che i dipendenti sostengono a beneficio dell'azienda. Gli usi più importanti delle note spese sono descritti di seguito:
Aiuta nel monitoraggio delle spese
L'uso principale delle note spese è tenere traccia di dove sta andando il denaro, il che a sua volta aiuta a controllare i costi dell'organizzazione. Fornisce un quadro chiaro di quanto i dipendenti spendono a vantaggio dell'organizzazione. Classifica la spesa particolare e quindi prevede di ridurre questi costi. Con l'aiuto di una nota spese, l'azienda può capire chiaramente come spendere i propri fondi e come.
Aiuta con il budget
La pianificazione del budget rende l'azienda pronta per i suoi prossimi progetti. Questo, a sua volta, aiuta l'azienda a raggiungere il successo ea crescere. Con l'aiuto di un'accurata nota spese, l'azienda viene a conoscenza del finanziamento o di dove va a finire il denaro. Dopo aver appreso ciò, i membri dell'azienda possono formulare il proprio budget per la pianificazione futura dell'organizzazione. Aiuta anche a tenere un registro delle spese di tutti i reparti individualmente, il che consente all'azienda di garantire i fondi e gestire l'attività senza intoppi.
Consente rimborsi dettagliati e accurati
Poiché i dipendenti di un'organizzazione hanno sostenuto spese a vantaggio dell'organizzazione, è dovere dell'azienda rimborsarle. Con l'aiuto di una nota spese, l'azienda può fare un rapporto accurato sui rimborsi dei dipendenti. Inoltre, aiuta a eliminare qualsiasi tipo di confusione. La nota spese viene redatta tenendo presente la politica delle spese dell'azienda con la prova dei pagamenti effettuati dai dipendenti in modo che sia dettagliata e corretta.
Semplifica le detrazioni fiscali
Le spese sostenute dai dipendenti dell'organizzazione potrebbero essere deducibili dalle tasse. Ma non si possono far valere detrazioni per queste spese a meno che tu non le abbia correttamente e accuratamente registrate con una prova come la ricevuta del pagamento. Con l'aiuto di una nota spese, questo processo può essere semplificato in quanto aiuta a tenere traccia di tutte le spese deducibili durante la sessione fiscale. Così i dipendenti dell'organizzazione che gestisce la finanza rispettano queste spese e le mettono in forma fiscale.
Qual è lo scopo di una nota spese?
Una nota spese aiuta a semplificare la procedura di contabilità fornitori. Aiuta a tenere traccia di tutte le spese aziendali sostenute dai dipendenti a vantaggio dell'azienda. Lo scopo di una nota spese include quanto segue:
Aiuta a garantire che il denaro venga speso solo per lavori legati all'azienda
Il lavoro più importante di una nota spese è mantenere un controllo che i dipendenti stiano effettuando pagamenti relativi solo alle spese relative all'attività. Se il dipendente utilizza i finanziamenti dell'organizzazione per il proprio uso personale, l'azienda non è tenuta a rimborsarli. Pertanto l'azienda chiede la prova del pagamento effettuato dai dipendenti per verificare dove sono stati spesi i soldi.
Aiuta a tenere traccia delle spese dei dipendenti
L'organizzazione prepara una nota spese per classificare e dettagliare accuratamente tutte le spese. Questo aiuta a tenere traccia per vedere se i dipendenti dell'organizzazione stanno sostenendo i costi in modo appropriato. Inoltre, l'azienda può segnalare se i dipendenti utilizzano il denaro in modo inappropriato. Aiuta a tenere un registro e utilizzare correttamente la ricchezza dell'azienda. Questo, a sua volta, aiuta l'organizzazione a prosperare.
Risparmia tempo e denaro
Preparando una nota spese, le aziende di risposta possono essere in grado di risparmiare molto tempo e denaro. Tenere traccia manualmente del denaro speso può richiedere molto tempo. Ma con l'aiuto della contabilità delle note spese, il tempo dei dipendenti può essere risparmiato. Inoltre, con l'aiuto delle note spese, i registri possono essere mantenuti accuratamente senza errori. Aiuta a mantenere molto capitale per l'azienda e le consente di utilizzare questo denaro per fare qualcosa di produttivo per l'organizzazione.
Riduce il rischio di frode
Senza redigere una nota spese, i lavoratori, se di qualsiasi organizzazione, possono chiedere il falso rimborso presentando una falsa prova. Pertanto è essenziale mantenere un adeguato sistema di note spese in modo che l'azienda non debba affrontare alcuna frode. Per una nota spese accurata, le organizzazioni richiedono che i dipendenti presentino la prova del pagamento sostenuto in modo che non possano essere effettuati falsi rimborsi.
Fornito un quadro chiaro delle spese
Con l'aiuto di una nota spese, l'azienda può ottenere una comprensione chiara e accurata del capitale dell'azienda. Racconta dove i soldi terranno traccia con precisione. Aiuta anche a registrare le spese per rendere effettivo il budget per il futuro.
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