Pengadaan Tidak Langsung - Saatnya Bangkit dan Bersinar! - Pengubah Game Rantai Pasokan™

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

Pengadaan barang dan jasa tidak langsung dapat menjadi salah satu pengeluaran terbesar di perusahaan mana pun. Dan dampak operasional yang ditimbulkan oleh penyediaan barang dan jasa tidak langsung terhadap perusahaan bisa signifikan, baik secara positif maupun negatif.

Namun kurangnya perhatian dan fokus yang sering diberikan pada Pengadaan Tidak Langsung tidak sejalan dengan pentingnya bidang ini. Sayangnya, Pengadaan Tidak Langsung berada di belakang Pengadaan Langsung.

Tapi ini sudah waktunya Pengadaan Tidak Langsung untuk berdiri dan dihitung!

Pentingnya Pengadaan Tidak Langsung!

Pengadaan Tidak Langsung disebut dengan banyak nama berbeda. Misalnya, bisa disebut Pengadaan Non-Produksi atau MRO. Label yang diterapkan pada nama-nama ini (yaitu “Tidak Langsung” atau “Non”-Produksi) menyiratkan tingkat kepentingan yang lebih rendah. Tapi tidak ada yang jauh dari kebenaran.

Pengadaan barang dan jasa tidak langsung mencakup hampir setiap aspek perusahaan Anda. Ruang lingkup Pengadaan Tidak Langsung mencakup bidang-bidang seperti SAYA T, Belanja modal, Pengangkutan dan Logistik, Fasilitas, Pemasaran, Hukum dan Sumber Daya Manusia, Kontrak outsourcing, Pemasaran, MRO, Utilitas, Bahan Habis Pakai, Tenaga Kerja Sementara, dan Perjalanan.

Kegagalan dalam menegosiasikan tarif kontrak serta syarat dan ketentuan yang baik di bidang-bidang ini dapat berdampak besar dan langsung terhadap kinerja keuangan dan operasional perusahaan. Kegagalan lebih lanjut yang dilakukan pemasok barang dan jasa secara tidak langsung dapat membuat perusahaan bertekuk lutut. Dan kegagalan dalam menerapkan pengendalian yang diperlukan untuk mengelola seluruh proses pengadaan, tata kelola, dan manajemen pemasok dapat membahayakan kemampuan perusahaan untuk tetap bertahan.

Kemampuan untuk menegosiasikan harga dan persyaratan yang tinggi dapat memberikan peningkatan yang signifikan terhadap profitabilitas dan arus kas perusahaan. Hal ini dapat memberikan sumber diferensiasi kompetitif. Dan hal ini dapat memungkinkan peningkatan produktivitas baik dalam fungsi langsung maupun tidak langsung.

Pengadaan Tidak Langsung sangat penting di perusahaan mana pun.

Lalu mengapa bidang ini kurang mendapat fokus dan perhatian?

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pengadaan Tidak Langsung?

Salah satu permasalahan yang sering terjadi di bidang ini adalah kompleksitas dan luasnya wilayah tersebut.

Memiliki keahlian di setiap bidang ini hampir selalu tidak realistis bagi individu atau tim kecil yang mencakup semua bidang ini. Profesional Pengadaan membawa keahlian dalam proses pengadaan pemasok, penawaran harga, negosiasi, pemilihan pemasok, manajemen syarat dan ketentuan, manajemen kinerja, dan manajemen hubungan pemasok. Namun mereka dapat ditantang untuk menjadi ahli dalam bidang-bidang tersebut.

Selain itu, jumlah pemasok barang dan jasa tidak langsung bisa mencapai ratusan atau ribuan. Selain itu, mereka juga tersebar di seluruh dunia, banyak dari pemasok ini merupakan pemasok lokal dan asli dari negara atau wilayah yang mereka layani. Bahkan di perusahaan-perusahaan besar pun sulit untuk memiliki cakupan global sepenuhnya dalam bidang Pengadaan Tidak Langsung.

Dinamika yang sering terjadi dalam situasi ini adalah adanya pertikaian antara Bidang Fungsional dan tim Pengadaan mengenai siapa yang bertanggung jawab mengelola barang dan jasa tidak langsung.

