Hogyan optimalizálhatja az adatbeviteli automatizálás a munkafolyamatokat?

Ismerje meg, hogyan segíthet az adatbeviteli automatizálás vállalkozásának optimalizálni a munkafolyamatokat. A kézi adatbeviteli folyamatok által okozott szűk keresztmetszetek kiküszöbölése. Kattintson az alábbiakra, ha többet szeretne megtudni erről Nanonetek PDF kaparó.

---

Adatbeviteli

Az adatbevitel a releváns információk kinyerésének és bevitelének folyamata egy számítógépes rendszerbe vagy ERP szoftverbe. Ez elengedhetetlen folyamat azoknál a vállalkozásoknál, amelyek az adatokat kényelmes formátumokba kívánják átszervezni a további, későbbi feldolgozás érdekében.

Például a szervezetekben a számlák csoportjainak adatokat kell kinyerniük a szállítói számlák fontos mezőiből. Ez adatkinyerési folyamat  ezt követi az adatbevitel az ERP-szoftverbe számviteli vagy pénzügyi jelentési célból.

Az adatbevitel általában kézi, ismétlődő és alantas folyamat, amely sok időt vesz igénybe. Ezért a vállalatok gyakran kiszervezik adatbeviteli követelményeiket. Ez lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy olyan produktívabb feladatokra összpontosítsanak, amelyek közvetlenül befolyásolják az eredményt.

Akár házon belül, akár kiszervezett módon kezelik, az adatbevitel általában időigényes manuális folyamat, amely hajlamos hibákra és átdolgozásra. Az adatokat gyakran nem szabványos formátumban osztják meg a szervezetek között; és gyakran tele vannak redundáns/irreleváns információkkal vagy adathibákkal. Ha nagymértékben működik, ezek a tényezők komoly késéseket és költségtúllépéseket okozhatnak.

Egy Gartner tanulmány becslése szerint az emberi adatbeviteli hibák a pénzügyi folyamatokban önmagukban hozzávetőlegesen hozzátesznek25000 878,000 óra elkerülhető utómunka évi XNUMX XNUMX dolláros költséggel”. A tanulmány azt mutatja be, hogy az adatbeviteli automatizálás más megoldások mellett hogyan segíthet óriási mértékben időt és erőforrásokat megtakarítani!

---

Pénzügyi dokumentumokból szeretne adatokat kinyerni? Nézze meg a Nanonets-t számlaszkenner, nyugta OCR & számlaautomatizálás megoldások a munkafolyamatok optimalizálására.

---

Adatbeviteli automatizálás

Az adatbeviteli automatizálás olyan szoftver alapú megoldásokat jelent, amelyek a kézi folyamatok kiiktatásával vagy csökkentésével optimalizálhatják az adatbevitelt. Az ilyen szoftverek jellemzően adatokat tudnak kinyerni PDF-ekből, dokumentumokból, képekből, e-mailekből vagy webhelyekről, és csak a releváns információkat jelenítik meg strukturált formátumban (csv, JSON, XML stb.).

Az automatizált adatbeviteli szoftver más technológiák mellett az RPA-t és az OCR-t is felhasználja az ismétlődő feladatok kezeléséhez és a dokumentumok nagyarányú „olvasásához”. Pontosak, rugalmasak, méretezhetőek és gyorsak, így a vállalkozások értékes időt és erőforrásokat takarítanak meg.

Az automatizált adatbeviteli megoldások lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy olyan nagy értékű feladatokra összpontosítsanak, amelyek befolyásolják az általános termelékenységet, miközben automatizálják az időigényes ismétlődő/aljas feladatokat! Például itt van egy hatékony automatizált megoldás átnevezi a PDF fájlokat tartalmuk alapján.

---

Szeretne adatok kaparása PDF-ből dokumentumok ill konvertálja a PDF-táblázatot Excel-be? Nézze meg a Nanonets PDF-lehúzót vagy PDF-elemzőt PDF adatok kaparása or PDF-ek elemzése léptékben!

---

Az automatizált adatbeviteli folyamat

A végpontok közötti automatizált adatbeviteli folyamat a következő lépésekből áll:

Adatforrás feltöltése vagy hozzáadása

A szervezetek nyers, strukturálatlan adatokat kapnak dokumentumok, képek vagy szkennelt fájlok formájában. Ezeket importálni kell az adatbeviteli automatizálási szoftverbe/rendszerbe.

