Panduan utama konversi OCR ke spreadsheet: Alur kerja, alat, dan tip akurasi

Panduan utama konversi OCR ke spreadsheet: Alur kerja, alat, dan tip akurasi

Stempel Waktu: 15 Januari 2024 9
Node Sumber: 3063734

Pernahkah Anda perlu mengekstrak data dari PDF atau dokumen pindaian ke dalam spreadsheet? OCR bisa menjadi penghemat waktu yang nyata. Cukup pindai dokumen Anda dan ubah gambar menjadi teks yang dapat diedit dan dicari. OCR memudahkan ekstraksi data, baik saat bekerja dengan PDF, foto, atau halaman pindaian.

Panduan ini akan memandu Anda melalui proses OCR hingga spreadsheet — mulai dari pemindaian hingga peningkatan akurasi. Kami akan merekomendasikan alat OCR dan memberikan tips untuk meningkatkan akurasi dan kasus penggunaan OCR di dunia nyata yang menghemat waktu kerja manual.

Mengapa mengatur ulang data ke dalam spreadsheet dengan OCR?

OCR benar-benar mengubah permainan. Dibutuhkan data yang terkunci di kertas pindaian, PDF, dan foto Anda dan mengubahnya menjadi data terstruktur. Kita berbicara tentang spreadsheet yang siap digunakan. Ini membuka kemungkinan-kemungkinan baru.

Berikut beberapa alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan penggunaan OCR untuk mengatur data Anda ke dalam spreadsheet:

1. Analisis data lebih mudah

Setelah data Anda diekstraksi dan disusun dengan rapi ke dalam baris dan kolom dalam spreadsheet, analisis dan pengerjaannya menjadi lebih mudah. Anda dapat dengan cepat melihat tren, mengurutkan, memfilter, menggunakan rumus, dan membuat tabel dan bagan pivot. Manipulasi data tingkat ini tidak dimungkinkan dalam dokumen yang dipindai atau PDF.

2. Kualitas data yang lebih baik

Konversi OCR ke spreadsheet memberi Anda data yang bersih dan terstruktur. Data dapat divalidasi dan distandarisasi selama proses OCR. Hal ini meningkatkan kualitas dan keakuratan data secara keseluruhan dibandingkan dengan dokumen pindaian yang tidak terstruktur.

3. Peningkatan kemampuan pencarian

Dokumen dan gambar yang dipindai rumit untuk dicari — OCR memperbaikinya dengan mengonversi gambar menjadi teks sebenarnya. Setelah berada di spreadsheet, data dapat dicari sepenuhnya. Anda dapat langsung menemukan apa yang Anda butuhkan.

4. Peningkatan berbagi data

Spreadsheet yang berisi data yang diekstraksi dapat dengan mudah dibagikan kepada orang lain untuk berkolaborasi. Data sekarang berada dalam format standar yang dapat digunakan kembali dan bukannya terjebak dalam gambar dokumen individual.

5. Kemampuan otomatisasi

Data spreadsheet dapat diotomatisasi dan disederhanakan di seluruh sistem bisnis. Dengan kemampuan untuk mengeluarkan file CSV, data yang diekstraksi OCR dapat secara otomatis mengalir ke database dan aplikasi lini bisnis lainnya.

6. Lewati pemrosesan manual

Tim Anda tidak perlu lagi menyalin data secara manual dari dokumen yang dipindai atau menanggung alur kerja salin-tempel yang membosankan dan tidak efektif untuk PDF. Anda dapat mengurangi kesalahan dan menghemat waktu pembersihan dan validasi data dengan menghilangkan tugas entri data yang monoton. Hasilnya, staf Anda dapat mendedikasikan upaya mereka untuk pekerjaan yang lebih produktif dan memuaskan.

7. Skalabilitas

Konversi OCR meningkat seiring dengan pertumbuhan volume data. Apakah Anda perlu memproses ratusan atau bahkan ribuan halaman dokumen, otomatisasi OCR menanganinya dengan lancar. Entri data manual tidak dapat diskalakan dengan cepat untuk volume besar.

Alur kerja OCR ke spreadsheet

Mengonversi dokumen menjadi spreadsheet dengan OCR sangatlah mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah penting berikut. Dengan menyiapkan alur kerja yang efisien, Anda dapat menghemat berjam-jam entri data manual dan dengan cepat mengakses informasi yang disimpan dalam PDF atau file pindaian.

Mari kita selami.

