Xero adalah perangkat lunak akuntansi SaaS berbasis cloud untuk pelanggan bisnis kecil yang berlokasi di banyak negara. Perusahaan Xero, yang didirikan pada tahun 2006, berbasis di Selandia Baru. Perangkat lunak Xero menangani hutang sebagai sistem tradisional yang memerlukan entri data manual. Untuk otomatisasi hutang akun Xero, pelanggan Xero mengintegrasikan perangkat lunak otomatisasi AP pihak ketiga.
Cara mengelola AP di Xero
Kelola hutang usaha (AP) di Xero dengan melakukan proses yang diperlukan berikut:
- Terima faktur vendor atau tagihan lain melalui email ke sistem akuntansi Xero atau dengan memindai
- Setujui faktur
- Jadwalkan pembayaran
- Xero menambahkan faktur/tagihan ke hutang
- Pembayaran dilakukan
- Faktur/tagihan ditandai sebagai dibayar
Namun perhatikan bahwa langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam Xero ini tidak mencakup banyak tugas manual. Misalnya, karyawan departemen hutang dagang perlu menentukannya secara visual faktur benar melalui proses verifikasi manual dan mendapatkan persetujuan.
Proses verifikasi keakuratan ini mencakup pencocokan 3 arah (atau pencocokan 2 arah) antara faktur dengan pesanan pembelian (PO) dan laporan penerimaan, jika berlaku, untuk penerimaan barang.
Staf AP perlu menentukan manajer anggaran mana yang perlu menyetujui faktur tersebut, sesuai dengan kebijakan pengeluaran perusahaan. Kemudian hutang dagang mengarahkan dokumen yang cocok (sering kali berbasis kertas) ke pemberi persetujuan yang tepat dan menindaklanjuti pemberi persetujuan ketika persetujuan mereka tidak tepat waktu.
Hutang usaha membayar faktur secara batch. Mungkin utang usaha masih menggunakan cek kertas jadul. Saat menggunakan cek kertas, langkah manual berikut diperlukan:
- Meminta CFO atau Pengendali menyetujui pelaksanaan pemeriksaan
- Mendapatkan tanda tangan cek resmi
- Mencetak cek di atas kertas
- Memisahkan dan mengarsipkan salinan cek dengan salinan dokumen invoice yang sesuai
- Mengisi dan mengirimkan amplop dengan cek dan lampiran surat pengiriman uang
- Menanggapi panggilan masuk pemasok atau email yang meminta status pembayaran saat ini
Alur kerja hutang akun Xero
Uraian berikut berkaitan dengan alur kerja hutang usaha Xero untuk melakukan proses hutang usaha dalam perangkat lunak hutang usaha inti Xero.
Tangkap dan masukkan tagihan/faktur pemasok
Pengguna paket edisi Bisnis Xero, yang mencakup paket harga SaaS Awal, Berkembang, dan Mapan, menerima Hubdoc bawaan fitur yang menangkap tagihan dan kwitansi di Xero. Hubdoc adalah mitra Xero untuk pengambilan data OCR yang mengekstrak data dari dokumen dan membuat transaksi di Xero. Alamat email tagihan Xero ditampilkan di tab status mana pun di halaman Ikhtisar Pembelian.
Untuk mencatat tagihan dan faktur pemasok di Xero menggunakan fitur Hubdoc, tagihan tersebut harus berupa lampiran email, bukan disematkan di email itu sendiri. Untuk proses pengambilan email ini, Anda akan meneruskan tagihan yang diterima dari pemasok mana pun ke alamat email tagihan Xero Anda.
Sebagian besar format dokumen dan gambar berfungsi kapan saja tagihan email ke alamat email unik organisasi Xero Anda untuk membuat rancangan tagihan dengan lampiran tagihan email. Anda dapat mengirim email hingga 10 tagihan dalam satu email yang akan membuat tagihan terpisah di Xero. Ukuran email maksimum adalah 25MB.
Tagihan yang dikirim melalui email akan menggunakan mata uang dasar perusahaan Anda, bukan mata uang asing. Hanya dengan berlangganan yang mencakup multicurrency, Anda dapat mengubah mata uang pada draft tagihan atau invoice secara manual ke mata uang asing di Xero.
