Beszerzés fizetésért: minden, amit tudnia kell

Képzeld el, hogy 100 méteres sprintet futsz megkötött lábbal. Ilyen az, amikor a beszerzési fizetési folyamat hemzseg a hatékonyságtól és a pazarlástól. Miközben babrál, és manuálisan generálja a megrendelések a kritikus áruk esetében a versenytársai már beszerezték volna, amire szükségük van, és továbbléptek.

Világszerte túl sok vállalkozás használ még mindig elavult technikákat a beszerzések fizetési ciklusának és folyamatainak kezelésére. Nemcsak működési zavarokhoz vezethet, hanem hosszú távú növekedését is veszélyezteti. A jó hír az, hogy a P2P folyamatok jelentős fejlődésen mentek keresztül az elmúlt néhány évben, megszüntetve a bonyolultságokat és ésszerűsítve a beszerzési ciklust a végpontokig.

Ez a bejegyzés mindent tartalmaz, amit tudnia kell a beszerzési és fizetési folyamatkezelés alapvető megértéséhez.

---

---

Mi az a Procure to Pay?

Minden szervezetnek szüksége van bizonyos nyersanyagokra és alapvető szolgáltatásokra ahhoz, hogy hatékonyan működjön. A beszerzési fizetési folyamat lefedi az anyagok és szolgáltatások sikeres beszerzésének minden lépését, a szükséglet azonosításától a szállítói fizetésig.

A beszerzési fizetési folyamat jellemzően négy kulcsfontosságú érdekelt fél részvételével zajlik: a kérelmet benyújtó osztály, a beszerzési osztály, a szállítók és a szállítói osztály (vagy külső ügynökség, szállítói kötelezettségek kiszervezése).

---

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

---

A Kifizetendő Beszerzési ciklus

Most, hogy áttekintést kapott a beszerzésről a fizetési folyamatra, bontsuk tovább, és fedezzük fel a beszerzéstől a fizetésig ciklus minden lépését.

1. Azonosítsa a szükségességet

A nyersanyagot vagy szolgáltatást igénylő részlegek beszerzési igényükkel a beszerzési osztályhoz fordulnak. Ez a kérelem többek között olyan specifikációkat tartalmaz, mint a mennyiség, a minőség és az idővonal.

2. Igénylés generálása

A konkrétumok kidolgozása után a következő lépés az összes megrendelés részletének rögzítése a beszerzési fizetésre feldolgozó szoftverben, és egy beszerzési igénylőlap létrehozása. Ezt követően elküldik a beszerzési osztálynak.

3. Értékelje az igénylést

A beszerzési osztály elemzi az űrlapot, és felkutatja a pontatlanságokat, a hiányos információkat, a költségvetési korlátokat és a logisztikai korlátokat. Ezután felhívják, hogy jóváhagyják vagy elutasítják a kérést.

4. Adja ki a beszerzési rendelést

Az igénylés jóváhagyását követően a beszerzés ill beszerzési osztály kiválasztja a megfelelő szállítót, és létrehoz egy beszerzési rendelést a P2P feldolgozó szoftverében. Ezt a megrendelést azután megosztják az összes érintett érdekelt féllel végső jóváhagyás céljából, és elküldik a szállítónak/szállítónak.

5. Vegye át az áru átvételét

Miután a szállító leszállította a szállítmányt, a beszerzési csapat ellenőrzi annak tartalmát, és beviszi az áru átvételét a P2P feldolgozó szoftverbe. Az ellenőrzési folyamat befejezése után döntenek arról, hogy jóváhagyják vagy elutasítják az áru átvételét.

6. Ellenőrizze a számlát

Ha az áru átvételét jóváhagyják, a szállító számlát küld az Ön számlatartozási osztályának. Ez számla háromirányú egyeztetésen megy keresztül a megrendeléssel és az áru átvételével. Jóváhagyásra kerül, ha a tételek és a megfelelő értékek egységesek maradnak az egész fórumon. Ha nem, akkor elutasításra kerül, és a pontatlanságokról szóló megjegyzéssel együtt visszaküldjük a szállítónak.

