Desideri automatizzare il banale e meccanico processo di fatturazione da pagare? Tentativo nanonet™ Soluzione OCR basata sull'intelligenza artificiale per automatizzare il processo di fatturazione da pagare nella tua organizzazione!
Introduzione
Il processo di fatturazione da pagare è un altro nome per il processo di approvvigionamento da pagare di un'azienda. È il compito più importante del processo di contabilità fornitori. Con l’aumento dei volumi delle transazioni e con la maggiore enfasi posta nei tempi moderni sulle transazioni elettroniche e non cartacee, l’automazione del ciclo dalla fattura al pagamento ha assunto importanza per le aziende.
Impariamo di più sul processo di fatturazione da pagare e sulla sua automazione.
Una cronologia del processo di fatturazione da pagare
Una fattura è un documento inviato da un fornitore/venditore/venditore a un cliente/acquirente, in cui sono dettagliati i prodotti o servizi acquistati da quest'ultimo, insieme al loro valore monetario. Il pagamento della fattura è il pagamento effettuato dall'acquirente al venditore, per saldare la fattura emessa dall'acquirente.
Potrebbe non essere una forzatura affermare che gli esseri umani potrebbero aver inventato la parola scritta, solo per tenere traccia degli oggetti che si sono procurati o venduti. Più di quattromila anni fa, sembra che i sacerdoti sumeri usassero fatture di argilla per tenere traccia e registrare le transazioni riguardanti prodotti agricoli e vino. Si può immaginare che, se il pagamento non fosse stato ricevuto in tempo, si sarebbe tentati di utilizzare le fatture stesse per minacciare o infliggere danni al debitore inadempiente.
In tempi relativamente recenti, si dice che Hieronymus Bosch abbia inviato una fattura al re Filippo il Bello, di Castiglia, nel 1504 d.C. per il suo dipinto intitolato "Il Giudizio Universale". Non è noto se il re Filippo abbia pagato la fattura a causa delle cattive pratiche di gestione delle fatture in quei tempi bui di ignoranza finanziaria.
Da allora il processo di fatturazione è stato gestito meglio grazie al consenso sulla semplice equazione “ricevi fattura – paga fattura”. Oggi non esiste una sola azienda che non si occupi di fatture e fatture e, man mano che il valore e il volume delle transazioni si espandono, vengono creati interi dipartimenti denominati Contabilità fornitori per gestire il ciclo dalla fattura al pagamento.
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Il processo di fatturazione da pagare
Il processo di fatturazione da pagare inizia in genere con la ricezione della fattura dal fornitore/venditore. Le fatture potrebbero fungere anche da fatture di vendita. Le fatture vengono inviate e ricevute in vari modi: come copia cartacea inviata tramite posta ordinaria (sta morendo rapidamente), fatture inviate via fax (Il 43.8% delle fatture continuano a essere ricevuti via fax oggi), documenti di fatturazione digitalizzati inviati tramite e-mail e moduli di fattura digitalizzati nei portali dei fornitori.
Il secondo passaggio nel ciclo di fatturazione da pagare è la verifica della validità della fattura. Una fattura può essere collegata a un ordine di acquisto (PO) emesso dal cliente al fornitore. I dati presenti nella fattura, compreso il tipo di prodotto/servizio ordinato, prezzo concordato, data di consegna, ecc., vengono confrontati con l'ordine d'acquisto originale. A volte, le fatture vengono emesse dopo la consegna del prodotto/servizio e in tali casi, i dettagli della fattura vengono abbinati ai dettagli sulla ricevuta di consegna.
Qualsiasi discrepanza nei dati della fattura viene contrassegnata come un'eccezione e c'è un andirivieni tra l'acquirente e il venditore per risolvere il problema. Una volta risolta l'eccezione, la fattura viene riemessa dal venditore, la fattura viene nuovamente registrata e il processo di convalida viene ripetuto.
A seconda delle politiche aziendali, i processi di convalida e approvazione possono passare attraverso diversi livelli gerarchici. Ad esempio, alcune aziende possono imporre approvazioni a livello di gestione per valori di fattura superiori a una determinata soglia.
Una volta approvata, la fattura viene pagata secondo i termini negoziati con il venditore. Il pagamento viene effettuato sotto forma di contanti, assegni, bonifici o altri metodi, secondo termini e condizioni prestabiliti. Sebbene non esistano restrizioni generalizzate sulla durata del processo di pagamento delle fatture, molti acquirenti forniscono ai clienti dettagli specifici sul pagamento previsto. Alcuni termini tipici utilizzati in fattura per specificare la modalità di pagamento prevista sono:
PIA – Pagamento anticipato: Un PIA in una fattura indica che l'acquirente deve pagare interamente il prodotto/servizio prima che venga consegnato.