Hanya jika Xero berhasil membaca tagihan yang dikirim melalui email, beberapa bidang, termasuk ini, akan terisi secara otomatis dan ditandai di Xero dengan ikon petir:
- Kontak
- Tanggal
- Total
- Batas tanggal terakhir
- Referensi
Perhatikan bahwa proses pengambilan faktur ini mungkin tidak lengkap atau akurat dan masih memerlukan langkah manual (tercantum di tautan Xero untuk mengirim tagihan melalui email) di menu Bisnis/Tagihan ke Bayar dan untuk konversi mata uang yang diperlukan.
Jika Anda tidak menggunakan fitur Hubdoc Xero untuk pengambilan data tagihan melalui email, Anda perlu melakukan entri data manual untuk menambahkan faktur dan tagihan ke dalam sistem perangkat lunak akuntansi Xero. Di menu Bisnis/Tagihan yang Harus Dibayar, pilih Tagihan Baru dan masukkan rincian untuk bidangnya. Simpan tagihan dan kirimkan untuk persetujuan sebelum membayar tagihan.
Anda akan secara manual mengkodekan tagihan hutang ini ke akun pengeluaran atau aset yang benar, seperti inventaris.
Bayar tagihan dan catat pembayaran
Untuk membayar tagihan, jadwalkan tagihan dalam sistem (berdasarkan batch) dengan memasukkan tanggal pembayaran dan memberi tanda centang pada faktur yang dibayar. Ketika tagihan dibayar, Xero mencatat transaksi tersebut sebagai pengurangan hutang usaha sebagai debit dan kredit pembukuan double-entry penyeimbang menjadi uang tunai (dan setiap diskon pembayaran awal yang diambil).
Menambah pemasok baru
Dalam perangkat lunak akuntansi Xero, Xero menyiapkan pemasok baru sebagai Kontak dan menentukan cara Anda menggunakan Kontak ini—baik sebagai Pemasok atau Pelanggan, atau keduanya. Jika Anda memuat tagihan, Kontak digunakan sebagai pemasok. Oleh karena itu, Anda tidak perlu memindahkan Kontak ke Pemasok. Saat Anda menggunakan Hubdoc di Xero, Hubdoc akan melakukannya secara otomatis mengatur pemasok di Xero sistem perangkat lunak akuntansi untuk Anda ketika faktur diterima. Jika tidak, entri data manual diperlukan untuk menyiapkan pemasok di Xero.
Kelola pengeluaran dan penggantian
Dengan Xero, Anda dapat melihat dan mengelola faktur, pengeluaran, dan penggantian biaya dari perangkat lunak online berbasis cloud atau dengan perangkat seluler yang menggunakan aplikasi Xero. Visibilitas Anda terhadap pengelolaan pembelanjaan tidak akan sekomprehensif dengan integrasi perangkat lunak otomasi AP.
Mengotomatiskan alur kerja Xero AP dengan Nanonets
Anda dapat sepenuhnya mengotomatiskan semua alur kerja Xero AP untuk penerimaan faktur dan pemrosesan faktur, termasuk pembayaran, dengan Nanonets Flow, otomatisasi AP-nya, dan perangkat lunak pengolah faktur untuk hutang dagang. Nanonet menggunakan praktik terbaik hutang dagang dalam perangkat lunak otomasi AP-nya.
Nanonets membantu Anda mencapainya orientasi vendor mudah dan memiliki pengelolaan dokumen yang baik terkait hutang usaha. Pemasok memilih metode pembayaran.
Perangkat lunak otomatisasi Nanonets Flow AP memungkinkan Anda meneruskan email atau memindai faktur ke Nanonet dengan OCR cerdas (pengenalan karakter optik) yang ditingkatkan AI/ML untuk menangkap data faktur secara elektronik berdasarkan item baris dengan header. Namun Nanonets adalah pakar OCR dan memiliki tingkat akurasi yang jauh lebih tinggi dalam menangkap data faktur dibandingkan Xero dengan HubDocs yang dapat diandalkan untuk menyediakan setiap faktur. nanonet Entri data AI adalah kunci untuk membuka akurasi dan efisiensi.
Nanonets memberi bisnis Anda pemrosesan faktur yang tepat waktu dan tanpa sentuhan, tanpa campur tangan manusia atau proses manual yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) dan bagiannya, pembelajaran mesin (ML). Perangkat lunak otomatis Pemrosesan faktur mencakup langkah-langkah untuk memverifikasi faktur, pencocokan faktur, menyetujui faktur pembayaran, dan membayar tagihan dan faktur yang disetujui secara berkelompok.