7. Fizessen az eladónak

Végül a fizetést a szállítói csoport a számla jóváhagyásakor engedi át a szállítónak. A fizetési módot általában a szerződés feltételei határozzák meg. Ezt a 7 lépésből álló folyamatot minden új alkalommal követni kell vásárlási kérelem a szervezet bármely osztálya helyezi el.

A beszerzés és fizetés használatának előnyei

A beszerzési fizetési eljárások automatizálását követően a beszerzések és a szállítói kötelezettségek egyszerűsödnek és javulnak. Az alábbiakban felsorolunk néhány fő területet, ahol előrelépés tapasztalható.

Segít időt takarítani

Peer-to-peer (P2P) és beszerzési automatizálási megoldások segíthetnek a beszerzési csapatnak időt megtakarítani, miközben javítják a költségvetés-felügyeletet és az ellátási lánc logisztikáját.

Jobb kapcsolat az egész szervezeten belül

A beszerzési szoftver összekapcsolja a teljes szervezetet, lehetővé téve az új követelmények gyorsabb engedélyezését, a megfelelő beszállítók kiválasztását a rendelkezésre álló információk alapján, valamint a beszerzési rendelések létrehozását, majd a beszállítókhoz történő eljuttatását, mindezt digitálisan és kényelmesen követhetően.

Minimalizálja a számlafeldolgozási költségeket.

Az automatizálás időt és pénzt takarít meg, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy a munkavállalókat stratégiaibb erőfeszítésekre fordítsák, ahelyett, hogy ismétlődő, automatizálható műveleteket hajtsanak végre.

Teljes láthatóság elérése.

A peer-to-peer (P2P) technológia átláthatóságot tesz lehetővé az ellátási hálózaton keresztül, így a vevők és a szállítók kényelmesen láthatják a számlák folyamatát.

A rendellenességek kezelésének javítása

A kiugró személyek hamarabb megkaphatják az általuk megérdemelt elismerést, és hamarabb megkereshetik őket, mert a legtöbb számlát zökkenőmentesen dolgozzák fel.

Bővítse beszállítói partnerségét

A beszállítók a beszállítói platform használatával megtudhatják, mikor kapják meg a fizetést, amely biztosítja számukra az intelligensebb döntések meghozatalához szükséges adatokat. A számlákkal kapcsolatos eltérések és panaszok gyorsabb rendezése bizalmat kelt, és nagyobb átláthatóságot biztosít a vásárlóknak.

Felső kéz a tárgyalások során

Amikor a beszállítók biztosak fizetési adataikban, készek lehetnek olyan feltételeket kínálni, amelyek vonzóbbak a vevők számára, ugyanakkor garantálják, hogy a beszállítók megkapják a vállalkozásuk bővítéséhez szükséges bevételt.

Gyűjtsön információkat a jobb döntéshozatal érdekében

Ideálisak az erős igény szerinti jelentési funkciókkal rendelkező P2P rendszerek. A rendelkezésre álló jelenlegi és múltbeli adatok felhasználásával a vállalatok jobban irányíthatják a bevételt és a forgótőkét.

---

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Tervezzen be egy demót

---

Tippek a hatékony beszerzés-kifizetés kezeléshez

A beszerzés és a fizetés folyamata bonyolultnak tűnhet, mivel több érdekelt felet, függőséget, megfelelőségi előírásokat és sok dokumentumkezelési munkafolyamatok. Vannak azonban módok arra, hogy P2P-folyamatait költséghatékonyabbá és áramvonalasabbá tegye.

