बढ़ते व्यवसाय अक्सर चालान में अचानक वृद्धि से निपटने के लिए संघर्ष करते हैं। मैन्युअल इनवॉइस प्रोसेसिंग और सिल्ड डेटा और सिस्टम में फेंक दें, और आपको अक्षमता और हताशा का नुस्खा मिल जाएगा। चालान को मैन्युअल रूप से संसाधित करने की लागत बढ़ सकती है $15 से $40 प्रति चालान, डेटा प्रविष्टि पर खर्च किए गए अनगिनत घंटों का उल्लेख नहीं किया गया है।
इसके ठीक विपरीत, स्वचालित चालान प्रसंस्करण लागत को कम कर सकता है $1.42 प्रति चालान, जिससे महत्वपूर्ण लागत बचत हुई। लागत में कटौती के अलावा, स्वचालन धोखाधड़ी के जोखिमों को कम करने में मदद कर सकता है और नकदी प्रवाह के रुझान में दृश्यता बढ़ा सकता है।
नैनोनेट्स में, हम दुनिया भर के व्यवसायों को हमारे साथ उनकी एपी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में मदद कर रहे हैं QuickBooks इनवॉइस स्वचालन एकीकरण। इसे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि, सत्यापन और प्रसंस्करण को काफी कम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे एपी टीमों को अधिक रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है। यह स्वचालन गति और सटीकता में सुधार कर सकता है बीजक संसाधित करना और अनुपालन को सरल बनाएं।
यह ब्लॉग पोस्ट यह पता लगाएगा कि कैसे एक एसएमई ने नैनोनेट्स के क्विकबुक इनवॉइस ऑटोमेशन का उपयोग करके परिचालन दक्षता में सुधार किया और संसाधनों को बचाया। इसके अलावा, अपने व्यवसाय के लिए स्वचालन वर्कफ़्लो कैसे सेट करें, इसका चरण-दर-चरण अवलोकन प्राप्त करें।
व्यापार
हैप्पी ज्वैलर्स हस्तनिर्मित आभूषणों में विशेषज्ञता वाला एक छोटे आकार का व्यवसाय है। वे सर्वोत्तम गुणवत्ता वाले हस्तनिर्मित आभूषण उपलब्ध कराने के लिए प्रतिबद्ध हैं। कैलिफ़ोर्निया में स्थित, नवाचार, व्यावसायिकता और ग्राहक संतुष्टि के लिए उनकी प्रतिष्ठा 40 वर्षों में बनी है।
चुनौतियाँ
अपनी वृद्धि के कारण, हैप्पी ज्वैलर्स चालानों का भारी बोझ उठाता है। मैन्युअल प्रबंधन न केवल एक बहुत बड़ा टाइम-सिंक था, बल्कि अशुद्धियों से भी भरा हुआ था। उन्हें अपने लेखांकन कार्यों को सुव्यवस्थित करने, सटीकता और दक्षता प्रदान करने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता थी।
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हम काफी समय से लेखांकन के लिए QuickBooks का उपयोग कर रहे हैं। हालाँकि, QuickBooks में इनवॉइस प्राप्त करने के लिए, हमें इनवॉइस को स्कैन करना होगा, सभी विवरणों को पंच करना होगा, विक्रेताओं द्वारा अलग-अलग फ़ोल्डर बनाना होगा और हमें प्राप्त सभी इनवॉइस के लिए एक एक्सेल शीट प्रबंधित करनी होगी। ~ हैप्पी ज्वैलर्स में एपी टीम।
कैसे नैनोनेट्स ने हैप्पी ज्वैलर्स को एपी दक्षता बढ़ाने में मदद की
का प्रयोग क्विकबुक इनवॉइस स्वचालन के लिए नैनोनेट, हैप्पी ज्वैलर्स स्वचालित रूप से ईमेल से चालान निकाल सकते हैं, उन्हें कुशलतापूर्वक संसाधित कर सकते हैं, और उन्हें क्लाउड पर संरचित तरीके से संग्रहीत कर सकते हैं।
इससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि और चालान प्रबंधन पर खर्च होने वाला उनका समय काफी कम हो गया। एसएमई इस डेटा को सीधे अपने क्विकबुक खाते में एकीकृत कर सकते हैं, जिससे उनके खातों की देय प्रक्रिया सुव्यवस्थित हो जाएगी।
