A tartozások belső ellenőrzésének kezelése

A tartozások belső ellenőrzésének kezelése

Időbélyeg: 17. november 2023. 2:59
Forrás csomópont: 2979346

Minden vállalkozásnak szakszerűen kell kezelnie a más személyeknek vagy entitásoknak fennálló kifizetéseit. Ezt a funkciót ún fizetendő számlák, kritikus az üzleti műveletek, a pénzügyi menedzsment és a hosszú távú kapcsolatépítés szempontjából minden iparágban. 

A számlákkal foglalkozó csapatoknak meg kell találniuk az egyensúlyt a gyorsaság és a pontosság között, hogy a megfelelő kifizetéseket megkaphassák a megfelelő partnerekhez időben. A kifizetések körüli hibák miatt több szállítói kötelezettség-ellenőrzést kell végrehajtani számlafizetési folyamat. 

A szállítói tartozások belső ellenőrzését gondosan kidolgozták, széles körben alkalmazták és folyamatosan finomították annak érdekében, hogy megvédjék a vállalkozásokat a fizetési kockázatoktól, függetlenül attól, hogy az AP-folyamat honnan erednek. Megvizsgáljuk az AP-vezérlők különböző típusait, a szállítói tartozások belső ellenőrzésére vonatkozó bevált gyakorlatokat, valamint az AP-vezérlők kezelését a mai digitális környezetben.

A számlák belső ellenőrzése

Amikor a pénzeszközök folyósításáról van szó – legyen szó akár visszaküldő vásárlóról, nyersanyagot szállító szállítóról vagy adókat vagy illetékeket beszedő kormányzati szervről –, fontos, hogy a feldolgozási hibák ne akadályozzák. A tartozással rendelkező vállalkozás számlát küld, ezt a számlát az AP csapata feldolgozza, majd az AP csapata pénzt küld a számla tulajdonosának. Amint az alapok kiürültek, a folyamat befejeződik, és az üzlet a szokásos módon folytatódhat. 

A szállítók belső ellenőrzése olyan szabványok és követelmények, amelyek hatékonyabbá teszik az AP folyamatait, csökkentik a funkcióhoz kapcsolódó üzleti kockázatokat, és optimalizálják a hosszú távú készpénzkezelést. Röviden: an hatékony és eredményes AP csapat pozitív hatással lesz minden downstream üzleti funkcióra. 

Kötelezettségek kockázatai

Kötelezettségek a kockázatok messze túlmutatnak a késedelmes fizetéseken és a sérült üzleti kapcsolatokon; ha elég súlyos, az üzleti életképesség megkérdőjelezhető a szállítói kötelezettségek miatt. Az üzleti funkción belüli legnagyobb kockázatok közül néhány:

  • Csalás
  • Késedelmes vagy hiányos fizetések
  • Az ellenőrzési követelmények be nem tartása
  • Nem megfelelő számlakezelés
  • Túlfizetések

A szállítói kötelezettségek ellenőrzésének üzleti funkciója

Ha helyesen alkalmazzák, a szállítói tartozások belső ellenőrzései megosztják a szerepeket és a felelősségeket a folyamat során, biztosítják a számlák és a fizetések pontosságát, csökkentik a többszöri kifizetés kockázatát, fenntartják az auditálható papírnyomot, és csökkentik az emberi hibákat az elejétől a végéig. 

A megfelelő AP-vezérléssel az üzleti vezetők, az ügyfelek és más szállítók nyugodtan alhatnak, tudva, hogy csekély a csalás kockázata, a pénzeszközök átutalása gyors és pontos lesz, és a szervezet pénzügyi irányítása megbízható. Számos bevált gyakorlat létezik a szállítói tartozások belső ellenőrzésére vonatkozóan, amelyeket minden vállalkozásnak előnyben kell részesítenie; menjünk beléjük.

A számlák belső ellenőrzésének típusai

A szállítói tartozások belső ellenőrzése három fő alkategóriára oszlik: fizetési kötelezettség ellenőrzése, adatbeviteli ellenőrzés és fizetési bejegyzés ellenőrzése. Minden kategória igazodik a fizetési folyamat fő lépéseihez: a bejövő számlák érvényesítése, az adatok helyes belső rögzítésének biztosítása és a megfelelő pénzösszeg kifizetése a kifizetés címzettje számára. 

