व्यावसायिक वित्त दल एक आवश्यक आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया के रूप में विक्रेता इनवॉइस का 3 तरह से मिलान करते हैं। 3 तरह से मिलान करने वाले सहायक दस्तावेजों के बिना, कंपनियां डुप्लिकेट, गलत या कपटपूर्ण भुगतान करने से नकदी और लाभ की निकासी का जोखिम उठाती हैं।
इस लेख का लक्ष्य यह समझना है कि तीन तरह से मिलान क्या है, प्रक्रिया का विकास, हितधारकों और उनके दर्द बिंदु, लेखांकन में तीन तरह से मिलान प्रक्रिया की वर्तमान स्थिति और स्वचालन के लाभ।
मिलान योग्य कार्यों के लिए डिजीटल, स्वचालित समाधान के रूप में तीन तरह से मिलान करना सबसे अच्छा है।
- क्या है थ्री वे मैच?
- 3 तरह से मिलान की प्रक्रिया का विकास
- हितधारकों और उनके कर्तव्यों और उम्मीदों
- मैनुअल प्रक्रिया में दर्द अंक
- तीन तरह से मैच प्रक्रिया की वर्तमान स्थिति
- एआई और ओसीआर का उपयोग चालान के तीन तरह से मिलान
- स्वचालन प्रक्रिया
- प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभ
- निष्कर्ष
क्या है थ्री वे मैच?
एक थ्री वे मैच एक आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया है जो खरीद आदेश (पीओ) की तुलना अच्छे प्राप्त नोट (जीआरएन) और संबंधित आपूर्तिकर्ता के चालान से करती है। 3 तरह से मिलान इनवॉइस भुगतानों को स्वीकृत करने में मदद करता है और किसी भी विसंगति या त्रुटियों को भी चिह्नित करता है।
तीन तरह से मिलान लाइन आइटम विवरण और खरीद आदेश (पीओ), माल की रसीद (सत्यापित प्राप्त दस्तावेज और पैकिंग पर्ची), और ग्राहक को भेजे गए विक्रेता चालान की तुलना करता है।
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खरीद के आदेश, माल की प्राप्ति और विक्रेता चालान के लिए तीन तरह से मेल खाते दस्तावेज और सामान्य प्रथाएं
देय खातों के विभाग द्वारा इनवॉइस के तीन तरह से मिलान के साथ, व्यवसाय भुगतान त्रुटियों और धोखाधड़ी को कम करते हैं। एआई-संचालित ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सहित ऑटोमेशन, थ्री वे मैच प्रोसेस को काफी तेज कर सकता है, मैनुअल प्रोसेस को खत्म कर सकता है और सटीकता को बढ़ा सकता है।
क्रय आदेश
एक खरीद आदेश एक कंपनी का मानक, क्रमिक रूप से क्रमांकित रूप है जो एक अनुबंध बन जाता है जब पीओ को उस विक्रेता द्वारा भेजा और स्वीकार किया जाता है जो ग्राहक को सामान या सेवाएं देने का इरादा रखता है। खरीद विभाग एक हस्ताक्षरित और स्वीकृत के आधार पर एक खरीद आदेश उत्पन्न करता है परचेज़ रेक्विज़ीशन विक्रेता चयन के बाद।
RSI खरीद आदेश प्रक्रिया ग्राहक का नाम और लोगो, विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी, छूट की पेशकश, खरीद आदेश संख्या, ग्राहक बिलिंग और शिपिंग पता, सेवाओं के साथ लाइन आइटम या विक्रेता उत्पाद संख्या और विवरण, मूल्य निर्धारण, मात्रा का आदेश, विस्तारित राशि, उप-योग सहित कानूनी और भुगतान शर्तों को कैप्चर करता है। , बिक्री कर यदि कोई हो, और कुल राशि।
रसीद
रसीद एक भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज है जो सामान की वास्तविक रसीद को दर्शाता है, जैसा कि ग्राहक के प्राप्त विभाग द्वारा सत्यापित किया जाता है, खरीद आदेश से संबंधित वितरित उत्पादों के साथ शामिल किए गए आइटम के साथ विक्रेता की पैकिंग पर्ची। प्राप्त दस्तावेज़ खरीद ऑर्डर संख्या, दस्तावेज़ मिलान की सुविधा का संदर्भ देता है।
ग्राहक के प्राप्त विभाग का एक कर्मचारी एक हस्ताक्षर और दिनांक और समय के साथ लाइन आइटम द्वारा सत्यापन प्रक्रिया का दस्तावेज देता है।
माल की प्राप्ति पूरे खरीद ऑर्डर या आंशिक शिपमेंट की डिलीवरी हो सकती है यदि किसी उत्पाद को बाद में वितरण के लिए वापस ऑर्डर किया गया हो या किसी अन्य स्थान से भेजा गया हो।
विक्रेता चालान
एक विक्रेता चालान एक दस्तावेज है जो ग्राहक को संदर्भित खरीद आदेश संख्या से डिलीवरी के आधार पर बिल देता है। आपूर्तिकर्ता से आइटम के पूर्ण या आंशिक शिपमेंट पर ग्राहक को चालान भेजा जाता है।
खरीद आदेशों की तरह, इनवॉइस को आंतरिक नियंत्रण के लिए क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाता है, जो सहायता करता है चालान मिलान प्रक्रिया.
