Peran dan Tanggung Jawab Tata Kelola Data – DATAVERSITY

Tata Kelola Data, praktik formal yang menjalankan dan menegakkan kebijakan data di seluruh perusahaan, telah mendapatkan daya tarik yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2022, 81.89% peserta dalam a DATAVERSITY® Tren dalam Manajemen Data (TDM) survei telah menerapkan program Tata Kelola Data atau berencana untuk memulainya. Namun, 54.63% dari mereka yang disurvei menyebutkan kurangnya Tata Kelola Data sebagai tantangan utama Manajemen Data. Kejelasan yang lebih baik seputar peran dan tanggung jawab menjanjikan lebih banyak kesuksesan dalam mendapatkan nilai Tata Kelola Data.

Bob Seiner, presiden dan kepala KIK Consulting and Educational Services, menyarankan mengadopsi pola pikir bahwa “setiap orang adalah pengelola data, ”seseorang dengan akuntabilitas formal untuk hubungannya dengan data apakah mendefinisikan, memproduksi, atau menggunakannya. Kunci Tata Kelola Data yang baik adalah mengetahui apa yang dilakukan dan dibutuhkan seseorang sebagai pengelola data. Baca lebih lanjut untuk mengetahui cara menyusun dan mendukung peran dan tanggung jawab Tata Kelola Data ini.

Mengaktifkan Peran dan Tanggung Jawab Tata Kelola Data

Dengan awalnya mengaktifkan peran yang ada alih-alih menugaskannya, Seiner percaya bahwa perusahaan memiliki keunggulan dalam mempengaruhi penerimaan di kalangan pekerja. Dengan begitu, organisasi memperhitungkan apa yang ada sebelum menambahkan pekerjaan tambahan yang dapat dilihat karyawan sebagai beban.

Banyak personel sudah melakukan tugas Tata Kelola Data sebelum perusahaan meresmikannya. Misalnya, setiap karyawan yang bekerja dengan informasi kesehatan atau keuangan memiliki pengawasan saat menggunakannya agar tetap mematuhi undang-undang AS. Selain itu, kantor keamanan membuat dan mendistribusikan pelatihan seputar tugas ini untuk melindungi data.

Seiner merekomendasikan untuk mengambil orang-orang ini yang mendemonstrasikan aktivitas yang ada yang mengatur data dan mengakui kontribusi mereka terhadap Tata Kelola Data secara formal. Dalam prosesnya, minta mereka mengidentifikasi diri mereka dalam model atau bagan posisi Tata Kelola Data.

Bahkan dengan peran yang sudah ada, terkadang perusahaan memerlukan tanggung jawab Tata Kelola Data tambahan – seperti untuk mengintegrasikan kebijakan di seluruh organisasi. Jadi, tetapkan aktivitas baru dan tetapkan dengan memperluas atau membuat peran baru di perusahaan. Selain itu, perjelas ekspektasi apa pun, termasuk:

• Berapa banyak waktu mereka yang perlu mereka berikan?
• Seberapa sering mereka akan bertemu?
• Apakah itu peran kelompok atau individu?
• Siapa yang melaporkan posisi tersebut?
• Dengan siapa posisi berkoordinasi?

Menentukan Peran dan Tanggung Jawab Tata Kelola Data 

Setelah para pemimpin bisnis memahami cara mengakui peran dan tanggung jawab Tata Kelola Data yang ada dan memberikan sentuhan ringan dalam menambahkan tanggung jawab baru, mereka dapat lebih memahami operasi Tata Kelola Data dan cara melakukannya. Bob Seiner telah menciptakan "Model Operasi Peran dan Tanggung Jawab" untuk memandu perusahaan tersebut lebih lanjut.

Kliennya menggunakan diagramnya sebagai titik awal dan merasa terbantu. Lihat gambar di bawah ini:

Dalam gambar, peran Tata Kelola Data mencakup empat tingkatan hasil dan akuntabilitas yang diharapkan: eksekutif, strategis, taktis, dan operasional. Selain itu, grup ini memiliki struktur pendukung yang mengatur dan memberi saran kepada mereka, membuat tugas Tata Kelola Data di seluruh organisasi menjadi lebih mudah dikelola.

Level eksekutif

Peran tingkat eksekutif mencakup kepemimpinan dalam C-suite di puncak organisasi. Menurut Seiner, orang-orang di tingkat eksekutif mendukung, mensponsori, dan memahami Tata Kelola Data dan menentukan kesuksesan dan daya tariknya secara keseluruhan.  

