स्टार्टअप पर वित्तीय नियंत्रण कैसे स्थापित करें | नैनोनेट्स ब्लॉग

स्टार्टअप्स को कई चुनौतियों का सामना करना पड़ता है क्योंकि वे अपने नवीन विचारों को लाभदायक व्यवसायों में बदलना चाहते हैं। इन चुनौतियों के बीच, प्रभावी वित्तीय नियंत्रणों की स्थापना अक्सर गतिविधियों के बवंडर में अनदेखी की जाती है।

हालांकि, किसी भी स्टार्टअप की स्थिरता और विकास के लिए मजबूत वित्तीय नियंत्रण स्थापित करना मौलिक है। यह वित्तीय अखंडता सुनिश्चित करता है, जोखिम कम करता है और निर्णय लेने में सहायता करता है।

इस लेख में, हम एक स्टार्टअप पर प्रभावी वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने के लिए आवश्यक कदम उठाएंगे और स्वचालन और प्रौद्योगिकी कैसे मदद कर सकते हैं।

वित्तीय नियंत्रण क्या हैं और वे महत्वपूर्ण क्यों हैं?

Financial controls are the procedures, policies, and means by which an organization monitors and manages its revenues, costs, budgets, cash flow, and other financial aspects. They are implemented to ensure the accuracy and reliability of financial reporting, to comply with laws and regulations, to prevent fraud and misappropriation of assets, and to safeguard the organization's resources.

एक व्यवसाय के लिए सही वित्तीय नियंत्रण स्थापित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि गलत वित्तीय रिपोर्टिंग से गलत विश्लेषण हो सकता है और निर्णय लेने पर असर पड़ सकता है, संभावित रूप से खराब रणनीतिक विकल्प और नुकसान हो सकते हैं। हाई स्ट्रीट फैशन रिटेलर टेड बेकर को कई स्टोर बंद करने पड़े और £58m के बाद खुद को पुनर्गठित करना पड़ा लेखांकन जनवरी 2020 में त्रुटि। कई व्यवसायों को भारी नुकसान उठाना पड़ता है या ऐसी वित्तीय और लेखांकन त्रुटियों पर बंद करना पड़ता है।

स्टार्टअप्स के लिए वित्तीय नियंत्रण का महत्व

जबकि वित्तीय नियंत्रण सभी आकार के व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण हैं, वे स्टार्टअप्स के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं। स्टार्टअप्स को तेजी से विकास, सीमित संसाधनों और स्थापित प्रक्रियाओं की कमी की विशेषता है। यह वित्तीय कुप्रबंधन या अनियमितताओं के लिए अनुकूल वातावरण बना सकता है यदि ठीक से नियंत्रित न किया जाए।

दूसरी ओर, वित्तीय नियंत्रणों को जल्दी लागू करने से स्टार्टअप्स को निम्न में मदद मिल सकती है:

1. नकदी प्रवाह की निगरानी और प्रबंधन करें: स्टार्टअप अक्सर तंग बजट पर काम करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके पास परिचालन व्यय को कवर करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है, उनके नकदी प्रवाह की सावधानीपूर्वक निगरानी करने की आवश्यकता है।
2. धोखाधड़ी और त्रुटियों को रोकें: मजबूत वित्तीय नियंत्रण त्रुटियों के जोखिम को कम करते हैं जिससे वित्तीय हानि और प्रतिष्ठा की क्षति हो सकती है। इस प्रक्रिया में, वे धोखाधड़ी को रोकने और विनियामक अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।
3. सूचित निर्णय लें: वित्तीय नियंत्रण सटीक और समय पर वित्तीय जानकारी और विश्लेषण प्रदान करते हैं, जो रणनीतिक व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण हो सकते हैं।
4. निवेशकों को आकर्षित करें: निवेशकों को स्टार्टअप्स में विश्वास करने की अधिक संभावना है जिनके पास मजबूत वित्तीय नियंत्रण है, क्योंकि यह उन्हें व्यवसाय की वित्तीय स्थिरता और प्रबंधन में विश्वास दिलाता है। यह स्टार्टअप्स को उनकी प्रतिष्ठा में सुधार करने, कई पार्टियों और निवेशकों को आकर्षित करने और मूल्यांकन और व्यावसायिक परिणामों में सुधार करने में भी मदद कर सकता है।