इनवॉइस फ़ील्ड मुख्य रूप से एक खरीद आदेश की लाइन आइटम के समान हैं। इनवॉयस नंबर, ऑर्डर की तारीखें, शिपमेंट की तारीखें, प्रेषण का पता, भुगतान की शर्तें जैसे प्रारंभिक भुगतान छूट, सबटोटल, बिक्री कर, और देय कुल राशि आपूर्तिकर्ता चालान पर शामिल हैं।
ग्राहक को भेजे गए वेंडर चालान में आपूर्तिकर्ता के हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती है। अपवादों के बिना देय खातों में तीन तरह से मिलान करने पर, प्राधिकृत अनुमोदनकर्ता द्वारा चालान का अनुमोदन किया जाना हस्ताक्षर के बराबर है।
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3 तरह से मिलान की प्रक्रिया का विकास
3 तरह से मैच की प्रक्रिया एक विकास है।
यह हस्तलिखित कागज दस्तावेजों से कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर सिस्टम में बदलाव को दर्शाता है ताकि कंप्यूटर से उत्पन्न कागज दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से दर्ज किया जा सके और इलेक्ट्रॉनिक विक्रेता चालानों को डिजीटल खरीद आदेशों और प्राप्तियों से मिलान करने के लिए आज की कुशल स्वचालित तकनीकों में प्रवेश किया जा सके।
कागज आधारित प्रक्रियाओं और प्रणालियों के साथ, निरंतर समस्याएं अकाउंटिंग की संभावनाओं को अवरुद्ध करती हैं और भुगतान करती हैं और देय विभाग अपने नौकरी कर्तव्यों का पालन करने में कुशल हो जाते हैं।
पेपर-आधारित खरीद ऑर्डर से भुगतान चक्र तक देय खातों (और लेखांकन) में ग्राहक शामिल हैं:
- देय विभाग में अलग-अलग पेपर खरीद आदेश, रसीदें और मेल किए गए विक्रेता के चालान प्राप्त करना और दाखिल करना
- खोए हुए कागज दस्तावेजों के लिए प्रतिस्थापन का पता लगाना या अनुरोध करना
- मैन्युअल रूप से वेंडर का लेखा प्रणाली में प्रवेश करना
- यदि ईआरपी सिस्टम एकीकृत नहीं होता है, तो सहायक दस्तावेजों के साथ इनवॉइस का मिलान करना सॉफ्टवेयर आधारित खरीद और लेखांकन और खातों के देय सॉफ़्टवेयर के साथ कार्य प्राप्त करना
- विक्रेता के चालान को नेत्रहीन रूप से अनुमोदित करना
- महीने के अंत और वित्तीय वर्ष के अंत में वित्तीय व्यवस्था में देरी के कारण कई चालान जमा हुए हैं, जो देय नहीं हैं जो कि सिस्टम में दर्ज नहीं किए गए हैं।
- अवैतनिक चालान की स्थिति के बारे में आपूर्तिकर्ताओं से लगातार रुकावट का अनुभव करना।
कागज आधारित दस्तावेजों से ग्राहक की त्रुटियों में शामिल हैं:
- मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के परिणामस्वरूप त्रुटियां
- भुगतान के लिए डुप्लिकेट चालान की स्वीकृति
- फर्जी चालान की मंजूरी
- देय खातों के अनधिकृत खातों से वित्तीय विवरण त्रुटियां।
देय खातों की अंडर-अर्जी महीने के अंत के बाद इनवॉइस और शॉर्ट कट-ऑफ डेट प्राप्त करने और मिलान करने में देरी के संयोजन के कारण है।
एक विक्रेता के दृष्टिकोण से, ग्राहक द्वारा एक थ्री वे मैच में विक्रेता द्वारा इनवॉइस की समीक्षा और अनुमोदन के लिए आवश्यक समय तक देरी हो जाती है और इसे प्रिंट और मेल (साथ ही मेल इन-ट्रांजिट समय)।
3 तरह से मेल खाने वाले ग्राहक विभाग हैं:
- क्रय
- प्राप्त करना
- विनियोग
- लेखा (देय खाते)
क्रय एक अनुमोदित खरीद अनुरोध प्राप्त करता है, विक्रेताओं को मंजूरी देता है, एक अनुमोदित विक्रेता सूची बनाता है, संभावित आपूर्तिकर्ताओं से कई उद्धरणों का अनुरोध करता है, एक या अधिक उपयुक्त विक्रेताओं का चयन करता है, और विक्रेता को एक अनुमोदित खरीद आदेश तैयार करता है और जमा करता है।
प्राप्त करना आइटमों की प्राप्ति की पुष्टि करता है और खरीद आदेश से प्राप्त वस्तुओं के लिए एक प्राप्त रिपोर्ट तैयार करता है, विक्रेता पैकिंग पर्चियों और आइटम वितरण रसीदों का उपयोग करके।
अधिकृत अनुमोदनकर्ता बजटीय जिम्मेदारी के साथ मिलान किए गए चालान को मंजूरी। कंपनी की नीति में नौकरी के शीर्षक और राशि द्वारा अनुमोदन अधिकार सीमाएं बताई गई हैं। बड़ी खरीद के लिए, संगठन में एक उच्च स्तर पर एक दूसरा अनुमोदन भी चालान को मंजूरी देनी चाहिए।
तीन तरह से मेल खाते हुए, देय कर्मचारियों के कार्य कर्तव्यों में शामिल हैं:
- दस्तावेजों को प्राप्त करना और उन्हें संभालना
- व्यापार भुगतान लेनदेन के लिए लेखांकन
- देय उम्र बढ़ने की रिपोर्ट और नकद संवितरण रिपोर्ट और
- अनुमोदित वेंडर चालान और भुगतान रन के बैच भुगतान करना।
पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण लेनदेन के लिए लेखांकन, नकदी से निपटने और चालान और भुगतान को मंजूरी देने के लिए अलग-अलग कर्तव्यों का पालन करता है। लेखा विभाग, देय खातों से बाहर, भुगतानों को समेटता है और देय खातों को सामान्य खाता बही को देता है और वित्तीय विवरण तैयार करता है।
