“Vanity does not pay the bills.” ― Robert Black (Accounts Payable does !)
An integral part of any business (indeed life itself) is paying bills. Bills represent money, time and manpower. The efficient running of an organization requires diligent management of bills, invoices, and payments.
Lépjen be a Számlafizetési folyamat. The Accounts Payable is an accounting term that refers to the money that a company owes to another company – a vendor or a supplier – for having availed of their products or services.
Tartalomjegyzék
- What is Accounts Payable (AP)
- Példa a tartozásra
- A kötelezettségek fontossága
- A szállítói kötelezettség folyamat összetevői
- A hagyományos számlák osztálya
- Kihívások a kézi számlák folyamatával kapcsolatban
- A szállítói kötelezettségek folyamatának automatizálásának előnyei
- Mit kell keresni a számlák szoftverében
- Következtetés
What is Accounts Payable (AP)
When a company buys products/services from a vendor/supplier with an arrangement to pay later, the amount is called the account payable, until the payment has been made. It is a form of credit offered by the vendor/supplier to the ordering company, to defer payment until the ordered product/service has been delivered or even later.
Also called bills payable, accounts payable is, in effect, the money owed by a company to suppliers/vendors. It is accounted in the company’s balance sheet as “sundry liability”. It is recorded as a liability account and not as an expense account.
The Account Payable is recorded when an invoice is approved for payment. It’s recorded in the General Ledger (or AP sub-ledger) as an outstanding payment or liability until the amount is paid. The payables can be Trade Payables (purchase of physical goods that are recorded in an Inventory) or Expense Payables (purchase of goods and services that are invoiced, e.g., advertising, entertainment, travel, office supplies, and utilities).
The AP is often confused with Accounts Receivable (AR). The AR is what a company’s client owes for having availed of some service or product. Accounts receivable are recorded as current assets rather than current liabilities. This is because accounts receivable is converted to cash inflow within a predetermined period of time, typically one year, while accounts payable points to money that is owed to creditors.
Példa a tartozásra
Az ABC pékség 50 font cukrot rendel a nagykereskedőtől, az XYZ Traderstől, fontonként 50 cent áron. Az XYZ Traders 30 napos hitelezési időszakot kínál a pékségbe történő szállítás után, amelyen belül az ABC-nek ki kell fizetnie a 25 dolláros számlát. Amíg a pékség nem fizet az XYZ kereskedőknek, a 25 USD összeget szállítótartozásnak nevezzük, és a pékség mérlegében a hitelezőkkel szembeni kötelezettségként jelenik meg.
A 25 USD eszközként szerepel az XYZ kereskedők mérlegében a fizetés beérkezéséig.
A szállítói kötelezettségek az áruvásárláson túl a következőket tartalmazzák:
- Szállítás és logisztika
- Teljesítmény / Energia / Üzemanyag
- Lízing
- Engedélyezés
- Szolgáltatások (összeszerelés / alvállalkozás)
A kötelezettségek fontossága
Az AP a következő okok miatt fontos:
Biztosítja a számlák időben történő kifizetését, ami javítja a vállalat hitelminősítését és a szállítókkal való hosszú távú kapcsolatokat.
- A számlák időben történő kifizetése biztosítja az áruk és szolgáltatások zavartalan áramlását, ami zökkenőmentes üzletmenethez vezet.
- Az időben történő fizetés elkerüli a késedelmes fizetéseket, kötbéreket és egyéb késedelmi díjakat.
- A szervezett hozzáférési pont lehetővé teszi a számlák és kifizetések szisztematikus nyomon követését.
- Az AP megkönnyíti a pénzforgalmat azáltal, hogy csak esedékességkor fizet, és az eladó által kínált hitelkereteket használja.
- A szigorú AP elkerüli eladói csalás és lopás.
AP is not without its drawbacks. It is often considered a financial burden for suppliers who must wait for payment after delivery of products and services. From the company’s side, a balance sheet with prolonged accounts payable indicates a precarious cash position. These drawbacks can be overcome through ethical, legal and logical AP processes.
A szállítói kötelezettség folyamat összetevői
Számlafizetési kötelezettség egy többlépcsős folyamat, és néhány alapvető lépést tartalmaz:
- Az AP a vállalat azon döntésével kezdődik, hogy hitelrendszeren keresztül szerzi be az árukat/szolgáltatásokat.
- A hitellehetőségeket kínáló szállítók kiválasztása.
- A beszállítók hitelpolitikájának összehasonlítása a megengedett hitelnapok, késedelmes fizetési díjak, készpénzes kedvezmény a korai fizetéskor stb. tekintetében, és a szállító kiválasztása a vállalatnak leginkább megfelelő feltételekkel.
