Il problema
Essendo un piccolo team finanziario di 3 persone presso Rise Vision che mantiene i libri contabili per due entità legali separate, l'obiettivo del team è mantenere i processi semplici, cercare mezzi per automatizzare e definire i controlli sull'automazione.
Ciò che alla fine accadde, tuttavia, fu che lo strumento di analisi di terze parti mostrò visibilità solo sui dati a livello di fattura. Pertanto, i parametri dello strumento erano sempre inferiori a quelli mostrati da Chargebee, il che significava molto tempo dedicato alla riconciliazione dei numeri con i dati finanziari mensili. Poiché utilizzava i parametri sulle informazioni delle fatture, il loro MRR non era una rappresentazione fedele dei numeri delle entrate in quanto non teneva conto di informazioni come i crediti promozionali, qualcosa che Rise Vision ha emesso in abbondanza per promuovere un migliore coinvolgimento del prodotto e un maggiore rinnovamento.
In Debbie’s words, “The issue was that they’re pulling from different data sources. In a perfect world where your invoice represents what the subscription is set up at, you never have to make any changes. For instance, you never have to credit an invoice. Or offer any promotions — and if that’s the case, you could rely on the third-party tool, but nobody ever does. You can never get around a credit being issued. Right? That’s the biggest difference in my mind — it is that it’s not driven off of what the subscription is saying in the other tool. It’s driven off an invoice. And that’s not representative of true MRR.”
La Soluzione
La necessità di promuovere l'automazione di FinOps per aumentare l'efficienza dei processi derivava dalla necessità di crescere e raggiungere gli obiettivi EBITDA di Rise Vision. Mantenendo la semplicità per ridurre al minimo il lavoro e il rischio di errore, l'automazione è stata una componente chiave, insieme alla necessità di realizzare un miglioramento dell'utile operativo%.
To do that, the finance team at Rise Vision sought a single source of truth, than waste time shuttling between two systems. Debbie explains it best — “I told the team, we should be using Chargebee because it’s our billing system. It’s what feeds the financials. And I only care about what feeds the financials.”
Dopo aver analizzato i parametri di RevenueStory, sia in termini di definizioni che di calcoli, confrontandoli con lo strumento precedente, il team finanziario ha spinto per una migrazione completa a RevenueStory.
Con Xero come sistema CoGe per la contabilità, Chargebee per la gestione dell'automazione della fatturazione delle attività di abbonamento, Avalara per la dichiarazione e il calcolo delle imposte sulle vendite, Stripe per l'elaborazione dei pagamenti con carta di credito, il loro stack tecnologico finanziario è stato completato utilizzando RevenueStory per l'analisi degli abbonamenti.
il Payoff
La migrazione a RevenueStory ha avuto un impatto significativo sul modo in cui riportano il proprio MRR e ha comportato un aumento complessivo della produttività.
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Unica fonte di verità:
RevenueStory offre una visione a 360 gradi a livello di transazione, fattura, abbonamento e cliente, con la possibilità di visualizzare i dati sottostanti (VUD). -
Analisi dettagliata dei dati di abbonamento e a livello di cliente:
RevenueStory dà accesso a informazioni molto approfondite con Drill Down, che consente a Rise Vision di ottenere la storia completa, dal quadro generale delle questioni alle specifiche a livello di cliente come entrate per account, MRR dopo note di accredito e crediti promozionali, ecc. -
Precisione MRR:
Poiché le metriche si basano sui dati di abbonamento, i dati non vengono elaborati a differenza di quasi tutti gli altri strumenti di BI, il che significa che Rise Vision non perde informazioni sui singoli punti dati storici. Ciò porta a una maggiore precisione dell’MRR. Questo in genere non è incluso negli strumenti di analisi di terze parti con conseguente MRR inferiore. -
Tempo risparmiato nella riconciliazione dei numeri:
Il tempo impiegato per riconciliare i numeri tra RevenueStory e i dati finanziari mensili è stato ridotto del 50% rispetto al tempo impiegato tra lo strumento precedente e i dati finanziari. -
Tempo risparmiato nella generazione di numeri settimanali:
Il team finanziario è in grado di creare report finanziari settimanali nel 20% in meno di tempo rispetto a prima.
Most of the third-party analytics tools are running off invoicing. So, they’re getting their metrics starting about from them, when you invoice a customer as opposed to RevenueStory which runs the majority of stuff from the subscription standpoint.
Debbie Barrafato, Direttore finanziario, Rise Vision
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- Fonte: https://www.chargebee.com/customers/risevision/
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