Il miglior sistema di gestione elettronica dei documenti nel 2023

Il mondo è diventato digitale, così come le scartoffie d'ufficio. Ogni ufficio crea, collabora, condivide e archivia migliaia di documenti elettronici ogni anno. È facile perdersi nel caos. Pertanto, disponiamo di un sistema elettronico di gestione dei documenti che organizza i documenti in modo che il tuo team possa accedere a documenti importanti in movimento.  

Ci sono molti software di gestione dei documenti elettronici disponibili online. Le organizzazioni devono scegliere il software che si adatta alle loro esigenze e al caso d'uso. In questo blog, esamineremo i 5 migliori sistemi di gestione dei documenti elettronici sul mercato e metteremo in evidenza le caratteristiche che li contraddistinguono.

1. nanonet
2. M-File
3. Templafy
4. Documento logico
5. onlyoffice

Che tu sia un piccolo imprenditore, un libero professionista o semplicemente qualcuno che cerca di mettere in ordine i tuoi file digitali, questo blog ti aiuterà a trovare l'EDMS perfetto per le tue esigenze.

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Miglior EDMS nel 2023

#1. Nanonet

Nanonets è un'elettronica completa sistema di gestione dei documenti. Ha un'interfaccia facile da usare e funzionalità avanzate per end-to-end documento automatizzato gestione.

Una delle caratteristiche principali della piattaforma è che acquisisce automaticamente i dati da qualsiasi tipo di documento utilizzato Tecnologia OCR. Puoi anche creare flussi di lavoro automatizzati per completare attività sui documenti come classificazione dei documenti, archiviazione, indicizzazione e controllo dei documenti, o addirittura creare workflow di approvazione per convalidare i dettagli del documento.

Con la sua interfaccia senza codice, oltre 5000 integrazioni e Prova gratuita 15-day, Nanonet può essere utilizzato dal primo giorno per gestire i documenti aziendali e automatizzare i processi manuali.

PRO:

• Interfaccia user-friendly senza codice
• Eccellente classificatore di documenti
• Assistenza clienti 24 × 7
• 5000+ integrazioni
• Automatizza l'elaborazione manuale dei documenti con flussi di lavoro senza codice
• Protezione con password, Ruolo Basato sull'accesso ai documenti
• Archiviazione sicura dei documenti
• Estrai i dati dai record con una precisione >95%.
• Interfaccia facile da usare: impara come usarlo in 30 minuti o meno
• Modelli e facili opzioni di personalizzazione

Contro:

• Nessuna opzione di generazione dei documenti
• Non può essere utilizzato per la firma del documento

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Hai in mente un caso d'uso? Partecipa a una breve chiamata di 10 minuti con i nostri esperti di automazione per ottimizzare gestione documenti nella tua organizzazione.

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#2. M-File

M-Files è un sistema di gestione dei documenti elettronici di facile utilizzo che aiuta a gestire i documenti in modo efficace. Riduce il tempo di archiviazione e condivisione di file e documenti, il che aumenta la produttività dell'organizzazione.

Il sistema di gestione dei documenti elettronici M-Files aiuta a tenere traccia delle modifiche a file e documenti in modo efficace e senza sforzo. Infine, consente all'utente di avere una prova gratuita per provare il software prima di acquistare il pacchetto.

Fonte

PRO:

• Consente all'utente di accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo
• Consente agli utenti di tenere traccia delle modifiche apportate ai file

Contro:

• Devi scaricare il software per usarlo
• Configurazione GUI complicata
• Ci sono limitazioni sui conteggi nei caveau
• Strumento di amministrazione complicato
• Dovrebbe migliorare l'interfaccia utente.

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#3. Templafy

Templafy è una piattaforma di generazione di documenti che fornisce moduli di gestione dei documenti elettronici per le aziende che cercano di organizzare i documenti aziendali.

Templafy offre molti strumenti per la creazione di documenti, la collaborazione sui contenuti, la firma digitale e il monitoraggio dei documenti. Con il cloud storage, Templafy consente agli utenti di accedere facilmente ai documenti da qualsiasi dispositivo mobile.

PRO:

• Semplici opzioni di generazione e tracciamento dei documenti
• Eccellenti integrazioni di generazione di documenti

Contro:

• Potrebbe essere necessario più tempo per caricare i documenti
• Potrebbero verificarsi problemi durante l'accesso
• Potrebbero verificarsi problemi di compatibilità a volte
• Potrebbe essere costoso per le piccole organizzazioni

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#4. logico doc

Il software di gestione dei documenti elettronici Logical Doc è un sistema open source basato su Java che aiuta a automazione dei processi aziendali.

LogicalDoc consente agli utenti e alle organizzazioni di organizzare, indicizzare, recuperare, controllare e distribuire in modo sicuro e affidabile documenti aziendali cruciali, concentrandosi sull'automazione dei processi aziendali e sul recupero rapido dei contenuti.

PRO:

• Ottimo per la gestione delle informazioni
• Sono disponibili plug-in open source

Contro:

• Interfaccia utente obsoleta
• Costoso per le piccole organizzazioni
• La personalizzazione richiede conoscenze di programmazione
• Difficile da imparare per i principianti
• Nessun supporto telefonico

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#5. Solo sistema AscensioUfficio

Il sistema di gestione dei documenti elettronici Ascensio System OnlyOffice è semplice da usare EDMS per le piccole imprese. Aiuta a condividere file e documenti; è anche semplice gestire le attività integrando file, e-mail, collegamenti URL, ecc., nel tuo sistema.

Inoltre, questo sistema di gestione dei documenti supporta CIFS (Common Interface File System), consentendo la compatibilità di file e documenti con OS (sistema operativo) come Unix, ecc. Inoltre, questo sistema di gestione dei documenti funziona con il supporto del supporto API.