Anda dapat mengklaim diskon pembayaran awal vendor bila Anda membayar dalam jangka waktu singkat yang tertera pada persyaratan pembayaran faktur Anda, seperti membayar dalam waktu 10 hari untuk 2/10, net 30 untuk menerima diskon 10% dari saldo faktur jatuh tempo daripada membayar jumlah faktur penuh dalam 30 hari. Saat Anda mengambil diskon pembayaran awal hutang usaha untuk item inventaris, penghematan biayanya sangat mengesankan.
Dengan Nanonets, setelah Anda mengambil data faktur, Nanonets memverifikasi faktur dan pengkodean akun serta menyinkronkan data tersebut dengan sistem akuntansi Anda. Nanonet mencocokkan faktur dengan dokumen pendukung, termasuk order pembelian (PO) dan tanda terima barang bila berlaku.
Bisnis Anda dapat mengatur pemberi persetujuan faktur dan batas pembelanjaan sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda atau membiarkan AI menanganinya alur kerja persetujuan faktur secara otomatis untuk Anda dalam Nanonets jika Anda mau. Pemberi persetujuan mempunyai pilihan untuk Menolak atau Menyetujui faktur pembayaran.
Jadwalkan dan lakukan pembayaran elektronik global dalam pilihan mata uang menggunakan batch besar dan efisien dengan Nanonets. Kemudian Nanonets akan merekonsiliasi dan mencocokkan catatan atau transaksi atau pembayaran internal dengan rekening bank, laporan kartu kredit, atau sumber lainnya rekonsiliasi akun.
Nanonets memberi tim bisnis Anda pandangan cerdas dengan visibilitas mengenai pembelanjaan bisnis, memberi Anda kontrol lebih besar untuk mengelola biaya bisnis.
Kesimpulan
Alur kerja hutang Xero sangat memakan waktu. Ketika bisnis Anda mulai menyederhanakan alur kerja dengan Xero + AP Automation, staf hutang tidak perlu melakukan langkah-langkah entri data manual berulang-ulang untuk setiap pemasok, faktur, atau laporan pengeluaran karyawan yang memerlukan penggantian.
Mencari tahu bagaimana Aliran oleh Nanonet dapat meningkatkan alur kerja otomatisasi hutang dagang Xero dan memberikan lebih banyak akurasi dan kontrol keuangan.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- :memiliki
- :adalah
- :bukan
- $NAIK
- 10
- 2006
- 30
- a
- Sanggup
- sesuai
- Akun
- akuntansi
- perangkat lunak akuntansi
- Akun
- akun hutang
- otomatisasi hutang dagang
- ketepatan
- tepat
- Mencapai
- alamat
- Menambahkan
- Setelah
- AI
- Semua
- jumlah
- an
- dan
- Lain
- Apa pun
- otomatisasi aplikasi
- aplikasi
- berlaku
- Menerapkan
- persetujuan
- persetujuan
- menyetujui
- disetujui
- ADALAH
- buatan
- kecerdasan buatan
- Kecerdasan buatan (AI)
- AS
- aset
- berwenang
- mengotomatisasikan
- Otomatis
- secara otomatis
- Otomatisasi
- Saldo
- balancing
- Bank
- akun bank
- mendasarkan
- BE
- sebelum
- makhluk
- TERBAIK
- tagihan
- Uang kertas
- Bolt
- kedua
- bisnis
- pelanggan bisnis
- tapi
- by
- Panggilan
- CAN
- menangkap
- menangkap
- Menangkap
- kartu
- Uang tunai
- CFO
- perubahan
- karakter
- pengenalan karakter
- memeriksa
- Tanda cek
- Cek
- pilihan
- Pilih
- klaim
- kode
- Pengkodean
- perusahaan
- Perusahaan
- lengkap
- compliant
- luas
- kesimpulan
- kontak
- kontak
- kontrol
- pengawas
- kontrol
- Konversi
- Core
- benar
- Biaya
- penghematan biaya
- Biaya
- negara
- menutupi
- membuat
- menciptakan
- kredit
