हमारे नो-कोड अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट के साथ मैन्युअल अनुमोदन बाधाओं को दूर करें। अपनी टीम को इस बात की स्पष्ट जानकारी दें कि किस चीज़ को कब और कैसे मंजूरी दी जानी चाहिए ताकि कोई भी मंजूरी लंबे समय तक पाइपलाइन में न अटके रहे।
अनुमोदन वर्कफ़्लो क्या है?
अनुमोदन वर्कफ़्लो चरणों का एक सेट है जिसे किसी दस्तावेज़ या कार्य को स्वीकृत और पूरा करने से पहले गुजरना पड़ता है। अनुमोदन वर्कफ़्लो में चरण आमतौर पर यह सुनिश्चित करने के लिए स्थापित किए जाते हैं कि दस्तावेज़ या कार्य की समीक्षा और जाँच सही लोगों द्वारा की जाती है और दस्तावेज़ या कार्य को अंतिम रूप देने से पहले किसी भी मुद्दे या समस्या को पकड़ा और संबोधित किया जाता है।
अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रक्रिया क्यों महत्वपूर्ण है?
जैसे-जैसे कोई संगठन बढ़ता है, समीक्षा किए जाने वाले कार्यों की संख्या बढ़ती है। यह कार्य जो ईमेल पर किया जा सकता था, अब एक उचित संरचना की आवश्यकता है।
अनुमोदन वर्कफ़्लो व्यवसायों को कार्य की पाइपलाइन को चालू रखने के लिए अनुमोदन के प्रवाह की निगरानी करने में मदद करता है। यहां कुछ कारण बताए गए हैं कि उद्यमों के लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रक्रिया क्यों आवश्यक है:
- यह सुनिश्चित करता है कि कार्यों की निगरानी की जाए और ठीक से किया जाए
- यह सुनिश्चित करता है कि छोटी-छोटी बातों को नजरअंदाज न किया जाए।
- विभिन्न लोगों या समूहों को किसी दस्तावेज़ या कार्य की समय पर समीक्षा और अनुमोदन करने की अनुमति देता है।
- अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से दस्तावेज़ या कार्य की प्रगति को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है।
- दस्तावेज़ या कार्य को अंतिम रूप देने से पहले किसी भी मुद्दे या समस्या को पकड़ने और उसका समाधान करने में मदद करता है।
- प्रक्रिया में शामिल विभिन्न लोगों या समूहों के बीच संचार और सहयोग में सुधार होता है।
- समग्र संगठनात्मक दक्षता और जवाबदेही को बढ़ाता है।
नैनोनेट्स अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट के बारे में
क्या आपकी परियोजनाओं में देरी हो रही है क्योंकि समीक्षकों में से एक आपको आवश्यक अनुमोदन प्रदान करना भूल गया है?
इसे बदलने का समय आ गया है.
स्वचालित अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग करके संपूर्ण अनुमोदन प्रक्रिया में दृश्यता को स्वचालित और बढ़ाएं। सुनिश्चित करें कि आपके सभी हितधारक आने वाले दस्तावेज़ों के बारे में अपडेट रहें, जवाबदेही में सुधार करें और आपकी मंजूरी की प्रक्रिया में लगने वाले समय को काफी कम कर दें।
नैनोनेट्स अप्रूवल वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?
नैनोनेट्स अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए, लॉगिन आपके नैनोनेट खाते में या एक नि: शुल्क खाता बनाए अगर आपके पास पहले से नहीं है
आइए देखें कि हम कैसे बना सकते हैं चालान अनुमोदन नैनोनेट्स पर वर्कफ़्लो।
चरण 1: एक ओसीआर मॉडल बनाएं।
आगे बढ़ें और चुनें चालान OCR मॉडल.
एक बार मॉडल खोलने के बाद, अपनी पसंद का चालान अपलोड करें। निकाले गए सभी डेटा देखें. हम अनुमोदन वर्कफ़्लो को ट्रिगर करने के लिए निकाले गए डेटा का उपयोग करेंगे।
चरण 2: चालान अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएं।
बैनर पर क्लिक करके और चयन करके चालान वर्कफ़्लो सेट करें वर्कफ़्लो बाएं मेनू से।
चरण 3: वर्कफ़्लो पैरामीटर जोड़ें
वर्कफ़्लो में अनुमोदन मॉड्यूल देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।
यहां आप निम्नलिखित कार्य कर सकते हैं:
समीक्षक जोड़ें
ऐसे समीक्षक जोड़ें जिन्हें मैन्युअल समीक्षा के लिए अपने इनबॉक्स में फ़्लैग की गई फ़ाइलें प्राप्त होंगी।
अद्यतन नियम
मैन्युअल समीक्षा के लिए किसी फ़ाइल को फ़्लैग करने या चुनने की शर्तें परिभाषित करें।
अनेक चरण जोड़ें.
