Túl sokat ettünk a szoftvereken?

Valamivel több mint egy évtized telt el Marc Andreesen híressége óta kijelentette, hogy a szoftver megemészti a világot. Igaza volt. Most egy új szakaszban vagyunk: mindenhol hatékony szoftver található, ahol csak nézünk fogyasztottunk it anélkül, hogy különös tekintettel lenne a hosszú távú hatásokra. Olyannyira, hogy ma egy ironikus kérdéssel állunk szemben: Túl ettünk? 

Tányérjaink minden elképzelhető felhasználási móddal tele vannak, és mindegyik annyira csábító. Tudja, hogy hány alkalmazásra regisztrált valaha? Talán több tucat, vagy akár több száz? Az Okta-ügyfelenként telepített alkalmazások átlagos száma 22%-kal emelkedett az elmúlt 4 évben. Azok az informatikai vezetők, akikkel beszélgetek, gyakran viccelődnek azon, hogy cégeiknek több SaaS-alkalmazásuk van, mint alkalmazottaik.

Ezt tud legyen probléma és te kellene törődj ezzel. Azok a szervezetek, amelyek étvágyukat ellenőrizetlenül hagyják növekedni, három fő kockázattal szembesülnek:

• kiadások: Mivel a távmunka szabványossá vált, azt tapasztaltuk, hogy a szoftverek a második legnagyobb kiadási sor lett sok vállalatnál. Azonban, a SaaS-alkalmazások akár 25%-a és a licencek kihasználatlanul maradnak. Ha cége két legnagyobb kiadása az emberek és a technológia, akkor egy rakás pénzt pazarol el az egyik legfontosabb kiadásra.
• Megfelelési kockázatok: Felhőalapú szoftverek értékesítéséhez vagy kliensadatok felhőben való tárolásához SOC2-, ISO 27001- vagy akár SOX-kompatibilissé kell válnia vagy meg kell maradnia. Gondoljon a cégére és annak adataira úgy, mint egy kastélyra. Bizonyítania kell az auditoroknak, hogy jól védett. Most képzeljen el minden alkalmazást ablakként, ajtóként, hídként vagy kastély bejárataként. Minél több alkalmazás, annál nagyobb ellenőrzést kap az auditoroktól.
• Működési hatékonyság: A jó szakács és a világszínvonalú séf közötti különbség abban rejlik, hogy hogyan irányítják a személyzetet, hogy kezeljék az összes hozzávalót. Csapata biztosan nem működik jól, ha ugyanazt az alkalmazást több típusban használják, mint például a Monday, Jira, Asana vagy ClickUp. Ezenkívül a belső támogatási jegyek exponenciálisan nőnek a használt alkalmazások számával.

Ennek ellenére (és hogy az élelmiszer-metaforát még egy lépéssel tovább tegyük) a cége által ténylegesen használt alkalmazások közül sok faliórái az összetevők egy nagyszerű termék elkészítéséhez. Hiszen egy technológiai cég felépítése bonyolult. Ahhoz pedig, hogy ezt hatékonyan végezze, a megfelelő alkatrészekre és eszközökre van szüksége. Azonban a trükk kihasználása – a 3 Michelin-csillagos szoftverétterem – az, hogy el kell gondolkodni azon, hogyan lehet mesterien kezelni az összes szoftvert. 

Ennek egyik módja, hogy a technológia révén a vállalat teljes potenciálját felszabadítsa, az, hogy megváltoztatni az IT, a biztonság és a beszerzés prioritásait — a szoftverműveletekkel általában foglalkozó csapatok. Ahelyett, hogy megoldaná a problémákat (pl. informatikai jegyek megoldása), segítsen nekik olyan infrastruktúrát létrehozni, amely képessé teszi az alkalmazottakat arra, hogy maguk kezeljék a szoftvereket, és önigazgatású munkaerő.

A appokalipszis. Vagy ez …?

De először is: Hogyan jutottunk el idáig, a mai napig, amikor a vállalatok SaaS-en élnek, és átélik azt, amit én viccesen úgy emlegetek, appokalipszis? Mik a szoftverfüggőségünk okai?

A modern szoftverek jobb felhasználói élménye szétválasztotta a hagyományos vállalati szoftvereket

Az alkalmazottak egyre több speciális alkalmazást használnak, hogy sikeresek legyenek a munkájukban. Mi Microsoft termékek használatához szinte mindenre. Most az Airtablet használjuk az Excel helyett, a Notiont a Word helyett, a Pitchet a PowerPoint helyett. Hogy néhány számot adjunk annak mögé, amit sokan látunk mindennapi életünkben: Az Okta Office42 ügyfeleinek több mint 365%-a most a Zoomot is telepíti a Microsoft Teams helyett, és 26%-uk a Boxot is használja, annak ellenére, hogy rendelkezik OneDrive-val.