थ्री वे मैच के लिए समय के साथ प्राप्त प्रक्रिया में सुधार और दक्षता में मैनुअल को कारगर बनाने के लिए बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग (बीपीआर) शामिल है। दस्तावेज़ कार्यप्रवाह और उन्हें कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों के साथ संभालना।
एआई के साथ विश्वसनीय ओसीआर डेटा कैप्चर सॉफ्टवेयर और इनवॉइस ऑटोमेशन इनवॉइस के तीन तरह से मिलान को संभालता है क्रय आदेश और रसीदें। यह स्वचालन प्रक्रिया एक कंपनी को देय खातों और भुगतान कार्यभार को बनाए रखने, सटीकता बढ़ाने, गलत या कपटपूर्ण भुगतानों को कम करने, पुस्तकों को पहले बंद करने और संबंधित विभाग के श्रम और अन्य प्रशासनिक लागतों में कटौती करने में मदद कर सकती है।
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हितधारकों और उनके कर्तव्यों और उम्मीदों
तीन तरह से मिलान की प्रक्रिया में, हितधारक खरीद दल, विक्रेता या आपूर्तिकर्ता और वित्त दल हैं, जिनमें देय और लेखा शामिल हैं।
खरीद दल
खरीद दल, जिसे क्रय दल के रूप में भी जाना जाता है, खरीदे गए सामान या सेवाओं की आवश्यकता वाले कर्मचारी से अनुमोदित खरीद आवश्यकताएँ प्राप्त करते हैं। वे एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं भुगतान करने के लिए प्राप्त करें एक संगठन की आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन में चक्र।
खरीद किसी कंपनी की आपूर्ति श्रृंखला में विक्रेताओं की पुष्टि करने और उनकी क्षमताओं का मूल्यांकन करने के लिए जिम्मेदार है। खरीद विक्रेताओं की वित्तीय ताकत का मूल्यांकन करने के लिए उनकी कंपनी के क्रेडिट विभाग के साथ सामना करती है। प्रोक्योरमेंट विक्रेताओं को रैंक करता है, एक पसंदीदा और अनुमोदित विक्रेताओं की सूची स्थापित करता है।
क्रय विभाग एक पर्याप्त ऑर्डर के लिए विक्रेता या आपूर्तिकर्ता का चयन करने से पहले कई बोलियों का अनुरोध करता है। खरीद फिर एक समीक्षा और अनुमोदित खरीद आदेश जारी करता है और इसे विक्रेता को सौंपता है।
प्रोक्योरमेंट को खरीद ऑर्डर से संबंधित विक्रेता के प्रदर्शन पर विचार करना चाहिए और किसी अन्य ऑर्डर को रखने से पहले आपूर्तिकर्ता की वित्तीय ताकत का आकलन करना चाहिए।
विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं
विक्रेताओं का कर्तव्य है कि वे खरीद आदेशों को स्वीकार या अस्वीकार करें। जब विक्रेता ग्राहक खरीद आदेश स्वीकार करते हैं, तो वे पीओ शर्तों का पालन करते हुए प्रदर्शन करने के लिए एक कानूनी अनुबंध बनाते हैं।
खरीद आदेश स्वीकार करने से पहले, विक्रेताओं को उस ग्राहक पर क्रेडिट रिपोर्ट चलाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ग्राहक के पास ऑर्डर किए गए उत्पादों के लिए भुगतान करने की वित्तीय ताकत है।
विक्रेता अपने सिस्टम में खरीद आदेश दर्ज करते हैं, जो आदेश देने वाले भागों और उत्पादों या सेवाओं को वितरित करता है। यदि सामान को विनिर्माण की आवश्यकता होती है, तो विक्रेता श्रम का शेड्यूल करता है और उत्पादों के निर्माण के लिए सामग्री के बिल पर भागों को खींचता है।
ग्राहक को बनाए रखने के लिए, विक्रेताओं को खरीद ऑर्डर पर डिलीवरी की तारीख को पूरा करने का प्रयास करना चाहिए। उन्हें शिपमेंट के ग्राहक और उनकी अपेक्षित डिलीवरी की तारीख की सूचना देनी चाहिए।
हालांकि, कभी-कभी वेंडर देरी होते हैं। यदि अपेक्षित डिलीवरी की तारीख पीओ पर डिलीवरी की तारीख के करीब नहीं है, तो विक्रेता को ग्राहक के साथ किसी भी देरी या सीमा का संचार करना चाहिए और एक समझौता करना चाहिए।
आपूर्तिकर्ता परीक्षण और गुणवत्ता नियंत्रण के लिए भी जिम्मेदार हैं। विक्रेता यह सुनिश्चित करते हैं कि खरीद ऑर्डर के तहत ग्राहक को दिए गए उत्पाद विनिर्देशों और अपेक्षित उच्च गुणवत्ता वाले मानकों को पूरा करते हैं।
वित्त दल
वित्त विभाग प्रवेश करने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया करता है or विक्रेता चालान डेटा कैप्चर करें ओसीआर का उपयोग करना, चालानों का मिलान करना, अनुमोदन प्राप्त करना, विक्रेता चालानों का भुगतान करना, लेनदेन रिकॉर्ड करना, रिपोर्ट तैयार करना और हितधारकों को वित्तीय विवरण जारी करना।
ऑर्डर और रसीद खरीदने के लिए सिस्टम एक्सेस
लेखांकन और लेखा, उनके लेखा सॉफ्टवेयर या कंपनी-वाइड एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) प्रणाली में देय लेखा, रिकॉर्ड और एक्सेस खरीद आदेश सहित वित्त टीमें।
जब प्राप्त विभाग सिस्टम में रिपोर्ट प्राप्त करने में प्रवेश करता है, तो परिचालन विभाग, देय खाते और वित्त टीम के सदस्य सत्यापित रसीद या उसके डेटा तक पहुंच सकते हैं।
