Richiesta d'acquisto vs Ordine d'acquisto: le differenze

Gestire il flusso di cassa della tua azienda è fondamentale per il successo finanziario: è un gioco da ragazzi. Mentre la contabilità per competenza ti consente di modificare e manipolare le statistiche per riflettere le spese non monetarie, tutte le aziende vivono e muoiono con la contabilità di cassa: i tuoi prodotti o servizi generano più denaro di quanto ne invii?

 Mentre la vendita di un servizio o di un prodotto di qualità superiore si basa su forze al di fuori del tuo controllo, come fattori di mercato ed economici, tu può gestire il flusso di cassa in misura decente. Ma, come ha detto la leggenda del business Peter Drucker, "Non puoi gestire ciò che non misuri."

Gestire correttamente il flusso di cassa in uscita richiede innanzitutto comprensione che sta costando che cosa all'interno della tua organizzazione. Stabilire linee guida chiare per le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto è un primo passo importante per misurare ciò che si intende gestire.  

Ordine d'acquisto e richiesta d'acquisto: qual è la differenza?

Una richiesta di acquisto (PR) e un ordine di acquisto (PO) sono entrambi momenti chiave all'interno del tuo strategia di approvvigionamento. La differenza sta nel loro ordine all'interno del flusso di lavoro degli approvvigionamenti aziendali. La differenza tra PO e PR è semplice:

• Una richiesta di acquisto è per uso interno e collega l'utente finale del prodotto o del servizio (dipendente) con le autorità di approvazione tramite la documentazione che dettaglia la spesa. 
• Un ordine di acquisto ha origine dalla richiesta e va al venditore o al fornitore per soddisfare la necessità. 

Entrambi svolgono funzioni critiche, tra cui la gestione della documentazione, il controllo del budget e la verifica delle funzioni finanziarie della tua azienda. 

Cos'è una richiesta d'acquisto?

Una richiesta di acquisto può essere complessa o semplice a seconda delle tue esigenze, con le organizzazioni più grandi che spesso necessitano di maggiori controlli e processi all'interno del flusso di lavoro delle PR rispetto ai negozi più piccoli con solo una manciata di dipendenti. In entrambi i casi, tuttavia, l'essenza principale di una PR è la stessa: il suo scopo è quello di servire come richiesta formale da parte di un dipendente di acquistare o procurarsi beni o servizi instradati attraverso il flusso di lavoro.

Perché hai bisogno di richieste di acquisto?

Ricorda, non puoi gestire ciò che non misuri e misurare le tue spese inizia con una solida comprensione di come il denaro fluisce verso l'esterno. A meno che tu non stia avviando personalmente ogni acquisto all'interno della tua organizzazione senza alcun input da parte dei dipendenti (improbabile), dovrai monitorare da vicino che sta ordinando che cosa, Per quale scopo, E per Quanto. Una richiesta di acquisto soddisfa tutti questi criteri e termina con un controllo finale da parte del personale designato per prevenire frodi finanziarie, sprechi e abusi all'interno della tua azienda.

È inoltre necessario mantenere registri accurati delle spese per i sistemi di gestione finanziaria nel caso in cui l'IRS bussi per un audit. In entrambi i casi, un processo di richiesta di acquisto ben oliato crea e mantiene automaticamente un sistema contabile completo per le spese aziendali. 

Come funziona una richiesta di acquisto?

Come ho detto, i flussi di lavoro specifici variano da azienda a azienda. Per questo flusso di lavoro, esamineremo come un'azienda di medie dimensioni con 100 dipendenti potrebbe instradare una richiesta di acquisto. A seconda delle dimensioni e dell'ambito, il flusso di lavoro della richiesta di acquisto potrebbe essere più snello o molto più lungo e complesso.

Di seguito è riportato uno schema di base della tipica sequenza delle richieste di acquisto:

1. Il dipendente identifica un'esigenza, sia essa di routine o un caso speciale, e invia un modulo di richiesta di acquisto. Il modulo solitamente include:
   1. Nome del dipendente o del dipartimento
   2. Posizione (se gli uffici sono geograficamente diversi o lavori principalmente in remoto)
   3. Quantità e tipologia di articoli richiesti
   4. La ragione sociale e l'indirizzo del venditore
   5. Prezzo esatto o stimato
   6. Data di scadenza/quando è necessario l'articolo o il servizio
2. Il primo manager o l'autorità che consiglia l'approvazione convalida che il prodotto o l'articolo non fa già parte del tuo inventario/non è disponibile e invia la richiesta al team di gestione finanziaria.
3. Il reparto finanziario garantisce che il fornitore sia conforme agli standard e alle pratiche della tua azienda, garantisce che esista una necessità valida che giustifichi una spesa e che la richiesta sia in linea con il budget.