Az egyszerű és ingyenes örökbefogadásnak köszönhetően az egyének több alkalmazást használnak

Hagyományosan a vállalati termékeket felülről lefelé értékesítették: a CIO a Salesforce vagy a Microsoft Office megvásárlása mellett döntött, és ezek lettek az egész vállalat alapértelmezett termékei. De az olyan startupok, mint a Slack és a Dropbox népszerűsítette az alulról felfelé irányuló növekedést, és ma, a fejlesztő cégek 67%-a (pl. Datadog vagy AWS) ingyenes csomaggal vagy próbaverzióval rendelkeznek. Nem kell többé felhívnunk az értékesítőket, vagy engedélyt kérnünk az IT-től – nekünk egyszerűen regisztráljon az ingyenes verzióra a szerszám.

Röviden: Az alkalmazások itt, ott, mindenhol vannak. De túlzásba vittük? Valójában túl sok alkalmazást használunk? Nem hiszem. Ellenkezőleg, a szoftver szuperképességeket adhat számunkra, hogy gyorsabban vigyük előre az üzletet. 

Kezelje a technológiát üzleti hajtóerőként

Gondoljon az autójára. Szükséges hozzá 30,000 alkatrészek hogy csak egy autót hozzon létre. De ahelyett, hogy csökkentették volna az alkatrészek számát, az autógyártók a leghatékonyabb módszert fejlesztették ki az autó összeszerelésére. Az újítás abból adódott, ahogyan összehozták a különböző részeket. Például a Toyota gyártási rendszer, amelyet „karcsúsított gyártásnak” is neveznek, a Toyota alapvető versenymegkülönböztetőjévé vált. Egy elv Az volt, hogy minimalizáljuk a hulladékot, és folyamatosan javítsuk a működést a problémák gyors felszínre hozásával. Az agilis szoftverfejlesztést és a „lean startup” módszertant a Toyota „építs, mérj, tanulj” rendszer ihlette. 

A Toyotához hasonlóan a cégeknek is kellene gondolják át, hogyan változtathatják meg működési elveiket a szoftverrel kapcsolatban és alakítsd át őket a versenyképes megkülönböztető. A technológia kezelésének hagyományos megközelítései nem elegendőek. A vállalatok gyakran úgy gondolják, hogy a központosítás a megoldás, de ebben az esetben nem az. Egyszerűen túl sok alkalmazással kell megküzdenie, az egyéb tényezőkön kívül, mint például a biztonság és a megfelelőség.

A központosított szoftveradminisztráció az ellenség

1944-ben a Központi Hírszerző Ügynökség útmutatót adott ki arról, hogyan szabotálja a munkahelyét. Az 1. pont az volt, hogy soha ne használjunk parancsikonokat, és mindig egy központi „csatornán” menjünk keresztül. Gondoljon arra, mikor volt szüksége utoljára hozzáférésre egy alkalmazáshoz vagy engedélyre. Egy informatikai jegy által létrehozott csatornán kellett keresztülmennie, és elakadt a várakozás. Vagy mi a helyzet az utolsó alkalommal, amikor új szoftvert kellett vásárolnia? Az tud 2-3 hónapig tart amíg meg nem szerzi az alkalmazás megvásárlásához szükséges összes jóváhagyást. 

Íme, miért nem működik a központosítás, és miért nem téveszthetik meg a javítási módszerek.

A központosítás szűk keresztmetszeteket teremt

Az alkalmazások több mint felét a témával foglalkozó szakértők szerzik be és kezelik különböző csapatokban – akik közül sokan csak be akarják szerezni az eszközeiket, és dolgozni akarnak. Azonban az olyan részlegeknek, mint az IT, a biztonság vagy a beszerzés, segíteniük kell a legtöbb ilyen kérésben. A látottak szerint az összes informatikai jegy 40-60%-a szoftver-hozzáférési problémákhoz kapcsolódik, amelyek megoldása átlagosan körülbelül 19 órát vesz igénybe. Az alkalmazottak elakadtak a várakozásban, az adminisztrátorokat pedig összetörik az olyan elfoglaltságok, mint a fiók létrehozása. A kezelési többlet minden további alkalmazással nő. 

A központosítás szivárgó vödrökhöz vezet

A vállalatok központosítják a felügyeletet is, hogy csökkentsék a költségeket, a megfelelőséget vagy a biztonsági kockázatokat. A logika helyes, mivel az alkalmazottaknak nem szabad csak duplikált szoftvereket vásárolniuk, vagy túlzott rendszergazdai engedélyeket kapniuk. Alkalmazások százainak és fiókjainak áttekintése azonban nem skálázható központosított megközelítéssel – szivárgó gyűjtőhelyeket hoz létre, ahol az alkalmazottak továbbra is szükségtelen hozzáférést kapnak az alkalmazásokhoz anélkül, hogy bárki tudná. Például, a szoftver 25%-a vagy több a legtöbb cégnél használaton kívül marad. Vagy a Segment biztonsági csapata tavaly megmutatta 60 rendszergazdai szerepkörének 669%-a nem használták aktívan.

A nagyobb létszám nem megoldás

Az operatív csoportok gyakran kifogásolják, hogy nincsenek olyan jól finanszírozva, mint más osztályok, ami miatt lassabban haladnak, mint amennyit valójában szeretnének. Tehát miért nem növeljük folyamatosan az adminisztrátorok számát az általunk használt alkalmazások számával? A probléma azonban pontosan ebben a kérdésben van, és abban a feltételezésben, hogy a probléma csak a segítségnyújtás és a felügyelet központosításával oldható meg. Ez egy nem skálázható megoldás.

Furcsa dolog a szoftveradminisztráció központosítása. Megpróbálja megkönnyíteni a dolgokat, de valahogy mindenki helyzetét rontja, ahogy az alkalmazások száma növekszik. Így, hogyan képzelhetjük újra a csapatok szerepét amelyek törődnek a szoftverműveletekkel – nevezetesen IT, biztonság és beszerzés?

Tegye a megfelelő utat a könnyű úttá

Valljuk be: az alkalmazottak szinte mindig a legkönnyebb utat választják az értékteremtés felé. Ha a szoftverkezelési megközelítése továbbra is központosított marad, sok szűk keresztmetszettel, akkor az alkalmazottak továbbra is megkerülhetik az irányelveit oly módon, hogy például titkos szoftvereket vásárolnak. Ez egy ördögi kör. Annak érdekében, hogy sok egyén felelősségteljesen járjon el – és hogy megváltozzon az IT/biztonság/beszerzés és a szervezet többi része közötti kapcsolat – a megfelelő útvonalnak kell a legkényelmesebb úttá válnia. 

Az önkormányzás a szoftverkezelés új megközelítése

Ezt a komplexitást csak úgy lehet megoldani, ha visszaadjuk az irányítást és a felelősséget az alkalmazottaknak és csapataiknak. Ahelyett, hogy ételt adsz az embereknek, megtanítod az embereket, hogyan főzzenek anélkül, hogy megégetnék magukat. Alapvetően az a cél, hogy megtaláljuk az ösztönzők összehangolásának módját, hogy a legköltséghatékonyabb és legbiztonságosabb módon dolgozó alkalmazottak saját problémáikat is a leggyorsabban megoldják. 

Már készen állunk a barkácsolásra, amikor élelmiszer- és benzinvásárlásról van szó – sőt, még repülőjegyre is bejelentkezünk –, akkor miért ne kezelnénk a vállalati szoftvereket? Ahelyett, hogy az IT-től kérnének támogatást (vagy „csatornákon” keresztül dolgoznának, ahogy a CIA a munkahelyi szabotázsról szóló útmutatójában leírta), az IT lehetővé teheti az alkalmazottak számára, hogy gyorsan és felelősségteljesen segítsenek magukon. Ahelyett, hogy a központosított végrehajtó kar lenne, a biztonságnak, a beszerzésnek és az IT-nek a vállalat belső platformjává kell válnia amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára a megfelelő infrastruktúrát.

Az automatizálás nagyszerű, de központi támogatást igényel, és ez nem skálázódik több száz alkalmazáshoz.

Az önkormányzás folyamatának és struktúrájának elfogadása fontos megoldandó probléma, mert közvetlenül érinti a lényeget. Azok a szervezetek, amelyek nem összpontosítanak arra, hogy a rendszerszintű központosított rendszerükből önkiszolgáló rendszerré fejlődjenek, fennáll annak a veszélye, hogy hatalmas összegeket pazarolnak el a fel nem használt szoftverekre, elzárják a következő megfelelőségi auditot, és az egész szervezet nem működik megfelelően. Ez egy vezetői prioritás hogy megváltoztassa szervezete működését, hogy teljes potenciálját kiaknázza harmadik féltől származó alkalmazások stratégiai használatával, ahelyett, hogy túlterhelné őket.

A kérdést a cégeknek fel kell tenniük maguknak hogyan lehet minél több helyen kódolni az önkiszolgáláste. Például:

• Miután az IT munkafolyamatokat hoz létre arról, hogy ki melyik alkalmazást hagyja jóvá, az alkalmazottak informatikai segítség nélkül kérhetnek alkalmazásokat, engedélyeket, belső eszközöket vagy akár fejlesztői erőforrásokat. 
• Ha a beszerzés egy rendszert épít fel arra, hogy kinek milyen típusú szoftvervásárlást kell jóváhagynia, az alkalmazottak használhatják ezt az önkiszolgáló rendszert. 
• Ha a biztonság megvalósít egy módot arra, hogy hozzáférést biztosítson az érzékeny alkalmazásokhoz vagy engedélyeket csak egy bizonyos időtartamra, akkor nem kell állandóan központilag felülvizsgálniuk a hozzáférést.

Építse be céljai közé az önkormányzást

Mindezek a példák megmutatják, hogyan a szoftverüzemeltetési csapatok szerepe változhat: A támogatási jegyek vagy riasztások megoldása helyett a rendszer megfelelő kódolására és az egész szervezet coachingjára összpontosíthatnának. Ezen túlmenően, egy másik megközelítés a technológiai menedzsment megváltoztatására egy önálló munkaerő segítségével bátorítsd csapatod összes vezetőjét szervezetében beépítik az önkiszolgálásukat OKR-ek or V2MOM folyamat. 

Például az IT-nek általában az a célja, hogy automatizálással csökkentse a működési létszámigényt. Az automatizálás nagyszerű, de központi támogatást igényel, és ez nem skálázódik több száz alkalmazáshoz. Ehelyett az IT önkiszolgálással próbálhatja meg csökkenteni a működési létszámigényt. Vagy az IT időnként célt ad a jegyekre adott válaszidő csökkentésével kapcsolatban. Ez a cél ismét abból a feltételezésből indul ki, hogy a segítséget központosítani kell. Ehelyett próbáljon meg célt adni, hogy csökkentse azon kérelmek százalékos arányát, amelyek nem igényelnek első érintést az IT részéről.

Ua SaaS-alkalmazások 25%-a és a licencek kihasználatlanul maradnak. Ha cége két legnagyobb kiadása az emberek és a technológia, akkor egy rakás pénzt pazarol el az egyik legfontosabb kiadásra.

Az önigazgatás is kezdődhet a kis gyakorlat az SaaS-ráfordítás csökkentésére. A szállítók százainak központi kezelése lehetetlen, de elképzelhető, hogy olyan egyszerű dolgot is megtesz, mint minden Outreach.io vagy Smartsheet felhasználónak elküldeni egy e-mailt, amelyben elmagyarázza, hogy a szoftverköltségen próbál spórolni. Kérj 👍-t, ha már nem használják a szoftvert, hogy visszaigényelhesd a licencet.

Vagy kérje meg az összes alkalmazásadminisztrátort, hogy segítsen csökkenteni a túlköltekezést. Hozzon létre egy megosztott táblázatot a szoftveralkalmazásokról és az éves költségekről, majd kérje meg őket, hogy a lehető legtöbb költséget csökkentsék a licencek eltávolításával vagy az alkalmazások teljes megszüntetésével. Annak érdekében, hogy ez a csapat kihívása és az ösztönzők összehangolása legyen, ajánljon fel díjat minden használaton kívüli vagy felesleges alkalmazásért, amelyet törölnek, valamint pénzbeli ösztönzőt a három legnagyobb SaaS-költést csökkentő rendszergazdának. Ez a megközelítés első bepillantást enged abba, hogy mit jelent az önálló munkaerő.

Tele vagyunk már?

Egy technológiai vállalat felépítése bonyolult – különösen manapság. Ahelyett, hogy az általunk használt összes eszközt siránkoznánk, az energia jobb felhasználása hatékony módszert jelenthet mind az eszközök, mind a mögöttes folyamatok kezelésére. A csapatok és alkalmazottak felhatalmazása az önkormányzás révén versenyképes megkülönböztető tényezővé válhat. Nemcsak az alkalmazottak érzik magukat a folyamat szerves részének, és ezért érdekeltek a folyamat sikerében, hanem az IT, a biztonság és a beszerzés területén dolgozók is valódi lehetővé teszik a jegy- vagy riasztásfeloldók helyett. 

Tehát igen, lehet, hogy egy korlátlan fogyasztású SaaS-büfé áll előttünk, de megvannak az eszközök és a tudás ahhoz, hogy kielégítsük étvágyunkat, és mindezek a döntéseink a javunkra váljanak. Csak akaraterő kell ahhoz, hogy megváltoztassuk a szoftverekkel való kapcsolatunkat.

Feladás dátuma: 27. szeptember 2022