खाता देय टीम प्रवेश करती है और विक्रेता के चालान रिकॉर्ड करती है
लेखा देय लेखा प्रणाली में विक्रेता के चालान में प्रवेश करता है और दोहरी प्रविष्टि बहीखाता पद्धति के दूसरे पक्ष के रूप में इन्वेंट्री, अचल संपत्तियों या खर्चों को दर्ज करने के लिए प्रविष्टियों को कोड करता है।
देय खाते तीन तरह से मेल खाते हैं
अगला चरण तीन तरह से मिलान करने की प्रक्रिया के लिए देय खातों के लिए है, यह सुनिश्चित करते हुए कि खरीद आदेश, रसीद और विक्रेता चालान में सहमति है या यह कि तारीख को प्राप्त वास्तविक माल का भुगतान नियत तारीख तक ही किया जा सकता है, यदि संभव हो तो।
भुगतान के लिए इनवॉइस स्वीकृत करें या अस्वीकार करें
तीन तरह से मिलान करने की प्रक्रिया पूरी होने के बाद, निर्दिष्ट अनुमोदन मिलान किए गए चालान और सहायक दस्तावेजों की समीक्षा करते हैं और भुगतान के लिए चालान को स्वीकृत करते हैं, जब तक कि कोई अपवाद मौजूद नहीं होता है या लेनदेन गलत, नकली या धोखाधड़ी प्रतीत होता है।
व्यय में व्यय और नियंत्रक या मुख्य वित्तीय अधिकारी (सीएफओ) के लिए जिम्मेदार विभाग के प्रबंधक शामिल हो सकते हैं। भारी व्यय के लिए, मुख्य कार्यकारी अधिकारी (सीईओ) और निदेशक मंडल को भुगतान या एक अनुबंध को मंजूरी देने की आवश्यकता हो सकती है।
देय लेखा विभाग चालान का भुगतान करता है
कुछ कंपनियां कैश इनवॉइस प्रबंधन उद्देश्यों के लिए नियत तारीख से पहले विक्रेता चालान का भुगतान करती हैं या यदि वे नकदी प्रवाह मुद्दों का अनुभव करती हैं। जब तक ग्राहक भुगतान या खाते के शेष राशि का भुगतान बहुत लंबे समय तक नहीं करते हैं, तब तक ग्राहक ग्राहक को भविष्य के ऑर्डर शिपमेंट को काट देंगे।
देय देय आपूर्तिकर्ता को भुगतान करता है कंपनी के पॉलिसी के अनुसार भुगतान जल्दी छूट लेने पर। यदि विक्रेता द्वारा छूट की पेशकश नहीं की जाती है या ग्राहक द्वारा लिया जाता है, तो देय विभाग पूरी चालान राशि का भुगतान नियत तारीख तक करता है।
व्यापार के भुगतान के लिए एक विशिष्ट भुगतान अवधि 2/10 शुद्ध 30 है। यदि ग्राहक दस दिनों के भीतर चालान का भुगतान करता है, तो विक्रेता दो प्रतिशत की छूट देता है; अन्यथा, चालान तिथि के 30 दिन बाद कुल चालान राशि देय है।
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लेखा देय रिकॉर्ड भुगतान
जब खाते में देय टीम बैच भुगतान करती है, या कुछ मामलों में, एकल चालान भुगतान करती है, तो लेखा प्रणाली कुल चालान राशि या आंशिक चालान भुगतान द्वारा देय खातों को कम कर देती है।
लेखांकन प्रणाली एक विशिष्ट चालान संख्या के लिए भुगतान लागू करती है। जब इनवॉइस संख्या ज्ञात नहीं होती है, तो अनपेक्षित भुगतान हो सकते हैं, जिनके लिए विस्तृत अनुवर्ती देय खातों को साफ करने के लिए भविष्य के अनुवर्ती की आवश्यकता होती है। लेखांकन खातों में देय खातों में डेबिट शेष के लिए किसी भी त्रुटि की जांच और सुधार करता है, जो एक ओवरपेमेंट या गलती का संकेत हो सकता है।
जब कोई वेंडर खाता शेष राशि या चालान शेष शून्य होता है, तो उसे लेन-देन पूर्ण माना जाता है।
प्रारंभिक भुगतान छूट लेखा रिकॉर्ड में प्रतिबिंबित नहीं होती है जब तक कि ग्राहक उन्हें कम, रियायती राशि पर चालान का भुगतान करने पर नहीं लेता है।
देय देय वृद्धावस्था रिपोर्ट उत्पन्न करता है
देय खाते, खाते की उम्र बढ़ने की रिपोर्ट उत्पन्न करते हैं, जिसमें विक्रेता चालान दिनों के बकाया होने के संकेत देने वाले कॉलम शामिल होते हैं।
दिनों की बकाया राशि चालान तिथि के बाद बकाया होने के कारण शेष दिनों की संख्या है। देय देय वृद्धावस्था विवरण में वेंडर के कारण कुल सकल भुगतान के साथ वेंडर का नाम, चालान संख्या और बकाया राशि शामिल है। कॉलम वर्तमान, 30 दिन, 60 दिन, और 90 दिन, स्तंभ तिथि सीमा और कुल योग के योग के साथ हैं।
लेखांकन सामान्य खाता बही में सामंजस्य स्थापित करता है और देय खातों की निगरानी करता है
लेखांकन सामान्य देयकर्ता को देय पत्रिका को कम से कम मासिक में समेट लेता है और विक्रेता के भुगतान की स्थिति के लिए देय खातों की समीक्षा करता है।
वित्त वित्तीय योजना और विश्लेषण (एफपी एंड ए) और नकदी प्रबंधन करता है
वित्त भी देय खातों की समीक्षा करता है और नकदी प्रवाह का प्रबंधन करने और व्यावसायिक प्रदर्शन की समीक्षा करने के लिए देय खातों सहित आँकड़े तैयार करता है। वित्त भी नकदी आवश्यकताओं का अनुमान लगाता है। वित्तीय प्रबंधन के लिए वास्तविक उम्र की वित्तीय रिपोर्ट और पूर्ण और अद्यतित खातों तक पहुँच देय उम्र बढ़ने की रिपोर्ट आवश्यक है।