केवल एक से अधिक चेक की आवश्यकता है? गहन समीक्षा के लिए अनेक चरण और नियम जोड़ें।
स्वचालित
एक बार हो जाने के बाद, नैनोनेट्स ऑटोपायलट पर प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए सभी नियम चलाएगा।
आइए कुछ उपयोग मामलों की जाँच करें
- जांचें कि क्या तारीखें वैध हैं: यदि हम यह जांचना चाहते हैं कि वे उचित हैं या नहीं, तो यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं।
2. विक्रेता विवरण सत्यापित करें: यदि आप अपने मौजूदा डेटाबेस में विक्रेताओं के नामों का मिलान करके उन्हें सत्यापित करना चाहते हैं, तो आप निम्नलिखित शर्तों का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
किसी विशेष राशि के अंतर्गत फ़्लैग चालान: यदि आप 5000 से कम की कुल राशि वाले चालान को फ़्लैग करना चाहते हैं, तो यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं।
नैनोनेट्स पर अनुमोदन वर्कफ़्लो स्थापित करना आसान है। यदि आपको कोई समस्या आती है, तो हमारी टीम मदद के लिए यहां है।
Rप्रत्येक हमारी टीम को कस्टम अनुमोदन वर्कफ़्लो सेट अप करने के लिए या उन्हें स्वयं आज़माने के लिए।
नैनोनेट्स अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग करने के लाभ
लंबित अनुमोदनों का परियोजना की समयसीमा पर प्रभाव पड़ सकता है। एक व्यवसाय के रूप में, आप परियोजना की समय-सीमा में तेजी लाने और राजस्व पर प्रभाव डालने के लिए अनुमोदन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना चाहेंगे।
नैनोनेट्स अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट के साथ, आप ऐसा कर सकते हैं
- मिनटों में एक स्वचालित अनुमोदन प्रक्रिया स्थापित करें।
- 0 त्रुटियों के साथ अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाएँ
- वास्तविक समय अनुमोदन स्थितियों के साथ वित्तीय जवाबदेही में सुधार करें
- अनुमोदन संबंधी बाधाओं को दूर करें बुद्धिमान स्वचालन.
अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ के लिए नैनोनेट्स क्यों?
नैनोनेट्स एक बुद्धिमान AI-आधारित है दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ्टवेयर जो आपको बिना-कोड नियम-आधारित वर्कफ़्लो के साथ दस्तावेज़ अनुमोदन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की अनुमति देता है।
नैनोनेट्स में स्वचालित वर्कफ़्लो जैसे उपकरणों की एक विस्तृत श्रृंखला है, दस्तावेज़ सत्यापन, 3-रास्ता मिलान, तथा ओसीआर एपीआई, वैयक्तिकृत प्रशिक्षण, एनोटेटर्स, 24×7 सहायता, और जैसे सेवा विकल्पों के साथ मुफ्त तिकड़ीl.
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अनुमोदन वर्कफ़्लो के विभिन्न प्रकार क्या हैं?
किसी संगठन को बेहतर ढंग से काम करने और अधिक उत्पादक बनाने के लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो महत्वपूर्ण हैं। वे समय बचाते हैं और गलतियाँ कम करते हैं। अनुमोदन वर्कफ़्लो यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी के लोग और प्रभारी महत्वपूर्ण लोग चीजों को क्रियान्वित करने से पहले उन पर सहमत हों। विभिन्न प्रकार के अनुमोदन वर्कफ़्लो हैं जिनका उपयोग संगठन कर सकते हैं।
प्रक्रिया कार्यप्रवाह
प्रोसेस वर्कफ़्लो वर्कफ़्लो का सबसे सामान्य प्रकार है। यह अच्छा है जब किसी प्रोजेक्ट के कार्य हर बार समान हों। इस प्रकार का वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट को पूरा करने का रास्ता स्पष्ट करने में मदद करता है। एक उदाहरण दस्तावेज़ प्रबंधन वर्कफ़्लो है जो संगठनों को कागजात संसाधित करने में मदद करता है।
प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो
प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो तब अच्छा होता है जब प्रोजेक्ट का लक्ष्य स्पष्ट हो, लेकिन वहां तक पहुंचने का रास्ता स्पष्ट न हो। इस प्रकार का वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट को पूरा करने का रास्ता स्पष्ट करने में मदद करता है। एक उदाहरण वित्त प्रबंधन वर्कफ़्लो है, जो संगठनों को धन प्रबंधित करने में मदद करता है।
केस वर्कफ़्लो
केस वर्कफ़्लो को इन्वेस्टिगेटिंग वर्कफ़्लो भी कहा जाता है। यह तब अच्छा है जब लक्ष्य स्पष्ट हो, लेकिन वहां तक पहुंचने का रास्ता स्पष्ट न हो। इसका एक उदाहरण मौद्रिक पुरस्कार वर्कफ़्लो है। यह वर्कफ़्लो यह निर्धारित करने में मदद करता है कि क्या किसी को इनाम मिलना चाहिए और कितना मिलना चाहिए। यह अनुमोदन के लिए विभिन्न स्तरों से गुजरता है। यदि सभी सहमत होते हैं, तो व्यक्ति को इनाम मिलता है। अगर कोई नहीं मानता तो इनाम नहीं दिया जाता.