Fizetési kötelezettség

A szállítói kötelezettségekre vonatkozó belső ellenőrzések első típusa a vállalkozás fizetési kötelezettségére összpontosít. Amikor beérkező számlákat küldenek egy vállalkozásnak, a vállalkozásnak kötelessége érvényesítsen minden számlát. A kapott árukhoz vagy szolgáltatásokhoz igazodniuk kell, és nem lehetnek már feldolgozott számlák másolatai. A folyamat ezen szakaszában az AP-csapatnak a következő módszereket kell használnia:

  1. Számla jóváhagyása

A szervezet felépítésétől függően a felelős pontos szerepkör számla jóváhagyások változhat, de általában van egy személy vagy egy kis csoport, aki áttekinti a bejövő számlákat, ellenőrzi a tartozás összegének helyességét, és jóváhagyja az adott számla kifizetését. 

Ez nehezebb lehet, mint gondolnád. A jóváhagyónak tudnia kell, hogy egy termék mekkora részét vásárolják meg, mi a megállapodás szerinti eladási ár, és hogy a terméket megkapták-e. A számlával, az eredeti beszerzési megrendeléssel és a szállítási bizonylattal összevethetik az információkat, hogy biztosítsák azok pontosságát.

  1. Megrendelés jóváhagyása

Amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy vásárol, a beszerzési csoportnak ki kell adnia és jóvá kell hagynia a megrendelés. A beszerzési rendelés jóváhagyása után kap egy rendelési számot, és megosztja a szállítóval. Ezzel a számlajóváhagyó egy egyszerű ellenőrzést végez az egyes számla kifizetésének jóváhagyása előtt. Ez egy nagyszerű módja a túlköltekezés mérséklésének és a költség-előrejelzések kezelésének. 

  1. Háromutas egyezés

A számlák és a beszerzési rendelések összehasonlításának és az információk fogadásának folyamatát hívják háromirányú egyeztetés. Ez biztosítja, hogy a kifizetett tételek kézhez kapjanak. Az egyeztetést a fizetés engedélyezése előtt kell elvégezni. 

  1. Ismétlődő számla vagy fizetési ellenőrzés

Az utolsó lépés annak ellenőrzése, hogy a kifizetést még nem küldték-e el egy szállítónak a számlán szereplő sorokért. Korábban manuálisan működött, de mostanra a legtöbb vállalkozás egy olyan szoftverre támaszkodik, mint a Nanonets, hogy átfésülje a rendszerét, megkeresse a kapcsolódó számlaszámot és rendelésszámot, és megjelölje a duplikált fizetéseket.  

Adatbeviteli vezérlők

Adatbeviteli vezérlők – különösen a legtöbb digitális megoldással számviteli és FP&A funkciókat – manapság kulcsfontosságú belső ellenőrzési eszközök a szállítói csoportok számára. Fizetési kötelezettségének meghatározása után az adatbeviteli vezérlők vannak érvényben annak érdekében, hogy a megfelelő adatok kerüljenek a számlára vonatkozó szoftverbe. Függetlenül attól, hogy ERP-t, automatizálási platformot vagy eszközök kombinációját használja, a pontos adatbevitelt prioritásként kell kezelni. Kétféleképpen navigálhat ezekben a belső vezérlőkben a tartozásokra vonatkozóan:

  1. Jóváhagyás előtt rögzítse a számlát

Ezzel a megközelítéssel a számlát és a hozzá tartozó terhelést a rendszer azonnal rögzíti, amint az AP csapat megkapja azt a feladótól. Ezt követően a jóváhagyási folyamaton keresztül továbbítják, ami gyakran gyorsabb feldolgozást és pénzkifizetést eredményez.

  1. Jóváhagyás után rögzítse a számlát

Ha aggódik a duplikált fizetések miatt, döntse el, hogy rögzítse a számlát a rendszerében, miután azt kiküldte. a megfelelő hatóság belsőleg jóváhagyta. Ha az óvatosság mellett téved, ez a javasolt megközelítés. 

  1. Fizetési beviteli vezérlők

A szállítói kötelezettség-folyamatok belső ellenőrzésének utolsó fő típusa a fizetési bejegyzés ellenőrzése. Ezek a jóváhagyott és a rendszerébe feltöltött számlákhoz kapcsolódó kifizetések elküldésére összpontosítanak. Az ebbe a kategóriába tartozó szállítói tartozások ellenőrzései a következők:

  1. A vámok szétválasztása

Ne bízza meg ugyanazt a személyt a csekk elkészítésével és aláírásával; tartsa külön őket, hogy további biztonsági réteget hozzon létre. Ez azt is biztosítja, hogy egy második személy mindent kétszer ellenőrizzen a fizetés előtt. Ez egyszerűnek tűnhet, de fontos szerepet játszik a teljes szállítói tartozások belső ellenőrzésében. 

  1. Kézi csekk-aláírás

Maradjon távol az aláírási bélyegzőktől, és kötelezze a régimódi kézi csekk-aláírást minden szállítói fizetésnél. A bélyegzőket jogosulatlan személyek használhatják, növelve a csalás kockázatát, és véletlenül ismétlődő fizetéseket okozhatnak.