वित्त वार्षिक बजट तैयार करता है और खर्चों को नियंत्रित करने के लिए जिम्मेदार विभागों के भीतर राजस्व और लागत केंद्र प्रबंधकों द्वारा प्रस्तुत बिक्री अनुमानों और व्यय आवश्यकताओं का उपयोग करके पूर्वानुमान तैयार करता है। बिक्री का पूर्वानुमान ग्राहक संपर्क स्तर से बनाया जा सकता है, जो विक्रेता या खाता प्रबंधक स्तर पर शुरू होता है।
लेखांकन वित्तीय विवरण तैयार करता है कि सीएफओ, सीईओ और बोर्ड की समीक्षा
लेखा विभाग मासिक और वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करता है। विस्तृत वित्तीय विवरणों में कोडित लेखा लाइन आइटम द्वारा वास्तविक बनाम बजट राशि विचरण रिपोर्ट शामिल हैं।
विस्तृत वित्तीय विवरणों को संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है और सार्वजनिक रूप से कारोबार वाली कंपनियों के लिए नामित आंतरिक प्रबंधन, निदेशक मंडल, और बैंकों, शेयरधारकों सहित बाहरी हितधारकों, और प्रतिभूति और विनिमय आयोग (एसईसी) को सुगम या रिपोर्ट किया गया है।
मैनुअल प्रक्रिया में दर्द अंक
पेपर-आधारित दस्तावेज़ 3 तरीके से मिलान प्रक्रिया में सबसे अधिक दर्द बिंदु का कारण बनते हैं।
तीन तरह से मिलान प्रक्रिया में दर्द बिंदु शामिल हैं:
- विविधताओं को संभालना
- एकबारगी परिदृश्य
- मिलान के लिए कोई सहायक दस्तावेज़ नहीं होने पर डुप्लिकेट चालान
- कपटपूर्ण चालान
- चालान स्वीकृति में देरी
- विक्रेताओं से कई भुगतान स्थिति पूछताछ।
वेंडर इनवॉइस पर लाइन आइटम, मात्रा, विस्तारित मात्रा, या कुल के कारण भिन्नता तब उत्पन्न होती है जब सामान या सेवाओं की खरीद ऑर्डर या रसीद से मेल नहीं खाती। लेनदेन को अपवाद के रूप में चिह्नित किया जाएगा। देय खातों को इस प्रकार के आवर्ती मुद्दों को हल करने की आवश्यकता होगी।
वर्णानुक्रमित दस्तावेज़ फ़ाइलों का उपयोग करते हुए एक कागज़-आधारित प्रणाली में, कागज़ के दस्तावेज़ों को भ्रमित किया जा सकता है, जिससे चालान के तीन तरह से मिलान के लिए देरी और अनुपलब्ध सहायक दस्तावेज़ों का नेतृत्व किया जा सकता है।
एक एकल-दृश्य परिदृश्य दोहराव वाले मुद्दे या घटना के बजाय एक एकल घटना है। यदि कोई देय कर्मचारी एकमुश्त मिलान त्रुटि का सामना करता है, तो उन्हें इसे हल करने के लिए समस्या की जांच करने की आवश्यकता होगी। संकल्प एक पुनरावृत्ति मुद्दे की तुलना में अतिरिक्त समय लेता है।
एक-बंद उदाहरण के रूप में, यदि विक्रेता गलत उत्पाद का चालान करता है, तो देय खातों को मैच को पूरा करने के लिए सही चालान का अनुरोध करना होगा। विक्रेता से एक सही या प्रतिस्थापन चालान या रसीद प्राप्त करने की प्रतीक्षा में चालान अनुमोदन और भुगतान में देरी होगी और उत्पादकता कम हो जाएगी।
डुप्लीकेट चालान में आवश्यक सहायक दस्तावेज नहीं होंगे, जो पहले से ही मूल चालान के साथ मेल खा चुके हैं। यदि सिस्टम सही तरीके से काम करता है, तो डुप्लिकेट चालान को देखा जाएगा, एक अपवाद के रूप में चिह्नित किया जाएगा, और भुगतान के लिए अनुमोदित नहीं किया जाएगा।
कुछ धोखेबाज कंपनियां बिना लाइसेंस के कार्यालय की आपूर्ति या अन्य उत्पादों या सेवाओं के लिए व्यवसाय का बिल दे सकती हैं। लेनदेन का मिलान करने के लिए दस्तावेजों का समर्थन किए बिना, भुगतान को रोकने के लिए एक अपवाद होना चाहिए।
यदि विभागीय प्रबंधन या कार्यकारी अनुमोदन मिलान किए गए चालान को तुरंत मंजूरी नहीं देते हैं, तो देय खातों को अनुमोदन होने तक पालन करना होगा। पेपर चालान और सहायक दस्तावेज कंपनी में एक ब्लैक होल में कहीं खो सकते हैं, जिससे भुगतान से पहले प्रतिस्थापन दस्तावेज प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।
पेपर-आधारित तीन तरह से सहायक दस्तावेजों के साथ चालानों के मिलान के साथ, विलंब देरी से विलंब, भारी कार्यभार, आवश्यककर्ता के साथ प्रश्नों को हल करने और व्यापार यात्रा हो सकती है।
जब तीन तरह से मिलान प्रक्रिया (या अन्य कारणों) में अपवादों के कारण चालान भुगतान में लंबी देरी होती है, तो भुगतान की स्थिति का अनुरोध करने वाले आपूर्तिकर्ताओं से लगातार रुकावटों से खातों की देय टीम निराश हो जाएगी। वे समय सीमा चूक सकते हैं या नौकरी के कर्तव्यों को पूरा करने के लिए ओवरटाइम की आवश्यकता हो सकती है। श्रम का समय और लागत अधिक होगी।
अपने संगठन में थ्री वे मैच प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहते हैं? नैनोनेट्स का प्रयास करें™ और एआई-आधारित ओसीआर तकनीक के माध्यम से थ्री वे मैचिंग को स्वचालित करने के लाभ प्राप्त करें।
तीन तरह से मैच प्रक्रिया की वर्तमान स्थिति