A következő tippek segítenek kiküszöbölni vagy minimalizálni a beszerzési és fizetési folyamattal kapcsolatos legnagyobb kihívásokat:

1. Hozzon létre egy szisztematikus keretet

A P2P folyamat nem olyan egyszerű, mint egy laptop vásárlása egy e-kereskedelmi webhelyről. A legjobb előrelépés az, ha lebontja a beszerzésről fizetésre folyamatot, és minden lépést szabványosít. Ezután győződjön meg arról, hogy minden érintett ismeri felelősségét, feladatait, valamint azt, hogy hogyan és mikor kommunikáljon.

2. Mérje meg hatékonyságát

Feltétlenül válassza ki és kövesse nyomon azokat a kulcsfontosságú mutatókat, amelyek a P2P-folyamatok hatékonyságát mérik. Többek között olyan mutatókat nézhet meg, mint a készletszint, a működőtőke szint, a hibák és pontatlanságok száma, a feldolgozási idő, a munkaórák, a működési zavarok és a többletkiadások.  

3. Törekedjen jobb beszállítói kapcsolatok kiépítésére

A jóváhagyások lassú átfutási ideje és a késedelmes fizetések gyakran megnehezítik a beszállítókkal való zökkenőmentes kapcsolatot. Ez nézeteltérésekhez, korlátozott láthatósághoz, pontatlanságokhoz és váratlan késésekhez vezet. Végül lelassítja a P2P ciklust.

4. Vezessen be egy hatékony beszerzésről fizetésre megoldást

Mivel több érdekelt fél vesz részt a beszerzéstől a fizetésig terjedő ciklusban, gyakran tapasztalható, hogy mindegyikük különböző eszközöket és technikákat használ feladataik elvégzéséhez. Ez megnehezíti az adatok rögzítését, összeállítását, elemzését és auditálását, valamint a kritikus feladatok állapotának nyomon követését.

Kiküszöbölheti ezeket a kihívásokat, és zökkenőmentessé teheti a beszerzési és fizetési folyamatot az integrációkkal és automatizálási funkciókkal ellátott, hatékony P2P feldolgozási megoldással. Tudjon meg többet erről a következő részben.

Procure-to-Pay szoftver

Legyünk őszinték, a táblázatok vagy a papír alapú módszerek használata a P2P ciklus kezelésére fájdalmas. Ez gyakran több kézi munkához, lassú feldolgozási időhöz és rossz láthatósághoz vezet. Az ERP-megoldás használata sem megoldás; egyszerűen nem kínál elegendő integrációt és automatizálási lehetőséget a modern beszerzési folyamatok bonyolultságának kezelésére.

Ehelyett szerezzen be egy dedikált beszerzést fizetésre megoldást, amely a papírmentes rendszer. Olyat, amely mindent megtesz attól kezdve, hogy lehetővé teszi az osztályoknak, hogy vásárlási kérelmeket emeljenek, és adatok rögzítése mert háromirányú egyeztetés a beszállítóknak történő kifizetések időben történő kiadásához. Ezeknek az alkalmazásoknak az előnyei sokrétűek.

A Procure to Pay szoftver előnyei

Azok a vállalatok, amelyek fizetésre fizető szoftvereket alkalmaznak, olyan előnyöket élveznek, mint:

1. Jobb láthatóság és átláthatóság

A megfelelő beszerzési fizetési folyamat megoldás lehetővé teszi, hogy minden érdekelt fél valós időben láthassa, mi történik a megrendelésével. Ez segít minden osztálynak megtervezni tevékenységét, jobb döntéseket hozni, és biztosítja, hogy a kritikus üzleti műveletek ne legyenek akadályozva.

2. Könnyebb a megfelelés fenntartása

Mivel minden adat központi helyről elérhető, az ellenőrzési nyomvonalak könnyebben követhetők és ellenőrizhetők. A pénzügyi csapat és a könyvvizsgálók gyorsan el tudják végezni munkájukat. Ennél is fontosabb, hogy mivel az ösvények tiszták, sokkal kisebb az esélye annak, hogy pénzbírságot és büntetést kapjanak.

