डेटा शासन भूमिकाएं और उत्तरदायित्व - डेटा विविधता

डेटा गवर्नेंस, एक औपचारिक अभ्यास जो कंपनी-व्यापी डेटा नीतियों को निष्पादित और लागू करता है, ने पिछले कुछ वर्षों में महत्वपूर्ण कर्षण प्राप्त किया है। 2022 तक, 81.89% तक  प्रतिभागियों में से एक डेटा प्रबंधन में DATAVERSITY® रुझान (TDM) सर्वेक्षण ने या तो डेटा गवर्नेंस कार्यक्रम लागू किया है या इसे शुरू करने की योजना बनाई है। फिर भी, सर्वेक्षण में शामिल 54.63% लोगों ने डेटा गवर्नेंस की कमी को एक प्रमुख डेटा प्रबंधन चुनौती के रूप में सूचीबद्ध किया। भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में बेहतर स्पष्टता से मूल्य प्राप्त करने में अधिक सफलता का वादा किया जाता है डेटा प्रशासन.

KIK कंसल्टिंग एंड एजुकेशनल सर्विसेज के अध्यक्ष और प्रिंसिपल बॉब सीनर इस मानसिकता को अपनाने का सुझाव देते हैं कि "हर कोई एक है" डेटा स्टीवर्ड,'' एक व्यक्ति जिसके पास डेटा के साथ अपने संबंध के लिए औपचारिक जवाबदेही है, चाहे वह इसे परिभाषित करना, उत्पादन करना या उपयोग करना हो। अच्छे डेटा गवर्नेंस की कुंजी यह जानना है कि डेटा प्रबंधक के रूप में एक व्यक्ति क्या करता है और उसे क्या चाहिए। इन डेटा गवर्नेंस भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का निर्माण और समर्थन कैसे करें, इसके बारे में अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।

डेटा गवर्नेंस भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सक्रिय करें

मौजूदा भूमिकाओं को सौंपने के बजाय उन्हें शुरू में सक्रिय करके, सेइनर का मानना ​​है कि उद्यमों को श्रमिकों के बीच स्वीकृति को प्रभावित करने में बढ़त हासिल है। इस तरह, संगठन अतिरिक्त काम जोड़ने से पहले इस बात का जायजा लेते हैं कि कर्मचारी बोझ के रूप में क्या देख सकते हैं।

किसी कंपनी द्वारा इसे औपचारिक रूप देने से पहले ही कई कर्मचारी डेटा गवर्नेंस कार्य कर लेते हैं। उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य या वित्तीय जानकारी के साथ काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी के पास अमेरिकी कानूनों के अनुपालन में रहने के लिए इसका उपयोग करते समय प्रबंधन का अधिकार होता है। इसके अलावा, एक सुरक्षा कार्यालय डेटा की सुरक्षा के लिए इन कार्यों के लिए प्रशिक्षण बनाता और वितरित करता है।

सीनर ने ऐसे लोगों को लेने की सिफारिश की जो डेटा को नियंत्रित करने वाली मौजूदा गतिविधियों का प्रदर्शन करते हैं और डेटा गवर्नेंस में उनके योगदान को औपचारिक रूप से स्वीकार करते हैं। इस प्रक्रिया में, उन्हें डेटा गवर्नेंस मॉडल या स्थिति चार्ट में अपनी पहचान बनाने को कहें।

मौजूदा भूमिकाओं के साथ भी, कभी-कभी कंपनियों को अतिरिक्त डेटा गवर्नेंस जिम्मेदारियों की आवश्यकता होगी - जैसे कि संगठन में नीतियों को एकीकृत करना। इसलिए, किसी भी नई गतिविधियों को नामित करें और कंपनी में विस्तार या नई भूमिकाएँ बनाकर उन्हें सौंपें। इसके अतिरिक्त, किसी भी अपेक्षा को स्पष्ट करें, जिसमें शामिल हैं:

• उन्हें अपना कितना समय देने की आवश्यकता होगी?
• वे कितनी बार मिलेंगे?
• क्या यह एक समूह या व्यक्तिगत भूमिका है?
• स्थिति की रिपोर्ट कौन करता है?
• पद का समन्वय किसके साथ है?