डेटा कैप्चर करने और इसे ERP के साथ एकीकृत करने के लिए व्यवसाय तेजी से AI और OCR को अपना रहे हैं, सामग्री सेवाएँ या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) सॉफ्टवेयर। OCR उन्हें तीन तरह से मिलान (और अन्य नियमित प्रसंस्करण कार्य) करने में मदद करता है। हम महत्वपूर्ण दक्षता और प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने के लिए उन्नत ओसीआर सिस्टम अपनाने वाले व्यवसायों के उदाहरण देते हैं।
एआई और ओसीआर का उपयोग चालान के तीन तरह से मिलान
सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करते हुए, व्यवसाय अब ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) स्कैनिंग, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई), और डिजिटलीकरण और तीन तरह से मिलान के लिए गहन शिक्षण तकनीकों का उपयोग करते हैं। ओसीआर को रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है।
नैनोनेट्स चालान के तीन तरह से मिलान के लिए आवश्यक खरीद आदेश, रसीद और चालान दस्तावेजों को सटीक रूप से कैप्चर करने और इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित करने के लिए एक अग्रणी-धार स्वचालित मंच प्रदान करता है।
व्यवसाय अनुरोधित फ़ील्ड में असंरचित डेटा को कैप्चर कर सकते हैं और नए फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। मशीन लर्निंग सिस्टम को अधिक सटीक बनाता है क्योंकि यह पूर्व दस्तावेज़ डेटा कैप्चर और रेट्रिन्स से अनुभव प्राप्त करता है। तीन तरह से मैच की प्रक्रिया के लिए ओसीआर कैप्चर का उपयोग करने के अलावा, सर्वश्रेष्ठ सिस्टम ईमेल या अन्य ऑनलाइन डिलीवरी विधियों के माध्यम से प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक चालान अपलोड करने में सक्षम बनाते हैं।
नॉनसेट्स जैसे डेटा कैप्चर के लिए रोबस्ट्र OCR और AI / ML सिस्टम शामिल हैं एकीकरण अन्य सॉफ्टवेयर के साथ। एकीकरण में आपके ईमेल, इनबॉक्स, ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स या किसी अन्य स्रोत से डेटा आयात करने के लिए ज़ापियर का उपयोग करना शामिल है।
अपने एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सॉफ़्टवेयर और वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम (डब्लूएमएस) के साथ एकीकरण करने से तीन तरह के दस्तावेज़ मिलान की सुविधा मिलती है। नैनोनेट्स की तरह ओसीआर सिस्टम भी सेल्सफोर्स जैसे ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सिस्टम के साथ एकीकृत होते हैं।
के लिए चालान स्वचालन, एआई-संचालित ओसीआर सॉफ्टवेयर विक्रेता को पकड़ लेता है चालान दत्त - सामग्री और इसे ईआरपी सिस्टम के देय खातों के मॉड्यूल में फीड करता है। इनवॉइस ऑटोमेशन तीन तरह से मिलान के लिए ऑर्डर और रसीदें खरीदने के लिए सप्लायर इनवॉइस से मेल खाता है।
उपयोगकर्ता रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) प्लेटफॉर्म जैसे यूआईपाथ के साथ एकीकृत करने का विकल्प चुन सकते हैं ताकि बॉट्स का उपयोग करके तीन तरह से मिलान को स्वचालित किया जा सके। Nanonets आपकी पसंद के कई RPA प्लेटफॉर्म के साथ संयुक्त है।
अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण के अलावा, उपयोगकर्ता OCR मॉडल को प्रशिक्षित करने या पूर्व-प्रशिक्षित नैनोनेट मॉडल का उपयोग करने के बाद क्वेरी कर सकते हैं।
धोखाधड़ी वाले चालान के दर्द बिंदु को राहत देने के लिए, यदि उपयोगकर्ता किसी धोखाधड़ी दस्तावेज़ के संकेतक निर्दिष्ट करते हैं, तो नैनोनेट्स ओसीआर इन चालानों के भुगतान को रोकने के लिए धोखाधड़ी चालान का पता लगा सकता है और ध्वज लगा सकता है।
OCR में टेक एडवांस में कंप्यूटर विज़न का उपयोग करना, असंरचित दस्तावेजों के साथ काम करना और गहरी शिक्षण एल्गोरिदम और प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी) को लागू करना शामिल है।
2020 के मुताबिक रिपोर्ट डेलॉइट डिजिटल (यूके) और यूआईपैथ द्वारा सह-लेखक जो 2019 एवरेस्ट सर्वेक्षण का उद्धरण देते हैं:
“कई संगठन बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण क्षमताओं को तैनात करने के लिए अधिक वित्तीय और मानव संसाधन समर्पित कर रहे हैं। दूरंदेशी संगठनों द्वारा सफलता अगले दो वर्षों में 70 बिलियन अमेरिकी डॉलर 80 बिलियन तक बढ़ने की उम्मीद है।
तीन-तरफ़ा मिलान के लिए तकनीकी प्रगति का उपयोग करने वाले व्यावसायिक विचारक नेता
प्रमुख वैश्विक लेखा फर्मों में कृत्रिम बुद्धि और मशीन लर्निंग, प्लस रोबोट प्रोसेस ऑटोमेशन के साथ ओसीआर का उपयोग करते हुए इनवॉइस ऑटोमेशन के भारी समर्थक हैं। एक उदाहरण के रूप में, डेलॉयट एक नैनोनेट्स ग्राहक है जो नियमित रूप से एक स्वचालित चालान मिलान प्रणाली के फायदे पर रिपोर्ट करता है जो देय श्रमसाध्य खातों को सुव्यवस्थित करता है, आवश्यक श्रम समय और लागत को कम करता है।
