Transformasi pengadaan: Mengapa keunggulan itu penting – Blog IBM

Departemen pengadaan cenderung kurang terlihat oleh banyak pemangku kepentingan dibandingkan departemen penjualan, operasi, atau bahkan keuangan, namun dampak yang ditimbulkannya terhadap segala hal mulai dari laba hingga kualitas produk dan penyampaian layanan tidak boleh diabaikan, itulah sebabnya “keunggulan pengadaan” adalah bagian dari hal ini. pengejaran yang layak.

Mengoptimalkan fungsi pengadaan dapat membantu memberikan hasil bisnis yang sukses, seperti:

• 12–20% dalam penghematan manajemen sumber/permintaan
• 95% peningkatan kepatuhan
• 30% pembelanjaan tambahan yang dikelola
• Pengurangan kebocoran nilai kontrak sebesar 35%.

Transformasi pengadaan

Jika organisasi Anda tidak melihat angka-angka seperti ini, Anda mungkin merupakan kandidat yang tepat untuk melakukan transformasi. Langkah pertama dalam perjalanan ini adalah memahami di mana Anda berada, kemudian menggunakan informasi tersebut untuk menentukan di mana Anda ingin berada. Terkadang sulit untuk menentukan waktu dan proses pemikiran yang diperlukan untuk menetapkan jalur menuju keunggulan, terutama ketika Anda berfokus untuk mendukung tuntutan yang diharapkan dari pihak lain dalam bidang pengadaan dalam organisasi yang kompleks—setiap hari, misalnya.

Saat itulah bermitra dengan layanan konsultasi pengadaan dapat membantu memandu tim Anda menuju keunggulan pengadaan, dan membantu Anda memberikan kontribusi terhadap tujuan perusahaan Anda: meningkatkan profitabilitas, meningkatkan hasil layanan yang memungkinkan pertumbuhan pendapatan, membangun kepuasan pelanggan, dan memastikan pemasok mengirimkan barang dan jasa berkualitas tinggi. jasa.

Menilai lingkungan saat ini

Salah satu langkah terpenting adalah meninjau misi departemen pengadaan dan perannya saat ini dalam organisasi. Penilaian yang solid menggali keseluruhan siklus pengadaan.

Bagaimana pengadaan menghubungkan kebutuhan pemangku kepentingan dengan pemasok yang dapat memberikan kemampuan yang tepat? Bagaimana tim diorganisir agar selaras dengan tujuan utama?

Bagaimana cara mereka melakukan pengiriman di area berikut:

• Perencanaan bisnis, penghubung pemangku kepentingan
• Sumber operasi dan analitik
• Manajemen kinerja dan kepatuhan pemasok
• Operasi pembelian, termasuk pemrosesan permintaan, dan aktivitas penting lainnya

Organisasi berkinerja tinggi terus memberikan informasi kepada manajemen senior secara rutin untuk menunjukkan nilai pengadaan bagi bisnis. Apakah Anda memberikan pelaporan, seperti:

• Pemasok pilihan menggunakan persentase, berdasarkan kategori dan melalui pandangan organisasi. Efektivitas sumber daya, acara yang direncanakan sesuai jadwal, penghematan yang dicapai, dan sorotan pemasok baru dari kesepakatan besar baru
• Metrik kinerja pemasok, termasuk ringkasan eksekutif, 10 kinerja teratas (dan juga kinerja terbawah)

Merancang keadaan masa depan

Sasaran yang dapat dicapai berdasarkan hasil penilaian fungsional pengadaan dapat memberikan peta jalan menuju masa depan. Penasihat pengadaan membantu memetakan kesenjangan yang ada, yang biasanya menghasilkan rencana untuk memajukan manajemen kategori, mengembangkan model operasi yang ditargetkan, dan memunculkan peluang-peluang penting lainnya ketika diperlukan mobilisasi tindakan.

Di IBM, yang beroperasi di lebih dari 170 negara dan melibatkan lebih dari 13,000 pemasok, hal ini bukanlah tugas yang mudah. Dengan menggunakan Design Thinking, di antara metodologi lainnya, tim pengadaan dapat menentukan visi masa depannya dan menentukan skala solusi yang akan berhasil. Transformasi pengadaan dengan alur kerja yang cerdas telah memungkinkan para profesional pengadaan untuk melakukan orientasi pemasok 10 kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam 10 menit dibandingkan dengan 2 hari. AI, otomatisasi, blockchain, dan lainnya memungkinkan transformasi.

Faktanya, semakin banyak organisasi pengadaan yang mempertimbangkan untuk menggabungkan AI generatif sebagai bagian dari rencana masa depan mereka untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat, akurat, menurunkan biaya operasional, dan meningkatkan ketahanan.

Pentingnya ekosistem pemasok

Pemasok adalah salah satu elemen perusahaan yang paling berharga, jadi penting untuk bermitra dengan baik di bidang ini. Program pemasok pilihan dengan kontrak dan harga yang dinegosiasikan dengan baik, selaras dengan strategi bisnis utama, dapat meningkatkan pengiriman barang dan jasa—dan, yang terpenting, kepuasan pelanggan.

Tinjauan menyeluruh terhadap seluruh ekosistem pemasok Anda, mulai dari pemilihan vendor dan sumber pembayaran hingga penetapan harga tolok ukur, dapat memberikan wawasan penting mengenai kematangan ekosistem Anda. Mengukur kepatuhan merupakan KPI yang penting untuk akuntabilitas. Apakah pemangku kepentingan internal mengikuti kebijakan atau keluar dari sistem? Apakah pemasok memenuhi persyaratan kontrak, tingkat layanan, dan tujuan keberlanjutan?

Mendorong kepuasan pemangku kepentingan

Banyak perusahaan memantau dengan cermat skor promotor bersih (NPS) mereka untuk mengetahui tren positif dan negatif. Bahkan di ruang B2B, pelanggan menuntut agar transaksi dilakukan secara intuitif, mudah dipenuhi, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dalam banyak hal, fungsi pengadaan yang dioptimalkan akan menghasilkan pengiriman barang dan jasa yang berkualitas tinggi, tepat waktu, melebihi ekspektasi dan dapat menghasilkan peningkatan NPS sebesar 30–50%.

Selain pemangku kepentingan yang berhubungan dengan eksternal, penting bagi tim pengadaan untuk membangun dan memelihara hubungan internal. Hal ini tidak hanya membantu dalam pengumpulan persyaratan, namun juga menumbuhkan kepercayaan di seluruh organisasi. Sebuah model yang mendorong interaksi erat dengan “kategori para ahli” (yang sering kali ingin menangani pengadaan mereka sendiri) dapat membantu mengelola pengadaan, kontrak, dan mengukur keberhasilan, sekaligus menjaga visibilitas, akuntabilitas, dan disiplin pembelanjaan.

Keunggulan pengadaan berhasil

Dalam laporan Expert Insights baru-baru ini, “Pengadaan yang cerdas menjadi lebih cerdas,” IBM Institute for Business Value menemukan bahwa model operasi terintegrasi mendorong keputusan pengadaan berdasarkan data waktu nyata melalui analitik tingkat lanjut dan algoritma prediktif. Organisasi dengan kinerja terbaik telah mencapai 52% lebih rendah biaya pemesanan bahan baku dan layanan, serta 60% lebih rendah biaya pemrosesan utang usaha—dan lebih dari setengahnya secara signifikan mengungguli pesaing dalam hal pertumbuhan pendapatan dan efektivitas selama tiga tahun.

Ubah operasi pengadaan Anda