Mengurangi Pengeluaran SaaS Pada Tahun 2023

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

Software-as-a-service, atau SaaS, adalah model pengiriman berbasis cloud yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi perangkat lunak melalui langganan daripada membeli dan menginstalnya. Penyedia layanan menghosting perangkat lunak di server mereka dan membuatnya tersedia untuk pelanggan berlangganan melalui browser web, aplikasi seluler, dan API. Dibandingkan dengan model pengiriman perangkat lunak tradisional, SaaS menawarkan banyak manfaat bagi pengguna, termasuk biaya awal yang lebih rendah, skalabilitas, fleksibilitas, dan aksesibilitas. Dengan menggunakan model SaaS, pengguna dapat menghindari investasi dalam infrastruktur yang mahal dan sebagai gantinya membayar biaya berlangganan untuk mengakses perangkat lunak sebagai layanan sesuai permintaan.

Industri SaaS telah mengalami pertumbuhan yang mengesankan selama lima tahun terakhir. Menurut sebuah baru-baru ini melaporkan, 99% perusahaan menggunakan setidaknya satu solusi SaaS untuk menjalankan bisnisnya, dengan 38% perusahaan menyatakan bahwa seluruh proses operasionalnya mengandalkan platform SaaS. Industri SaaS telah tumbuh sebesar 18% setiap tahunnya.

Pentingnya SaaS

Hingga dekade terakhir abad yang lalu, bisnis bergantung pada paket perangkat lunak yang diinstal pada sistem internal mereka. Berikut ini adalah beberapa faktor utama yang berkontribusi pada penggantian perangkat lunak internal mandiri oleh solusi SaaS:

Banyak organisasi telah beralih dari perangkat lunak lokal tradisional ke solusi SaaS berbasis cloud karena skalabilitas, fleksibilitas, dan efektivitas biaya yang ditawarkan oleh SaaS.
Penyedia cloud besar seperti AWS, Microsoft Azure, dan Google Cloud telah melakukan investasi signifikan dalam memperluas layanan mereka, menghasilkan infrastruktur cloud yang lebih kuat.
Penyedia SaaS memanfaatkan AI untuk menyediakan fungsionalitas tingkat lanjut seperti analitik prediktif, pemrosesan bahasa alami (NLP), dan pembelajaran mesin (ML).
Penyedia SaaS berkembang melampaui sistem operasi dan platform dan memberdayakan pengembang pihak ketiga untuk membangun dan menerapkan aplikasi mereka sendiri di atas infrastruktur SaaS. Ini membuka kemungkinan baru untuk inovasi, penyesuaian, dan integrasi lintas platform.
Penyedia SaaS semakin menyediakan integrasi dengan aplikasi dan layanan lain, sehingga memudahkan pengguna untuk terhubung dan berbagi data di berbagai sistem dan platform.
Keamanan data telah menjadi prioritas utama bagi penyedia SaaS, dengan fokus pada penyediaan fitur keamanan terdepan seperti enkripsi, autentikasi, dan kontrol akses.

Meningkatnya Biaya SaaS pada tahun 2023

Sementara laporan telah menunjukkan bahwa beralih ke sistem berbasis SaaS dapat mengurangi biaya pemeliharaan TI sebesar 16.1%, perusahaan terus mengkhawatirkan dan terhambat oleh kenaikan biaya langganan SaaS. Ketika ekonomi menghadapi tahun yang penuh tantangan dan bisnis mengurangi, ada kekhawatiran tentang biaya SaaS yang tidak terkendali pada tahun 2023 dan seterusnya. Hal ini diperparah dengan fakta bahwa tingkat inflasi SaaS 3.5 kali lebih tinggi dari tingkat inflasi pasar di AS. Keuangan Daring laporan bahwa di Amerika Serikat, perusahaan SaaS besar menaikkan harga rata-rata 7.9%, perusahaan kecil sebesar 6.3%, dan perusahaan menengah sebesar 6.2% pada tahun 2022.

Sebuah baru-baru ini mengungkapkan bahwa 57% tim TI berada di bawah tekanan untuk mengurangi pengeluaran SaaS mereka, dan tren ini diperkirakan akan terus berlanjut.

Beberapa alasan meningkatnya biaya SaaS bagi perusahaan adalah sebagai berikut:

Manajemen SaaS yang tidak tepat dapat menyebabkan pemborosan dan pengeluaran berlebihan, menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu.
Salah urus lisensi adalah alasan umum pemborosan pengeluaran SaaS.
Kegagalan mengelola lisensi perangkat lunak yang digunakan oleh mantan karyawan dapat menyebabkan pemborosan anggaran lebih lanjut.
Pembelian produk SaaS secara ad-hoc dapat mengakibatkan pengeluaran yang tidak terpantau dan hilangnya kendali atas anggaran.
Kurangnya kesadaran dan perencanaan dapat menyebabkan pembelian produk SaaS serupa yang berulang di menit-menit terakhir.
Manajemen pengeluaran SaaS secara manual dapat menyebabkan kesalahan dan kekeliruan, sehingga sulit untuk melacak lisensi dan menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu.