आइए उन विभिन्न तरीकों पर नजर डालें जिनसे हैप्पी ज्वैलर्स को नैनोनेट्स और क्विकबुक एकीकरण से लाभ हुआ:
1. मैन्युअल डेटा प्रोसेसिंग में कटौती करें
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"हमें अपने दस्तावेज़ तैयार करने में 4-5 घंटे लगेंगे।" ~ हैप्पी ज्वैलर्स पर एपी टीम।
व्यवसाय विस्तार का मतलब हैप्पी ज्वैलर्स के पास चालान की मात्रा में वृद्धि हुई। हैप्पी ज्वैलर्स की एपी टीम यह सुनिश्चित करना चाहती थी कि वे सटीकता या दक्षता का त्याग किए बिना आमद को संभाल सकें।
हालाँकि, मौजूदा मैन्युअल प्रक्रिया का मतलब था कि टीम ने बहुमूल्य घंटे मैन्युअल रूप से खर्च किए चालान निकालना, वर्गीकृत करना और संसाधित करना. इसे पूरा करने के बाद ही वे उन्हें QuickBooks में अपलोड कर सकते थे। समय बर्बाद होने के अलावा, मैन्युअल चालान प्रसंस्करण ने उन्हें देर से भुगतान, तनावपूर्ण विक्रेता संबंधों और असंतुलित वित्तीय विवरणों के प्रति संवेदनशील बना दिया।
स्वचालन की आवश्यकता को महसूस करते हुए, एपी टीम और प्रबंधन ने नैनोनेट तैनात करने का निर्णय लिया। जोड़ने से ओसीआर और AI क्षमताओं, नैनोनेट्स चालान से डेटा पढ़, वर्गीकृत और निकाल सकते हैं। वह सब कुछ नहीं हैं। यह सुनिश्चित करता है कि चालान विवरण QuickBooks के विक्रेता और खाता डेटा के साथ समन्वयित हैं। और जब नए विक्रेताओं के चालान इनबॉक्स में आते हैं, तो नैनोनेट्स स्वचालित रूप से क्विकबुक में नए विक्रेता प्रोफाइल बनाता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपकी विक्रेता सूची हमेशा अद्यतित रहती है।
कुल मिलाकर, एकीकरण ने यह सुनिश्चित किया कि निकाले गए डेटा को आसानी से QuickBooks में अपलोड किया जा सकता है, जिससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता कम हो जाती है।
इससे उनकी खातों की देय टीम को अतिरिक्त संसाधनों को काम पर रखे बिना एक ही समय में 50% अधिक चालान संसाधित करने की अनुमति मिली।
2. व्यवसाय वृद्धि के साथ आगे बढ़ना
जैसे ही हैप्पी ज्वैलर्स ने अपने व्यवसाय को शिकागो और न्यूयॉर्क जैसे नए स्थानों में विस्तारित किया, उन्हें कई स्रोतों से चालान की बढ़ी हुई मात्रा को प्रबंधित करने की चुनौती का सामना करना पड़ा। इसका मतलब उनकी लेखांकन प्रक्रियाओं में बढ़ती जटिलता और त्रुटियों की संभावना थी।
बढ़ते व्यवसाय ने मैन्युअल चालान प्रसंस्करण की तुलना में अधिक लचीले समाधान की मांग की। इसलिए, अपनी एपी टीम का विस्तार करने या बुनियादी वर्कफ़्लो स्वचालन उपकरण बनाने के लिए इंजीनियरों को काम पर रखने के बजाय, उन्होंने नैनोनेट्स की ओर रुख किया।
सिस्टम है पूर्व निर्मित वर्कफ़्लोज़ और एआई मॉडल जो विभिन्न व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुकूल हो सकता है। एक बार स्थापित होने के बाद, सिस्टम स्वचालित रूप से विभिन्न शाखाओं में विभिन्न विक्रेताओं से चालान संसाधित कर सकता है। इसके अलावा, यह अपने द्वारा संसाधित डेटा और मैन्युअल हस्तक्षेप से सीखता है - समय के साथ इसकी सटीकता में सुधार होता है और व्यवसायों को संरचित और असंरचित चालान को निर्बाध रूप से संसाधित करने में सक्षम बनाता है।
इस लचीले और स्केलेबल समाधान ने हैप्पी ज्वैलर्स को लागत या संसाधनों में वृद्धि के बिना विस्तार से चालान की आमद को संभालने की अनुमति दी, जिससे परिचालन दक्षता में वृद्धि हुई।