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अनुमोदन वर्फ़्लो के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
कोई भी कंपनी, अनुमोदन वर्कफ़्लो की सहायता से, अपने मुनाफ़े को बढ़ा सकती है और समय और प्रयास को कम करने में मदद कर सकती है, जिसका उपयोग बदले में कुछ उत्पादक करने में किया जा सकता है। इसके अलावा, यह कंपनी के लिए पूरी अनुमोदन प्रक्रिया को आसान बना सकता है, और टीमें अधिक उत्पादक और लचीले ढंग से काम कर सकती हैं। अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करते समय पालन करने के लिए नीचे कुछ सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं।
- प्रत्येक टीम के लिए अनुमोदकों का निर्धारण करना।
- स्वचालित वर्कफ़्लो टेम्प्लेट की सहायता से मल्टी-स्टेज अनुमोदन स्ट्रीम करना।
- अनुकूलित अनुमोदन प्रक्रिया के लिए वर्कफ़्लो में अतिरेक की पहचान करना।
- कार्य सौंपते समय देरी और अड़चन की स्थिति के लिए तैयारी करना।
- यह सुनिश्चित करना कि टीम के प्रत्येक सदस्य के पास कार्यों को अंतिम रूप देने के लिए आवश्यक संसाधन हैं।
मैन्युअल अनुमोदन वर्कफ़्लो की पाँच प्रमुख चुनौतियाँ
बहुत समय चाहिए
यदि अनुमोदन कार्य हाथ से किया जाए तो इसमें बहुत समय लग सकता है। यह थका देने वाला हो सकता है और गलतियाँ हो सकती हैं। लेकिन मंजूरी के साथ कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ्टवेयर, यह समय और प्रयास बर्बाद किए बिना जल्दी से किया जा सकता है। इससे कर्मचारियों को कंपनी के लिए महत्वपूर्ण काम करने के लिए अधिक समय मिलता है।
परिणाम में देरी
मैन्युअल अनुमोदन प्रक्रिया में, ईमेल सदस्यों की स्वीकृति लेता है। यह लंबा हो सकता है क्योंकि आपको उस व्यक्ति के जवाब देने के लिए इंतजार करना होगा; यदि वह नहीं करता है, तो आपको दोबारा ईमेल भेजना होगा, जिससे अतिरिक्त विलंब होता है।
पारदर्शिता कम करता है
मैन्युअल अनुमोदन प्रक्रिया में अड़चन का निर्धारण करना कठिन है। अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट के साथ, आप संगठन में सभी के लिए पूरी प्रक्रिया को पारदर्शी बना सकते हैं। इसके अलावा, अनुकूलन योग्य डैशबोर्ड के साथ अनुमोदन वर्कफ़्लो आपको अनुमोदन वर्कफ़्लो को ट्रैक करने में मदद करता है, जिससे कंपनी का संयोजन और उत्पादकता बढ़ती है।
बार-बार दोहराए जाने वाले कार्य प्रतिकूल हो सकते हैं
मैन्युअल डेटा दर्ज करना एक दोहराव वाला और थकाऊ काम हो सकता है, और इसके परिणामस्वरूप त्रुटियां हो सकती हैं। इसके अलावा, कई भौतिक दस्तावेज़ों को संभालने में समय लग सकता है, जिससे गलतियों की संभावना बढ़ जाती है, जो कंपनी के विकास के लिए बुरा हो सकता है। अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रक्रियाएँ कर्मचारियों के लिए इन त्रुटियों और तनावपूर्ण मुद्दों को कम करने में मदद कर सकती हैं, जिससे उन्हें कंपनी के लिए कुछ उत्पादक कार्यों में संलग्न होने का समय मिल सकता है।
नैनोनेट्स के साथ मैन्युअल अनुमोदन प्रक्रियाओं से स्वचालित अनुमोदन वर्कफ़्लो में बदलाव। 5 मिनट में अनुमोदन वर्कफ़्लो सेट करें!