  1. Biztonságos csekktárolás

A csekkeket zárt tárhelyen tárolja, amely elkülönül a szervezet által használt aláírási bélyegzőktől.

  1. Nyomon követési ellenőrző számok

Az ellenőrzési futtatással kiküldött csekk szoros figyelemmel kísérésével az AP csapatai azonosíthatják, ha valamelyik csekk hiányzik, és megjelölhetik a problémát a megfelelő csatornákon keresztül.

  1. Kettős aláírás

A szállítói tartozások ellenőrzése nem lenne teljes a kettős aláírási politika nélkül egy bizonyos összeget meghaladó kifizetéseknél. Egy menedzser vagy egy magasabb szintű vezető hatékony biztosítékként szolgálhat, ha sok pénz van a sorban.

Kötelezettségek belső ellenőrzése – bevált gyakorlatok

Az AP-vezérlők minden kategóriája bevált gyakorlati ajánlásokat tartalmaz. Fontos, hogy naprakész maradjon a folyószámlák belső ellenőrzésére vonatkozó legjobb gyakorlatokkal kapcsolatban, különösen mivel az új technológiák megváltoztatják az AP folyamatát belülről és kívülről. 

Bevált gyakorlatok: Fizetési kötelezettség ellenőrzése

Ahhoz, hogy a lehető legjobb védelmet kapja a fizetési kötelezettséggel szemben, feltétlenül használjon összefüggő dokumentumtárolási megoldást. Ha az Ön vállalkozása elfogad papíralapú számlákat, mindet különböző helyeken tartja, és nincs bevezetve egy szabványos eljárás arra, hogy hová menjenek, akkor a dolgok elvesznek.

Ehelyett fektessen be AP szoftver Ilyen például a Nanonets, amely megőrizheti az egyes számlák digitális másolatát, nyomon követheti a jóváhagyási folyamatot, és a számlaadatokat a szervezet más rendszereivel egyeztetheti. A szoftvermegoldások megjelölhetik a duplikációkat, vagy értesíthetik az egyéneket, ha a fizetést már elküldték. Még egy digitális eszközzel is ügyeljen arra, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget, és több embert vegyen részt a jóváhagyási és fizetési folyamatokban, hogy segítse a szerepek és felelősségek elkülönítését. 

Bevált gyakorlatok: adatbeviteli vezérlők

Az adatbevitel az emberi tévedés nagy valószínűsége. Ahelyett, hogy az AP egyik munkatársára hagyatkozna, hogy kézzel írja be az információkat minden egyes számláról vagy beszerzési rendelésről, szkennelje be a dokumentumokat egy dokumentumolvasó eszközbe, amely automatikusan ki tudja bontani az információkat, és elosztja azokat az Ön által alkalmazott üzleti rendszereken keresztül. A Flow by Nanonets személyre szabott megszünteti a kézi adatbevitelt és zökkenőmentesen kommunikál mindenkivel legjobb ERP-k, CRM-ek és egyéb üzleti eszközök. 

Bevált gyakorlatok: Fizetési belépés ellenőrzése

Magukkal a fizetési beviteli vezérlőkkel összhangban ügyeljen arra, hogy a folyamat során bizonyos feladatokat elkülönítsenek. Nem szeretné, hogy ugyanaz a személy írja és írja alá a csekket, aki jóváhagyta a számlát; egy másik szemnek mindent át kell néznie a fizetés előtt. Még jobb, ha a kinyomtatott csekkek helyett fontolja meg az ACH fizetésre vagy elektronikus átutalásra való átállást. A dolgok nem veszhetnek el, a papírnyom elpusztíthatatlan, a kifizetések szinte azonnal megérkeznek. 

A szállítói kötelezettségek belső ellenőrzése védi vállalkozását, szállítóit és vásárlóit

Ha szívesen bevezetné az új AP-vezérlőket, de nem tudja, hol kezdje. Üljön le és ellenőrizze a folyamatot az elejétől a végéig. Kik érintettek? Melyek azok a pontos lépések, amelyek a számla beérkezésétől a kifizetésig zajlanak? Mik a fájdalmas pontok a jelenlegi folyamatban? Hogyan befolyásolja a technológia

Ha ezekre a kérdésekre alaphelyzetben választ kap, elkezdheti azonosítani az alacsonyan függő gyümölcsöket és a bonyolultabb változásokat, mielőtt belevágna. Olyan emberekre lesz szüksége, akik nagyon jól értik a funkciót, hogy segítsenek új vezérlők vagy frissített folyamatok bevezetésében, de ha elkészültek, ezek az ellenőrzések megvédik vállalkozását és minden érintett személyt vagy szervezetet.

Időbélyeg:

Még több AI és gépi tanulás