डेटा गवर्नेंस भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ निर्धारित करें 

एक बार जब बिजनेस लीडर समझ जाते हैं कि मौजूदा डेटा गवर्नेंस भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को कैसे स्वीकार करना है और नई जिम्मेदारियों को जोड़ने में हल्का कदम उठाना है, तो वे डेटा गवर्नेंस संचालन और उन्हें कैसे करना है, इसे बेहतर ढंग से समझ सकते हैं। बॉब सीनर ने उन कंपनियों को आगे मार्गदर्शन करने के लिए "भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का ऑपरेटिंग मॉडल" बनाया है।

उनके ग्राहक उनके आरेख को शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करते हैं और उन्होंने इसे उपयोगी पाया है। नीचे दी गई छवि देखें:

तस्वीर में, डेटा गवर्नेंस भूमिकाएँ अपेक्षित डिलिवरेबल्स और जवाबदेही के चार स्तरों तक फैली हुई हैं: कार्यकारी, रणनीतिक, सामरिक और परिचालन। इसके अतिरिक्त, इन समूहों के पास एक समर्थन संरचना होती है जो उन्हें प्रशासित और सलाह देती है, जिससे पूरे संगठन में डेटा गवर्नेंस कार्य अधिक प्रबंधनीय हो जाते हैं।

कार्यकारी स्तर

कार्यकारी स्तर की भूमिकाओं में संगठन के शीर्ष पर सी-सूट में नेतृत्व शामिल है। सीनर के अनुसार, कार्यकारी स्तर के लोग डेटा गवर्नेंस का समर्थन, प्रायोजक और समझ रखते हैं और इसकी समग्र सफलता और कर्षण का निर्धारण करते हैं।  

आमतौर पर, ये प्रबंधक संगठन में क्या हो रहा है, इसे व्यापक रूप से कवर करने के लिए संचालन समिति के हिस्से के रूप में समय-समय पर मिलते हैं, इसलिए वे डेटा गवर्नेंस को एक लाइन आइटम के रूप में जोड़ देंगे, सीनर ने सुझाव दिया। ये वरिष्ठ प्रबंधक डेटा गवर्नेंस को समझने और उसका समर्थन करने की ज़िम्मेदारी लेते हैं। वे रणनीतिक स्तर पर सीधे रिपोर्ट और संचार के माध्यम से डेटा गवर्नेंस की प्रगति पर अपडेट रहते हैं।

सामरिक स्तर

रणनीतिक स्तर पर वे प्रत्येक व्यावसायिक कार्य का प्रतिनिधित्व करते हैं और आम तौर पर एक डेटा गवर्नेंस काउंसिल बनाते हैं। यह पैनल नियमित रूप से बैठक करता है और डेटा नीतियां स्थापित करता है। 

सीनर के अनुसार, रणनीतिक सदस्य डेटा गवर्नेंस के बारे में सीखने, कार्यक्रम के बारे में कार्यकारी स्तर पर रिपोर्ट करने, डेटा गवर्नेंस गतिविधियों और पहलों से अवगत होने और बैठकों में भाग लेने या विकल्प भेजने की जिम्मेदारी लेते हैं।

इसके अलावा, इस समूह के पास डेटा गवर्नेंस नीतियों और उन्हें लागू करने के तरीके के बारे में समय पर निर्णय लेने की शक्ति है। ये क्षमताएं रणनीतिक भूमिकाओं को संभालने का साधन देती हैं डेटा प्रशासन के मुद्दे सामरिक स्तर पर उन लोगों द्वारा लाया गया और उन वृद्धि के बारे में अंतिम निर्णय लिया गया।

रणनीतिक भूमिकाएँ सहकर्मियों और प्रबंधकों के साथ भी संवाद करती हैं कि डेटा गवर्नेंस संगठन और उसके भविष्य के लिए कैसे काम करता है। इसके अलावा, यह टीम इसके समग्र मूल्य की जिम्मेदारी लेती है।

सामरिक स्तर

व्यावसायिक इकाइयों में डेटा के लिए जवाबदेह विषय विशेषज्ञ (एसएमई) सामरिक श्रेणी में शामिल हैं। सीनर उन्हें "डेटा परिभाषा, उत्पादन और उपयोग के मुद्दों के क्रॉस-बिजनेस यूनिट समाधान के लिए सुविधाप्रदाता" के रूप में सोचने का सुझाव देते हैं।