1. Kumpulkan dokumen untuk OCR

Pertama, kumpulkan gambar dokumen, PDF, atau kertas pindaian yang berisi data yang perlu Anda ekstrak. Nanonets memungkinkan Anda mengimpor file dengan mudah dari berbagai sumber, termasuk email, penyimpanan cloud, Dropbox, Google Drive, OneDrive, dan banyak lagi.

Anda juga dapat mengatur folder arloji atau email otomatis untuk memproses file baru atau lampiran masuk secara otomatis. Panggilan API dan integrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya juga dapat diatur untuk ekstraksi data yang lancar.

2. Tentukan bidang data

Selanjutnya, tentukan kolom atau kolom data yang ingin Anda ekstrak, seperti nomor faktur, tanggal, nama pelanggan, jumlah terutang, dll. Nanonets menawarkan model AI berbeda untuk jenis dokumen seperti faktur, kwitansi, kartu nama, dan banyak lagi.

Model yang dibuat sebelumnya sudah mengetahui cara mengekstrak bidang umum secara cerdas dari setiap jenis dokumen. Anda juga dapat mengonfigurasi bidang khusus Anda sendiri dan melatih model AI. Anda kemudian dapat menyiapkan model dengan beberapa sampel. Cukup gambarkan zona pada contoh dokumen untuk memetakan lokasi data penting.

Sekarang, Anda siap menjalankan OCR dan mengekstrak data dari dokumen Anda. Nanonets memanfaatkan algoritma AI dan ML yang canggih untuk secara otomatis mengidentifikasi dan menangkap teks dari tata letak dokumen yang kompleks dengan akurasi tinggi. AI “membaca” setiap dokumen, mengekstrak kolom yang ditentukan, dan mengeluarkan data terstruktur yang siap untuk diekspor.

Langkah ini sepenuhnya otomatis untuk Anda setelah kolom data dan model AI dikonfigurasi dengan benar. Di balik layar, teknologi OCR mengubah gambar pindaian menjadi teks. Deteksi zona cerdas kemudian memilih bidang data yang relevan.

4. Validasi dan koreksi data

Tinjau keakuratan data yang diekstraksi. Nanonets mempermudah ini karena memungkinkan Anda melakukan koreksi langsung di penampil dokumen. Untuk pengguna tingkat lanjut, Anda juga dapat mengedit keluaran JSON terstruktur.

Anda juga dapat menggunakan kemampuan validasi otomatis untuk menyiapkan aturan guna memvalidasi data yang diambil. Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah suatu tanggal berada dalam rentang yang valid atau nilai numerik di bawah ambang batas. Masalah validasi apa pun akan ditandai untuk ditinjau.

5. Ekspor dan integrasikan data spreadsheet

Hasil akhir yang berisi data terstruktur yang diambil dari dokumen pindaian atau PDF Anda dapat diunduh dan digunakan untuk tujuan hilir. Nanonets memungkinkan Anda mengekspornya sebagai file CSV, Excel, atau JSON, memungkinkan Anda mengimpor data dengan mudah ke aplikasi spreadsheet pilihan Anda atau perangkat lunak bisnis lainnya.

Anda juga dapat langsung berintegrasi dengan aplikasi populer seperti Google Sheets, QuickBooks, Salesforce, dll. Integrasi Zapier memungkinkan Anda terhubung dengan lebih dari 5000+ aplikasi untuk aliran data yang lancar. Integrasi ini memastikan bahwa data Anda diperbarui secara otomatis di semua platform Anda secara real-time.

Cara meningkatkan proses OCR ke spreadsheet

Teknologi OCR tidaklah sempurna. Terkadang ada masalah dengan pemindaian berkualitas rendah, tata letak yang rumit, atau font yang tidak biasa. Namun, perbaikan kecil sekalipun dalam proses OCR dapat menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan.

Misalkan Anda menjalankan perusahaan asuransi yang memproses ribuan dokumen per hari. Bahkan peningkatan akurasi OCR sebesar 2% dapat menghemat ratusan jam kerja per minggu.

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan proses OCR ke spreadsheet:

1. Tingkatkan kualitas pindaian Anda

Pastikan dokumen yang Anda pindai jelas dan terbaca. Pemindaian berkualitas buruk dapat menyebabkan kesalahan dalam proses OCR. Jadi, lakukan praproses pemindaian untuk meningkatkan kualitas gambar sebelum memasukkannya ke dalam sistem OCR Anda.

