Xero è un software di contabilità SaaS basato su cloud per clienti di piccole imprese situati in molti paesi. L'azienda Xero, fondata nel 2006, ha sede in Nuova Zelanda. Il software di Xero gestisce la contabilità fornitori come un sistema tradizionale che richiede l'immissione manuale dei dati. Per l'automazione della contabilità fornitori Xero, i clienti Xero integrano software di automazione AP di terze parti.
Come gestire gli AP su Xero
Gestisci la contabilità fornitori (AP) su Xero eseguendo questi processi necessari:
- Ricevi una fattura fornitore o un'altra fattura via e-mail al sistema contabile Xero o tramite scansione
- Approvare la fattura
- Pianifica il pagamento
- Xero aggiunge fattura/fattura alla contabilità fornitori
- Pagamento fatto
- Fattura/fattura contrassegnata come pagata
Ma tieni presente che questi passaggi eseguibili in Xero non coprono molte attività manuali. Ad esempio, i dipendenti del reparto contabilità fornitori devono determinarlo visivamente fatture siano corretti attraverso processi di verifica manuale e ottengano approvazioni.
Questi processi di verifica dell'accuratezza includono l'abbinamento a 3 vie (o abbinamento a 2 vie) della fattura con l'ordine di acquisto (PO) e un rapporto di ricezione, se applicabile, per la ricezione della merce.
Il personale AP deve determinare quale/i responsabile/i del budget designato/i deve/i approvare la fattura, in conformità con la politica di spesa aziendale. Quindi la contabilità fornitori inoltra i documenti abbinati (spesso cartacei) all'approvatore giusto e prosegue con gli approvatori quando la loro approvazione non è tempestiva.
La contabilità fornitori paga le fatture in batch. Forse la contabilità fornitori utilizza ancora assegni cartacei della vecchia scuola. Quando si utilizzano assegni cartacei, sono necessari questi passaggi manuali:
- Chiedere al CFO o al Controller di approvare l'esecuzione del controllo
- Ottenere firme di assegno autorizzate
- Stampa di assegni su carta
- Separare e archiviare una copia dell'assegno con le copie del documento fattura abbinate
- Riempimento e spedizione di buste con assegni e avvisi di rimessa allegati
- Rispondere alle chiamate o alle e-mail in arrivo dei fornitori che richiedono lo stato attuale del pagamento
Flussi di lavoro della contabilità fornitori di Xero
Le seguenti descrizioni si riferiscono ai flussi di lavoro della contabilità fornitori Xero per l'esecuzione dei processi di contabilità fornitori nel software contabilità fornitori Xero core.
Acquisisci e inserisci fatture/fatture dei fornitori
Gli utenti dei piani dell'edizione Business di Xero, che includono i piani tariffari SaaS Early, Growing e Stabilited, ricevono il Hubdoc integrato funzionalità che acquisisce fatture e ricevute in Xero. Hubdoc è un partner Xero per l'acquisizione di dati OCR che estrae dati da documenti e crea transazioni in Xero. L'indirizzo e-mail delle fatture Xero viene visualizzato in qualsiasi scheda di stato nella pagina Panoramica acquisti.
Per acquisire fatture e fatture dei fornitori in Xero utilizzando la funzionalità Hubdoc, la fattura deve essere un allegato e-mail anziché incorporata nell'e-mail stessa. Per questo processo di acquisizione e-mail, inoltrerai le fatture ricevute da qualsiasi fornitore al tuo indirizzo e-mail Xero Bills.
La maggior parte dei formati di documenti e immagini funzionano quando invio fatture via e-mail all'indirizzo e-mail univoco della tua organizzazione Xero per creare una bozza di fattura con una fattura inviata via e-mail allegata. Puoi inviare tramite e-mail fino a 10 fatture in un'unica e-mail che creerà fatture separate in Xero. La dimensione massima dell'e-mail è 25 MB.
La fattura inviata via email sarà nella valuta di base della tua azienda anziché in una valuta estera. Solo con un abbonamento che include multivaluta, puoi cambiare manualmente la valuta sulla cambiale o sulla fattura in valuta estera in Xero.
Solo se Xero riesce a leggere correttamente la fattura inviata via email, alcuni campi, inclusi questi, verranno compilati automaticamente e verranno contrassegnati in Xero da un'icona a forma di fulmine:
- Contatti
- Data
- Totale
- Scadenza
- Riferimento
Tieni presente che questo processo di acquisizione delle fatture potrebbe non essere completo o accurato e richiede comunque l'esecuzione di passaggi manuali (elencati nel collegamento Xero per l'invio di fatture tramite posta elettronica) nel menu Affari/Fatture da pagare e per la conversione di valuta richiesta.
Se non utilizzi la funzione Hubdoc di Xero per l'acquisizione dei dati delle fatture inviate via email, devi eseguire l'immissione manuale dei dati per aggiungere fatture e fatture nel sistema software di contabilità Xero. Nel menu Affari/Fatture da pagare, seleziona Nuova fattura e inserisci i dettagli nei campi. Salva la fattura e inviala per l'approvazione prima di pagarla.
Codificherai manualmente queste fatture della contabilità fornitori nel conto delle spese o delle risorse corretto, ad esempio l'inventario.