संगठन के आधार पर, सामरिक सदस्य डेटा गवर्नेंस के मुद्दों पर निर्णय लेने और अपनी सिफारिशों को लागू करने में सक्षम हो सकते हैं। हालाँकि, यदि उनके पास वह शक्ति नहीं है, तो एसएमई को समस्याओं को रणनीतिक स्तर तक बढ़ाने और यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे अच्छी तरह से प्रलेखित हैं। किसी भी डेटा गवर्नेंस समाधान के साथ, एसएमई की व्यावसायिक इकाई से संबद्धता गौण हो जाती है।

हायरराइट के डेटा गवर्नेंस मैनेजर जिम जॉनसन वर्णन करते हैं चार अतिरिक्त एसएमई कार्य:

• दूसरों को कोचिंग या प्रशिक्षण देकर "संस्थागत डेटा प्रक्रियाओं" के बारे में अंदरूनी जानकारी को बनाए रखना और साझा करना
• डेटा गवर्नेंस रखरखाव के नियमों और मानकों का व्यावसायिक आवश्यकताओं से मिलान 
• स्वीकार्य सीमा को पूरा करने या उससे अधिक करने के लिए डेटा गवर्नेंस नियमों और मानकों को लागू करना डेटा की गुणवत्ता
• जब कोई उद्यम नई पहल शुरू करता है तो दूसरों की सहायता करना और खरीदारी को बढ़ावा देना 

सफल एसएमई के पास इन जिम्मेदारियों को पूरा करते समय मजबूत तकनीकी, सामाजिक और नेतृत्व गुण होते हैं। लोगों के कौशल और अनुभव आम तौर पर व्यवसाय और आईटी तक फैले होते हैं, जो सरल और जटिल जानकारी को जोड़ते हैं। इसके अतिरिक्त, सामरिक स्तर पर मौजूद लोग डेटा के साथ उत्साह पैदा करके संगठन को नए व्यवहार अपनाने के लिए प्रेरित करते हैं।

परिचालन स्तर

जैसा कि सीनर बताते हैं, "परिचालन समूह में वे सभी शामिल होते हैं जिनका काम किसी संगठन के डेटा को प्रभावित करता है - सभी कर्मचारी और डेटा प्रबंधक जो डेटा की आंखें और कान हैं।" 

प्रत्येक कार्यकर्ता अच्छी डेटा परिभाषाओं और मूल्यों को सुनिश्चित करने, डेटा पहुंच को पहचानने और वर्गीकृत करने के लिए नियमों का पालन करने, डेटा के साथ नियामक मुद्दों की पहचान करने और दस्तावेजीकरण करने, सहकर्मियों और प्रबंधकों के साथ ज्ञान का आदान-प्रदान करने और प्रभावित व्यावसायिक इकाइयों के लिए नई/परिवर्तित व्यावसायिक आवश्यकताओं को संप्रेषित करने में भाग लेता है। सामरिक स्तर पर उन लोगों के लिए चिंताएँ।

परिचालन संबंधी जिम्मेदारियां इस आधार पर अलग-अलग होंगी कि कोई संगठनात्मक डेटा को परिभाषित करता है, उत्पादित करता है या उपयोग करता है। परिचालन स्तर पर उनके पास डेटा स्टीवर्ड की तुलना में एक अलग शीर्षक हो सकता है। जैसा कि सीनर कहते हैं, उन्हें यह एहसास होना चाहिए कि "यदि वे डेटा का हिसाब-किताब कर रहे हैं और उसकी सुरक्षा कर रहे हैं, तो वे डेटा का प्रबंधन करते हैं और उन्हें अपनी डेटा गतिविधियों के लिए जिम्मेदार होना चाहिए।"

समर्थन स्तर

सहायता सदस्य साझेदारों की सहायता से डेटा गवर्नेंस कार्यक्रम चलाते हैं। इनमें डेटा गवर्नेंस ऑफिस (डीजीओ) के कुछ लोग या सीडीओ जैसे प्रशासक शामिल हो सकते हैं। 