Biasanya, para manajer ini bertemu secara berkala sebagai bagian dari komite pengarah untuk membahas secara luas apa yang terjadi di organisasi, sehingga mereka akan menambahkan Tata Kelola Data sebagai item baris, saran Seiner. Manajer senior ini bertanggung jawab untuk memahami dan mendukung Tata Kelola Data. Mereka terus mengikuti perkembangan Tata Kelola Data melalui laporan langsung dan komunikasi dari mereka yang berada di tingkat strategis.

Tingkat Strategis

Mereka yang berada di tingkat strategis mewakili setiap fungsi bisnis dan biasanya membentuk Dewan Tata Kelola Data. Panel ini bertemu secara teratur dan menetapkan kebijakan data. 

Menurut Seiner, anggota strategis bertanggung jawab untuk mempelajari tentang Tata Kelola Data, melaporkan ke tingkat eksekutif tentang program tersebut, mengetahui aktivitas dan inisiatif Tata Kelola Data, dan menghadiri pertemuan atau mengirim pengganti.

Selain itu, grup ini memiliki kekuatan untuk membuat keputusan tepat waktu tentang kebijakan Tata Kelola Data dan cara memberlakukannya. Kemampuan ini memberikan peran strategis cara untuk menangani Masalah Tata Kelola Data dibawa oleh orang-orang di tingkat taktis dan membuat keputusan akhir tentang eskalasi tersebut.

Peran strategis juga berkomunikasi dengan kolega dan manajer tentang cara kerja Tata Kelola Data untuk organisasi dan masa depannya. Selain itu, tim ini bertanggung jawab atas nilai keseluruhannya.

Tingkat taktis

Pakar materi pelajaran (UKM) yang bertanggung jawab atas data di seluruh unit bisnis terdiri dari kategori taktis. Seiner menyarankan menganggap mereka sebagai "fasilitator untuk resolusi lintas unit bisnis dari definisi data, produksi, dan masalah penggunaan."

Bergantung pada organisasinya, anggota taktis mungkin dapat memutuskan masalah Tata Kelola Data dan menerapkan rekomendasi mereka. Namun, jika mereka tidak memiliki kekuatan itu, UKM perlu meningkatkan masalah ke tingkat strategis dan memastikannya terdokumentasi dengan baik. Dengan solusi Tata Kelola Data apa pun, afiliasi UKM ke unit bisnis menjadi nomor dua.

Jimm Johnson, manajer Tata Kelola Data di HireRight, menjelaskan empat fungsi UKM tambahan:

• Mempertahankan dan berbagi pengetahuan orang dalam tentang “proses data kelembagaan” dengan melatih atau melatih orang lain
• Menyesuaikan aturan dan standar untuk pemeliharaan Tata Kelola Data dengan kebutuhan bisnis 
• Menerapkan aturan dan standar Tata Kelola Data untuk memenuhi atau melampaui ambang batas yang dapat diterima Kualitas Data
• Membantu orang lain dan memupuk dukungan saat perusahaan memulai inisiatif baru 

UKM yang sukses memiliki sifat teknis, sosial, dan kepemimpinan yang kuat saat menangani tanggung jawab ini. Keterampilan dan pengalaman orang biasanya mencakup bisnis dan TI, menjembatani informasi sederhana dan kompleks. Selain itu, mereka yang berada di level taktis memotivasi organisasi untuk mengadopsi perilaku baru dengan membangkitkan semangat dengan data.

Tingkat operasional

Seperti yang dijelaskan Seiner, “Grup operasional mencakup semua orang yang pekerjaannya berdampak pada data organisasi – semua karyawan dan pengelola data yang merupakan mata dan telinga data.” 

Setiap pekerja berpartisipasi dalam memastikan definisi dan nilai data yang baik, mengikuti aturan untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan akses data, mengidentifikasi dan mendokumentasikan masalah peraturan dengan data, bertukar pengetahuan dengan kolega dan manajer, dan mengkomunikasikan persyaratan bisnis baru/perubahan ke unit bisnis yang terkena dampak dan kekhawatiran bagi mereka yang berada di tingkat taktis.