सामान्य प्रश्न
अनुमोदन स्वचालन क्या है?
अनुमोदन स्वचालन एक ऐसी प्रक्रिया है जहां परियोजना कार्य को अस्वीकृति या अनुमोदन के लिए एक या अधिक स्तरों पर भेजा जाता है। यह प्रक्रिया संचार को बढ़ाने में मदद करती है, लचीलेपन को बढ़ावा देती है, और संगठन को फलने-फूलने में समय, प्रयास और त्रुटियों की संभावना को कम करती है।
आप अनुमोदन मैट्रिक्स कैसे बनाते हैं?
अनुमोदन मैट्रिक्स बनाने के लिए, अनुमोदनकर्ताओं का पदानुक्रम तैयार करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, वित्त के उपाध्यक्ष को शीर्ष स्तर पर रखा जाता है, और प्रत्यक्ष टीम प्रबंधक दृश्य में आते हैं। संभवतः, यह पदानुक्रम संगठन की संरचना पर आधारित है।
अनुमोदन वर्कफ़्लो महत्वपूर्ण क्यों हैं?
किसी भी संगठन के लिए अनुमोदन वर्कफ़्लो आवश्यक हैं क्योंकि यह अनुमोदन प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से करने वाले कर्मचारियों के समय और प्रयास को कम करने में मदद करता है। इससे किसी भी रिपोर्ट की संभावना कम हो जाती है, जिससे कंपनी की उत्पादकता बढ़ती है।
नैनोनेट्स अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग करने के चरण क्या हैं?
एक बार लॉग इन करने के बाद, आप अपने दस्तावेज़ ओसीआर मॉडल में एक अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ सकते हैं।
- अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ने के लिए, वर्कफ़्लो > अनुमोदन पर जाएँ
- आपको इस तरह का एक मॉड्यूल दिखाई देगा जहां "सामान्य जांच" और "विक्रेता सत्यापन" अलग-अलग समीक्षा चरण हैं।
- प्रत्येक समीक्षा चरण के अंतर्गत, आप निम्नलिखित जोड़ सकते हैं
- समीक्षा प्रकार
- समीक्षक
- फ़ाइलों को फ़्लैग करने के नियम
- आप फ़ाइलों को फ़्लैग करने के लिए नियमों के अंतर्गत निम्नलिखित शर्तें जोड़ सकते हैं:
- एक वैध तिथि है: जाँचता है कि क्या स्ट्रिंग स्वीकृत दिनांक स्वरूपों में से एक है
- यह कोई भविष्य की तारीख नहीं है: जांचें कि क्या तारीख वर्तमान तारीख के बाद की है
- कंटेंट की लम्बाई: किसी फ़ील्ड में वर्णों की संख्या की जाँच करता है
- क्या स्कोर >=: जाँचता है कि आत्मविश्वास स्कोर निर्दिष्ट मूल्य से अधिक है
- डेटाबेस का मिलान करें: आपके डेटाबेस या ईआरपी में कैप्चर किए गए मान की तलाश करता है (2-तरफ़ा या 3-तरफ़ा मिलान)
- फ़ील्ड से मिलान करें: इनवॉइस पर कैप्चर की गई किसी अन्य फ़ील्ड से मेल खाना चाहिए
- पायथन लिपि: पायथन के साथ अपना स्वयं का कस्टम नियम बनाएं
अनुमोदन वर्कफ़्लो उदाहरण क्या है?
आइए अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रक्रिया की व्याख्या करें बजट अनुमोदन का उदाहरण. किसी संगठन के बजट का मसौदा तैयार करते समय, बदलावों और अनुमोदनों के लिए इसे कई स्तरों पर पारित करना आवश्यक है। किसी संगठन के सुचारू रूप से कार्य करने के लिए बजट एक अनिवार्य हिस्सा है क्योंकि यह इस बात पर नज़र रखता है कि कितना पैसा खर्च किया गया और प्राप्त किया गया, और अंत में कंपनी का लाभ दिखाता है। चूँकि अनुमोदन प्रक्रिया बहु-स्तरीय है और प्रत्येक स्तर के लिए कई अनुमोदनों की आवश्यकता होती है, लेकिन अनुमोदन वर्कफ़्लो की सहायता से, वे इस प्रक्रिया को शीघ्रता से पूरा कर सकते हैं।
एक अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कंपनी के सभी सदस्यों को संशोधन और अनुमोदन के लिए फॉर्म बनाता है और भेजता है। लंबे समय में, इससे बजट बनाने की प्रक्रिया में पारदर्शिता स्थापित करने में लगने वाला समय, प्रयास और त्रुटियों की संभावना कम हो जाती है। इसके अलावा, वे स्वचालित रूप से दस्तावेज़, फॉर्म, शीट और डेटा उत्पन्न करते हैं और उन्हें ईमेल या कंपनी द्वारा पंजीकृत किसी अन्य स्रोत के माध्यम से अनुमोदन के लिए भेजते हैं, जिससे यह एक लचीली प्रक्रिया बन जाती है।
अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रक्रिया के विभिन्न तत्व क्या हैं?