Kiat untuk meningkatkan kualitas pemindaian:

  • Gunakan pemindai resolusi tinggi (minimal 300 dpi). Ini menangkap detail lebih halus yang dapat membantu mesin OCR mengenali karakter secara akurat.
  • Pastikan halaman disejajarkan dengan benar dan tidak miring. Deskewing memperbaiki pemindaian yang miring.
  • Periksa kecerahan dan kontras pemindaian. Sesuaikan levelnya agar teks terlihat jelas dan tidak terlalu terang atau gelap.
  • Bersihkan kaca pemindai untuk menghindari debu, noda, atau artefak pada gambar yang dipindai.
  • Gunakan Adobe Scan atau aplikasi serupa untuk mengambil pindaian berkualitas tinggi menggunakan ponsel cerdas Anda.
  • Gunakan teknik peningkatan gambar seperti penajaman, pengurangan noise, dan binarisasi.

2. Standarisasi dokumen Anda

Konsistensi dalam tata letak dan desain dokumen dapat meningkatkan akurasi OCR secara signifikan. Jika memungkinkan, standarkan format dokumen yang Anda proses. Ini berarti menjaga bidang data di lokasi yang sama pada setiap dokumen, menggunakan font dan ukuran yang konsisten, serta menjaga tata letak yang bersih dan rapi.

Berikut beberapa tip untuk standarisasi dokumen:

  • Gunakan templat yang konsisten untuk semua dokumen berjenis sama.
  • Simpan bidang data penting di tempat yang sama pada setiap dokumen.
  • Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca dan hindari font yang artistik atau tidak biasa.
  • Hindari kekacauan dan jaga tata letak tetap bersih dan sederhana.
  • Batasi penggunaan gambar, logo, dan grafik di dekat kolom teks penting.
  • Gunakan warna kontras tinggi untuk teks dan latar belakang guna meningkatkan keterbacaan.

3. Berinvestasi dalam sistem OCR yang didukung AI

Sistem ini menggunakan algoritme pembelajaran mesin untuk belajar dari setiap dokumen yang diproses, dan terus meningkatkan kemampuannya dalam mengenali dan mengekstrak data yang relevan.

Nanonets adalah contoh utama sistem OCR yang didukung AI. Ini menawarkan model terlatih untuk berbagai jenis dokumen dan memungkinkan Anda menyesuaikan model sesuai kebutuhan Anda. Semakin banyak data yang diproses, semakin baik ia mengenali pola dan mengekstrak data secara akurat.

Selain itu, kemampuan pengenalan bahasa dan pemahaman konteks sistem OCR yang didukung AI memungkinkan mereka menangani dokumen dalam berbagai bahasa, mata uang, format pajak, dan banyak lagi. Hal ini membuat mereka sangat serbaguna dan mudah beradaptasi dengan beragam kebutuhan bisnis.

4. Siapkan alur kerja otomatis

Mengotomatiskan langkah manual berulang dalam alur kerja OCR Anda dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan. Misalnya, Anda dapat menyiapkan aturan impor otomatis yang memastikan sistem OCR secara otomatis memproses setiap faktur yang dikirimkan akuntansi@bisnisanda.com.

Integrasi dengan perangkat lunak bisnis seperti ERP memungkinkan aliran data yang lancar. Data spreadsheet yang diekstraksi dapat disinkronkan secara otomatis ke database hilir. Aturan validasi otomatis membantu mendeteksi kesalahan ekstraksi sejak dini. Alur kerja dapat mengarahkan dokumen yang memerlukan peninjauan ke staf yang tepat. Pemberitahuan dan pengingat otomatis memastikan tidak ada tenggat waktu yang terlewat.

Pesan terakhir

Teknologi OCR telah merevolusi cara kami mengekstrak dan bekerja dengan data dari dokumen pindaian dan PDF. Dengan mengubah gambar menjadi data spreadsheet terstruktur, OCR menghilangkan entri manual yang membosankan sekaligus meningkatkan kemampuan analisis.

Seperti yang diuraikan dalam panduan ini, menciptakan alur kerja OCR yang efisien dengan alat yang tepat, seperti Nanonets, dapat menghemat banyak waktu. Peningkatan kecil dalam akurasi juga dengan cepat menghasilkan penghematan yang signifikan.

Ingin melihat bagaimana OCR dapat mempercepat alur kerja bisnis Anda? Nanonets menawarkan versi gratis untuk menguji ekstraksi data bertenaga AI dari dokumen Anda. Mengubah tabel PDF atau faktur yang dipindai menjadi lembar Excel yang dapat diedit tidak pernah semudah ini. Daftar sekarang untuk memulai!

Stempel Waktu:

Lebih dari AI & Pembelajaran Mesin