कमिंस, पीएंडजी और शर्मन विलियम्स फॉर्च्यून 500 औद्योगिक कंपनियां हैं जो ओसीआर से संबंधित कार्यों को पूरा करने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग करती हैं। डोरडैश नैनोनेट का भी उपयोग करता है। और बड़े बीमा दावा प्रसंस्करण कंपनियां नैनोनेट का उपयोग करती हैं।
बीमा दावा प्रोसेसर इस मामले के अध्ययन में वर्णित अनुसार चालान और प्राप्तियों से डेटा को डिजिटाइज़ करने के लिए नैनोनेट्स ओसीआर समाधान का उपयोग करने से काफी लाभान्वित होते हैं।
इन बड़ी कंपनियों के अलावा, छोटे से मध्यम आकार के उद्यमों (एसएमई) को देय खातों के लिए नैनोनेट्स ओसीआर समाधान लागू करने से दक्षता प्राप्त होती है।
एक केस स्टडी में, एक बहु-राज्य, बहु-स्थान, एसएमई गहने खुदरा विक्रेता अकेले QuickBooks द्वारा प्रदान की गई परे अपनी क्षमताओं को बढ़ाने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग करने से लाभ। एक नैनोनेट्स प्रशंसापत्र में, हैप्पी ज्वैलर्स बताता है: "हमारे कर्मचारी अब अधिक उत्पादक और खुश महसूस करते हैं क्योंकि अधिकांश लिपिक काम अब उनके जीवन से बाहर है।"
स्वचालन प्रक्रिया
OCR / AI स्वचालन प्रक्रिया कुशलतापूर्वक व्यावसायिक उद्देश्यों की एक विविध श्रेणी को संभाल सकती है, जिसमें वित्तीय संस्थानों के लिए ऋण दस्तावेजों की पुष्टि करना, कंप्यूटर इमेज प्रोसेसिंग का उपयोग करके अनुचित सोशल मीडिया पोस्टिंग की पहचान करना, और तीन तरह से मिलान सहित चालान प्रसंस्करण शामिल है। इस ब्लॉग लेख में, हम तीन तरह से मिलान के मामले पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
स्वचालन प्रक्रिया की शुरुआत उन्नत ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर से होती है, जैसे नैनोनेट्स, जो सटीकता को बेहतर बनाने और अपनी क्षमताओं को बढ़ाने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता, मशीन लर्निंग, और कंप्यूटर विज़न तकनीकों का उपयोग करता है।
यह काम किस प्रकार करता है…
नैनोनेट आपके कई ऑनलाइन स्रोतों से ऑनलाइन चालान, खरीद आदेश और रिसीवर को स्वीकार करता है। नैनोनेट्स उच्च सटीकता दर के साथ, हार्ड-टू-रीड हस्तलिखित सहित कागज दस्तावेजों से डेटा कैप्चर करके महत्वपूर्ण मूल्य प्रदान करता है। सभी एआई-चालित ओसीआर सिस्टम नैनोनेट्स की तरह सटीक हस्तलिखित दस्तावेज़ कार्यक्षमता प्रदान नहीं करते हैं।
दस्तावेज़ डेटा को कैप्चर करने और इसे फ़ील्ड में मैप करने पर, नैनोनेट्स अपनी एआई और मशीन सीखने की क्षमताओं को लागू करते हुए पोस्ट-प्रोसेसिंग कर सकते हैं। दौरान और बाद में चालान डेटा कैप्चरनैनोनेट्स में बदलाव किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, विभिन्न विक्रेताओं से प्राप्त दस्तावेज़ों के लिए फ़ील्ड डेटा स्वरूपों को मानकीकृत किया जा सकता है।
उपयोगकर्ताओं कर सकते हैं मॉडल को ट्रेन और फिर से बनाना एक नैनोनेट्स मशीन लर्निंग एल्गोरिदम के साथ लेबल के साथ डेटा के नमूने का उपयोग करके या एक पूर्व-प्रशिक्षित नैनोनेट मॉडल का चयन करें। किसी मॉडल के पुनः उपयोग और दोहराया जाने से ओसीआर डिटेक्शन (और छवि वर्गीकरण और ऑब्जेक्ट डिटेक्शन जैसे अन्य उपयोग) में सटीकता में सुधार होता है।
एक संदर्भ बिंदु के रूप में, नैनोनेट्स समर्थन का मानना है कि एक मॉडल को प्रशिक्षित करने में आमतौर पर दो से आठ घंटे लगते हैं। अगर इसमें अधिक समय लगता है अपने मॉडल को प्रशिक्षित करें, अपने नैनोनेट्स सॉफ्टवेयर प्लान को अपग्रेड करने पर विचार करें।
नैनोनेट्स बताता है कि उसके उपयोगकर्ता कैसे हैं कस्टम गहन शिक्षण आधारित ओसीआर मॉडल का निर्माण एक विस्तृत गाइड में।
नैनोनेट एपीआई इंटरफेस और कोड प्रदान करता है। नैनोटेट्स उस कंप्यूटर भाषा में डेटा निर्यात करते हैं जिसे आप अपनी पसंद के ऐप्स के लिए पसंद करते हैं।
नैनोनेट सीधे कंपनी के ईआरपी सिस्टम या क्विकबुक (या एक प्रतियोगी के) लेखांकन सॉफ्टवेयर और एक एपीआई कनेक्शन के माध्यम से एक गोदाम प्रबंधन प्रणाली जैसे सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत कर सकते हैं।
नैनोफोन में आरपीए आधारित स्वचालित चालान प्रसंस्करण और तीन तरह से सहायक दस्तावेजों के साथ मिलान करने के लिए रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) सॉफ्टवेयर बॉट्स के साथ वैकल्पिक एपीआई एकीकरण है।
नैनोनेट्स सुरक्षा में शामिल हैं a सॉफ्टवेयर विकास जीवनचक्र नीति अपने उपयोगकर्ताओं, कर्मचारियों और तीसरे पक्ष के ठेकेदारों के लिए। Nanonets सॉफ़्टवेयर नीति एन्क्रिप्शन, मानकों, और सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके EU- आधारित निवासियों की गोपनीयता के लिए दुनिया भर में GDPR अनुपालन को संबोधित करती है।
