Miért kritikus a „hangszerelés” az ellátási lánc és a beszerzés szempontjából?

A gazdasági viszonyok hónapok óta előremutató visszaesést jeleztek, így a szervezetek mindenhol megfontolták, hogyan tudnak a legjobban felkészülni a bizonytalanságra és átvészelni a vihart. Sok vállalatvezető komolyan keresi a módját, hogy elkerülje a drasztikus költségcsökkentési intézkedéseket, míg mások már meg is kezdték ezeket a lépéseket. 

Ahogy a döntéshozók folytatják a 2023-as tervezést, olyan változtatásokat kell végrehajtaniuk, amelyek javítják a rugalmasságot (az ellátási lánc zavaraival szemben), a láthatóságot (a kiadások és a költségvetési megfontolások tekintetében) és az agilitást (a változó körülményekhez való alkalmazkodás érdekében). Amikor a beszerzésről és az ellátási lánc kezeléséről van szó, a rendszerek és részlegek közötti összehangolás biztosítása kulcsfontosságú terület. A hangszerelés lehetőséget kínál a szilárd munkafolyamatok lebontására, valamint az alkalmazások és a felhasználók közötti híd létrehozására a bonyolultságok kiküszöbölése érdekében. A modern digitális automatizálási platformok részeként való bevezetése nélkülözhetetlenné válik a beszerzési élmény javításához, és kritikus tényező lesz a költségvetési korlátok kezelésében. 

Sok akadály, amellyel a szervezetek szembesülnek a beszerzés során, abból adódnak, hogy hagyományosan a széttagolt, szilárd vagy manuális folyamatokra támaszkodnak. Ez nemcsak a szervezeten belüli együttműködést akadályozza, hanem ellenőrizetlen mesterköltekezéshez vezethet, és csökkenti a beszerzési csapatok láthatóságát a kezelt kiadások tekintetében. Megzavarhatja a mai üzleti felhasználók által igényelt gyors és agilis munkafolyamatokat, és megnehezítheti a szabályozási követelmények teljesítését. Ez pedig a felhasználói élmény megromlását eredményezheti, ami súrlódást okozhat az üzleti felhasználók és a beszerzési csapat között.

Minél nagyobb és decentralizáltabb egy vállalat, ezek a problémák annál súlyosabbá válnak, és fokozzák az ellentéteket az agilitás iránti vágy és a megfelelés és ellenőrzés igénye között.

A hangszerelés célja, hogy leküzdje ezeket a kihívásokat azáltal, hogy digitalizálja vagy automatizálja a beszerzési és ellátási lánc munkafolyamatait a rendszerek között, lehetővé téve az egységes együttműködést és elkötelezettséget az üzleti felhasználók, beszállítók és más érdekelt felek között. Megfelelő hangszerelés nélkül a rossz munkafolyamat rossz adatokhoz vezethet, és rossz üzleti döntésekhez vezethet. Az előlap is igaz: az optimalizált munkafolyamatok kiváló minőségű adatokat generálnak a felhasználói műveletekből és az integrált rendszerekből, és megkönnyítik az üzleti felhasználók számára, hogy következetesen jobb döntéseket hozzanak, és rendkívüli üzleti hatásokat érjenek el.

Az újonnan kialakított „intelligens” beszerzési munkafolyamatok az automatizálás révén csökkentik a ciklusidőket, és egyszerűsítik a vállalat beszállítóinak bevonását és kapcsolattartását. Növelik a pénzügyi csapatok láthatóságát a kiadások és kötelezettségvállalások terén. És segítik a szervezeteket abban, hogy működésüket gyorsabban tudják teljesíteni a jogi, megfelelőségi, pénzügyi és egyéb szabályozási követelményeknek.

A beszerző szervezeteknek három területen kell a hangszerelés javítására összpontosítaniuk: adatbevitel, hozzáférés és láthatóság az üzleti alkalmazások között; beszerzési és szállítói elkötelezettség a részlegek között, valamint a teljes ellátási lánc munkafolyamata.