- Following the procurement process – purchase requisition, purchase order, invoice, receipt – of the business.
- A számlák/számlák elszámolása a könyvekben, az áruk átvétele utáni kötelezettségként.
- A könyvelés segíti a vállalaton belüli belső és külső auditokat, valamint a költési szokások elemzését, ami viszont segít a pénzügyi tervezésben, valamint a szabványok és előírások teljesítésében.
- Kövesse nyomon a dátumokat a számlákon, hogy biztosítsa az esedékesség előtti fizetést.
- Fizetés az esedékesség előtt
- Kommunikáció az eladóval, hogy a fizetés megtörtént.
A hitel időtartamának teljes kihasználása segít a pénzforgalom hatékony kezelésében. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a hitelfeltételek leghatékonyabb felhasználása az, ha tudjuk, mikor kell befizetni a számlákat.
A hagyományos számlák osztálya
A team responsible for manual Account Payable processes is responsible for recording and processing financial transactions relating to procurement and suppliers. A range of professionals are employed for this purpose:
- Az adatbeviteli elemző beviszi a számlákat a digitális rendszerbe azok beérkezése után.
- A fizetésfeldolgozó elemző felelős a számlák esedékességi napján történő kifizetéséért
- A kivételek elemzője kezeli a számlák eltéréseit, és kezeli a fizetési hibákkal kapcsolatos problémákat.
- The vendor maintenance personnel create and manage the supplier database and correlate it with various procurement operations.
- A számlák kezelője egyeztet a csapattal a hibamentes és zökkenőmentes számlakezelés érdekében.
All members of the team work towards creating and maintaining strong supplier relationships. The team must also keep a close watch on the AP expenditures and maintain internal controls to protect the cash outflow. An efficient and well-managed accounts payable department can save companies considerable amounts of time and money with regard to the AP process.
Kihívások a kézi számlák folyamatával kapcsolatban
A kézi fizetési kötelezettségek folyamatai a következő problémákkal küzdenek:
- Problems associated with manual data entry: Manual entry of invoices into the system can be time-consuming, inefficient and prone to errors. All of these can take a toll on the functioning and bottom line of the company.
- Delays in payment: Manual oversight and mistakes can result in late payments and unhappy suppliers. It can also affect credit rating and credibility of the company as a client to the vendor.
- Boldogtalan alkalmazottak: Az AP folyamatában szereplő számos feladat hétköznapi, ismétlődő jellege munkával való elégedetlenséghez és kapcsolódó problémákhoz vezethet, beleértve az alkalmazottak fluktuációját.
- Unwieldy information: As a company grows in size and there are more invoices to be handled, the amount of information regarding vendors, products, services, costs, delivery, and due dates can become overwhelming. It also becomes difficult to locate documents and bookkeeping can become a nightmare.
- Opacity of data: Tracking paper invoices and physical AP documents can become difficult if not impossible when the AP department grows in size to tackle a lot of procurement processes.
- Csalásra való hajlam: A kézi számlafizetési rendszerek láthatóságának hiánya biztonsági réseknek és csalásoknak teheti ki vállalatát.
A szállítói kötelezettségek folyamatának automatizálásának előnyei
A számlafizetési folyamat automatizálása a következő előnyökkel jár:
- Time savings: It is said that A munkahét 25%-a hétköznapi kézi számlakezelési feladatokra telik, az idő, amit jobban el lehet fordítani a termelékenyebb tevékenységekre.
- Cost savings: Manual processing of a single invoice has been found to cost $12-15. Automation can eliminate much of this cost. In addition, automated solutions keep track of invoice due dates and help pay the invoice at an optimum time, thereby improving cash flow, avoiding late payment charges and maintaining better relationships with vendors.
- Revenue generation: Timely payments enabled by automation can not only avoid late payment charges but also improve the credit rating of the company and make it open to discounts and rebates from vendors.
- Reduction of errors: Manual invoice management is associated with errors due to human oversight. Automation can eliminate much of the errors associated with manual accounts payable processes.
- Rugalmas fizetés: Az automatizálás lehetővé teszi a döntéshozatalt arról, hogy mikor és hogyan kell kifizetni a számlákat (pl. papír csekk, ACH, vagy virtuális kártyákon keresztül, ahol készpénz-visszatérítést kap).
- Better maintenance of data: Manual sifting through paperwork can be torturous and error prone. The maintenance of a digital database allows better access and retrieval of data, thereby streamlining the procure-to-pay cycle. Such management also enables analytics for reporting and tracking the purchases and cash flow of the company.