एक स्टार्टअप के तेज़-तर्रार, गतिशील वातावरण में, मजबूत वित्तीय नियंत्रण स्थापित करना तत्काल प्राथमिकता की तरह नहीं लग सकता है। फोकस अक्सर उत्पाद विकास, बाजार पर कब्जा और तेजी से विकास पर होता है। हालांकि, एक ठोस वित्तीय नियंत्रण ढांचे के बिना, स्टार्टअप वित्तीय कुप्रबंधन, नियामक गैर-अनुपालन और संभावित धोखाधड़ी सहित महत्वपूर्ण जोखिमों का सामना कर सकते हैं।

Implementing financial controls early on in a startup's life cycle can prevent these issues, providing a strong foundation for sustainable growth and success. Here’s how it can be done.

स्टार्टअप पर वित्तीय नियंत्रण स्थापित करना

एक स्टार्टअप में वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने के लिए एक व्यापक दृष्टिकोण शामिल होता है जो व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं तक फैला होता है। इन नियंत्रणों को लागू करना एक रणनीतिक प्रक्रिया है जिसमें मौजूदा नीतियों का विश्लेषण, डेटा और प्रबंधन प्रथाओं को अद्यतन करना, सभी संभावित परिचालन परिदृश्यों पर विचार करना और सूचित पूर्वानुमान और अनुमान लगाना शामिल है।

आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ विशिष्ट चरण दिए गए हैं:

मौजूदा वित्तीय डेटा की समीक्षा करें

When setting up financial controls, the first step involves a thorough evaluation of your existing financial data. This includes your financial budgets, reports, profit & loss statements, balance sheets, and more. These documents provide a holistic view of your business's performance and operations.

डेटा में विसंगतियों या ओवरलैप्स की पहचान करें

अपनी मौजूदा वित्तीय प्रणालियों के भीतर, डेटा के भीतर किसी भी ओवरलैप या विसंगतियों की पहचान करने का प्रयास करें। ओवरलैप अनावश्यक कार्यों या संसाधनों का संकेत दे सकता है। विसंगतियाँ उन त्रुटियों या मुद्दों का सुझाव दे सकती हैं जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है।

इनका पता लगाने से न केवल आपको अपनी वर्तमान वित्तीय स्थिति को समझने में मदद मिलती है बल्कि आपके प्रबंधन ढांचे में किसी भी कमी को दूर करने की आवश्यकता होती है।

समय पर अद्यतन करना

Keeping your financial data updated is crucial to effective financial control. This extends beyond just your financial documents to include your management practices and policies related to existing financial controls. Regular updates ensure that you're working with the most accurate information, which is essential for making informed decisions and identifying areas of improvement.

सभी संभावित परिचालन परिदृश्यों का विश्लेषण करें

एक विशिष्ट वित्तीय नियंत्रण रणनीति पर निर्णय लेने से पहले, आपको सभी संभावित परिचालन परिदृश्यों का अच्छी तरह से मूल्यांकन करना चाहिए। इसमें लाभप्रदता, व्यय, सुरक्षा और उत्पादन या मात्रा के पैमाने जैसे विभिन्न दृष्टिकोणों पर विचार करना शामिल है।

ऐसा करने से, आप यह अच्छी तरह से समझ सकते हैं कि आपकी वित्तीय नियंत्रण नीति विभिन्न परिस्थितियों में कैसा प्रदर्शन कर सकती है, और आप इसे अपने संगठन के सभी परिचालन पहलुओं को कवर करने के लिए तैयार कर सकते हैं।

पूर्वानुमान और अनुमान बनाना

As you implement your financial control policy, it's important to look ahead and consider your future goals and objectives. Forecasting and making projections can help you create a financial control policy that aligns with these objectives.

This forward-looking approach doesn't just help in policy creation, it can also serve as a catalyst for achieving your goals. By understanding where you want your startup to go, you can set up financial controls that support your journey there.

Implementing financial controls in your startup is no small task. It requires careful planning, regular monitoring, and ongoing adjustments. But with these steps, you can create a solid foundation for financial control that supports your startup's growth and success.