Pemimpin Fungsional jelas merupakan Ahli di Bidangnya. Tim I/T jelas memahami I/T lebih baik daripada Pengadaan, atau siapa pun. Tim Logistik jelas memahami Pengangkutan dan Transportasi lebih baik dari siapa pun. Begitu seterusnya untuk setiap area barang dan jasa tidak langsung.

Dan jika Anda menjalankan organisasi dengan fasilitas yang tersebar secara geografis, baik itu Kantor, Pabrik, atau Pusat Distribusi, Anda akan mengetahui pasar lokal Anda lebih baik daripada orang lain. Anda memahami budaya, kontak, bahasa, serta praktik dan peraturan setempat.

Namun para pemimpin Fungsional dan Operator Lokal ini juga tidak memiliki pengalaman atau keahlian dalam praktik, keterampilan, teknik, dan alat Pengadaan yang tepat. Profesi Pengadaan adalah sebuah panggilan sama seperti profesi lainnya. Terdapat tingkat keterampilan, keahlian dan pengalaman yang terlibat dalam Pengadaan yang paling diketahui oleh para ahli Pengadaan. Dan Pengadaan Tidak Langsung itu sendiri merupakan bidang keahlian yang sangat spesifik.

Tentu saja ada pengecualian terhadap catatan di atas. Terdapat pimpinan Fungsional yang pernah bekerja di bidang Pengadaan. Dan terdapat individu Pengadaan yang pernah bekerja di bidang Fungsional. Itu adalah kombinasi keterampilan yang hebat tetapi tidak sesering yang seharusnya, atau bisa saja terjadi.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah ukuran perusahaan Anda. Perusahaan-perusahaan global yang besar kemungkinan besar mampu membiayai tim Pengadaan Tidak Langsung dalam jumlah besar yang terdiri dari para ahli di setiap bidang Fungsional, sehingga menjadikan tim ini sangat tangguh. Namun perusahaan skala menengah dan kecil sering kali tidak memiliki kemampuan untuk mempekerjakan tim yang berpengalaman.

Tingkat staf Pengadaan Tidak Langsung mereka biasanya kalah jumlah dengan jumlah kegiatan yang harus dilakukan dan oleh karena itu mereka sering kali tidak punya pilihan selain menyerahkan kendali kepada bidang Fungsional.

Mengingat kompleksitas setiap perusahaan, organisasinya, ukurannya, geografinya, bidang kompetensinya, dan sumber dayanya, tidak ada jawaban tunggal mengenai bagaimana mengatur kemampuan Pengadaan Tidak Langsung.

Namun pada tingkat tertentu di perusahaan Anda, seseorang mempunyai tanggung jawab tersebut. Jika hal ini dapat dikelola secara terpusat dan global, itu bagus. Jika tidak, maka struktur organisasi gabungan yang dikelola matriks untuk Pengadaan Tidak Langsung akan lebih baik daripada tidak ada struktur sama sekali.

Kesimpulan

Apa pun situasi yang dihadapi perusahaan Anda, penting untuk memperlakukan pengadaan barang dan jasa tidak langsung secara strategis dan metodis. Harus ada pengawasan untuk memastikan penerapan sumber daya dan proses sebaik mungkin.

Jika laba penting bagi perusahaan Anda, maka fokus terpadu pada Pengadaan Tidak Langsung sering kali dapat menghasilkan persentase pengurangan biaya yang rendah hingga tinggi, satu digit, atau bahkan lebih tinggi. Semua ini mengarah pada keuntungan Anda. Dan jika Anda mencari peningkatan arus kas atau produktivitas, Anda bisa mengunjungi tim Pengadaan Tidak Langsung.

Dan jika menjaga lampu tetap menyala dan menjaga komputer tetap berfungsi adalah hal yang penting bagi perusahaan Anda, maka pentingnya Pengadaan Tidak Langsung perlu disadari.

Ada sejumlah besar keterampilan dan keahlian yang terlibat dalam Pengadaan Tidak Langsung.

Mari kita berikan rasa hormat yang layak!