- Security: Accounts payable automation solution can store data in a centralized server or the cloud which affords security
Mit kell keresni a számlák szoftverében
It is important to choose an AP automation software that provides maximum return on investment. An account payable automation software must include data capture, invoice processing, automated approvals, and payments. The basic features that must be sought when looking for an AP automation software include:
- Pontos számlaadatok rögzítése: A számlaadatok általános digitális formátumba való átalakítása az egyetlen legfontosabb szempont az AP automatizálása hatékonyságának megteremtésében. A kézi adatbevitel drága, hibás és időigényes. Egy jó OCR-eszköz lehetővé teszi a releváns adatok intelligens rögzítését emberi beavatkozás nélkül, így időt, pénzt és emberi hibákat takarít meg.
- Easy Invoice Approvals: The people who approve invoices are often busy managers and executives and the automated invoice approval must be easy, intuitive and convenient for such personnel. The approving person must be able to see and approve an invoice with a single click irrespective of the device from which they access the invoice.
- Az AP számlák valós idejű nyomon követése: A munkafolyamat-eszközöknek lehetővé kell tenniük bármely érdekelt fél számára a számla könnyű nyomon követését. Ez elkerüli a késéseket, a félreértéseket és a rossz irányítást a számlafeldolgozási folyamat során.
- Integration with existing accounting system: The company may use other digital platforms and software and the AP tool must be able to integrate with them to prevent mismatch in data and operations.
- Automation of payments: The final step in the AP process is payment. After all the approvals have been recorded, the software must be capable of initiating and processing the payment towards the supplier to complete and close the Accounts Payable process for that particular procurement.
- Data storage: Depending on the company’s needs, all AP data can be stored on a centralized server or cloud. The type of storage will have to be decided by the company before launching on AP automation.
Következtetés
Automation of the accounts processing operations can eliminate the problems associated with manual processes, such as time delays, errors, and wastage of human effort. Efficient AP software such as Nanonets can enable better procure-to-pay processes, ensure tax compliance, prevent fraud, streamline cash flows, maintain vendor relationships and store data for posterity. Automation breeds efficiency and can orchestrate the procure-to-pay process for long-term value. Digitally enabling the AP process would advance business strategies by turning vendor-client relationships into a competitive advantage.
- hozzáférés
- Fiók
- számvitel
- inden
- tevékenységek
- Előny
- Hirdetés
- Minden termék
- elemző
- analitika
- AR
- vagyontárgy
- Eszközök
- Automatizált
- Automatizálás
- BEST
- Számla
- Bankjegyek
- Fekete
- Könyvek
- üzleti
- üzleti műveletek
- Készpénz
- pénzforgalom
- díj
- díjak
- felhő
- Közös
- Companies
- vállalat
- teljesítés
- Átalakítás
- kiadások
- létrehozása
- hitel
- Jelenlegi
- dátum
- adatbázis
- Időpontok
- Döntéshozatal
- késedelmek
- kézbesítés
- digitális
- digitális platformok
- Kedvezmény
- dokumentumok
- Korai
- hatékonyság
- alkalmazottak
- energia
- Szórakozás
- stb.
- vezetők
- Kudarc
- Jellemzők
- díjak
- pénzügyi
- áramlási
- forma
- formátum
- csalás
- Tele
- általános
- jó
- áruk
- Hogyan
- How To
- HTTPS
- Beleértve
- információ
- szerves
- leltár
- beruházás
- részt
- kérdések
- IT
- vezet
- Főkönyv
- Jogi
- felelősség
- vonal
- Gyártás
- vezetés
- Partnerek
- pénz
- OCR
- ajánlat
- Ajánlatok
- nyitva
- Művelet
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- Más
- tartozott
- Papír
- Fizet
- fizetés
- fizetésfeldolgozás
- kifizetések
- Emberek (People)
- személyzet
- fizikai
- tervezés
- Platformok
- Politikák
- Termékek
- Termékek
- tehetséges alkalmazottal
- védelme
- Vásárlás
- vásárlások
- hatótávolság
- miatt
- előírások
- Kapcsolatok
- kiskereskedő
- futás
- megtakarítás
- zökkenőmentes
- biztonság
- Szolgáltatások
- Méret
- szoftver
- Megoldások
- költ
- szabványok
- tárolás
- tárolni
- szállítók
- rendszer
- Systems
- adó
- lopás
- idő
- vágány
- Csomagkövetés
- kereskedelem
- Kereskedők
- Tranzakciók
- utazás
- segédprogramok
- érték
- gyártók
- Tényleges
- láthatóság
- sérülékenységek
- várjon
- Nézz
- WHO
- nagybani
- belül
- Munka
- munkafolyamat
- év