मानकीकृत प्रक्रियाओं को डिजाइन और कार्यान्वित करना

एक बार व्यावसायिक लक्ष्यों और प्राथमिकताओं की रूपरेखा तैयार हो जाने के बाद, मानकीकृत प्रक्रियाएँ कर्मचारियों को वित्तीय कार्यों को पूरा करते समय पालन करने के लिए एक रोडमैप प्रदान करती हैं। इन प्रक्रियाओं में चालान को संसाधित करने के तरीके से व्यय प्रतिपूर्ति को संभालने के तरीके, अनुमोदन प्राधिकरण कौन हैं, बजट कैसे होता है, और प्रत्येक वित्तीय निर्णय कैसे किया जाता है, से सब कुछ शामिल होना चाहिए। इसके बाद इन्हें स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए और सभी संबंधित कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए।

नियमित वित्तीय लेखापरीक्षा की स्थापना

नियमित वित्तीय ऑडिट यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि वित्तीय नियंत्रण अपेक्षित रूप से काम कर रहे हैं। ऑडिट नियंत्रणों में किसी भी अंतराल या कमजोरियों की पहचान करने और सुधार के लिए सिफारिशें प्रदान करने में मदद कर सकता है। लेखापरीक्षा में विभिन्न दस्तावेज़ों की तुलना इनवॉइस, व्यय, दिनांक, अनुमोदक, और अधिक के रिकॉर्ड के क्रम में करने के लिए करना शामिल है। इस स्तर पर विसंगतियों की पहचान करने से नियामक कार्रवाई को रोकने और अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है।

वित्तीय नियंत्रण सॉफ्टवेयर को लागू करना

वित्तीय नियंत्रण सॉफ्टवेयर कई वित्तीय नियंत्रण प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकता है, उन्हें अधिक कुशल बना सकता है और मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम कर सकता है। नैनोनेट्स, उदाहरण के लिए, स्वचालित चालान प्रसंस्करण, डेटा निष्कर्षण और डेटा सत्यापन जैसी सुविधाएँ प्रदान करते हैं जो आपके वित्तीय संचालन को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और आपके वित्तीय नियंत्रण में सुधार कर सकते हैं।

लेकिन इससे पहले कि हम इस तरह के उपकरणों का उपयोग करने के तरीके के बारे में बात करें, वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने की कोशिश करते समय स्टार्टअप्स के सामने आने वाली आम समस्याओं को कवर करते हैं।

वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने में आम चुनौतियों पर काबू पाना

In the journey toward establishing strong financial controls, startups can face a myriad of obstacles. Some of these include a lack of financial expertise, limited resources, and resistance to change. Let's delve into these challenges and explore potential solutions, including the role a tool like Nanonets can play in this process.

वित्तीय विशेषज्ञता का अभाव: अक्सर, स्टार्टअप की शुरुआत उन उद्यमियों द्वारा की जाती है, जिनके पास एक अच्छा व्यवसायिक विचार होता है, लेकिन संचालन के वित्तीय पहलू को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए वित्तीय कौशल की कमी हो सकती है। सुविज्ञ वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने में विशेषज्ञता की यह कमी एक महत्वपूर्ण बाधा हो सकती है।

इसे दूर करने के लिए, स्टार्टअप अपने वित्तीय प्रबंधन को किसी विश्वसनीय तृतीय पक्ष को आउटसोर्स करने या वित्तीय सलाहकार को नियुक्त करने पर विचार कर सकते हैं। समय के साथ, जैसे-जैसे स्टार्टअप बढ़ता है, वह इस फंक्शन को इन-हाउस ला सकता है। इसके अलावा, उपयोगकर्ता के अनुकूल स्वचालन उपकरण जैसे नैनोनेट्स का उपयोग जटिल वित्तीय प्रक्रियाओं को सरल बना सकता है, जिससे उद्यमियों को वित्तीय नियंत्रण को अधिक आसानी से और प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलती है।