3. मौजूदा वर्कफ़्लो को परेशान किए बिना क्विकबुक में एकीकृत किया गया
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"नैनोनेट्स के बारे में दूसरी महत्वपूर्ण बात यह थी कि इसने किसी भी कर्मचारी के संचालन में बाधा नहीं डाली, बल्कि उनके काम को आसान बना दिया।" ~ हैप्पी ज्वैलर्स में एपी टीम।
हैप्पी ज्वैलर्स काफी समय से लेखांकन के लिए क्विकबुक का उपयोग कर रहे हैं। वे सॉफ़्टवेयर की सुविधा और परिचितता को महत्व देते थे लेकिन चालान डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करने की समय लेने वाली प्रक्रिया से निराश थे। QuickBooks के मौजूदा वर्कफ़्लो के साथ निर्बाध एकीकरण सुनिश्चित करना किसी भी नई प्रणाली के लिए महत्वपूर्ण था जिसे वे खरीदने पर विचार कर रहे थे।
नैनोनेट्स, इसकी क्षमता के साथ QuickBooks के साथ एकीकृत करें, बिल्कुल फिट था। हैप्पी ज्वैलर्स की एपी टीम अपनी प्रक्रिया को अधिकतम दक्षता तक सुव्यवस्थित कर सकती है। अब, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि चालान कहां से उत्पन्न हुआ है - चाहे वह ईमेल हो, Google ड्राइव, या कहीं और - यह तेजी से मान्य, वर्गीकृत और QuickBooks के लिए तैयार है। वे कच्चे डेटा को तुरंत साफ-सुथरे डेटा में बदल सकते थे एक्सेल पत्रक जिसे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पर अपलोड किया जा सकता है।
एक बार दोनों खाते कनेक्ट हो जाने पर, नैनोनेट स्वचालित रूप से सेकंड के भीतर क्विकबुक में एसकेयू-स्तरीय जानकारी जोड़ सकता है और आपूर्तिकर्ता और जीएल कोड का स्वचालित रूप से मिलान कर सकता है। यह एपी टीम को मैन्युअल रूप से जानकारी दर्ज करने और मिलान करने से बचा सकता है, त्रुटियों को कम कर सकता है और चालान प्रसंस्करण समय को तेज कर सकता है।
इसके अलावा, वास्तविक समय में नैनोनेट्स में निकाले गए डेटा में किए गए कोई भी बदलाव बिना किसी मैन्युअल हस्तक्षेप के क्विकबुक में दिखाई देते हैं।
एकीकरण निर्बाध था और इससे उनके मौजूदा वर्कफ़्लो में कोई खास बदलाव नहीं आया। इसके बजाय, इसने प्रक्रिया के समय लेने वाले हिस्सों को स्वचालित करके वर्कफ़्लो को बढ़ाया।
4. टीम के मनोबल में सुधार हुआ
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"हमारे कर्मचारी अब अधिक उत्पादक और खुश महसूस करते हैं क्योंकि अधिकांश लिपिकीय कार्य अब उनके जीवन से बाहर हो गए हैं।" ~ हैप्पी ज्वैलर्स में एपी टीम।
हैप्पी ज्वैलर्स अपने कर्मचारियों की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए प्रतिबद्ध है। उनका मानना है कि यह अधिक मजबूत संगठन में योगदान देता है, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहकों के लिए बेहतर उत्पाद और बेहतर विक्रेता संबंध बनते हैं। हालाँकि, चालानों की मैन्युअल प्रोसेसिंग टीम के लिए निराशा का एक महत्वपूर्ण स्रोत थी। यह एक बोझिल प्रक्रिया थी जिससे अधिक रणनीतिक कार्यों के लिए बहुत कम समय बचता था।
कर्मचारियों के मनोबल और उत्पादकता में सुधार की आवश्यकता को समझते हुए, उन्होंने नैनोनेट्स को लागू किया। एआई-संचालित समाधान ने चालान प्रबंधन से जुड़े लिपिकीय कार्य को स्वचालित कर दिया, जिससे टीम को अधिक प्रभावशाली कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की छूट मिल गई।