Pentingnya manajemen pengeluaran SaaS

Efektif Manajemen pengeluaran SaaS dapat meminimalkan pengeluaran yang tidak perlu dan memaksimalkan RoI pada Aplikasi Saas. Pengeluaran SaaS mencakup hal-hal berikut:

Pengeluaran pengadaan: Pemilihan dan akuisisi langganan SaaS memerlukan memastikan bahwa alat tersebut sesuai dengan kebutuhan, prosedur operasional, dan anggaran bisnis. Analisis ekstensif alur kerja yang ada dan penempatan langganan SaaS dalam alur kerja harus dilakukan untuk meminimalkan risiko membeli layanan yang berlebihan atau, lebih buruk lagi, tidak diperlukan organisasi. Pra-analisis dapat membantu bisnis mengidentifikasi alat SaaS yang hemat biaya dan cocok untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas mereka.
Penggunaan menghabiskan: Bukti puding, seperti yang mereka katakan, adalah memakannya. Manajemen pengeluaran SaaS yang efektif mengharuskan penggunaan dan kinerja aplikasi SaaS terus dipantau dan dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Penilaian berkala atas penggunaan, fitur, dan RoI sangat penting untuk mengoptimalkan portofolio SaaS-nya.
Pengeluaran pemeliharaan: Tinjauan berkala sangat penting untuk memutuskan apakah aplikasi SaaS membenarkan keberadaannya dalam hal RoI. Optimalisasi alat SaaS memerlukan konsolidasi alat yang tumpang tindih, mengalokasikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan bisnis, dan menegosiasi ulang/memperbarui kontrak langganan untuk menghilangkan fitur yang tidak digunakan. Pengoptimalan tersebut membantu organisasi membuat keputusan yang tepat untuk memperbarui, meningkatkan, menurunkan, atau menghentikan langganan.

Cara mengoptimalkan pengeluaran SaaS

Untuk membuat SaaS yang sukses manajemen pengeluaran strategi, organisasi perlu mengambil langkah-langkah untuk memahami inventaris SaaS mereka, mengoptimalkan penggunaannya, dan memprediksi pengeluaran mereka di masa depan dengan mengekstrapolasi pola penggunaan yang ada dan mengantisipasi kebutuhan di masa depan. Langkah-langkah berikut dapat membantu membangun strategi pengelolaan pengeluaran SaaS yang efektif:

Mempertahankan inventaris semua aplikasi SaaS yang digunakan di seluruh perusahaan sangat penting untuk mencegah duplikasi dan pembelian yang tidak diinginkan. Mengandalkan spreadsheet manual atau pelaporan mandiri dapat mengakibatkan inventaris yang tidak akurat dan ketinggalan zaman.
Setelah inventaris dibuat, harus dipangkas untuk menghilangkan semua langganan yang tidak terpakai, tidak perlu, atau berlebihan. Ini termasuk menghapus lisensi yang kurang digunakan, menggabungkan langganan duplikat, dan memangkas fungsionalitas yang tumpang tindih untuk mengurangi aplikasi yang berlebihan.
Organisasi dapat menggunakan data yang dikumpulkan dari sistem catatan SaaS mereka untuk memperkirakan pengeluaran SaaS mereka di masa mendatang. Ini dapat diotomatisasi melalui platform manajemen SaaS, yang terus menganalisis data dan tren penggunaan, memberikan wawasan untuk mengoptimalkan pengeluaran.

Alat manajemen pengeluaran SaaS adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi mengoptimalkan pengeluaran mereka untuk aplikasi SaaS. Alat-alat ini memberikan visibilitas waktu nyata ke semua pembelian SaaS, data penggunaan, dan pengeluaran. Dengan mengotomatiskan alur kerja dan memberikan wawasan berbasis data, alat pengelolaan pengeluaran SaaS dapat membantu organisasi mengidentifikasi perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan atau tidak diperlukan, menggabungkan langganan yang berlebihan, dan menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan vendor. Beberapa alat manajemen pengeluaran SaaS yang populer termasuk Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello, dan Genuity. Alat ini biasanya menawarkan fitur seperti penemuan otomatis, pengoptimalan lisensi, pelacakan pengeluaran, dan manajemen vendor.