सीनर इस बात पर जोर देते हैं कि ए डेटा गवर्नेंस लीड या प्रबंधक, यह भूमिका डेटा गवर्नेंस प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है। हालाँकि एक प्रोग्राम टीम अंततः यह निर्धारित करने के लिए सामने आएगी कि डेटा गवर्नेंस का निर्माण कैसे किया जाए, लेकिन उसके पास सभी डेटा गवर्नेंस प्रोग्राम विकास गतिविधियों में भाग लेने और मुद्दों को हल करने के लिए डेटा गवर्नेंस काउंसिल की बैठकों और टीमों को सुविधा प्रदान करने के लिए डीजीओ के समान संसाधन और कार्यक्षमता नहीं है।

इसके अतिरिक्त, डीजीओ या प्रशासक रणनीतिक स्तर पर परिणामों (जैसे डेटा गुणवत्ता मेट्रिक्स या डेटा गवर्नेंस अपनाने) की रिपोर्ट करता है। वे उन साझेदारों के साथ काम करते हैं जो डेटा गवर्नेंस गतिविधियों में निवेशित हैं, जिनमें शामिल हो सकते हैं:

• सुरक्षा
• सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी)
• परियोजना प्रबंधक (पीएमओ) 
• विनियामक और अनुपालन टीमें
• लेखापरीक्षा/कानूनी
• औध्योगिक संचार
• मानव संसाधन (एचआर)

साझेदारों को एक बड़ी गवर्नेंस प्लानिंग टीम का हिस्सा समझें, जहां डेटा गवर्नेंस उनकी भूमिका का एक पहलू है और डीजीओ या प्रशासक के समर्थन की आवश्यकता है।

डेटा गवर्नेंस भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को अनुकूलित करना

प्रत्येक कंपनी के पास डेटा गवर्नेंस भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के लिए समान संसाधन या संरचनाएं नहीं होती हैं। उदाहरण के लिए, एक छोटे संगठन में कॉर्पोरेट संचार कार्यालय या रणनीतिक और सामरिक जिम्मेदारियों का प्रतिनिधित्व करने वाला एक समूह नहीं हो सकता है। इसके बजाय, एक ही व्यक्ति दोनों भूमिकाएँ निभाता है।

सीनर इन मतभेदों को स्वीकार करता है और संगठनों को आवश्यकतानुसार अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के ऑपरेटिंग मॉडल को अनुकूलित करने के लिए प्रोत्साहित करता है। हालाँकि, उनका सुझाव है कि डेटा का स्वामित्व किसी भी व्यवसायी के पास ही रहे और अपने आरेख को संशोधित करते समय लगातार फ़ॉर्मेटिंग बनाए रखें। 

इसके अतिरिक्त, वह कंपनी डेटा के साथ प्रत्यक्ष निर्णय लेने की स्थिति को इंगित करने के लिए अपने पिरामिड में प्रत्येक स्तर के अंतर का उपयोग करके एक समान प्रारूप रखने की सलाह देते हैं। वह प्रत्येक समूह के लिए रंगों को एक समान रखने का भी सुझाव देते हैं ताकि जब किसी अन्य प्रस्तुति के लिए एक स्तर निकाला जाए, तो दर्शक उसे पहचान सकें।

निष्कर्ष

सही गतिविधियों में सही लोगों को शामिल करने से डेटा गवर्नेंस के साथ कंपनी की सफलता बढ़ जाती है। कई मामलों में, डेटा गवर्नेंस में भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ पहले से मौजूद हैं लेकिन उन्हें मान्यता की आवश्यकता है। 

लोगों को नई भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सौंपने से पहले उन्हें स्वीकार करें। सुनिश्चित करें कि उन्हें किसी भी अतिरिक्त कार्यभार को लेने के लिए डीजीओ, प्रशासक या अद्यतन वेतन से स्पष्ट अपेक्षाएं और समर्थन प्राप्त है।

उचित समर्थन के साथ, डेटा गवर्नेंस भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ चार स्तरों पर कार्य करती हैं: कार्यकारी, रणनीतिक, रणनीति और परिचालन। जबकि भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के इस ऑपरेटिंग मॉडल में प्रत्येक समूह एक महत्वपूर्ण कार्य करता है, एक संगठन अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप विवरण बदल सकता है। 

Shutterstock.com से लाइसेंस के तहत उपयोग की गई छवि

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• स्रोत: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/