Una volta benedetto dalla finanza, generi a ordine di acquisto per soddisfare la richiesta.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è una richiesta formale inviata al fornitore per i beni o i servizi indicati nella richiesta. L'ordine di acquisto è spesso molto più complesso dell'oggetto dell'acquisto e include un linguaggio giuridico per vincolare contrattualmente ciascuna parte alla transazione. È anche organizzato secondo i vostri sistemi di gestione interni. Se il fornitore è abbastanza grande o hai una relazione continuativa, è probabile che sia formattata in base ai suoi strumenti CRM.

Perché hai bisogno di ordini di acquisto?

L'ordine di acquisto esiste per richiedere formalmente e legalmente beni o servizi a un fornitore. Questo accordo legale vincola ciascuna delle parti alla transazione e garantisce una comprensione comune di ciò che è previsto, per quanto e quando è necessario. Ciò aiuta a evitare sorprese nella fatturazione e mantiene tutti i soggetti coinvolti nell'approvvigionamento responsabili e onesti l'uno con l'altro, evitando al tempo stesso errori di comunicazione o errori umani che spesso si verificano durante le transazioni verbali o gli accordi di stretta di mano.

 E, come le richieste di acquisto, esiste un ordine di acquisto che funge da traccia cartacea verificabile per la gestione interna o nel caso in cui un'agenzia esterna ti ispezioni.

Come funziona un ordine di acquisto?

 Una volta approvata la richiesta, il reparto finanziario completa l'ordine di acquisto e continua il flusso di lavoro di approvvigionamento.

1.  Il team finanziario invia l'ordine di acquisto al fornitore e riceve il file fattura. Da lì, il il venditore viene pagato immediatamenteoppure la fattura viene trattenuta nella contabilità fornitori per un periodo specificato o fino all'evasione dell'ordine di acquisto (a seconda dell'articolo, dei processi interni e del contratto con il fornitore).
   1. Una parte fondamentale della due diligence del tuo team finanziario è l'abbinamento a tre. Questo è un è possibile pagare per questi account funzione di reparto che effettua controlli incrociati dell'ordine di acquisto, fatturae una ricevuta di consegna per verificare che non vi siano frodi o errori umani che possano causare spese impreviste.
2. Una volta che l'articolo è stato consegnato o il servizio è stato reso, una parte responsabile (il richiedente originale o il team finanziario) genera una ricevuta e la archivia nella contabilità fornitori per facilitare la corrispondenza a tre e dimostrare che l'ordine di acquisto è soddisfatto.

Conclusione

 Si trattava di una ripartizione molto semplice dei flussi di lavoro delle richieste di acquisto e degli ordini di acquisto. In realtà, il processo avanti e indietro di richiesta e ricezione di merci da un fornitore esterno è laborioso e può essere lungo. Ecco perché la creazione di una procedura operativa standard per le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto è fondamentale per garantire un approvvigionamento regolare e una tenuta dei registri di qualità.

 E, come molte funzioni amministrative aziendali, questi aspetti degli appalti sono sempre più digitalizzati o automatizzati. Questa è un'ottima notizia per titolari e dipendenti di un'azienda: mentre i flussi di lavoro ottimizzati possono accelerare le cose, non è possibile ottimizzare oltre la velocità di consegna dei documenti avanti e indietro, in particolare nelle configurazioni di lavoro remoto o se le sedi e gli uffici sono dislocati.

 Efficace automazione contabilità fornitori gli strumenti includono richieste di acquisto complete e gestione degli ordini di acquisto. Le innovazioni nel flusso di lavoro includono:

• Strumenti di screening basati sull'intelligenza artificiale per generare richieste formali dalle e-mail dei dipendenti o dai messaggi Slack.
• Approvazione AP automatizzata per determinate categorie o richieste inferiori a un determinato importo in dollari che non necessitano di screening umano.
• Sincronizzazione con il tuo software di contabilità per migrare richieste, fatturazione e ricevute per consentire rapidamente la corrispondenza a tre e la riconciliazione.
• L'archiviazione dei dati a lungo termine all'interno di un cloud sicuro garantisce la conformità e la preparazione per l'audit.

Queste sono solo alcune delle innovazioni che danno forma al procurement, ma ciascuna di esse semplifica in modo univoco i flussi di lavoro delle richieste di acquisto e degli ordini di acquisto. E più sviluppi e coltivi il tuo gestione degli acquisti ed Automazione AP, maggiore è l'ecosistema che costruisci e più facile sarà gestire le attività amministrative che altrimenti distrarrebbero dalla tua attenzione operativa.

Non importa il tuo livello di automazione finanziaria, comprendere l'ordine di acquisto rispetto alla richiesta di acquisto è il primo passo per gestire la spesa e mantenere il contante in entrata, se gestisci ciò che ora puoi misurare.

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