Nanonet menawarkan solusi otomatisasi dan ekstraksi data berbasis AI yang canggih yang dapat menyederhanakan proses manajemen pengeluaran SaaS serta meningkatkan pengumpulan dan analisis data. Mengintegrasikan Nanonets ke dalam strategi manajemen pengeluaran SaaS Anda memberikan beberapa manfaat, termasuk pengenalan dan klasifikasi pengeluaran otomatis melalui ekstraksi data yang didukung AI. Teknologi canggih ini membantu menghilangkan entri data manual, mengurangi kesalahan dan menghemat waktu tim Anda. Solusi Nanonets dapat diintegrasikan dengan sistem keuangan dan pengadaan yang ada, memastikan aliran data yang efisien dan koordinasi antar platform. Dengan memanfaatkan analitik berbasis AI, Nanonets dapat membantu mengidentifikasi tren, memprediksi pola pengeluaran SaaS di masa depan, dan mengungkap peluang penghematan biaya untuk memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data dan mengoptimalkan investasi perangkat lunak. Solusi Nanonets juga menyediakan alat pelaporan dan visualisasi komprehensif yang menawarkan peningkatan visibilitas pengeluaran SaaS dan pola penggunaan, membantu mengidentifikasi inefisiensi, memantau kepatuhan, dan menyelaraskan investasi SaaS dengan tujuan strategis bisnis.

Manfaat Manajemen Pengeluaran SaaS

Salah satu manfaat paling signifikan dari manajemen pengeluaran SaaS adalah peningkatan pengendalian biaya dan manajemen anggaran. Karena jumlah langganan SaaS dalam suatu organisasi meningkat, begitu pula kompleksitas pengelolaan biaya terkait. Alat dan strategi manajemen pengeluaran SaaS memungkinkan bisnis untuk membuat gambaran yang jelas tentang pengeluaran SaaS mereka, membantu mereka mengalokasikan anggaran secara lebih efektif dan mengidentifikasi area untuk potensi penghematan biaya.

Manfaat penting lainnya dari manajemen pengeluaran SaaS adalah peningkatan visibilitas ke dalam penggunaan dan pengeluaran SaaS. Tanpa manajemen yang tepat, akan sulit bagi organisasi untuk melacak alat SaaS yang digunakan dan biaya yang dikeluarkan. Manajemen pengeluaran SaaS memberikan pemahaman yang komprehensif tentang bagaimana alat SaaS digunakan, yang memungkinkan pembuat keputusan untuk membuat pilihan berdasarkan data dan mengoptimalkan investasi perangkat lunak mereka berdasarkan pola dan kebutuhan penggunaan aktual. Tingkat visibilitas ini memastikan bahwa organisasi hanya membayar perangkat lunak yang mereka butuhkan dan gunakan, yang dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dari waktu ke waktu.

Terakhir, manajemen pengeluaran SaaS memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik melalui wawasan berbasis data. Dengan menganalisis data dan biaya penggunaan SaaS secara sistematis, organisasi dapat mengungkap tren dan wawasan yang menginformasikan strategi pengadaan, pengoptimalan, dan pembaruan perangkat lunak mereka. Misalnya, menganalisis data penggunaan dapat membantu organisasi mengidentifikasi alat yang tidak lagi digunakan dan dapat dihentikan, sehingga menghemat biaya. Pendekatan berbasis data untuk manajemen pengeluaran SaaS ini membantu bisnis mengidentifikasi peluang untuk peningkatan dan membuat keputusan yang lebih tepat tentang investasi perangkat lunak mereka, yang pada akhirnya mengarah pada operasi yang lebih efektif dan efisien.

Kesimpulan

Manajemen pengeluaran SaaS yang efektif melibatkan pendekatan komprehensif yang mencakup melakukan audit menyeluruh atas penggunaan SaaS, mengidentifikasi dan memprioritaskan aplikasi penting, menghapus aplikasi yang tidak digunakan atau berlebihan, mengkonsolidasikan lisensi, dan menegosiasikan ketentuan kontrak yang menguntungkan dengan vendor. Selain itu, mengoptimalkan penggunaan SaaS melalui pelatihan karyawan, alur kerja otomatis, dan berbagi langganan dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi lebih lanjut. Penting juga untuk memilih aplikasi SaaS yang tepat dengan memprioritaskan aplikasi bisnis penting, memilih paket harga yang fleksibel, mempertimbangkan alternatif sumber terbuka, dan menghindari fitur yang tidak perlu. Dengan menerapkan strategi ini, organisasi dapat mencapai penghematan biaya yang signifikan dan meningkatkan praktik manajemen SaaS mereka secara keseluruhan.