CIA – Pagamento anticipato: Una sottocategoria di PIA in cui il pagamento anticipato deve essere necessariamente in contanti.
50% in anticipo: L'acquirente deve pagare la metà del valore indicato nella fattura prima della consegna del servizio/prodotto
EOM – Fine mese: L'acquirente dovrà pagare entro la fine del mese in cui ha ricevuto la fattura.
*15 IFM – Fattura del mese successivo: L'acquirente deve pagare entro il 15 del mese successivo alla data della fattura.
NEt 7 (o NEt21, o NEt30): L'acquirente deve pagare entro 7 (o 21 o 30) giorni dall'arrivo della fattura.
Una volta effettuato il pagamento, quella particolare traccia della fattura viene chiusa e la transazione viene registrata come completata. La fattura e i dettagli del pagamento vengono archiviati per controlli futuri.
Molte piccole imprese si affidano al personale esistente per gestire le fatture, ma man mano che l'azienda cresce di dimensioni, potrebbe sorgere la necessità di dipendenti specializzati per gestire le fatture dalla ricezione al pagamento. Sempre più organizzazioni ricorrono ora a sistemi automatizzati di gestione delle fatture per una gestione fluida del processo dalla fattura al pagamento.
Automazione del processo di fatturazione-pagamento
Si ritiene che il flusso di lavoro da fattura a pagamento migliorato digitalmente sia iniziato nel 1978, con Visical, il primo software per fogli di calcolo che poteva essere utilizzato per la gestione dei conti. Questo è stato seguito da un software simile che potrebbe aiutare le aziende a informatizzare la propria contabilità.
L'automazione del processo di fatturazione-pagamento elimina molte delle interruzioni di velocità associate alla tradizionale elaborazione manuale delle fatture. Semplifica il processo di acquisto, riduce l'ingombro della carta, migliora la trasparenza del percorso della fattura, fa risparmiare tempo e denaro, aumenta la produttività dei dipendenti e migliora le relazioni con i fornitori.
L'automazione della fatturazione per il pagamento offre i seguenti vantaggi all'azienda:
- Elaborazione rapida delle fatture che elimina i ritardi nei pagamenti
- Migliore rapporto fornitore-cliente grazie alla rapidità dei pagamenti
- Prevenzione di errori e perdita di dati
- Manutenzione del movimento della filiera
- Prevenzione frodi
- Reindirizzamento della manodopera per compiti più gratificanti
- Maggiore visibilità, controllo e conformità
- Ecocompatibilità ed evitamento del disordine di carta
- Archiviazione metodica di tutti i documenti di acquisto a fini di audit e fiscali
Oggi, l'automazione del processo da fattura a pagamento include l'acquisizione dei dati delle fatture, la codifica delle fatture con il conto e il centro di costo corretti, l'approvazione delle fatture, l'abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e la registrazione per i pagamenti.
1. Ricezione e digitalizzazione della fattura: la fattura può essere ottenuta come allegato di posta elettronica o come dati di un modulo online. Nel primo caso, gli allegati e-mail possono essere sotto forma di immagini scansionate, PDF, file di elaborazione testi, fogli di calcolo, ecc. L'automazione può aiutare a classificare queste fatture in base al loro tipo, il che aiuterebbe nella successiva estrazione dei dati.
2. Estrazione dei dati: Questo è in genere il passaggio più comune in cui viene utilizzata l'automazione. Alcuni campi chiave che devono essere acquisiti dall'OCR da una fattura sono:
Dettagli del venditore: Nome del venditore, indirizzo del venditore, telefono del venditore, email del venditore, dettagli del conto bancario del venditore
Dettagli della fattura: Numero fattura, Data fattura, Importo fattura, Data scadenza pagamento, Net_D, Numero ordine d'acquisto, Valuta
Dettagli dell'acquirente: Indirizzo dell'acquirente, nome dell'acquirente
Dettagli fiscali: Importo imposta, Tax_ID
Dettagli della tabella: Descrizione del prodotto, quantità, prezzo, importo della riga
Il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riconosce i campi dati chiave nella fattura digitalizzata. Questo riconoscimento si basa sulla loro posizione nella fattura, indicata da regole e modelli progettati dallo sviluppatore. Strumenti moderni come Nanonets utilizzano lettori di fatture più sofisticati abilitati all’intelligenza artificiale per acquisire in modo intelligente dati rilevanti con errori minimi attraverso un processo di apprendimento continuo.
3. Convalida e approvazioni: Il software può eseguire una corrispondenza automatica a tre vie tra fattura, ordine d'acquisto e ricevuta confrontando i dati estratti e abbinandoli ai dati di un database preesistente. Lo strumento di automazione può anche prendere decisioni come approvare la transazione, segnalare errori o sollevare eccezioni. I software avanzati, in particolare quelli come Nanonets, guidati da un motore di intelligenza artificiale, possono reindirizzare le fatture contrassegnate per ulteriori azioni.
