A volte raggruppato con è possibile pagare per questi account, i debiti commerciali hanno una finalità e una definizione leggermente diverse. Quando gestisci un'impresa, qualunque sia l'attività, ci sono numerose relazioni con i fornitori che stringerai nel tentativo di avere successo nel tuo settore.
Alcuni di questi fornitori risponderanno alle esigenze aziendali come la progettazione di siti Web e servizi IT gestiti. Le spese sostenute da questi fornitori sono classificate come contabilità fornitori. Altri ti forniranno le materie prime per realizzare il tuo inventario; quando questi fornitori inviano un fattura, il tuo team contabile li elaborerà come debiti commerciali.
Questa configurazione ti aiuta a tenere più contanti a portata di mano e ad avere una posizione di flusso di cassa migliore di quella che avresti se dovessi pagare in anticipo tutte le forniture. Mantenere un solido flusso di cassa aiuterà a proteggere la tua attività da eventuali periodi di calma o eventi imprevisti, ma ti aiuterà anche a fare migliori investimenti aziendali.
Essenzialmente una sottocategoria dei conti fornitori, i debiti commerciali ti danno la possibilità di creare il tuo prodotto, commercializzarlo e generare entrate prima di sostenere i costi associati a tali forniture. Se non utilizzi i debiti commerciali in modo efficace, potresti impedire alla tua attività di raggiungere il livello successivo.
Definizione di debiti commerciali: cosa sono i debiti commerciali?
Comprendere la definizione di debito commerciale può richiedere del tempo. È semplice concettualmente, ma poiché la maggior parte dei cervelli associa le transazioni dei fornitori alla contabilità fornitori, può creare un po’ di confusione.
I debiti commerciali sono debiti dovuti ai fornitori per tutti gli articoli relativi alle esigenze di inventario della tua azienda. Se c'è una parte che servirà a realizzare la bici che venderai, quello è un debito commerciale. Se c'è una soluzione acquosa che entra nelle palle di neve che realizzi, è un debito commerciale.
Tutti i rettangoli sono quadrati, ma non tutti i quadrati sono rettangoli, giusto? I debiti commerciali e i debiti commerciali hanno la stessa relazione. Tutti i debiti commerciali sono debiti commerciali, ma non tutti i debiti commerciali sono debiti commerciali. Questi accordi di debito a breve termine stipulati con i venditori generalmente richiedono pagamenti periodici e non sono facilmente distribuiti a nuovi clienti. Nella maggior parte dei casi, è necessaria una solida storia di collaborazione prima che un fornitore offra linee di credito, compresi i crediti commerciali, ai propri clienti.
Debiti commerciali e approvvigionamenti
I debiti commerciali sono generalmente gestiti dal team di approvvigionamento all'interno di un'azienda. Come parte di processo di approvvigionamento, questo team troverà i prodotti giusti, selezionare un fornitore, collabora con il venditore per finalizzare i contratti e monitora i prodotti in entrata per garantire che tutto venga ricevuto come ordinato. Monitoreranno inoltre la qualità delle forniture, facendo del loro meglio per assicurarsi che la qualità dei prodotti finiti soddisfi le aspettative dei clienti.
Quando è il momento di effettuare un pagamento a un fornitore con cui hai un accordo sui debiti commerciali, il team della contabilità fornitori collaborerà con l'approvvigionamento per verificare che tutto sia stato ricevuto e sia pronto per essere pagato. Se tu e i tuoi fornitori siete d'accordo, potrebbe esserci un processo di compensazione a posto. Con il software di automazione AP, pagare i fornitori commerciali durante tutto l'anno può essere effettuato automaticamente, compreso il pagamento processo di approvazione e la corrispondenza a tre vie passi. Gli strumenti di automazione end-to-end possono eliminare alcune delle attività dispendiose in termini di tempo dai team di contabilità fornitori e approvvigionamento.
Debiti commerciali vs. Conti fornitori
Ne abbiamo discusso poco sopra, ma i debiti commerciali, i debiti commerciali, crediti verso clientie i crediti commerciali non sono la stessa cosa.
I debiti e i crediti si riferiscono a tutti i rapporti creditizi di un’impresa. Indipendentemente da ciò che il venditore o il destinatario sta acquistando o vendendo, contabilità fornitori e crediti verso clienti comprendono tali operazioni.
I debiti commerciali ed i crediti commerciali sono sottocategorie delle capogruppo sopra indicate. I debiti commerciali sono un tipo di contabilità fornitori, utilizzata solo per le spese aziendali relative alle scorte. Se hai bisogno di un prodotto per realizzare il tuo prodotto o migliorare il tuo servizio, è un debito commerciale. Tutte le altre spese di credito sono debiti.
Se gestisci un negozio di frullati, le materie prime di cui hai bisogno sono frutta, yogurt, tazze, cannucce, coperchi e altri ingredienti. Tutti questi elementi svolgono un ruolo essenziale nel portare il tuo prodotto ai tuoi clienti e, per questo motivo, sono classificati come debiti commerciali.
Vantaggi della gestione dei debiti commerciali
Una contabilità dei debiti commerciali ben gestita è alla base del successo aziendale. Potrebbe sembrare un approccio semplicistico, ma in realtà queste linee di credito possono fare un’enorme differenza per la tua azienda.