सीमित साधन: स्टार्टअप आमतौर पर तंग बजट पर काम करते हैं और महंगे वित्तीय नियंत्रण प्रणालियों में निवेश करने या अनुभवी वित्तीय कर्मियों को नियुक्त करने के लिए संसाधन नहीं हो सकते हैं। लेकिन संस्थापक और उद्यमी लागत प्रभावी, एआई-संचालित उपकरण जैसे नैनोनेट्स का लाभ उठा सकते हैं, जो भारी कीमत टैग के बिना व्यापक वित्तीय नियंत्रण समाधान प्रदान करते हैं। यह स्टार्टअप्स के लिए सीमित बजट पर अपनी वित्तीय प्रक्रियाओं को स्वचालित और सुव्यवस्थित करना संभव बनाता है।

परिवर्तन का विरोध: किसी भी संगठन की तरह, नई प्रणालियों या प्रक्रियाओं को लागू करते समय स्टार्टअप्स को प्रतिरोध का सामना करना पड़ सकता है, विशेष रूप से वित्तीय नियंत्रण के रूप में महत्वपूर्ण और संभावित रूप से विघटनकारी।

But clear communication about the benefits and necessity of financial controls can help mitigate this resistance. It's important to involve all key stakeholders involved in the process, ensuring they understand the reasons behind the changes and the advantages these bring. Introducing a user-friendly and intuitive tool like Nanonets can also make the transition easier, as it minimizes disruption to existing workflows while ensuring better financial control.

ऑटोमेशन स्टार्टअप पर वित्तीय नियंत्रण स्थापित करने में कैसे मदद कर सकता है

स्वचालन के साथ वित्तीय नियंत्रणों को काफी मजबूती मिलती है। दक्षता और लीन संचालन की आवश्यकता को देखते हुए स्टार्टअप्स अपने वित्तीय नियंत्रणों को स्वचालित करने से महत्वपूर्ण लाभ प्राप्त कर सकते हैं।

Automation not only streamlines processes but also reduces human error, ensuring accuracy and consistency. Here's an overview of how automation, facilitated by tools like Nanonets, can be a game-changer:

1. सटीक डेटा निष्कर्षण और सत्यापन: विभिन्न वित्तीय दस्तावेजों से डेटा निकालने के लिए ऑटोमेशन तैनात किया जा सकता है और इसे आपके अकाउंटिंग सिस्टम के विरुद्ध क्रॉस-चेक किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपका वित्तीय डेटा हमेशा सटीक और अद्यतन हो। डेटा को प्रभावी ढंग से मान्य करने के लिए नैनोनेट्स जैसा उपकरण इस प्रक्रिया को अपनी क्षमताओं के साथ बढ़ाता है।
2. निर्बाध दस्तावेज़ प्रसंस्करण: स्वचालन के साथ, प्रसंस्करण चालान, व्यय रिकॉर्ड और अन्य दस्तावेजों के बोझिल कार्य को कुशल बनाया जा सकता है। एआई-संचालित उपकरण जैसे नैनोनेट्स चालान से डेटा निकाल सकते हैं, उन्हें खरीद आदेशों के साथ क्रॉस-सत्यापित कर सकते हैं, और जानकारी को सीधे आपके लेखा प्रणाली में फीड कर सकते हैं। यह न केवल समय बचाता है और मैन्युअल प्रयासों को कम करता है बल्कि मानव त्रुटि को भी कम करता है।
3. मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण: स्टार्टअप में किसी भी नई प्रक्रिया या टूल को पेश करने के प्रमुख पहलुओं में से एक मौजूदा सिस्टम के साथ इसकी अनुकूलता है। नैनोनेट्स जैसे स्वचालन उपकरण आपके वर्तमान लेखा प्रणालियों के साथ सहजता से एकीकृत हो सकते हैं, सुचारू कार्यान्वयन और उपयोग सुनिश्चित कर सकते हैं, जिससे स्वचालित वित्तीय नियंत्रणों में संक्रमण बहुत अधिक सुविधाजनक और कुशल हो जाता है।

निष्कर्ष

Implementing strong financial controls is a daunting yet crucial step for the success of any startup. Following the steps outlined in this article can help make the process more manageable. By implementing these controls and leveraging automation like Nanonets, startups can ensure their financial integrity, make more informed decisions, and increase their chances of success. It's about laying a solid foundation for your financial operations, one that will support your startup as it grows and evolves.

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/how-to-setup-financial-controls-at-a-startup/