- kartu kredit
- Mata Uang
- Currency
- terbaru
- pelanggan
- data
- entri data
- Tanggal
- Hari
- Debet
- Departemen
- ditunjuk
- rincian
- Menentukan
- ditentukan
- alat
- Diskon
- diskon
- dokumen
- manajemen dokumen
- dokumen
- Dont
- draf
- dua
- Awal
- mudah
- edisi
- efisiensi
- efisien
- Elektronik
- secara elektronik
- tertanam
- Karyawan
- karyawan
- Enter
- memasuki
- masuk
- mapan
- Setiap
- contoh
- unggul
- biaya
- ahli
- Ekstrak
- Fitur
- Fields
- Filing
- keuangan
- aliran
- berikut
- berikut
- Untuk
- asing
- mata uang asing
- Depan
- Didirikan di
- dari
- penuh
- sepenuhnya
- memberikan
- Pemberian
- Aksi
- barang
- Pertumbuhan
- menangani
- Menangani
- Memiliki
- header
- membantu
- lebih tinggi
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- HTTPS
- manusia
- ICON
- if
- gambar
- impresif
- in
- memasukkan
- termasuk
- Termasuk
- masuk
- menunjukkan
- sebagai gantinya
- mengintegrasikan
- integrasi
- Intelijen
- Cerdas
- intern
- intervensi
- ke
- inventaris
- faktur
- pemrosesan faktur
- faktur
- IT
- item
- NYA
- Diri
- jpg
- kunci
- besar
- pengetahuan
- membiarkan
- Lets
- petir
- 'like'
- batas
- baris
- LINK
- Daftar
- memuat
- terletak
- Lot
- mesin
- Mesin belajar
- mailing
- membuat
- mengelola
- pengelolaan
- pelaksana
- panduan
- manual
- banyak
- ditandai
- Cocok
- cocok
- korek api
- sesuai
- maksimum
- Mungkin..
- menu
- metode
- ML
- mobil
- perangkat mobile
- lebih
- pindah
- banyak
- harus
- perlu
- Perlu
- kebutuhan
- bersih
- New
- Melihat..
- jumlah
- memperoleh
- OCR
- of
- sering
- on
- secara online
- hanya
- optical character recognition
- or
- urutan
- Lainnya
- jika tidak
- di luar
- ikhtisar
- halaman
- dibayar
- kertas
- berbasis kertas
- pasangan
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- metode pembayaran
- pembayaran
- negara
- melakukan
- melakukan
- mungkin
- rencana
- plato
- Kecerdasan Data Plato
- Data Plato
- PO
- kebijaksanaan
- PoS
- didukung
- lebih suka
- di harga
- proses
- proses
- pengolahan
- memberikan
- membeli
- pesanan pembelian
- pembelian
- Penilaian
- agak
- Baca
- penerimaan
- menerima
- diterima
- menerima
- pengakuan
- catatan
- arsip
- pengurangan
- pengembalian
- terkait
- Pengiriman uang
- berulang-ulang
- melaporkan
- meminta
- wajib
- membutuhkan
- benar
- rute
- s
- SaaS
- Save
- Tabungan
- pemindaian
- menjadwalkan
- melihat
- memilih
- mengirim
- terpisah
- set
- set
- Pendek
- Pertunjukkan
- tunggal
- Ukuran
- kecil
- bisnis kecil
- Perangkat lunak
- beberapa
- sumber
- menghabiskan
- Staf
- Laporan
- Status
- Tangga
- Masih
- pelurusan
- berlangganan
- berhasil
- seperti itu
- memperlengkapi secara keterlaluan
- pemasok
- pemasok
- pendukung
- sistem
- Mengambil
- diambil
- tugas
- tim
- istilah
- dari
- bahwa
- Grafik
- mereka
- kemudian
- karena itu
- Ini
- pihak ketiga
- ini
- Melalui
- membuang-buang waktu
- tepat waktu
- untuk
- tanpa sentuhan
- tradisional
- .
- Transaksi
- unik
- unlocking
- menggunakan
- bekas
- kegunaan
- menggunakan
- penjaja
- Verifikasi
- memverifikasi
- sangat
- 'view'
- jarak penglihatan
- visual
- ketika
- yang
- akan
- dengan
- dalam
- tanpa
- Kerja
- alur kerja
- Alur kerja
- akan
- xero
- kamu
- Anda
- zephyrnet.dll