I principali benefici legati ai debiti commerciali sono:
Flusso di cassa
Il principale vantaggio dei conti fornitori, più specificamente dei debiti commerciali, è l’aumento dei livelli di flusso di cassa che ne deriva. Poiché il flusso di cassa misura sia il denaro in entrata che quello in uscita, è meglio avere più denaro in entrata di quello in uscita. Poiché i debiti commerciali sono classificati come passività, non detraggono i tuoi conti di cassa più di poche volte all'anno. Questa dinamica ti consente di mantenere un ulteriore margine di liquidità, proteggendo la tua azienda dai rischi e consentendo al tuo gruppo dirigente di effettuare investimenti strategici durante tutto l’anno.
Incremento della liquidità
La liquidità di un’azienda si riferisce alla sua capacità di accedere a risorse liquide, come contanti, per coprire le spese a breve termine. Con l’aumento del flusso di cassa sopra menzionato, la tua attività sarà anche più liquida. Ciò non solo ti avvantaggia in termini di protezione finanziaria, ma aiuta anche gli investitori a vedere la tua attività in una luce più positiva. Se i tuoi rapporti di liquidità sono favorevoli, potrebbe essere più semplice ottenere iniezioni di capitale quando necessario.
Relazioni con i fornitori migliorate
Negli affari non c’è niente di più importante delle relazioni. Quindi ora che conosci la risposta alla domanda “Cosa sono i debiti commerciali?” è importante capire come migliorano le relazioni con i fornitori. Ogni volta che un venditore è disposto a concedere una linea di credito a un cliente, significa che ha fiducia che il cliente lo ripagherà in modo tempestivo. Quell’immagine della tua attività permearà il settore; se un fornitore si fida di te, lo faranno anche molti altri.
Migliore monitoraggio delle spese
Suddividere il monitoraggio delle spese in una struttura più specifica può rendere molto più semplice individuare addebiti errati o voci di diario mancanti. Avere un conto commerciale AP specifico offre al tuo team finanziario una visibilità sufficiente per valutare le relazioni con i fornitori, determinare se la struttura dei prezzi è corretta e molto altro ancora. Il monitoraggio dei debiti commerciali è solo la punta dell’iceberg; puoi creare una serie di sottocategorie di spesa per portare avanti questa iniziativa.
Le sfide della gestione dei debiti commerciali
Nonostante tutto il bene che deriva dalle transazioni pagabili, ci sono alcuni rischi contabili che derivano da questo conto. Il commercio di AP è complesso e, con i nuovi fornitori che entrano costantemente nel mix, può essere difficile mantenere tutto organizzato. Se si considerano i rischi in anticipo, è possibile utilizzare processi e tecnologie avanzate per mitigarli.
Errata categorizzazione
Se hai una nuova persona nel team AP, potrebbe non avere una solida conoscenza della definizione di debito commerciale. Ciò potrebbe comportare una classificazione errata dei nuovi fornitori durante il processo processo di onboarding dei fornitori. Ad esempio, se il tuo fornitore IT gestito è classificato tra i debiti commerciali, il team AP potrebbe dover affrontare alcuni grattacapi in futuro.
Prevenzione
Tutti desideriamo che ogni persona nel mondo degli affari sia una brava persona, ma sfortunatamente non è sempre così. I dipendenti interni possono commettere frodi creando conti fornitore falsi, “ricevendo” articoli falsi e pagando fatture che non sono reali, spesso indirizzandole ai propri conti. All'esterno, fornitori inaffidabili potrebbero inviare fatture o addebitare prodotti mai spediti. Utilizzando software AP avanzato oggi puoi automatizzare gran parte di questo processo, aiutando a proteggere la tua azienda dalle frodi.
ritardi di pagamento
A volte accadono pagamenti mancati e ritardati, ma sono uno dei modi più rapidi per distruggere un sano rapporto con il fornitore. Se hai un processo di scambio AP inadeguato o hai troppi punti di contatto in cui l'errore umano può interrompere un pagamento, i ritardi di pagamento potrebbero diventare un problema.
Il ruolo di AP Automation nei debiti commerciali
I debiti commerciali sono una parte importante del fare affari; consentono alla tua azienda di progettare e produrre qualunque prodotto porti sul mercato. Senza debiti commerciali, potresti dover pagare in anticipo tutte le forniture necessarie, mettendo le finanze della tua azienda in una posizione precaria. Per contribuire a mitigare i potenziali rischi associati al commercio di AP, prendi in considerazione implementare una soluzione come i Nanonet che possono monitorare fatture, inviare pagamenti e persino occuparsi della corrispondenza a tre per assicurarsi che gli articoli siano stati ricevuti.
Con le soluzioni software, la gestione dei debiti commerciali diventa snella ed efficiente, ma non è tutto ciò che queste soluzioni possono fare. Possono aiutare a prevedere i numeri delle entrate, automatizzare la rendicontazione finanziaria e ridurre la quantità di tempo necessaria per fare affari. Dotato degli strumenti giusti, il tuo team AP non sarà solo efficace; sarà inarrestabile.
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