Tanggung jawab operasional akan berbeda tergantung pada apakah seseorang mendefinisikan, memproduksi, atau menggunakan data organisasi. Mereka yang berada di tingkat operasional mungkin memiliki jabatan yang berbeda dengan pengelola data. Seperti yang dikatakan Seiner, mereka harus menyadari bahwa “jika mereka memperhitungkan dan melindungi data, maka mereka mengelola data dan harus bertanggung jawab atas aktivitas data mereka.”

Tingkat Dukungan

Anggota pendukung menjalankan program Tata Kelola Data bersama dengan bantuan dari mitra. Mereka mungkin terdiri dari beberapa orang di Data Governance Office (DGO) atau administrator, seperti CDO. 

Seiner menekankan bahwa sebagai a Pimpinan Tata Kelola Data atau manajer, peran ini sangat penting untuk menyelesaikan Tata Kelola Data. Meskipun tim program pada akhirnya akan muncul untuk menentukan cara membangun Tata Kelola Data, tim tersebut tidak memiliki sumber daya dan fungsi yang sama dengan DGO untuk berpartisipasi dalam semua kegiatan pengembangan program Tata Kelola Data dan memfasilitasi pertemuan dan tim Dewan Tata Kelola Data untuk menyelesaikan masalah.

Selain itu, DGO atau administrator melaporkan hasil (seperti metrik Kualitas Data atau penerapan Tata Kelola Data) ke tingkat strategis. Mereka bekerja dengan mitra yang berinvestasi dalam aktivitas Tata Kelola Data, yang dapat meliputi:

• Security
• Teknologi Informasi (TI)
• Manajer proyek (PMO) 
• Tim regulasi dan kepatuhan
• Audit/hukum
• Komunikasi Perusahaan
• Sumber Daya Manusia (SDM)

Pikirkan mitra sebagai bagian dari tim perencanaan tata kelola yang lebih besar di mana Tata Kelola Data merupakan aspek dari peran mereka dan membutuhkan dukungan dari DGO atau administrator.

Menyesuaikan Peran dan Tanggung Jawab Tata Kelola Data

Tidak setiap perusahaan memiliki sumber daya atau struktur yang sama untuk peran dan tanggung jawab Tata Kelola Data. Misalnya, organisasi yang lebih kecil mungkin tidak memiliki kantor komunikasi korporat atau satu kelompok yang mewakili tanggung jawab strategis dan taktis. Sebaliknya, satu orang mengambil kedua peran tersebut.

Seiner mengakui perbedaan ini dan mendorong organisasi untuk menyesuaikan Model Operasi Peran dan Tanggung Jawabnya sesuai kebutuhan. Namun, dia menyarankan untuk menjaga kepemilikan data dengan pebisnis mana pun dan menjaga format yang konsisten saat memodifikasi diagramnya. 

Selain itu, dia menyarankan untuk mempertahankan format serupa dengan menggunakan spasi setiap level dalam piramidanya untuk menunjukkan status pengambilan keputusan langsung dengan data perusahaan. Dia juga menyarankan agar warna tetap konsisten untuk setiap grup sehingga ketika tingkatan ditarik untuk presentasi lain, audiens dapat mengidentifikasinya.

Kesimpulan

Melibatkan orang yang tepat dengan aktivitas yang tepat meningkatkan kesuksesan perusahaan dengan Tata Kelola Data. Dalam banyak kasus, peran dan tanggung jawab dengan Tata Kelola Data sudah ada tetapi membutuhkan pengakuan. 

Akui setiap peran dan tanggung jawab baru sebelum menugaskan orang kepada mereka. Pastikan mereka memiliki ekspektasi dan dukungan yang jelas dari Dirjen, administrator, atau gaji yang diperbarui untuk menangani beban kerja tambahan.

Dengan dukungan yang sesuai, peran dan tanggung jawab Tata Kelola Data berfungsi pada empat tingkat: eksekutif, strategis, taktik, dan operasional. Sementara setiap pengelompokan dalam Model Operasi Peran dan Tanggung Jawab menjalankan fungsi kritis, organisasi dapat mengubah detailnya agar sesuai dengan kebutuhannya. 

Gambar yang digunakan di bawah lisensi dari Shutterstock.com

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoAiStream. Kecerdasan Data Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• Mencetak Masa Depan bersama Adryenn Ashley. Akses Di Sini.
• Beli dan Jual Saham di Perusahaan PRE-IPO dengan PREIPO®. Akses Di Sini.
• Sumber: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/