टीम ने तुरंत अपने कार्यभार में उल्लेखनीय कमी देखी। इससे न केवल उनकी उत्पादकता में सुधार हुआ बल्कि उनका मनोबल भी बढ़ा। वे अपना समय और ऊर्जा अधिक सार्थक और पुरस्कृत कार्यों में लगा सकते हैं।
मैनुअल कार्यों में कमी और नैनोनेट्स द्वारा लाई गई बेहतर दक्षता के कारण टीम अधिक संतुष्ट और प्रेरित हुई, जिसने हैप्पी ज्वैलर्स के समग्र विकास और सफलता में योगदान दिया।
5. उन्नत अनुपालन और लेखापरीक्षा तत्परता
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"हम वास्तविक भुगतान और रखरखाव पर 2-3 घंटे खर्च करेंगे।" ~ हैप्पी ज्वैलर्स में एपी टीम।
हैप्पी ज्वैलर्स अनुपालन और ऑडिट तत्परता सुनिश्चित करने में काफी समय खर्च कर रहा था। चालान, भुगतान रिकॉर्ड और अन्य वित्तीय दस्तावेजों की मैन्युअल प्रसंस्करण में समय लगता था और मानवीय त्रुटि की संभावना होती थी। इससे व्यवसायों को ऑडिट के दौरान संभावित दंड का सामना करना पड़ सकता है और उनकी प्रतिष्ठा पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।
- नैनोनेट्स, अनुपालन बनाए रखने की प्रक्रिया काफी सरल हो गई। सिस्टम स्वचालित रूप से कंपनी की आंतरिक नीतियों और बाहरी नियमों के विरुद्ध चालान से निकाले गए डेटा को मान्य करता है। यदि चालान मूल्य खरीद आदेश से मेल नहीं खाते हैं या यदि अन्य विसंगतियां सामने आती हैं, तो सिस्टम इन चालानों को मैन्युअल समीक्षा के लिए चिह्नित करता है। यह सटीक वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद करता है और अनुपालन मुद्दों या ऑडिट विफलताओं के जोखिम को कम करता है।
इसके अतिरिक्त, क्विकबुक के साथ नैनोनेट्स का एकीकरण हैप्पी ज्वैलर्स की टीम को भुगतान रिकॉर्ड और अन्य वित्तीय दस्तावेज़ों को सिस्टम से सीधे उनके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में सिंक करने की अनुमति दी गई। इससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता समाप्त हो गई और भुगतान और रखरखाव पर खर्च होने वाला समय काफी कम हो गया।
अनुपालन और ऑडिट तत्परता के इस ऊंचे स्तर ने टीम के अनगिनत घंटे बचाए और यह जानकर मानसिक शांति मिली कि उनके वित्तीय दस्तावेज़ सटीक और आसानी से उपलब्ध थे।
क्विकबुक-नैनोनेट्स एकीकरण: एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
जानना चाहते हैं कि हैप्पी ज्वैलर्स ने नैनोनेट्स को क्विकबुक के साथ इतनी सहजता से कैसे एकीकृत किया? आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए यहां चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:
1. नैनोनेट्स प्लेटफॉर्म तक पहुंचें
आप हमारी वेबसाइट पर जा सकते हैं और एक नया खाता बना सकते हैं या अपने मौजूदा खाते में लॉग इन कर सकते हैं। आप या तो अपने जीमेल खाते का उपयोग करके साइन अप कर सकते हैं या मैन्युअल रूप से अपना ईमेल दर्ज कर सकते हैं और एक पासवर्ड बना सकते हैं।
2. QuickBooks से कनेक्ट करें
डैशबोर्ड पर, इंटीग्रेशन -> क्विकबुक पर नेविगेट करें। एक क्लिक से, आप अपने क्विकबुक खाते को नैनोनेट्स से जोड़ सकते हैं।
3. अपना QuickBooks डेटा आयात करें
कनेक्ट करने के बाद, क्विकबुक से आपके अकाउंट्स का चार्ट और जनरल लेजर (जीएल) कोड स्वचालित रूप से नैनोनेट्स में आयात किए जाते हैं। यदि आप कक्षाओं और परियोजनाओं का उपयोग करते हैं, तो उन्हें पढ़ा जाता है और आपके चालान के लिए भी उपलब्ध कराया जाता है।
4. चालान अपलोड या आयात करें