PRO:

• Compatibile con i servizi cloud
• Funzionalità di archiviazione e condivisione semplificate
• Buono per la generazione di documenti

Contro:

• Manca l'automazione dei documenti
• Archiviazione di documenti cloud molto ridotta
• L'accesso basato sui ruoli è difficile da monitorare
• Interfaccia utente difficile

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Nanonet: un EDMS completo per la tua azienda

[Contenuto incorporato]

Nanonets è un sistema di gestione elettronica dei documenti ricco di funzionalità che funziona come software di contabilità fornitori. Nanonets dispone di software OCR integrato, soluzione di pagamento e automazione avanzata del flusso di lavoro.

Grazie a questa combinazione, Nanonets può risolvere varie attività aziendali come l'automazione del caricamento dei documenti, classificazione, identificazione di documenti duplicati, pagamenti fornitori, gestione dell'approvazione dei documentiE altro ancora.

Nanonet semplifica la gestione dei documenti. Non appena un documento entra nel tuo ecosistema, puoi inviare automaticamente il documento a Nanonets. La piattaforma leggerà, estrarrà informazioni rilevanti, classificherà e indicizzare i documentie quindi inviare il documento all'archiviazione dopo aver completato i controlli pertinenti utilizzando i trigger del flusso di lavoro. Anche la piattaforma converte i documenti in PDF ricercabili, semplificando la ricerca dei documenti con una semplice ricerca per parola chiave.

Ad esempio, una fattura tocca la tua casella di posta. Le nanonet lo faranno

• estrarre i dati dalle fatture,
• controlla i duplicati,
• abbinare l'ordine di acquisto, l'ordine di vendita e la fattura,
• classificare la spesa utilizzando i codici GL,
• ottenere le approvazioni di pagamento, e
• infine, effettua il pagamento.

Tutto questo può essere impostato in Nanonet senza scrivere una singola riga di codice.

Puoi anche usare Nanonets come a soluzione in white label nel sistema di gestione dei documenti elettronici esistente. Cerchi una partnership simile? Raggiungici.

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5 motivi per cui dovresti usare Nanonet

[Contenuto incorporato]

I vantaggi di Nanonet vanno oltre l'essere una piattaforma facile da usare con molteplici casi d'uso. Ecco cinque motivi per cui dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di Nanonet per gestire i tuoi documenti elettronici in modo efficiente.

Nanonets ha il meglio della categoria Software OCR, che riconosce ed estrae punti dati dai tuoi documenti senza alcun modello. Puoi creare il tuo modello OCR personalizzato in 15 minuti sulla piattaforma.

La piattaforma funziona con oltre 200 lingue e può facilmente estrarre informazioni da più lingue, più pagine, strutturato, o estrazione di dati non strutturati dai documenti. È possibile utilizzare i dati estratti per attivare i flussi di lavoro.  

Fonte fattura

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Hai un documento? Basta caricare il documento ed estrarre i dati da esso in movimento.

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Automatizza i processi manuali senza flussi di lavoro di codice

I flussi di lavoro facili da usare, senza codice e personalizzabili di Nanonet possono essere automatizzati processi documentali, elaborazione fattura, flusso di lavoro di approvazione, requisiti assicurativi e altro ancora.

Puoi utilizzare i flussi di lavoro di Nanonets per automatizzare

E altro ancora. Le possibilità sono infinite.

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Hai in mente un caso d'uso per l'automazione del flusso di lavoro? Inizia la tua prova gratuita or contatta il nostro team per impostare il flusso di lavoro.

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Integra facilmente con oltre 5000 opzioni di integrazione

Nanonets si integra facilmente con il tuo stack tecnologico esistente con integrazioni API e pronte all'uso. Garantisci un flusso di dati continuo da e verso Nanonet e le tue applicazioni aziendali.  

Nessun codice e inizia a utilizzare dal primo giorno

Le nanonet sono estremamente facili da configurare. Tutto quello che devi fare è Inizia la tua prova gratuita, carica i tuoi documenti su estrarre i datie connettersi alle integrazioni richieste. Questo è tutto.

Puoi iniziare a utilizzare la piattaforma dal primo giorno.

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Proteggi i documenti sensibili con l'accesso basato sui ruoli e l'archiviazione sicura

Proteggi i tuoi documenti aziendali con accesso restrittivo e archivia i documenti in un archivio cloud sicuro. Nanonets è conforme al GDPR, certificato SOC2 e disponibile nell'hosting on-premise, che ti consente di modificare Nanonets in base ai tuoi requisiti di sicurezza.

Oltre a quanto sopra, Nanonets si distingue dai suoi concorrenti con quanto segue:

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Hai una gestione documenti caso d'uso in mente? Lascia che ti aiutiamo a ottimizzare il tuo processi documentali. Contatta il nostro team di esperti in modo che possiamo guidarti su come gestire i documenti in modo efficace su larga scala.

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Conclusione

I vantaggi dei sistemi di gestione dei documenti elettronici lo rendono fondamentale per qualsiasi azienda che desideri ottimizzare i propri processi di gestione dei documenti. La scelta del miglior software per le tue esigenze richiede molte ricerche.

Lascia che il nostro team semplifichi la tua decisione. Contatta i nostri esperti per vedere come puoi utilizzare Nanonet per risolvere i tuoi requisiti aziendali e automatizzare le tue banali attività di gestione dei documenti elettronici.

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LAiutaci a ottimizzare i tuoi processi di gestione dei documenti. Prenota una chiamata di consulenza gratuita per vedere come puoi risparmiare l'80% sui costi e il 90% sul tempo con l'automazione Nanonets.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/top-electronic-document-management-system/