Se gestisci un asilo nido, probabilmente finirai per consumare un sacco di salviette per neonati. Fondamentali nella cura di neonati e bambini piccoli, le salviette per neonati devono essere rifornite regolarmente, assicurando che il tuo asilo nido ne abbia sempre alcune a portata di mano. Se le salviette si esauriscono, i bambini riceveranno cure inferiori agli standard e i membri del personale si sentiranno come se non avessero il supporto necessario per svolgere il proprio lavoro al meglio delle proprie capacità.
Con un po’ di lungimiranza amministrativa, evitare una dinamica come quella sopra è facile, soprattutto quando sono coinvolti ordini di acquisto globali. Un ordine di acquisto globale è il modo più semplice per ottenere forniture aziendali ricorrenti secondo un programma prestabilito. Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, l'ottimizzazione delle dinamiche di pagamento dei fornitori e delle partnership in generale avrà un impatto sul successo della tua organizzazione.
I ristoranti possono fare affidamento su ordini di acquisto globali per tenere riforniti tovaglioli e bustine di zucchero, mentre le aziende incentrate sugli uffici spesso utilizzano ordini di acquisto globali per riempire l'armadio delle scorte. Ogni volta che beni o servizi sono necessari su base regolare, valuta la possibilità di collaborare con i tuoi fornitori per creare un ordine di acquisto generale. Ti mostreremo come utilizzarli, illustreremo i casi d'uso migliori per gli ordini di acquisto globali ed evidenzieremo anche alcuni pro e contro dell'approccio al processo di approvvigionamento per di qua.
Che cos'è un ordine di acquisto globale?
Se a un acquirente vengono forniti beni o servizi regolarmente, è possibile utilizzare un ordine di acquisto generale per coprire tutte le transazioni separate nell'ambito di un unico PO. Sebbene agisca in modo simile a a ordine di richiesta in un primo momento, una volta che un venditore accetta un ordine d'acquisto globale, questo diventa un contratto a lungo termine tra un acquirente e un venditore. Un ordine di acquisto globale fissa il prezzo di acquisto e i dettagli di consegna per un determinato periodo di tempo.
Per un asilo nido che acquista salviette, un ordine di acquisto generale con il fornitore delle salviette può specificare che ogni settimana verrà consegnata una nuova scatola di salviette al prezzo di $ 250. Un ordine di acquisto quadro descrive in dettaglio gli articoli acquistati, la quantità fornita a ciascun intervallo, i prezzi associati, i tempi di consegna e altro ancora. Ora che "Cos'è un PO globale?" ha una risposta chiara, possiamo dare un'occhiata a tutto ciò che è incluso in questi tipi di PO:
- Durata dell'accordo
- Quantità e prezzo del prodotto
- Informazioni di contatto del fornitore
- Informazioni sulla fatturazione del cliente
- Dettagli di consegna (tempistica, luogo, ecc.)
- Disposizioni sulla politica di cancellazione
Che tu sia dal lato acquirente o dal lato venditore di un ordine di acquisto globale, è meglio limitarne la validità a un anno o meno. Se il rapporto commerciale continua nel prossimo anno, è possibile creare un nuovo ordine di acquisto globale. Questa semplice considerazione aiuta ad isolare entrambe le parti dai rischi associati alle fluttuazioni dei prezzi o al cambiamento delle esigenze aziendali.
Infine, tieni presente che un PO generale è un Digitare dell'ordine di acquisto. UN ordine di acquisto si riferisce a un contratto di acquisto tra un acquirente e un venditore. Gli ordini di acquisto possono riguardare acquisti una tantum, e spesso lo sono, ma ciò che distingue un ordine di acquisto generale è la sua capacità di essere utilizzato più volte in un determinato periodo.
Quando utilizzare un PO coperta?
Gli ordini di acquisto globali sono un ottimo strumento per semplificare i rapporti con i fornitori, ma non sono adatti a tutte le situazioni. In generale, gli ordini di acquisto vengono utilizzati quando un cliente o un'entità acquirente desidera acquistare beni o servizi da un venditore o fornitore. Se una quantità uniforme di beni o servizi in questione è necessaria su base regolare, ad esempio settimanale o mensile, è possibile e necessario utilizzare ordini di acquisto globali.
Finché non si prevede che il costo unitario oscilli troppo durante il periodo di validità di un ordine d'acquisto generale, questo approccio è utile a venditori e acquirenti. Gli ordini di acquisto globali offrono ai fornitori la possibilità di anticipare una parte degli ordini imminenti, garantire che i livelli di inventario siano sufficientemente elevati da coprire gli ordini ricorrenti e tenere conto dei pagamenti in entrata dei clienti su base regolare.
Dal lato dell'acquirente, gli ordini d'acquisto globali sono più facili da monitorare poiché hanno un unico numero d'ordine associato a tutti gli ordini di beni o servizi elencati nell'ordine d'acquisto. Potrebbe non sembrare che questa semplificazione dei processi abbia un impatto enorme sulla produttività aziendale, ma nell’ambiente aziendale frenetico che esiste oggi, ogni secondo conta.
Diciamo che un impiegato d'ufficio ha bisogno di un nuovo set di penne e di un nuovo taccuino. In questo caso, poiché stanno semplicemente effettuando un ordine una tantum, a ordine di richiesta è più appropriato di un ordine di acquisto generale. Tuttavia, in un'altra situazione, lo stesso impiegato d'ufficio può essere incaricato di tenere riforniti gli snack dell'ufficio nella sala ristoro. Poiché le persone preferiscono che gli stessi snack siano sempre disponibili, questo dipendente dovrebbe coordinare un ordine di acquisto generale con il fornitore di snack per quegli articoli specifici.