Pagare le bollette e registrare i pagamenti
A pagare le bollette, pianificare le fatture nel sistema (per batch) inserendo la data di pagamento e apponendo un segno di spunta sulle fatture in pagamento. Quando la fattura viene pagata, Xero registra la transazione come una riduzione dei conti da pagare come debito e un credito contabile in partita doppia contro contanti (e qualsiasi sconto per pagamento anticipato preso).
Aggiunta di nuovi fornitori
Nel software di contabilità Xero, Xero imposta nuovi fornitori come contatti e determina il modo in cui utilizzi questi contatti: come fornitori o clienti o entrambi. Se carichi una fattura, il Contatto viene utilizzato come fornitore. Pertanto, non è necessario spostare i contatti nei fornitori. Quando usi Hubdoc in Xero, Hubdoc verrà automaticamente impostare il fornitore nello Xero sistema software di contabilità per te al ricevimento della fattura. In caso contrario, è necessario l'inserimento manuale dei dati per impostare i fornitori in Xero.
Gestire spese e rimborsi
Con Xero puoi visualizzare e gestire fatture, spese e rimborsi dal software online basato su cloud o con un dispositivo mobile che utilizza l'app Xero. La tua visibilità sulla gestione della spesa non sarà così completa come lo sarebbe con l'integrazione del software di automazione AP.
Automatizzazione del flusso di lavoro Xero AP con Nanonets
Puoi automatizzare completamente tutto il flusso di lavoro Xero AP per la ricezione e l'elaborazione delle fatture, compresi i pagamenti, con Nanonets Flow, la sua automazione AP e software per l'elaborazione delle fatture per i conti da pagare. Utilizza Nanonets migliori pratiche di contabilità fornitori nel suo software di automazione AP.
Nanonets ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi onboarding del fornitore facilmente e avere un'eccellente gestione dei documenti relativi alla contabilità fornitori. I fornitori scelgono un metodo di pagamento.
Il software di automazione Nanonets Flow AP ti consente di inoltrare e-mail o scansionare fatture in Nanonets con OCR intelligente (riconoscimento ottico dei caratteri) potenziato da AI/ML per acquisire elettronicamente i dati delle fatture per voce con intestazioni. Ma Nanonets è un esperto di OCR e ha un tasso di precisione molto più elevato nell'acquisizione dei dati delle fatture rispetto a quello che Xero con HubDocs può fornire in modo affidabile per ogni fattura. Nanonetti Inserimento dati AI è la chiave per ottenere precisione ed efficienza.
Nanonets offre alla tua azienda un'elaborazione delle fatture tempestiva e senza interventi manuali, senza intervento umano o processi manuali, basata sull'intelligenza artificiale (AI) e sul suo sottoinsieme, l'apprendimento automatico (ML). Software automatizzato L'elaborazione delle fatture comprende passaggi per la verifica delle fatture, corrispondenza fattura, approvando le fatture per il pagamento e pagando fatture e fatture approvate in batch.
Potrai richiedere gli sconti per pagamento anticipato del fornitore se paghi entro il breve numero di giorni indicato nei termini di pagamento della fattura, ad esempio pagando entro 10 giorni per 2/10, netto 30 per ricevere uno sconto del 10% dal saldo dovuto della fattura invece di pagare l'intero importo della fattura in 30 giorni. Quando accetti sconti per pagamenti anticipati debiti commerciali per gli articoli di inventario, i risparmi sui costi sono impressionanti.
Con Nanonets, dopo aver acquisito i dati della fattura, Nanonets verifica le fatture e la codifica dell'account e sincronizza tali dati con il tuo sistema contabile. Nanonets abbina le fatture ai documenti giustificativi, inclusi ordini d'acquisto (PO) e entrate merci, ove applicabile.
La tua azienda può impostare approvatori di fatture e limiti di spesa conformi alla politica aziendale o lasciare che sia l'intelligenza artificiale a gestirli flussi di lavoro di approvazione delle fatture automaticamente per te all'interno di Nanonets, se preferisci. Gli approvatori possono scegliere di rifiutare o approvare le fatture per il pagamento.
Pianifica ed effettua pagamenti elettronici globali in una scelta di valute utilizzando lotti efficienti e di grandi dimensioni con Nanonets. Quindi Nanonet riconcilierà e abbinerà i record interni, le transazioni o i pagamenti con conti bancari, estratti conto di carte di credito o altre fonti per riconciliazione dei conti.
Nanonets offre al tuo team aziendale visualizzazioni intelligenti con visibilità sulla spesa aziendale, offrendoti un maggiore controllo sulla gestione dei costi aziendali.
Conclusione
I flussi di lavoro della contabilità fornitori di Xero richiedono molto tempo. Quando la tua azienda inizia a semplificare i flussi di lavoro con Xero + AP Automation, il personale della contabilità fornitori non avrà bisogno di eseguire queste ripetitive fasi di immissione manuale dei dati per ogni fornitore, fattura o nota spese dei dipendenti che richiede un rimborso.
Scopri come Flusso di Nanonet può potenziare i flussi di lavoro di automazione della contabilità fornitori di Xero e fornire maggiore precisione e controlli finanziari.
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