3. Automatizálja az unalmas dolgokat

Senki sem akarja az idejét a beszerzési igények kézi feldolgozásával, a számlaadatok megadásával, vagy a beszerzési rendelés, árubeérkezés és számla keresztellenőrzésével tölteni. Nem csak lelassítja a csapatot, de drága és hibás is. A robusztus P2P megoldások automatizálással és integrációkkal érkeznek, amelyek jelentősen csökkentik az egyes szakaszokban eltöltött időt: számlaadatok automatikus rögzítése, dokumentumok jóváhagyásra történő automatikus elküldése, automatikus jelentések generálása, elektronikus útválasztás/archiválás és még sok más.

4. Csökkenti a költségeket és a kiadásokat

Kezdetben a P2P szoftver számos ismétlődő és nehézkes feladatot kiküszöböl, amelyek a beszerzési és fizetési folyamat részét képezik: a számlaadatok kézi bevitelétől a szállítói teljesítményről szóló jelentések létrehozásáig. Ez kevesebb feldolgozási hibát, jobb termelékenységet és több időt jelent a nagy értékű feladatokra.

Másodszor, a robusztus P2P megoldások biztosítják, hogy a beszerzési osztály minden döntése összhangban legyen az Ön beszerzési politikájával, és szigorúan a rendelkezésre álló készleten és működési adatokon alapuljon. Így minimálisra csökkentve a trükkös költekezés esélyét.

Kihívások a Procure-to-Pay folyamatban

1. Időigényes kézi munka

A vállalkozás több részének általában megvannak a saját módszerei, ami megnehezíti az adatok konszolidációját. Két külön részleg kezeli a szállítói kötelezettségeket és a beszerzéseket, mindegyiknek megvan a maga szabályzata, módszere és célja. Ez a következetesség hiánya hatástalanságokhoz és hibákhoz vezethet.

2. Irányítás és megfelelés

A beszerzési folyamatok merevek az adatkezelés és a döntéshozatalt lehetővé tévő minőség hiánya miatt. A kiadások előzetes jóváhagyásának alapfeltétele néha felesleges bürokrácia, ami szerződésen kívüli kiadásokat és ideiglenes vásárlásokat eredményez.

3. A vásárlási kötelezettségvállalások átláthatatlansága a számlázásig.

A különböző rendszereket használó szervezetek gyakran nem férnek hozzá az információkhoz a P2P folyamat során, de még akkor is, ha az elérhető, hibás lehet. Ennek eredményeként hiányzik a beszállítók és a kiadások közötti jelentéstétel, ami befolyásolja a stratégiai döntéshozatali képességet.

4. Helytelenül hozzárendelt költségek

A beszerzési részlegek felelősek a beszállítókkal kötött alkudíjakért és engedményekért, a szállítói kötelezettségek pedig a megállapodások betartásáért. A szabályozás be nem tartása jelentős, váratlan kiadásokat eredményezhet egy olyan papíralapú munkahelyen, ahol nincs automatizálás, amely mindkét eljárást lefedi.

---

Foglalja le ezt a 30 perces élő bemutatót, hogy ez legyen az utolsó alkalom, amikor kézzel kell beírnia a számlákból vagy nyugtákból származó adatokat az ERP szoftverbe.

Tervezzen be egy demót

---

Vezető P2P megoldások

Ha most azon gondolkodik, hogy a szervezete számára kifizethető beszerzési megoldást keressen, íme néhány, amelyeket érdemes megfontolni:

Következtetés

Sikeres vállalkozást vezetni olyan, mint egy Forma-1-es csapat boxkiállásainak menedzselése. Folyamatosan optimalizálnia kell a folyamatokat, hogy a teljesítmény legapróbb részét is ki tudja hozni. A P2P ciklus minden bizonnyal olyan terület, amelyet nem szabad figyelmen kívül hagynia. A zökkenőmentes beszerzés a továbblépés. A P2P technológiákat alkalmazók előnyt élveznek a felmerülő költségek, a felhasználói élmény és az üzleti zavarok elkerülése terén.

---

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/