Vantaggi degli ordini di acquisto globali
Nel processo di appalto, un ordine di acquisto generale svolge un ruolo unico; crea un accordo commerciale duraturo in cui all'acquirente viene garantito un flusso costante di forniture per un certo periodo e al venditore viene garantito un certo ricavo dall'ordine. Sebbene gli ordini di acquisto generali non siano pensati per tutti gli scenari di acquisto B2B, quando vengono utilizzati apportano molti vantaggi:
della produttività
Ogni ordine di acquisto richiede tempo per essere creato, compilato e inviato avanti e indietro prima che l'ordine venga messo in movimento. Questo tempo speso, da entrambe le parti dell’acquisto, si somma rapidamente. Invece di richiedere al team di vendita e al team di procurement di due diverse organizzazioni di dedicare del tempo alla creazione di un nuovo PO per ogni ordine, i PO globali devono essere creati solo una volta, quindi restano validi finché sono validi.
Risparmi sui costi
L'ottimizzazione della gestione dei fornitori fa risparmiare tempo e, negli affari, il tempo è denaro. Meno tempo impiegato fornitori di onboarding, abbinando gli ordini di acquisto a fatturee dare seguito agli ordini in sospeso può creare un'opportunità per i tuoi dipendenti di investire tempo in altre aree. Inoltre, gli ordini d'acquisto generali vengono spesso utilizzati per ordini all'ingrosso, il che può portare a sconti o condizioni di acquisto migliori.
Strutture di prezzo fisse
Poiché un ordine di acquisto globale utilizza un prezzo fisso per la quantità di beni o servizi acquistati, è più semplice per i team contabili tenere traccia delle implicazioni finanziarie di ciascuna transazione. Gli esperti di contabilità clienti sanno che è necessario cercare un pagamento dello stesso importo in dollari ogni mese e i team AP che aiutano a effettuare l'acquisto possono anticipare meglio il deflusso di denaro entro uno specifico ciclo contabile.
Approvvigionamento ottimizzato
Con gli ordini di acquisto generali, la gestione dell'inventario è semplificata e il processo di approvvigionamento diventa più uniforme e più facile da anticipare. Migliorare il processo di approvvigionamento, anche in piccole misure, può avere un impatto molto grande sulla tua attività.
Processo di pagamento semplificato
Se c'è un solo ordine d'acquisto da verificare, i team di contabilità fornitori possono essere più rapidi durante la revisione, l'approvazione e la verifica pagare le fatture associato all'ordine di acquisto quadro.
Contro degli ordini di acquisto cancellati
Negli affari, l'unica costante è il cambiamento e, a volte, con un documento stagnante come un ordine di acquisto generale, i cambiamenti possono essere difficili da accogliere. Se intendi utilizzare PO generali, hai bisogno di visibilità sulle sfide che potrebbero presentarsi in primo piano.
Cambiamenti di mercato
Il prezzo fisso, che può funzionare per te in alcune situazioni, è un po' una scommessa quando si ha a che fare con ordini di acquisto generali. Supponiamo che l'asilo nido garantisca salviette per $ 250 a settimana, ma un importante cambiamento del mercato si verifichi 4 mesi dopo l'ordine di acquisto globale di 1 anno, portando il costo delle salviette fino a $ 350. Il venditore perderebbe quindi $ 100 per ogni transazione rimanente. D’altro canto, se i prezzi scendono, l’acquirente è costretto ad acquistare il prodotto a un prezzo gonfiato per il resto dell’anno.
Precisione della domanda
A volte cambiano anche le esigenze della tua azienda. Se disponi di PO globali attivi, potrebbe essere difficile soddisfare le esigenze della tua azienda. Se hai effettivamente bisogno di meno salviette per neonati per il tuo asilo nido, stai acquistando in eccesso e sprecando denaro.
Audit Trail
Durante l' fonte da pagare o processi procure-to-pay, i team di procurement lavorano diligentemente per garantire che le merci in entrata rientrino nei parametri pre-approvati di un ordine di acquisto generale. Se qualcosa viene registrato in modo errato sul PO o i numeri vengono confusi nel sistema, esiste la possibilità che un PO generale causi problemi di audit.
Come entra in gioco la tecnologia
Sappiamo tutti che la gestione degli approvvigionamenti è impossibile senza il contributo e il duro lavoro dei team di vendita, dei professionisti degli approvvigionamenti, degli esperti di contabilità fornitori e dei dipartimenti AR. Questi tipi di dipendenti svolgeranno sempre un ruolo cruciale nel rapporto fornitore/acquirente, ma nel panorama odierno la tecnologia può fare molto per semplificare loro la vita.
Un software di automazione AP come nanonet, accoppiato con software per l'elaborazione delle fatture e un solido ERP di produzione può semplificare e automatizzare il monitoraggio dell'inventario, workflow di approvazione, monitoraggio degli ordini, abbinamento a tre vie. Questi strumenti possono anche consentire pagamenti elettronici come ACH o Pagamenti EDI.
I PO generali non vanno da nessuna parte, ma con la giusta soluzione software, i vantaggi ad essi associati vengono amplificati e i contro vengono attenuati. Mentre continuiamo a perfezionare il processo di approvvigionamento con la tecnologia, incorporare le OP globali è un must.
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