संगठन को सही ढंग से चलाने के लिए प्रत्येक कंपनी को एक अनुमोदन प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। उन्हें बिलिंग, छूट, चालान प्रक्रियाओं आदि जैसे विभिन्न कार्यों के लिए इसकी आवश्यकता होती है। बेहतर अनुमोदन वर्कफ़्लो बेहतर कार्य करता है जो संगठन को सुचारू रूप से कार्य करने में सक्षम बनाता है। अनुमोदन वर्कफ़्लो अद्वितीय हैं, लेकिन कुछ सामान्य तत्व सभी अनुमोदन वर्कफ़्लो में उपलब्ध हैं। वे हैं।
प्रस्तुतीकरण
अनुमोदन वर्कफ़्लो के कामकाज के लिए सबमिशन प्रक्रिया आवश्यक है। वर्कफ़्लो प्रक्रिया शुरू करने के लिए स्टाफ सदस्यों को दस्तावेज़ जैसे डेटा जमा करना होगा। अलग-अलग परियोजनाओं के लिए अलग-अलग डेटा की आवश्यकता होती है, लेकिन उन सभी को सबसे पहले डेटा जमा करने की आवश्यकता होती है।
कार्य सूची
उच्च-स्तरीय उद्देश्यों को अधिक परिष्कृत चरणों में तोड़ना एक कार्य सूची का कार्य है। ऐसा स्टाफ सदस्यों को उनके काम और पूरी टीम के प्रति जागरूक बनाने के लिए किया जाता है।
अनुमति स्तर
अनुमति स्तरों का कार्य संगठन के प्रत्येक सदस्य के लिए प्राधिकार का स्तर आवंटित करना है। प्रशासन प्राधिकरण का पूरा उद्देश्य यह है कि कंपनी का संचालन सुचारू रूप से किया जाए। यह प्रबंधन को डेटा को अस्वीकार करने और स्वीकृत करने की शक्ति देने में भी सक्षम बनाता है।
विनियोग
संपूर्ण अनुमोदन प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि कार्य को मंजूरी कौन देगा। अनुमोदनकर्ता कंपनी को प्रत्येक सदस्य के बीच अनुमोदन कार्य को विभाजित करने में मदद करते हैं ताकि कौन किस डेटा को मंजूरी देगा। यह एक बहु-स्तरीय अनुमोदन प्रक्रिया बन जाती है जो संगठन में लचीलापन बनाए रखने में मदद करती है।
अनुमोदन की शर्तें
जैसा कि नाम से पता चलता है, अनुमोदन की शर्तें कुछ मानकों को हटा देती हैं जिनके द्वारा किसी सबमिशन को अस्वीकार या अनुमोदित किया जाता है। प्रत्येक परियोजना के लिए कार्य के अनुसार मानक परिभाषित किये गये हैं। उदाहरण के लिए, ग्राफ़िक डिज़ाइन अनुमोदन वर्कफ़्लो में, अनुमोदन शर्तें अद्वितीय डिज़ाइन और गुणवत्ता वाली हो सकती हैं।
अलर्ट और सूचनाएं
यह अनुमोदन वर्कफ़्लो के आवश्यक तत्वों में से एक है, क्योंकि अपडेट आवश्यक हैं ताकि टीम कार्य को जारी रख सके। इसके अलावा, अस्वीकृति और अनुमोदन अधिसूचनाएं स्टाफ सदस्यों को अगले स्तर पर अग्रेषित करने के लिए तुरंत उन पर काम करने में मदद कर सकती हैं। यह कंपनी को सुचारू रूप से कार्य करने और उत्पादकता बढ़ाने की अनुमति देता है।
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वर्कफ़्लो स्वचालन के बारे में और पढ़ें:
अपडेट: ब्लॉग को अद्यतन सामग्री के साथ 11 जनवरी 2023 को अपडेट किया गया था।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/approval-workflow-template/
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