मूल्य निर्धारण विकल्प
नैनोसेट्स मासिक, प्रति मॉडल सास प्रदान करता है मूल्य निर्धारण की योजना स्टार्टर, प्रो और एंटरप्राइज सहित प्रत्येक प्रकार के सॉफ्टवेयर मॉडल के लिए विभिन्न स्तरों पर (प्लस उपयोग लागत)। नि: शुल्क स्टार्टर योजना में सीमित सुविधाएँ हैं और इसे एक कोशिश के मंच के रूप में पेश किया जाता है। पेश किए गए नैनोनेट मॉडल में कस्टम मॉडल, रसीदें, चालान, ड्राइविंग लाइसेंस और पासपोर्ट शामिल हैं।
एंटरप्राइज प्लान अधिक सुविधाएँ प्रदान करता है, जिसमें एक समर्पित खाता प्रबंधक, व्यक्तिगत 1-1 टीम प्रशिक्षण और एक उच्च सुरक्षा और नियंत्रण स्तर शामिल है। एंटरप्राइज़ के लिए नैनोनेट्स बिक्री से एक कस्टम उद्धरण का अनुरोध करें।
नियंत्रण और समर्थन
नैनोनेट सॉफ़्टवेयर उपयोगकर्ता उपयोग किए गए दस्तावेज़ों की संख्या, संसाधित फ़ील्ड की संख्या और बिलिंग चक्र के दौरान होने वाले खर्च के लिए उपयोग आँकड़े तक पहुँच सकते हैं। यह एक्सेस उपयोगकर्ताओं को स्थिति की जानकारी और उपयोग की लागत को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।
ग्राहक सहायता के लिए, नैनोनेट्स ऑनलाइन में खोज योग्य ज्ञान का आधार प्रदान करता है सहायता केंद्र जिसमें शामिल हैं a गेटिंग स्टार्टेड गाइड और स्व-प्रशिक्षण के लिए विषय द्वारा प्रलेखन।
नैनोनेट्स लघु वीडियो ट्यूटोरियल भी प्रदान करता है, जिसमें शामिल हैं नैनोसेट्स के साथ ओसीआर मॉडल का निर्माण कैसे करें.
अपने संगठन में थ्री वे मैच प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहते हैं? नैनोनेट्स का प्रयास करें™ और एआई-आधारित ओसीआर तकनीक के माध्यम से थ्री वे मैच को स्वचालित करने के लाभ प्राप्त करें।
प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभ
तीन तरह से मिलान की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभों में शामिल हैं:
- ऑडिट तत्परता
- लेखांकन में कमी त्रुटि
- धोखाधड़ी में कमी
- निर्बाध सिंक
- आदमी घंटे की बचत
कंपनियां और उनके ऑडिटर अप्रभावी और अप्रभावी मैनुअल प्रक्रियाओं से ओसीआर, एआई, स्वचालित बॉट्स और डेटा विज़ुअलाइज़ेशन टूल का उपयोग करते हुए परिणाम और पैटर्न का विश्लेषण करने के लिए डिजीटल प्रक्रियाओं के साथ लेखांकन और ऑडिटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए आगे बढ़ रहे हैं।
चालान, खरीद आदेश, और रिसीवर के सटीक, स्वचालित तीन तरह से मिलान का उपयोग करके, त्रुटियों और धोखाधड़ी का मौका कम हो जाता है जब उपयोगकर्ता धोखाधड़ी का पता लगाने के लिए विशिष्ट निर्देश प्रदान करते हैं।
ऑडिट सॉफ्टवेयर मूल रूप से AI- संचालित, OCR डेटा कैप्चर के साथ एकीकृत ईआरपी सिस्टम के साथ सिंक कर सकता है।
लेखांकन आंतरिक नियंत्रण और वित्तीय विवरण विश्वसनीयता आवश्यक अतिरिक्त ऑडिट प्रक्रियाओं के दायरे को कम करता है। कुशल और यथोचित वर्तमान प्रसंस्करण, अनुमोदन, और विक्रेता के चालान का भुगतान वित्तीय विवरणों को अधिक विश्वसनीय बनाता है।
ऑडिट अनुरोधों को पूरा करने के लिए अधिक कर्मचारी समय छोड़कर, समय की बचत पर्याप्त है। एआई तकनीक का उपयोग करके आधुनिक, डिजीटल ऑडिट सॉफ्टवेयर ग्राहकों से कुछ जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता को कम कर सकता है। देय और लेखा समय पर या प्रारंभिक आधार पर किसी भी ऑडिट अनुरोध को पूरा कर सकता है, इसलिए ऑडिटर्स को ऑडिट शुल्क बढ़ाने के लिए प्रतीक्षा समय के कारण देरी का अनुभव नहीं होता है।
और समय की बचत के परिणामस्वरूप श्रम में कमी और जरूरतों को पूरा करने, व्यावसायिक लागतों को कम करने में मदद मिलती है।
एआई डेटा कैप्चर सॉफ्टवेयर और इनवॉइस ऑटोमेशन के साथ विश्वसनीय ओसीआर आदेशों और प्राप्तियों की खरीद के लिए इनवॉइस के तीन तरीके से मेल खाता है। यह स्वचालन प्रक्रिया किसी कंपनी को देय खातों और भुगतान कार्यभार को बनाए रखने, सटीकता बढ़ाने, गलत या धोखाधड़ी वाले भुगतान को कम करने, पुस्तकों को पहले बंद करने और संबंधित विभाग के श्रम और अन्य प्रशासनिक लागतों में कटौती करने में मदद कर सकती है।
निष्कर्ष
यह लेख तीन तरह से चालानों के मिलान के लिए एक गहन गाइड प्रदान करता है। ऑटोमेशन दक्षता बढ़ाने और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से त्रुटियों के जोखिम को कम करके वित्त में तीन तरह से मिलान की प्रक्रिया में सुधार करता है। नैनोनेट्स तीन तरह से मिलान की प्रक्रिया को लागू करने के लिए एक अत्याधुनिक, एआई-चालित ओसीआर सॉफ्टवेयर समाधान प्रदान करता है।
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