4. Routing di approvazione della fattura: Utilizzando un software di gestione delle fatture come Nanonet, la fattura può essere automaticamente instradata da una fase a quella successiva e si possono impostare promemoria per l'approvazione. L'inclusione di imprevisti e promemoria nel flusso di lavoro può eliminare i colli di bottiglia. L'integrazione di firme elettroniche e moduli digitali può consentire approvazioni in movimento da parte di diversi partecipanti al processo
5. Elaborazione del pagamento: Un processo di fatturazione-pagamento completamente automatizzato includerebbe anche la fine del pagamento in cui una fattura approvata viene pagata automaticamente in formato digitale. Nonostante la possibilità di pagamento automatico, molte aziende che utilizzano il processo automatizzato di fatturazione-pagamento includono qui una fase di intervento manuale per motivi di sicurezza finanziaria.
6. Conservazione e archiviazione dei dati: Un buon strumento di automazione delle fatture per i pagamenti non solo memorizzerebbe tutti i dati in un database ben definito, ma può anche generare una varietà di report finanziari tra cui report sui flussi di cassa, bilanci, informazioni fiscali, inventario e conti da pagare/crediti.
Secondo un recente indagine, ecco le migliori soluzioni di elaborazione automatizzata delle fatture che molte aziende vorrebbero implementare:
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Nanonet per processi intelligenti di fatturazione-pagamento
Nanonets è un software basato sull'intelligenza artificiale che può essere utilizzato per automatizzare e semplificare le fasi di elaborazione delle fatture della tua attività.
I dati possono essere acquisiti senza errori da una varietà di tipi di file di fattura. Il motore AI di Nanonets può essere addestrato con fatture effettive, senza bisogno di codifica, il che lo rende personalizzabile per l'azienda.
Dispone inoltre di algoritmi all'avanguardia integrati e di una solida infrastruttura per approvazioni in più fasi. Il software di elaborazione delle fatture Nanonets può essere integrato con altri sistemi come il database Mysql, QuickBooks o Salesforce ed è indipendente dalla piattaforma. È accurato e scalabile, fa risparmiare tempo e denaro al team di elaborazione delle fatture della contabilità fornitori e migliora la produttività.
Alcune caratteristiche specifiche che rendono Nanonets la soluzione ideale per l'automazione del processo di fatturazione-pagamento sono:
- Possibilità di personalizzare – Puoi aggiungere i tuoi dati al modello di fattura preaddestrato e aggiungere campi personalizzati per addestrare un modello tutto sull'interfaccia utente
- Locale – È possibile eseguire Nanonets on-premise tramite una finestra mobile. Nanonet è conforme al GDPR
- Risparmia tempo e denaro – Riduci i tempi di consegna (TAT) da giorni a minuti e i costi di elaborazione dei documenti del 90%
- Assistenza – Il supporto in chat per la risoluzione delle query in tempo reale aiuta gli utenti a navigare nel mondo, a volte complicato, dell'acquisizione delle fatture.
- Documentazione delle API – Nella documentazione troverai esempi di codice pronti all'uso in Shell, Ruby, Golang, Java, C# e Python, nonché specifiche API dettagliate per diversi endpoint.
Il software di acquisizione fatture Nanonets può connettere origini dati come e-mail, Google Drive, ecc. con l'API che inserisce i dati acquisiti direttamente nel tuo CRM/WMS/DB.
Takeaway
L'automazione del processo di fatturazione-pagamento comporta vantaggi convincenti come risparmio di tempo e costi, processo semplificato di contabilità fornitori e, in definitiva, migliori profitti. La scelta di uno strumento di automazione della fatturazione-pagamento dipende dal livello di automazione garantito dall'azienda e dalla capacità del software di integrarsi con le pratiche e le politiche dell'azienda.
Il software da utilizzare dipende anche dalla dotazione di budget dell’azienda, che tiene conto delle dimensioni dell’attività, dei profitti e del potenziale di investimento dell’azienda.
Altri fattori che devono essere considerati nella scelta di uno strumento di automazione della gestione delle fatture sono la facilità d'uso, il supporto tecnico, le esigenze di archiviazione dei dati dell'azienda e l'integrazione con gli strumenti digitali esistenti utilizzati dall'azienda.
È necessario ricordare che qualsiasi software di fatturazione-pagamento è uno strumento sinergico che consente ai dipendenti umani di concentrarsi su compiti meno banali e di maggior valore come lo sviluppo del business e altre attività che contribuiscono al valore aziendale.
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