Minden egyes fájl vagy dokumentum előfeldolgozása

Ez a létfontosságú lépés a dokumentumokat géppel olvasható formátumokká alakítja. A fejlett OCR, AI és ML képességek lehetővé teszik az algoritmusok számára a dokumentumok „olvasását és megértését”.

Az adatbeviteli automatizálási szoftver csak az adatok releváns részeit ismeri fel és bontja ki. Az algoritmus betanítható az érdekes mezők és adatpontok azonosítására.

Ez az opcionális lépés manuális vagy félautomata ellenőrzést tesz lehetővé az érvényesítési szabályok alapján. A kinyert adatok pontossága ellenőrizhető, és szükség esetén még javítható is.

Az adatbeviteli automatizálási folyamat utolsó lépése a kinyert adatok megfelelő célállomásra történő elküldése. A kivont adatok strukturált kimenetként (csv, XML, JSON, Excel stb.) kényelmesen importálhatók az ERP szoftverbe további downstream munkafolyamatok érdekében.

Szinte minden szervezeti folyamat és munkafolyamat profitálhat az adatbeviteli automatizálásból. Íme néhány népszerű használati eset:

• Számlákból, PO-kból, bankszámlakivonatokból vagy nyugtákból pénzügyi/számviteli célból információk kinyerése.
• Kulcsfontosságú ügyféladatok tárolása a hatékony ügyfélszolgálat érdekében.
• Adatok rögzítése önéletrajzokból a HR-munkafolyamatok számára.
• Jelentések generálása általános üzleti adatokból.
• ID ellenőrzés és KYC folyamatok.
• Dokumentumok vagy webhelyek lekaparása adatgyűjtéshez.

Az adatbevitel automatizálásának előnyei

Automatikus adatbeviteli szoftver (pl Nanonetek) megszünteti a kézi adatbevitel hatékonyságát és fáradságosságát. A vállalkozások egyre inkább automatizálják az adatbevitelt, hogy kizárólag az adatok áttekintésére és a releváns üzleti döntésekre összpontosítsanak.

Íme néhány előnye az adatbeviteli automatizálás bevezetésének:

Nagyobb pontosság

Az olyan automatizált adatbeviteli szoftverek, mint a Nanonets, kihasználják az AI és ML képességeket az adatok pontos kinyerése és az utófeldolgozás minimalizálása érdekében. Az ilyen algoritmusok alkalmasak a gyakori adatkorlátok kezelésére és a hibák kiküszöbölésére.

Csökkentse az általános költségeket

Csökkentse a működési költségeket és az általános költségeket a nem hatékony kézi folyamatok kiiktatásával. Kerülje az adatbeviteli szakemberek kiszervezését vagy alkalmazását.

Időt takarít meg

A gyorsabb adatbevitel jobb adat-/dokumentumfeldolgozási munkafolyamatokat tesz lehetővé. A kézi adatbevitelre fordított idő több mint 75%-át takaríthatja meg.

Nagyon skálázható

Nagy mennyiségű adat kezelése és az adatbeviteli igény hirtelen megugrásai.

Növelje a termelékenységet

Rendeljen erőforrásokat és munkaórákat olyan produktív feladatokhoz, amelyek közvetlenül befolyásolják az eredményt.

Növelje az alkalmazottak elégedettségét

Az ismétlődő kézi adatbevitel monotóniájának csökkentése vagy megszüntetése pozitívan befolyásolja az alkalmazottak elkötelezettségét.

Dolgozza fel a dokumentumokat intelligensen

AI-alapú szoftverek, mint pl Nanonetek, intelligensen osztályozhat bizonyos dokumentumtípusokat. Az ilyen szoftverek intelligensen osztályozhatják a dokumentumokat típus (számla, nyugta, számla stb.) vagy forrás (beszállító, szállító, belső stb.) szerint további feldolgozás és adatbevitel céljából.

---

Nanonets érdekes használati esetek és egyedi vásárlói sikertörténetek. Fedezze fel, hogy a nanonetek miként tudják termelékenyebbé tenni vállalkozását.