A legegyszerűbb lehetőség az összehangolt munkafolyamatok használatával egyetlen, egységes belépési pontot létrehozni, ahol az érdekelt felek részt vehetnek a beszerzésben az üzleti alkalmazásaikban. Ez több szempontból is fontos:

• A szervezeteknek több, széttöredezett rendszerük és alkalmazásuk is lehet, amelyek érintik a beszerzést – és ezért „egyetlen belépési pontra” van szükségük az elköteleződéshez. 
• A hagyományos beszerzési elképzelésekkel ellentétben a modern beszerzés nem feltétlenül lineáris folyamat. Különböző részfolyamatok lehetnek, amelyek egy adott beszerzési folyamatra vonatkozó megbízást jelentenek. A felhasználóknak látniuk kell ezen részfolyamatok állapotát és végrehajtási módját.
• A nagyobb beszerzési folyamat különböző részei egymástól függhetnek (például a szerződés véglegesítése a rendelés leadása előtt), és hiányzik az egységes nézet. Felhasználói szempontból ezek az egymástól függő részek széttöredezett kontextushoz, alkalmazásváltáshoz és rossz felhasználói élményhez vezethetnek.

A beszerzési folyamatok és a beszállítók részlegek közötti lebonyolítása során több részfolyamat is részt vesz. Az előnyök közé tartozik:

• Az összehangolt munkafolyamatok felhasználhatók az irányítás (és ezáltal az állapot és állapot láthatóságának) megszerzésére ezekben a különböző széttagolt folyamatokban. 
• Azok a szervezetek, amelyek gyakran változtatják a folyamatokat, könnyen bevezethetik az önkiszolgáló megközelítést, felváltva az időigényes változtatási kérelmeket. 
• A szervezetek digitalizálhatják és automatizálhatják az összetett szolgáltatásigénylésekkel és speciális termékekkel kapcsolatos kiadásokat – olyan kiadásokat, amelyek egyébként általában kiesnek a sávból, és manuálisan kezelhetők.

A végső lehetőség az átfogó beszerzési és beszerzési munkafolyamat megszervezése. Az előnyök közé tartozik:

• A vállalatok az integrált alkalmazásokból összeállítható keretrendszert hozhatnak létre. Például, amikor a szállítói adatok kezeléséről van szó, az összehangolt munkafolyamatok segíthetnek a beszállítói információk tárolására és elérésére szolgáló központosított tár létrehozásában.
• A vállalatok elkerülhetik az adatok megkettőzését, így a releváns információk csak egyszer jelennek meg minden beszállítónál, és biztosítják, hogy a szükséges információk könnyen elérhetőek legyenek a beszállítói beilleszkedéshez.
• A logikai végletekig a munkafolyamatok összehangolása felhasználható az ellátási láncban elkövetett csalások leküzdésére és a partnerek együttműködésének elősegítésére.

A gazdasági bizonytalansággal szemben a vállalatoknak először meg kell erősíteniük meglévő rendszereiket, hogy javítsák az ellenálló képességet, a láthatóságot és az agilitást. Az összehangolt munkafolyamatok erősebb és mozgékonyabb szervezeteket eredményezhetnek, amelyek jobban ellenőrizhetik az ellátási lánc tevékenységeit. A hangszerelés azt is lehetővé teheti az üzleti vezetők számára, hogy jelentősen javítsák a beszerzési élményt az üzleti felhasználók és az érdekelt felek számára, ezzel párhuzamosan a mesteri költekezést és megalapozott kiadási döntéseket hozzanak. Végső soron ez segíthet a vállalatnak abban, hogy fellendítse eredményét, és képes legyen kezelni az esetleges gazdasági ellenszéleket. 

Sudhir Bhojwani a társaság társalapítója és vezérigazgatója ORO Labs.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement