Az üzleti pénzügyi csapatok alapvető belső ellenőrzési folyamatként háromirányú egyeztetést hajtanak végre a szállítói számlák között. A háromirányú igazoló dokumentumok hiányában a vállalatok készpénz- és nyereségkiválást kockáztatnak az ismétlődő, hibás vagy csalárd kifizetések miatt.
Ennek a cikknek az a célja, hogy megértsük, mi a háromutas egyeztetés, a folyamat alakulása, az érintettek és azok fájdalmas pontjai, a számviteli háromutas egyeztetési folyamat jelenlegi állása, valamint az automatizálás előnyei.
A háromutas egyeztetést a legjobban digitalizált, automatizált megoldásként lehet végrehajtani az ismétlődő fizetési kötelezettségekhez.
- Mi az a háromutas meccs?
- A 3 utas egyeztetési folyamat fejlődése
- Az érintettek, feladataik és elvárásaik
- Fájdalompontok a manuális folyamatban
- A háromutas mérkőzés folyamatának jelenlegi állapota
- AI és OCR használata a számlák háromféle egyeztetésében
- Az automatizálási folyamat
- A folyamat automatizálásának előnyei
- Következtetés
Mi az a háromutas meccs?
A 3 utas egyezés egy belső ellenőrzési folyamat, amely összehasonlítja a beszerzési rendelést (PO) a beérkezett áruval (GRN) és az érintett szállító számlájával. A háromutas egyeztetés segít jóváhagyni a számlák kifizetését, és jelzi az esetleges következetlenségeket vagy hibákat.
A háromutas egyeztetés összehasonlítja a sorok részleteit és végösszegét a beszerzési rendelésen (PO), az áru nyugtán (ellenőrzött átvételi bizonylat és csomagolólevél), valamint a vevőnek küldött szállítói számlán.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Matching automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
Háromutas egyeztetési dokumentumok és általános gyakorlatok a beszerzési megrendelésekhez, az áruk átvételéhez és a szállítói számlákhoz
A számlák számláinak háromirányú egyeztetésével a szállítói osztály által a vállalkozások csökkentik a fizetési hibákat és a csalásokat. Az automatizálás, beleértve az AI-vezérelt optikai karakterfelismerést (OCR), jelentősen felgyorsíthatja a háromutas egyeztetési folyamatot, kiküszöbölve a kézi folyamatokat és növelve a pontosságot.
Rendelés
A beszerzési megrendelés a vállalat szabványos, sorszámozott nyomtatványa, amely akkor válik szerződéssé, amikor a megrendelést elküldik az árukat vagy szolgáltatásokat a vevőnek szállítani szándékozó szállítónak, és azt elfogadják. Az beszerzési osztály aláírt és jóváhagyott beszerzési rendelést generál Beszerzési igény az eladó kiválasztása után.
A vásárlási megrendelés folyamata rögzíti az ügyfél nevét és logóját, a szállító nevét és elérhetőségeit, jogi és fizetési feltételeket, beleértve a kínált kedvezményeket, beszerzési rendelés számát, az ügyfél számlázási és szállítási címét, a szolgáltatásokkal vagy szállítói termékszámokkal és leírásokkal ellátott sorokat, az árakat, a rendelt mennyiségeket, a bővített összeget, a részösszeget , forgalmi adó, ha van, és a teljes összeg.
Nyugta
A nyugta egy olyan fizikai vagy elektronikus dokumentum, amely az áru tényleges átvételét tükrözi, a vevő átvevő osztálya által ellenőrzött módon, összehasonlítva a beszerzési rendeléshez kapcsolódó, a leszállított termékekhez mellékelt tételes szállítói csomaggal. A fogadó bizonylat hivatkozik a beszerzési rendelésszámra, ami megkönnyíti a dokumentumegyeztetést.
Az ügyfél fogadó részlegének alkalmazottja soronként dokumentálja az ellenőrzési folyamatot aláírással, valamint a kézhezvétel dátumával és időpontjával.
Az áru átvétele lehet a teljes megrendelés kiszállítása vagy egy részszállítás, ha bármely terméket későbbi szállításra utólag rendelnek, vagy más helyről szállítják.
Szállítói számla
A szállítói számla egy olyan dokumentum, amely a hivatkozott beszerzési rendelésszámból származó szállítások alapján számlázza ki a vevőt. A számlát a vevőnek a szállítótól való teljes vagy részleges kiszállításkor küldjük meg.
A beszerzési rendelésekhez hasonlóan a számlák is sorszámmal vannak ellátva a belső ellenőrzés érdekében, ami segíti a számlaegyeztetési folyamat.
A számlamezők alapvetően megegyeznek a beszerzési rendelés soraival. A szállítói számla tartalmazza a számla számát, a rendelés dátumait, a szállítási dátumokat, az átutalási címet, a fizetési feltételeket, például a korai fizetési engedményeket, a részösszeget, a forgalmi adót és a teljes esedékes összeget.
A vevőnek küldött szállítói számlához nem szükséges a szállító aláírása. Kivételek nélküli háromirányú egyeztetés esetén a számla hivatalos jóváhagyó általi dokumentált jóváhagyása aláírással egyenértékű.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Matching automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
A 3 utas egyeztetési folyamat fejlődése
A 3-way match folyamat egy evolúció.
Ez tükrözi a kézírásos papíralapú dokumentumokról a számítógépes papíralapú dokumentumok kézi bevitelére szolgáló számítógépes számviteli szoftverrendszerekre való elmozdulást a napjaink hatékony automatizált technológiáira az elektronikus szállítói számlák és a digitalizált beszerzési rendelések és nyugták egyeztetésére.
A papír alapú folyamatok és rendszerek esetében az állandó problémák blokkolják és leküzdik annak esélyét, hogy a számvitel és a szállítói osztály hatékonyabbá váljon munkaköri feladatai ellátásában.
A papíralapú beszerzési megrendeléstől a fizetési ciklusig terjedő fizetési kötelezettségek (és könyvelés) vevői késései a következők:
- Különálló papíralapú beszerzési megrendelések, nyugták és postai szállítói számlák fogadása és benyújtása a szállítói osztályon
- Elveszett papírdokumentumok felkutatása vagy pótlásának kérése
- Szállítói számlák kézi bevitele a könyvelési rendszerbe
- A számlák vizuális egyeztetése az igazoló dokumentumokkal, ha az ERP rendszer nem integrálódik szoftver alapú beszerzés és fogadó funkciók a könyvelési és szállítói tartozék szoftverrel
- Szállítói számlák vizuális jóváhagyása
- A hónap végi és a pénzügyi év végi pénzügyi zárás késése a rendszerben még nem rögzített számlaként történő felhalmozódás miatt
- Folyamatos megszakítások a beszállítók részéről a kifizetetlen számlák állapotával kapcsolatban.
A papír alapú dokumentumokból származó ügyfélhibák a következők:
- Kézi adatbevitelből eredő hibák
- Másodlagos számlák jóváhagyása fizetéshez
- Hamis számlák jóváhagyása
- Pénzügyi kimutatások hibái a nem nyilvántartott tartozások elhatárolásából eredően.
A tartozások alatti elhatárolás a számlák beérkezésének és egyeztetésének késedelmének, valamint a hónap végét követő rövid határidőknek köszönhető.
A szállító szempontjából az ügyfél háromirányú egyeztetése annyival késik, amennyi időre van szüksége ahhoz, hogy a szállító átnézze és jóváhagyja a számlát, kinyomtassa és postázza (plusz a posta szállítási ideje).
Az ügyfél részlegei, amelyek részt vesznek a 3 irányú egyeztetésben, a következők:
- Beszerzési
- Bevételezés
- Jóváhagyók
- Számvitel (tartozó számlák)
Beszerzési jóváhagyott beszerzési igényt kap, ellenőrzi a szállítókat, létrehoz egy jóváhagyott szállítói listát, több árajánlatot kér a potenciális beszállítóktól, kiválaszt egy vagy több megfelelő szállítót, valamint jóváhagyott beszerzési rendelést készít és nyújt be a szállítónak.
Bevételezés ellenőrzi a tételek átvételét és a beszerzési rendelésből beérkezett cikkekről átvételi jegyzőkönyvet készít, szállítói csomagolólapok és tételes átvételi bizonylatok felhasználásával.
Felhatalmazott jóváhagyók költségvetési felelősséggel jóváhagyja a párosított számlákat. A munkakör és az összeg szerinti jóváhagyási jogosultság határait a vállalati szabályzat tartalmazza. Nagyobb vásárlások esetén a szervezet magasabb szintjén lévő második jóváhagyónak is jóvá kell hagynia a számlát.
A háromirányú egyeztetéssel kapcsolatban az alkalmazottak számlakötelezettségei a következők:
- az iratok átvétele és kezelése
- szállítói kötelezettségekkel kapcsolatos tranzakciók elszámolása
- a szállítók öregedéséről szóló beszámoló és a készpénzkifizetési jelentés elkészítése, ill
- jóváhagyott szállítói számlák és fizetési futamok kötegelt kifizetése.
A megfelelő belső ellenőrzési gyakorlat különválasztja a tranzakciók elszámolását, a készpénzkezelést, valamint a számlák és kifizetések jóváhagyását. A számviteli részleg külső szállítói számlákon egyezteti a kifizetéseket és a tartozás-naplókat a főkönyvvel, és elkészíti a pénzügyi kimutatásokat.
A háromirányú egyeztetés során az idő múlásával elért folyamatjavítások és hatékonyságnövelések magukban foglalják az üzleti folyamatok újratervezését (BPR) a kézi ésszerűsítés érdekében dokumentum munkafolyamatok és számítógépes rendszerekkel kezelni.
Megbízható OCR AI-val adatrögzítés szoftver és számlaautomatizálás kezeli a számlák háromféle egyeztetését megrendelések és nyugták. Ez az automatizálási folyamat segíthet a vállalatnak lépést tartani a szállítói kötelezettségekkel és a fizetési munkaterheléssel, növelni a pontosságot, csökkenteni a hibás vagy csalárd kifizetéseket, korábban lezárni a könyvelést, és csökkenteni a kapcsolódó osztályok munkaerő- és egyéb adminisztratív költségeit.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Match automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
Az érintettek, feladataik és elvárásaik
A háromutas egyeztetési folyamatban az érintettek a beszerzési csapatok, a szállítók vagy beszállítók és a pénzügyi csoportok, beleértve a szállítói kötelezettségeket és a könyvelést.
Beszerzési csapatok
A beszerzési csoportok, más néven beszerzési csoportok, jóváhagyott beszerzési igényeket kapnak azoktól az alkalmazottaktól, akiknek árukra vagy szolgáltatásokra van szüksége. Létfontosságú szerepet játszanak a beszerezni fizetni ciklus egy szervezet ellátási lánc menedzsmentjében.
A beszerzés feladata a vállalat ellátási láncában szereplő szállítók ellenőrzése és képességeik értékelése. A beszerzés a cég hitelosztályával egyeztet az eladók pénzügyi erejének értékeléséről. A beszerzés rangsorolja a szállítókat, létrehozva a preferált és jóváhagyott szállítók listáját.
A beszerzési osztály több ajánlatot kér, mielőtt kiválasztaná a szállítót vagy beszállítót egy jelentős megrendeléshez. A beszerzés ezután felülvizsgált és jóváhagyott beszerzési rendelést ad ki, és benyújtja azt az eladónak.
A beszerzés során figyelembe kell venni a beszerzési megrendeléssel kapcsolatos szállítói teljesítményt, és értékelnie kell a szállító pénzügyi erejét is, mielőtt újabb rendelést adna fel.
Szállítók vagy beszállítók
A szállítók kötelesek elfogadni vagy elutasítani a beszerzési megrendeléseket. Amikor a szállítók elfogadják az ügyfelek beszerzési rendeléseit, jogi szerződést kötnek a teljesítésre, a beszerzési feltételeknek megfelelően.
A beszerzési rendelés elfogadása előtt a szállítóknak hiteljelentéseket kell készíteniük az adott vásárlóról, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az ügyfél rendelkezik-e a megrendelt termékek kifizetéséhez szükséges pénzügyi erővel.
A szállítók beírják a beszerzési rendelést a rendszerükbe, ami elindítja az alkatrészek és termékek megrendelését vagy a szolgáltatások szállítását. Ha az áruk gyártást igényelnek, az eladó ütemezi a munkaerőt, és az alkatrészeket az anyagjegyzékre vonja a termékek gyártásához.
A vásárló megtartása érdekében a szállítóknak törekedniük kell a vásárlási rendelésen szereplő szállítási határidő betartására. Tájékoztatniuk kell az ügyfelet a szállítmányokról és azok várható kézbesítési dátumáról.
Néha azonban késések fordulnak elő az eladóknál. Ha a várható szállítási dátum nem közelíti meg a megrendelésben szereplő kézbesítési dátumot, a szállítónak közölnie kell az ügyféllel az esetleges késéseket vagy utólagos rendeléseket, és megállapodást kell kötnie.
A beszállítók felelősek a tesztelésért és a minőség-ellenőrzésért is. A szállítók biztosítják, hogy a vevőnek a beszerzési megrendelés alapján szállított termékek megfeleljenek az előírásoknak és az elvárt magas minőségi szabványoknak.
Pénzügyi csapatok
A Pénzügyi osztály a következő eljárásokat hajtja végre az ill szállítói számla adatok rögzítése az OCR használatával számlákat egyeztethet, jóváhagyásokat kérhet, szállítói számlákat fizethet, tranzakciókat rögzíthet, jelentéseket készíthet, és pénzügyi kimutatásokat bocsáthat ki az érdekelt felek számára.
Rendszer-hozzáférés a beszerzési rendelésekhez és nyugtákhoz
A pénzügyi csapatok, beleértve a könyvelést és a tartozásokat is, rögzítik vagy hozzáférnek a beszerzési rendelésekhez könyvelési szoftverükben vagy a vállalati szintű vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerükben.
Amikor a fogadó részleg beviszi a fogadási jelentéseket a rendszerbe, az üzemeltetési osztály, a szállítószámlák és a pénzügyi csoport tagjai hozzáférhetnek az ellenőrzött nyugtához vagy annak adataihoz.
A szállítók csoportja beírja és rögzíti a szállítói számlákat
A szállítók beírják a szállítói számlákat a számviteli rendszerbe, és a kettős könyvvitel másik oldalaként kódolják a tételeket a készletek, tárgyi eszközök vagy kiadások rögzítésére.
A szállítói kötelezettségek háromirányú egyeztetést végeznek
A következő lépésben a szállítóknak végre kell hajtani a háromutas egyeztetési folyamatot, biztosítva, hogy a beszerzési megrendelés, a nyugta és a szállítói számla megegyezzenek, vagy lehetőség szerint csak az eddig beérkezett tényleges áruk kifizetése esedékes.
A jóváhagyók jóváhagyják vagy elutasítják a fizetési számlákat
A háromutas egyeztetési eljárás befejezése után a kijelölt jóváhagyók felülvizsgálják az egyeztetett számlákat és igazoló dokumentumokat, és jóváhagyják a számlákat fizetésre, kivéve, ha kivétel áll fenn, vagy a tranzakció hibásnak, ismétlődőnek vagy csalárdnak tűnik.
A jóváhagyók között szerepelhetnek a kiadásokért felelős osztályvezetők és a Controller vagy a pénzügyi igazgató (CFO). Hatalmas kiadások esetén előfordulhat, hogy a vezérigazgatónak (vezérigazgatónak) és az igazgatóságnak is jóvá kell hagynia a kifizetést vagy a szerződést.
A számlafizetési osztály fizeti a számlákat
Egyes vállalatok a szállítói számlák fizetését ésszerű összeggel meghosszabbítják az esedékességen túl a cash flow-kezelési okokból, vagy ha pénzforgalmi problémákat tapasztalnak. A szállítók leállítják a jövőbeni megrendelések szállítását az ügyfeleknek mindaddig, amíg be nem hajtják a kifizetéseket, ha a vevői számlák vagy számlaegyenlegek kifizetése túl sokáig késik.
A szállítói kötelezettségek a beszállítók felé teljesítenek kifizetéseket a vállalat korai fizetési engedményekre vonatkozó szabályzata szerint. Ha a szállító nem kínál kedvezményt, vagy a vevő nem veszi igénybe a kedvezményt, a szállítói osztály a számla teljes összegét az esedékesség időpontjáig kifizeti.
A szállítói tartozások tipikus fizetési határideje nettó 2/10 30. Az eladó két százalék kedvezményt ad, ha a vevő tíz napon belül kiegyenlíti a számlát; ellenkező esetben a számla végösszege a számla keltétől számított 30 napon belül esedékes.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Match automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
A számlák rögzítik a kifizetéseket
Amikor a szállítói csoport kötegelt, vagy bizonyos esetekben egyszeri számlafizetést hajt végre, a számviteli rendszer csökkenti a tartozás egyenlegét a teljes számla összegével vagy a részszámla kifizetésével.
A számviteli rendszer meghatározott számlaszámra alkalmazza a fizetést. Ha a számlaszámok nem ismertek, fel nem használt kifizetések fordulhatnak elő, ami későbbi nyomon követést tesz szükségessé a számlák elöregedésének részletes tisztázása érdekében. A Számvitel kivizsgálja és kijavítja a tartozás egyenlegének hibáit, amelyek túlfizetésre vagy hibára utalhatnak.
Ha a szállítói számlaegyenleg vagy számlaegyenleg nulla, a rendszer kiegyenlítettnek tekinti, és a tranzakció(k) befejeződött.
A korai fizetési kedvezmények mindaddig nem jelennek meg a számviteli nyilvántartásban, amíg a vevő a számla kifizetésekor az alacsonyabb, kedvezményes összeget veszi fel.
A szállítói kötelezettségek öregedési jelentéseket készítenek
Kötelezettségek a szállítói tartozások elöregedésének jelentését állítja elő, amelyek a szállítói számla hátralékos napjait jelző oszlopokat tartalmazzák.
A hátralékos napok száma a számla dátuma óta fennálló esedékes egyenlegek kiegyenlítetlen napjainak száma. A számlák elöregedésének részletei közé tartozik a szállító neve, a számlaszámok és a fennálló összegek, valamint a szállítónak járó teljes bruttó kifizetés. Az oszlopok aktuális, 30 napos, 60 napos és 90 naposak, az oszlopok dátumtartománya és végösszege szerinti összegekkel.
A könyvelés egyezteti a főkönyvvel és felügyeli a tartozásokat
A számvitel legalább havonta egyezteti a szállítói naplót a főkönyvvel, és felülvizsgálja a szállítói kifizetések állapotát.
A Finance pénzügyi tervezést és elemzést (FP&A) és készpénzkezelést végez
A Finance emellett áttekinti a szállítói tartozások öregedését, és statisztikákat készít, beleértve a szállítói kötelezettségek forgalmát is, hogy kezelje a cash flow-t és áttekintse az üzleti teljesítményt. A pénzügyek készpénzigényt is előre jeleznek. A valós idejű pénzügyi jelentések, valamint a teljes és naprakész számlatartozás-elöregedési jelentések elérése elengedhetetlen a pénzgazdálkodáshoz.
A Finance éves költségvetést és előrejelzést készít az értékesítési előrejelzések és a kiadási követelmények alapján, amelyeket a kiadások ellenőrzéséért felelős részlegek bevétel- és költséghely-vezetői nyújtanak be. Az értékesítési előrejelzések az ügyfélkapcsolati szintről építhetők fel, kezdve az értékesítői vagy ügyfélmenedzseri szinttől.
A számvitel pénzügyi kimutatásokat készít, amelyeket a pénzügyi igazgató, a vezérigazgató és az igazgatóság felülvizsgál
A számviteli osztály havi és év végi beszámolót készít. A részletes pénzügyi kimutatások a tényleges és a költségvetésben szereplő összeg eltérési jelentéseket tartalmazzák kódolt számviteli soronként.
A részletes pénzügyi kimutatásokat összefoglalják, hozzáférhetővé teszik vagy jelentik a kijelölt belső vezetés, az Igazgatóság és a külső érdekelt felek számára, beleértve a bankokat, a részvényeseket és a nyilvánosan jegyzett társaságok Értékpapír- és Tőzsdefelügyeletét (SEC).
Fájdalompontok a manuális folyamatban
A papíralapú dokumentumok okozzák a legtöbb fájdalmat a háromutas egyeztetési folyamatban.
A háromirányú egyeztetési folyamat fájdalmas pontjai a következők:
- Változatok kezelése
- Egyszeri forgatókönyvek
- Duplikált számlák, amelyekhez nincs igazoló dokumentum
- Hamis számlák
- Számla-jóváhagyási késések
- Több fizetési állapotra vonatkozó kérdés a szállítóktól.
Változás akkor keletkezik, ha a szállítói számlán szereplő sorok, mennyiségek, kiterjesztett összegek vagy teljes esedékesség nem egyezik a beszerzési rendelés vagy az áruk vagy szolgáltatások átvételével. A tranzakció kivételként lesz megjelölve. A tartozásoknak meg kell oldaniuk az ilyen típusú visszatérő problémákat.
Egy ábécé sorrendbe rendezett dokumentumfájlokat használó papíralapú rendszerben előfordulhat, hogy a papíralapú dokumentumok hibásan iktathatók, ami késésekhez és hiányzó bizonylatokhoz vezethet a számlák háromirányú egyeztetéséhez.
Az egyszeri forgatókönyv egyszeri előfordulás, nem pedig ismétlődő probléma vagy esemény. Ha egy alkalmazottja egyszeri egyeztetési hibába ütközik, ki kell vizsgálnia a problémát a megoldásához. A megoldás több időt vesz igénybe, mint egy ismétlődő probléma.
Egyszeri példaként, ha a szállító nem a megfelelő terméket számlázza ki, a szállítóknak javított számlát kell kérniük az egyezés befejezéséhez. A javított vagy csereszámla vagy nyugta megérkezésére való várakozás a szállítótól késlelteti a számla jóváhagyását és kifizetését, és csökkenti a termelékenységet.
A másodlagos számlák nem tartalmaznak szükséges igazoló dokumentumokat, amelyeket már egyeztettek az eredeti számlával. Ha a rendszer megfelelően működik, a megkettőzött számlát a rendszer észleli, kivételként megjelöli, és nem hagyja jóvá fizetésre.
Egyes csaló cégek számlát állíthatnak fel a vállalkozásnak a nem rendelt irodaszerek vagy más, nem leszállított termékek vagy szolgáltatások miatt. A tranzakcióhoz igazodó igazoló dokumentumok hiányában kivételt kell tenni a fizetés megakadályozása érdekében.
Ha a részlegek vezetése vagy a végrehajtó jóváhagyók nem hagyják jóvá azonnal az egyező számlákat, a szállítószámlákat a jóváhagyásig nyomon kell követni. A papíralapú számlák és igazoló dokumentumok elveszhetnek valahol a cég fekete lyukában, ezért fizetés előtt be kell szerezni a helyettesítő dokumentumokat.
A számlák és az igazoló dokumentumok papíralapú háromirányú egyeztetése esetén a jóváhagyó késedelmet okozhat a halogatás, a nagy munkaterhelés, a kérelmezővel való kérdések megoldása és az üzleti utazások.
Ha a számlafizetésben a háromutas egyeztetési folyamat kivételei (vagy egyéb okok) miatti hosszú késések lépnek fel, a szállítói csoportot frusztrálják a fizetési állapotot kérő szállítók folyamatos megszakításai. Előfordulhat, hogy kihagyják a határidőket, vagy túlórákat kérhetnek a munkaköri feladatok elvégzéséhez. A munkaidő és a költségek magasabbak lesznek.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Matching automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
A háromutas mérkőzés folyamatának jelenlegi állapota
A vállalkozások gyorsan alkalmazzák az AI-t és az OCR-t az adatrögzítéshez és az ERP-be való integráláshoz, tartalmi szolgáltatások vagy számviteli szoftver és robotizált folyamatautomatizálási (RPA) szoftver. Az OCR segít nekik a háromirányú egyeztetésben (és egyéb rutinfeldolgozó feladatokban). Példákat említünk olyan vállalkozásokra, amelyek fejlett OCR-rendszereket alkalmaznak, hogy jelentős hatékonyságot és versenyelőnyt szerezzenek.
AI és OCR használata a számlák háromféle egyeztetésében
A bevált gyakorlatokat alkalmazva a vállalkozások ma már optikai karakterfelismerő (OCR) szkennelést, mesterséges intelligenciát (AI) és mély tanulási technológiákat használnak a digitalizáláshoz és a háromirányú egyeztetéshez. Az OCR integrálható a robotizált folyamatautomatizálási (RPA) szoftverrel.
A Nanonets élvonalbeli automatizált platformot biztosít a számlák háromirányú egyeztetéséhez szükséges beszerzési megrendelés, nyugta és számla dokumentumok pontos rögzítéséhez és elektronikus feldolgozásához.
A vállalkozások strukturálatlan adatokat rögzíthetnek a kért mezőkben, és új mezőket vehetnek fel. A gépi tanulás lehetővé teszi, hogy a rendszer pontosabbá váljon, mivel tapasztalatokat szerez a korábbi dokumentumok adatrögzítéséből és átképzéséből. Az OCR-rögzítés használata mellett a háromutas egyeztetési folyamathoz a legjobb rendszerek lehetővé teszik az e-mailben vagy más online kézbesítési módokon kapott elektronikus számlák feltöltését.
Robusztus OCR- és AI/ML-rendszerek az adatrögzítéshez, mint például a Nanonets integrációk más szoftverekkel. Az integráció magában foglalja a Zapier használatát az adatok importálására e-mailjéből, beérkező leveleiből, Dropboxból, Boxból vagy más forrásból.
A vállalati erőforrás-tervezési (ERP) szoftverrel és a raktárkezelő rendszerrel (WMS) való integráció megkönnyíti a háromirányú dokumentumegyeztetést. Az OCR-rendszerek, mint például a Nanonets, szintén integrálhatók az ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszerekkel, mint például a Salesforce.
A számlaautomatizálás, AI-alapú OCR szoftver rögzíti a gyártót számla adatok és betáplálja egy ERP rendszer számláinak moduljába. A számlaautomatizálás összehangolja a szállítói számlákat a beszerzési rendelésekkel és a nyugtákkal a háromirányú egyeztetés érdekében.
A felhasználók zökkenőmentesen integrálhatják a robotizált folyamatautomatizálási (RPA) platformokat, mint például az UiPath, hogy automatizálják a háromirányú egyeztetést botokkal. A Nanonets számos RPA-platform közül választhat.
A más szoftverekkel való integráció mellett a felhasználók lekérdezhetik az OCR modellt annak betanítása után vagy egy előre betanított Nanonets modell használatával.
A csalárd számlák okozta fájdalmak enyhítése érdekében, ha a felhasználók csalárd dokumentumra utaló jeleket adnak meg, a Nanonets OCR képes észlelni és megjelölni a csaló számlákat, hogy megakadályozza e számlák kifizetését.
Az OCR technológiai fejlesztései közé tartozik a számítógépes látás használata, a strukturálatlan dokumentumokkal való munka, valamint a mélytanulási algoritmusok és a természetes nyelvi feldolgozás (NLP) alkalmazása.
Egy 2020 szerint jelentést a Deloitte Digital (Egyesült Királyság) és az UiPath társszerzője, amely egy 2019-es Everest felmérést idéz:
„Sok szervezet több pénzügyi és emberi erőforrást fordít az intelligens dokumentumfeldolgozási képességek telepítésére. Az előretekintő szervezetek sikere növeli a bizalmat abban a piacban, amely a következő két évben várhatóan 70-80%-kal, 1.1 milliárd dollárra nő.
Az üzleti gondolkodás vezetői a technológiai fejlesztéseket használják a háromirányú egyeztetéshez
A nagy globális könyvelő cégek hatalmas támogatói a számlaautomatizálásnak, amely mesterséges intelligenciával és gépi tanulással, valamint robotizált folyamatautomatizálással használja az OCR-t. Például a Deloitte a Nanonets ügyfele, aki rendszeresen beszámol az automatizált számlaegyeztetési rendszer előnyeiről, amely leegyszerűsíti a fizetési kötelezettségek munkafolyamatait, csökkentve a szükséges munkaidőt és költségeket.
A Cummins, a P&G és a Sherman Williams a Fortune 500 ipari vállalatai, amelyek nanoneteket használnak az OCR-hez kapcsolódó feladatok elvégzésére. A DoorDash nanoneteket is használ. A nagy biztosítási kárfeldolgozó társaságok pedig nanoneteket használnak.
Biztosítási igények a feldolgozók számára jelentős előnyök származnak abból, hogy Nanonets OCR megoldásokat használnak a számlák és nyugták adatainak digitalizálására, amint azt ebben az esettanulmányban leírtuk.
E nagyvállalatok mellett a kis- és középvállalkozások (kkv-k) is hatékonyságot érnek el a Nanonets OCR-megoldások bevezetésével a szállítók számára.
Esettanulmányban egy több államot, több telephelyet felölelő kkv ékszer kiskereskedő előnyökkel jár, ha a Nanonets szolgáltatást a QuickBooks által biztosítottakon túlmenően továbbfejleszti. A Nanonets beszámolójában a Happy Jewellers kijelenti: „Alkalmazottaink produktívabbnak és boldogabbnak érzik magukat, mivel az irodai munka nagy része kimaradt az életükből.”
Az automatizálási folyamat
Az OCR/AI automatizálási folyamat sokféle üzleti célt képes hatékonyan kezelni, beleértve a hiteldokumentumok ellenőrzését a pénzintézetek számára, a nem megfelelő közösségi médiában megjelent bejegyzések azonosítását számítógépes képfeldolgozás segítségével, valamint a számlafeldolgozást, beleértve a háromirányú egyeztetést is. Ebben a blogcikkben a háromféleképpen egyeztethető használati esetre összpontosítunk.
Az automatizálási folyamat fejlett optikai karakterfelismerő (OCR) szoftverrel kezdődik, mint például a Nanonets, amely mesterséges intelligenciát, gépi tanulást és számítógépes látástechnológiákat használ a pontosság javítására és képességeinek javítására.
Hogyan működik…
A Nanonets elfogad online számlákat, beszerzési rendeléseket és fogadókat számos online forrásból. A nanonetek jelentős értéket képviselnek azáltal is, hogy nagy pontossággal rögzítik az adatokat papíralapú dokumentumokról, beleértve a nehezen olvasható, kézzel írottakat is. Nem minden mesterséges intelligenciával vezérelt OCR-rendszer kínál precíz, kézzel írt dokumentumfunkciókat, például a nanoneteket.
A dokumentumok adatainak rögzítése és a mezőkhöz való hozzárendelése után a Nanonets utófeldolgozást végezhet mesterséges intelligencia és gépi tanulási képességeinek alkalmazásával. Közben és után számla adatrögzítés, a Nanonetsben módosíthatók. Például a különböző szállítóktól kapott dokumentumokhoz szabványosíthatók a terepi adatformátumok.
A felhasználók a modell betanítása és átképzése egy Nanonets gépi tanulási algoritmussal, címkékkel ellátott adatminta használatával, vagy válasszon egy előre betanított Nanonets modellt. A modellek újraképzése és ismételt használata javítja az OCR-felismerés (és más felhasználások, például a képosztályozás és az objektumészlelés) pontosságát.
Referenciapontként a Nanonets támogatása úgy véli, hogy általában két-nyolc órát vesz igénybe egy modell betanítása. Ha hosszabb ideig tart képezze a modelljét, fontolja meg a Nanonets szoftvercsomag frissítését.
A Nanonets leírja, hogy milyenek a felhasználók egyéni mély tanuláson alapuló OCR-modellek készítése részletes útmutatóban.
A Nanonets biztosítja az API felületet és kódot. A Nanonets az Ön által választott alkalmazások helyett előnyben részesített számítógépes nyelven exportálja az adatokat.
A nanonetek API-kapcsolaton keresztül közvetlenül integrálhatók olyan szoftverekkel, mint a vállalati szintű ERP-rendszer vagy a QuickBooks (vagy egy versenytárs) könyvelési szoftvere és egy raktárkezelő rendszer.
A Nanonets opcionális API-integrációval rendelkezik robotizált folyamatautomatizálási (RPA) szoftverbotokkal, amelyek RPA-alapú automatizált számlafeldolgozást végeznek, és háromirányú egyeztetést végeznek a támogató dokumentumokkal.
A Nanonets biztonság magában foglalja a Szoftverfejlesztési életciklus szabályzat felhasználói, alkalmazottai és külső vállalkozói számára. A Nanonets szoftverszabályzata a titkosítással, a szabványokkal és a globális GDPR-megfelelőséggel foglalkozik a szoftvert használó EU-lakosok magánéletének védelme érdekében.
Árképzési lehetőségek
A Nanonets havonta kínál SaaS modellenként árképzési tervek (plusz használati költségek) különböző szinteken minden szoftvermodellhez, beleértve a Starter, Pro és Enterprise típusokat is. Az ingyenes Starter csomag korlátozott funkciókkal rendelkezik, és kipróbálási platformként kínálják. A Nanonets modellek közé tartozik az egyedi modell, a nyugták, a számlák, a jogosítványok és az útlevelek.
A Vállalati terv több funkciót kínál, beleértve a dedikált fiókkezelőt, a személyre szabott, 1-1 csapatos képzést, valamint magasabb biztonsági és ellenőrzési szintet. Kérjen egyedi árajánlatot a Nanonets vállalati értékesítéstől.
Irányítás és támogatás
A Nanonets szoftver felhasználói hozzáférhetnek a használati statisztikához a feldolgozott dokumentumaik számához, a feldolgozott mezők számához és a számlázási ciklus során felmerült költségekhez. Ez a hozzáférés lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy hozzáférjenek az állapotinformációkhoz, és szabályozzák a használati költségeket.
Az ügyfélszolgálathoz a Nanonets kereshető tudásbázist biztosít az online felületén Segítség Központ amely magában foglalja a Első lépések útmutató és témakörök szerinti dokumentáció az önképzéshez.
A Nanonets rövid oktatóvideókat is kínál, beleértve Hogyan készítsünk OCR-modellt Nanonetekkel.
Szeretné automatizálni a 3 Way Match folyamatot szervezetében? Próbáld ki a Nanoneteket™ és élvezze a Three Way Match automatizálásának előnyeit az AI-alapú OCR technológia révén.
A folyamat automatizálásának előnyei
A háromutas egyeztetési folyamat automatizálásának előnyei a következők:
- Ellenőrzési felkészültség
- Hibacsökkentés a könyvelésben
- A csalás csökkentése
- Zökkenőmentes szinkronizálás
- Munkaóra megtakarítás
A vállalatok és auditoraik a nem hatékony és nem hatékony manuális folyamatokról a digitalizált folyamatokat használó számviteli és auditáló szoftverek felé haladnak, amelyek OCR-t, mesterséges intelligenciát, automatizált robotokat és üzleti intelligenciával rendelkező adatvizualizációs eszközöket használnak az eredmények és minták elemzéséhez.
A számlák, beszerzési rendelések és fogadók pontos, automatizált háromirányú egyeztetésével csökkenti a hibák és a csalás esélyét, ha a felhasználók konkrét utasításokat adnak a csalások felderítésére.
Az audit szoftver zökkenőmentesen szinkronizálható a mesterséges intelligencia által vezérelt OCR adatrögzítéssel már integrált ERP rendszerrel.
A számviteli belső kontrollok és a pénzügyi kimutatások megbízhatósága csökkenti a szükséges további könyvvizsgálati eljárások körét. A szállítói számlák hatékony és ésszerűen aktuális feldolgozása, jóváhagyása és kifizetése megbízhatóbbá teszi a pénzügyi kimutatásokat.
Jelentős időmegtakarítás érhető el, így több idő marad az alkalmazottaknak az ellenőrzési kérések teljesítésére. A mesterséges intelligencia technológiát használó modern, digitalizált audit szoftverek csökkenthetik annak szükségességét, hogy bizonyos információkat lekérjenek az ügyfelektől. A könyvelés és a szállítói kötelezettségek bármely könyvvizsgálati kérelmet időben vagy korán teljesíthetnek, így a könyvvizsgálók nem tapasztalnak késedelmet a várakozási időből, a könyvvizsgálati díjak növekedéséből adódóan.
Az időmegtakarítás pedig csökkenti a munkaerő- és munkaerő-szükségletet, csökkentve ezzel az üzleti költségeket.
Megbízható OCR, mesterséges intelligencia adatrögzítő szoftverrel és számlaautomatizálással, a számlák és a beszerzési rendelések és nyugták háromféle egyeztetését kezeli. Ez az automatizálási folyamat segíthet a vállalatnak lépést tartani a szállítói kötelezettségekkel és a fizetési munkaterheléssel, növelni a pontosságot, csökkenteni a hibás vagy csalárd kifizetéseket, korábban lezárni a könyvelést, és csökkenteni a kapcsolódó osztályok munkaerő- és egyéb adminisztratív költségeit.
Következtetés
Ez a cikk részletes útmutatót nyújt a számlák háromirányú egyeztetéséhez. Az automatizálás javítja a háromirányú egyeztetési folyamatot a pénzügyekben azáltal, hogy növeli a hatékonyságot és csökkenti a kézi adatbevitelből származó hibák kockázatát. A Nanonets a legkorszerűbb, mesterséges intelligencia által vezérelt OCR szoftvermegoldást kínál a háromutas egyeztetési folyamat megvalósításához.
- &
- 2019
- 2020
- Rólunk
- hozzáférés
- Hozzáférés
- Szerint
- Fiók
- számvitel
- pontos
- További
- cím
- címek
- fejlett
- előlegek
- Előny
- előnyei
- Megállapodás
- AI
- AIDS
- algoritmus
- algoritmusok
- Minden termék
- már
- összeg
- Összegek
- elemzés
- évi
- Másik
- api
- Alkalmazása
- jóváhagy
- alkalmazások
- Művészet
- cikkben
- mesterséges
- mesterséges intelligencia
- Mesterséges intelligencia (AI)
- Mesterséges intelligencia és gépi tanulás
- Eszközök
- könyvvizsgálat
- hatóság
- automatizált
- Automatizált
- automatizálás
- Automatizálás
- háttér
- Banks
- alap
- válik
- egyre
- úgy gondolja,
- haszon
- Előnyök
- BEST
- legjobb gyakorlatok
- Túl
- Számla
- számlázás
- Billió
- Bankjegyek
- Fekete
- Blokk
- Blog
- bizottság
- Igazgatóság
- Könyvek
- határ
- botok
- Doboz
- épít
- üzleti
- üzleti intelligencia
- vállalkozások
- képességek
- elfog
- fogások
- esettanulmány
- esetek
- Készpénz
- pénzforgalom
- Okoz
- okai
- vezérigazgató
- lánc
- esély
- fő
- vezérigazgató
- követelések
- besorolás
- ügyfél részére
- záró
- kód
- gyűjt
- Oszlop
- kombináció
- jutalék
- Közös
- Companies
- vállalat
- képest
- versenyképes
- teljesítés
- számítógép
- számítógép által létrehozott
- bizalom
- kapcsolat
- kapcsolat
- szerződés
- vállalkozók
- ellenőrzés
- ellenőr
- kiadások
- teremt
- teremt
- hitel
- CRM
- Jelenlegi
- Jelenlegi állapot
- szokás
- vevő
- Vevőszolgálat
- dátum
- Időpontok
- elszánt
- késleltetés
- késedelmek
- szállított
- A szállítások
- átadó
- kézbesítés
- Deloitte
- telepíteni
- leírt
- részletes
- részletek
- Érzékelés
- Fejlesztés
- különböző
- digitális
- digitalizálás
- digitalizálni
- közvetlenül
- igazgatók
- folyósítások
- Kedvezmény
- dokumentumok
- vezetés
- dropbox
- alatt
- Korai
- hatékonyság
- hatékony
- eredményesen
- alkalmazottak
- lehetővé
- titkosítás
- biztosítása
- belép
- Vállalkozás
- belép
- alapvető
- értékelni
- esemény
- evolúció
- példa
- példák
- csere
- végrehajtó
- várható
- költségek
- tapasztalat
- Jellemzők
- díjak
- Fields
- finanszíroz
- pénzügyi
- Pénzintézetek
- áramlási
- Összpontosít
- következik
- következő
- forma
- előretekintő
- csalás
- Ingyenes
- Tele
- funkcionalitás
- jövő
- GDPR
- általános
- generál
- Globális
- cél
- jó
- áruk
- Nő
- útmutató
- fogantyú
- Kezelés
- boldog
- segít
- segít
- Magas
- jó minőségű
- <p></p>
- Kölcsönzés
- Hogyan
- HTTPS
- hatalmas
- emberi
- Emberi erőforrások
- azonosító
- kép
- végrehajtási
- javul
- tartalmaz
- beleértve
- magában foglalja a
- Beleértve
- Növelje
- növekvő
- ipari
- információ
- intézmények
- biztosítás
- integrálni
- integrált
- integráció
- Intelligencia
- Intelligens
- szándékozik
- Felület
- leltár
- vizsgálja
- részt
- kérdés
- kérdések
- IT
- Munka
- folyóirat
- tudás
- ismert
- Címkék
- munkaerő
- nyelv
- nagy
- nagyobb
- vezetők
- vezető
- tanulás
- Főkönyv
- Jogi
- szint
- Engedély
- Korlátozott
- vonal
- Lista
- elhelyezkedés
- logo
- Hosszú
- gép
- gépi tanulás
- készült
- fontos
- KÉSZÍT
- Gyártás
- kezelése
- vezetés
- menedzser
- Menedzserek
- kézikönyv
- kézzel
- gyártási
- térképészet
- piacára
- Mérkőzés
- egyező
- anyagok
- Média
- Partnerek
- mód
- modell
- modellek
- több
- a legtöbb
- mozgó
- többszörös
- Természetes
- elengedhetetlen
- háló
- szám
- számok
- kapott
- ajánlat
- felajánlott
- Ajánlatok
- Tiszt
- online
- Művelet
- érdekében
- rendelés
- szervezetek
- szervezet
- Más
- másképp
- fizetett
- Fájdalom
- Papír
- rész
- Fizet
- fizetés
- kifizetések
- százalék
- teljesítmény
- előadó
- fizikai
- forgalomba
- tervezés
- emelvény
- Platformok
- játszani
- pont
- pont
- politika
- lehetséges
- potenciális
- árazás
- magánélet
- per
- Probléma
- problémák
- folyamat
- Folyamat automatizálás
- Folyamatok
- feldolgozás
- Termékek
- termelékenység
- Termékek
- Nyereség
- előrejelzések
- ad
- biztosít
- Vásárlás
- vásárolt
- vásárlások
- beszerzési
- célokra
- világítás
- hatótávolság
- real-time
- ésszerű
- kap
- kapott
- rekord
- nyilvántartások
- csökkenteni
- csökkentő
- kapcsolat
- megbízható
- Átutalás
- jelentést
- Jelentések
- kérni
- kéri
- szükség
- kötelező
- követelmények
- forrás
- Tudástár
- felelősség
- felelős
- Eredmények
- jövedelem
- Kritika
- Vélemények
- Kockázat
- Robotikus folyamat automatizálás
- Dél-Afrika
- futás
- értékesítés
- letapogatás
- zökkenőmentesen
- SEC
- Értékpapír
- Értékpapír- és Tőzsdebizottság
- biztonság
- Szolgáltatások
- váltás
- Szállítás
- rövid
- jelentős
- óta
- kicsi
- So
- Közösség
- Közösségi média
- szoftver
- Szoftver megoldás
- szilárd
- megoldások
- Megoldások
- SOLVE
- néhány
- specifikációk
- sebesség
- Költési
- standard
- szabványok
- kezdődött
- Állami
- meghatározott
- nyilatkozat
- nyilatkozatok
- Államok
- statisztika
- statisztika
- Állapot
- erő
- törekszünk
- Tanulmány
- benyújtott
- lényeges
- siker
- szállítók
- kínálat
- ellátási lánc
- ellátási lánc menedzsment
- támogatás
- Támogató
- Felmérés
- rendszer
- Systems
- bevétel
- feladatok
- adó
- csapat
- tech
- Technologies
- Technológia
- Tesztelés
- harmadik fél
- Keresztül
- idő
- Cím
- szerszámok
- kereskedelem
- Képzések
- tranzakció
- Tranzakciók
- utazás
- oktatóanyagok
- típusok
- megért
- használ
- Felhasználók
- rendszerint
- érték
- különféle
- gyártók
- Igazolás
- videó
- látomás
- megjelenítés
- fontos
- Mit
- belül
- nélkül
- Munka
- dolgozó
- művek
- világszerte
- év
- nulla