Hívás ütemezése

---

Az automatizált adatbeviteli szoftver főbb jellemzői

Ha automatizált adatbeviteli szoftverre szeretne váltani (pl Nanonetek) Íme néhány kulcsfontosságú funkció, amelyekre figyelni kell:

• Az adatok és egyéni adatok többféle formájának osztályozása/azonosítása
• Integráció az ERP szoftverekkel és automatizálási eszközökkel, mint a Zapier, Workato, IFTTT stb.
• Érvényesítési szabályok, amelyek figyelmeztetik a felhasználókat, ha az adatok kézi ellenőrzésre szorulnak
• Adatellenőrző felület kézi beavatkozásokhoz (ha szükséges)
• Valós idejű triggerek a munkafolyamatok szinkronizálásához és automatizálásához
• Alacsony kódú vagy kód nélküli környezet, amelynek karbantartása nem igényel fejlesztők hadát
• Fejlett AI/ML képességek, amelyek lehetővé teszik az automatizált szoftver számára, hogy tanuljon és idővel jobbá váljon

Adatbeviteli automatizálás nanohálókkal

Nanonetek egy automatizált adatbeviteli szoftver fejlett AI/ML képességekkel. A Nanonets intelligens dokumentumfeldolgozási használati esetei segítik a szervezeteket az automatizálás zökkenőmentes átvételében. Íme két esettanulmány:

Az adatbevitel automatizálása nagyon egyszerű a Nanonetekkel. Használati esetétől függően válasszon az alábbi három lehetőség közül:

Előre betanított adatbeviteli modell

Ha automatizálni szeretné az adatbevitelt olyan folyamatokhoz, amelyek számlákat, nyugtákat, útleveleket vagy vezetői engedélyeket foglalnak magukban, akkor nézze meg a Nanonets előre kiképzett modelljeit. Ezen modellek mindegyike több millió dokumentumra lett kiképezve, és nagyon jól teljesít a megfelelő dokumentumtípusokon.

• Bejelentkezés a Nanonets-be – Válasszon ki egy megfelelő előre betanított modellt – ha egyik sem felel meg az Ön használati esetének, ugorjon a következő módszerre (Egyedi modell)
• Forrásfájlok hozzáadása – töltse fel azokat a dokumentumokat, amelyekből adatokat kell kinyerni
• Teszt és ellenőrzés – futtassa a Nanonets modellt és ellenőrizze a kivont adatokat
• Exportálás – töltse le a kivont adatokat strukturált formátumban (csv, JSON, XML stb.)

Egyéni adatbeviteli modell

Ha egyéni adatbeviteli követelményeket keres, készítsen egyedi adatbeviteli modellt a Nanonetekkel. Általában bármilyen dokumentumtípushoz, bármilyen nyelven modellt készíthet, betaníthat és telepíthet, mindezt kevesebb mint 25 perc alatt.

• Bejelentkezés a Nanonets szolgáltatásba – Hozzon létre egyéni OCR-modellt
• Oktatási fájlok hozzáadása – Töltsön fel mintadokumentumokat, amelyek képzési készletként szolgálnak a Nanonets számára az adatbeviteli követelmények megértéséhez
• Jegyezze fel szöveget/adatokat a fájlokon – „Tanítsa meg” a Nanonets mesterséges intelligenciáját, hogy azonosítsa a fontos adatokat (az Ön igényeinek megfelelően) ezekben a képzési fájlokban
• Egyéni adatbeviteli modell betanítása – A Nanonets a mély tanulást használja fel különböző OCR-modellek felépítéséhez, és teszteli őket egymással, hogy kiválaszthassa a legpontosabbat.
• Teszt és ellenőrzés – Adjon hozzá néhány fájlt annak ellenőrzésére, hogy az egyéni modell megfelel-e az Ön követelményeinek/használati esetének
• Exportálás – Ha az adatok felismerése, kibontása és megfelelő megjelenítése megtörtént, akkor exportálja a fájlt egy kényelmes strukturált formátumba

Nanonets API

Itt egy részletes útmutató az edzéshez vagy készítse el saját automatizált adatbeviteli szoftverét a Nanonets API. Az dokumentáció, találsz kész kódmintákat Python, Shell, Ruby, Golang, Java és C# nyelveken, valamint részletes API specifikációkat a különböző végpontokhoz.

---

Frissítések június 2021: ez a bejegyzés eredetileg ekkor jelent meg június 2021 és azóta frissítve lett.

Íme egy dia, amely összefoglalja a cikk eredményeit. Íme ennek a bejegyzésnek egy alternatív változata.

Forrás: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/