'दस्तावेज़ प्रकार' से 'इनवॉइस' मॉडल का चयन करें, इनवॉइस से आवश्यक फ़ील्ड और फ़ॉर्मेटिंग को कॉन्फ़िगर करें। आप चालानों को मैन्युअल रूप से अपलोड करके आसानी से जोड़ सकते हैं या अपने ईमेल या ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव, या यहां तक कि अपने स्कैनर जैसे अन्य स्रोतों से स्वचालित आयात सेट कर सकते हैं।
5. डेटा निष्कर्षण और समीक्षा
नैनोनेट इनवॉइस से टेबल डेटा सहित 20 अद्वितीय जानकारी प्राप्त कर सकता है। एक बार डेटा निकाले जाने के बाद, इसकी सटीकता की पुष्टि की जाती है। आपको सूचित किया जाएगा और यदि कोई त्रुटि या विसंगति है तो आप मैन्युअल रूप से जानकारी की समीक्षा और सुधार कर सकते हैं।
6. डेटा को सत्यापित और मान्य करें
नैनोनेट यह सुनिश्चित करते हैं कि डेटा निर्धारित मानकों के अनुसार मान्य है। उदाहरण के लिए, नैनोनेट्स यह जांचता है कि क्या कोई दिया गया जीएल कोड आपके डेटाबेस में मौजूद है और केवल वहां पाए जाने पर ही मान्य है।
7. अनुमोदन वर्कफ़्लो सेट करें
आप अनुमोदन प्रक्रिया के लिए जितने चाहें उतने समीक्षक जोड़ सकते हैं। समीक्षा के प्रत्येक चरण के लिए नियम स्थापित करें। उदाहरण के लिए, यदि चालान राशि $1000 से अधिक है तो आप समीक्षा शुरू करना चाह सकते हैं।
8. मिलान करें
नैनोनेट्स प्लेटफॉर्म आपको 2-वे, 3-वे या जीएल कोड मिलान करने की अनुमति देता है। आप मिलान के लिए दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं (जैसे खरीद आदेश) और सत्यापित कर सकते हैं कि क्या विशिष्ट मान, जैसे किसी दिए गए खरीद आदेश संख्या के अनुरूप कुल योग, डेटाबेस में मूल्य से मेल खाते हैं।
9. QuickBooks में निर्यात करें
चालान विवरण स्क्रीन पर जाएं. आप डेटा को CSV और XLSX सहित विभिन्न प्रारूपों में डाउनलोड कर सकते हैं, या इसे QuickBooks जैसे CRM या AP ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर में निर्यात कर सकते हैं।
10. मॉनिटर करें और अनुकूलित करें
अंत में, आप समय के साथ वर्कफ़्लो के प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं और आवश्यक समायोजन कर सकते हैं। नैनोनेट्स डैशबोर्ड पर व्यापक विश्लेषण प्रदान करता है, जिससे आप सटीकता, प्रसंस्करण समय और अन्य महत्वपूर्ण मेट्रिक्स को ट्रैक कर सकते हैं। इससे आपको ऐसे किसी भी क्षेत्र की पहचान करने में मदद मिलेगी जिसके लिए और अधिक अनुकूलन की आवश्यकता हो सकती है।
अंतिम विचार
इनवॉइस प्रबंधन में स्वचालन को अपनाने से, जैसा कि हैप्पी ज्वैलर्स ने नैनोनेट्स के साथ किया, आपके व्यवसाय संचालन में उल्लेखनीय वृद्धि हो सकती है। यह न केवल सामान्य कार्यों पर खर्च होने वाले समय और प्रयास को कम करता है बल्कि उच्च स्तर की सटीकता, अनुपालन और ऑडिट तत्परता भी सुनिश्चित करता है। QuickBooks के साथ सहज एकीकरण प्रक्रिया को और सुव्यवस्थित करता है, जिससे आपका वित्तीय प्रबंधन अधिक कुशल और विश्वसनीय हो जाता है।
याद रखें, सफल डिजिटल परिवर्तन की कुंजी सही उपकरण चुनने और उन्हें अपने वर्कफ़्लो में प्रभावी ढंग से लागू करने में निहित है। ऐसा करके, आप अपनी टीम का समय बचा सकते हैं, उनका मनोबल बढ़ा सकते हैं और अंततः अपने व्यवसाय के समग्र विकास और सफलता में योगदान दे सकते हैं।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/
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