आपके व्यवसाय में नकदी प्रवाह का प्रबंधन वित्तीय सफलता के लिए सर्वोपरि है - यह कोई आसान काम नहीं है। जबकि प्रोद्भवन लेखांकन आपको गैर-नकद खर्चों को दर्शाने के लिए आँकड़ों में बदलाव और मालिश करने की सुविधा देता है, सभी व्यवसाय नकद लेखांकन पर जीते और मरते हैं: क्या आपके उत्पाद या सेवाएँ आपके द्वारा भेजे जाने वाले नकदी से अधिक नकदी ला रहे हैं?
जबकि किसी बेहतर सेवा या उत्पाद को बेचना आपके नियंत्रण से बाहर की ताकतों, जैसे बाज़ार और आर्थिक कारकों, पर निर्भर करता है कर सकते हैं अपने नकदी बहिर्प्रवाह को उचित स्तर तक प्रबंधित करें। लेकिन, जैसा कि बिजनेस लेजेंड पीटर ड्रकर ने कहा, "आप जिसे मापते नहीं उसे प्रबंधित नहीं कर सकते।"
अपने नकदी बहिर्प्रवाह को ठीक से प्रबंधित करने के लिए सबसे पहले समझ की आवश्यकता होती है कौन खर्च कर रहा है क्या आपके संगठन के भीतर. आप जो प्रबंधित करना चाहते हैं उसे मापने के लिए खरीद आवश्यकताओं और खरीद आदेशों के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश स्थापित करना एक महत्वपूर्ण पहला कदम है।
क्रय आदेश बनाम क्रय आवश्यकता: क्या अंतर है?
एक खरीद मांग (पीआर) और खरीद आदेश (पीओ) दोनों आपके भीतर महत्वपूर्ण मोड़ हैं खरीद रणनीति. अंतर आपकी कंपनी के खरीद वर्कफ़्लो के भीतर उनके क्रम में है। पीओ बनाम पीआर के बीच अंतर सरल है:
- खरीदारी की मांग आंतरिक उपयोग के लिए है और उत्पाद या सेवा के अंतिम-उपयोगकर्ता (कर्मचारी) को व्यय का विवरण देने वाले दस्तावेज़ के माध्यम से अनुमोदन अधिकारियों के साथ जोड़ती है।
- एक क्रय आदेश मांग से उत्पन्न होता है और आवश्यकता को पूरा करने के लिए विक्रेता या आपूर्तिकर्ता के पास जाता है।
दोनों महत्वपूर्ण कार्य करते हैं, जिनमें दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन, बजट नियंत्रण और आपके व्यवसाय के वित्तीय कार्यों का ऑडिट-प्रूफ़िंग शामिल है।
क्रय मांग क्या है?
खरीदारी की मांग उतनी ही जटिल या सरल हो सकती है जितनी आपको चाहिए, बड़े संगठनों को अक्सर मुट्ठी भर कर्मचारियों वाली छोटी दुकानों की तुलना में पीआर के वर्कफ़्लो के भीतर अधिक जांच और प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है। हालाँकि, दोनों ही मामलों में, पीआर का मूल सार एक ही है: इसका उद्देश्य किसी कर्मचारी द्वारा आपके वर्कफ़्लो के माध्यम से भेजे गए सामान या सेवाओं को खरीदने या प्राप्त करने के लिए औपचारिक अनुरोध के रूप में कार्य करना है।
आपको खरीदारी अनुरोधों की आवश्यकता क्यों है?
याद रखें, आप जिसे मापते नहीं हैं उसे प्रबंधित नहीं कर सकते हैं, और अपने खर्चों को मापना इस बात की ठोस समझ से शुरू होता है कि पैसा कैसे बाहर की ओर बहता है। जब तक आप व्यक्तिगत रूप से शून्य कर्मचारी इनपुट (संभावना नहीं) के साथ अपने संगठन के भीतर प्रत्येक खरीदारी शुरू नहीं कर रहे हैं, आपको बारीकी से ट्रैक करने की आवश्यकता होगी कौन ऑर्डर कर रहा है क्याके लिए, क्या उद्देश्यके लिए, और कितना। एक खरीदारी मांग इन सभी मानदंडों को पूरा करती है, जो आपके व्यवसाय के भीतर वित्तीय धोखाधड़ी, बर्बादी और दुरुपयोग को रोकने के लिए नामित कर्मियों द्वारा अंतिम जांच में समाप्त होती है।
यदि आईआरएस ऑडिट के लिए आता है तो आपको अपने वित्तीय प्रबंधन सिस्टम के लिए सटीक व्यय रिकॉर्ड बनाए रखने की भी आवश्यकता है। किसी भी मामले में, एक सुव्यवस्थित खरीद मांग प्रक्रिया स्वचालित रूप से कंपनी के खर्चों के लिए एक व्यापक लेखांकन प्रणाली का निर्माण और रखरखाव करती है।
खरीदारी अनुरोध कैसे काम करता है?
जैसा कि मैंने कहा, कंपनियों के बीच विशिष्ट वर्कफ़्लो भिन्न-भिन्न होते हैं। इस वर्कफ़्लो के लिए, हम देखेंगे कि 100 कर्मचारियों वाला एक मध्यम आकार का व्यवसाय खरीदारी की मांग को कैसे पूरा कर सकता है। आपके आकार और दायरे के आधार पर, आपकी खरीद आवश्यकता वर्कफ़्लो अधिक सुव्यवस्थित या बहुत लंबा और अधिक जटिल हो सकता है।
यहां विशिष्ट खरीद मांग अनुक्रम की एक बुनियादी रूपरेखा दी गई है:
- कर्मचारी एक आवश्यकता की पहचान करता है - चाहे वह नियमित हो या कोई विशेष मामला - और एक खरीद मांग प्रपत्र जमा करता है। फॉर्म में आमतौर पर शामिल होते हैं:
- कर्मचारी या विभाग का नाम
- स्थान (यदि कार्यालय भौगोलिक रूप से भिन्न हैं या आप मुख्य रूप से दूर से काम करते हैं)
- अनुरोधित वस्तुओं की मात्रा और प्रकार
- विक्रेता का व्यवसाय नाम और पता
- सटीक या अनुमानित कीमत
- नियत तिथि/जब वस्तु या सेवा की आवश्यकता हो
- पहला प्रबंधक या अनुमोदन अनुशंसा प्राधिकारी पुष्टि करता है कि उत्पाद या आइटम पहले से ही आपकी सूची का हिस्सा नहीं है/हाथ में नहीं है और वित्तीय प्रबंधन टीम को मांग भेजता है।
- वित्त यह सुनिश्चित करता है कि विक्रेता आपकी कंपनी के मानकों और प्रथाओं का अनुपालन करता है, यह सुनिश्चित करता है कि एक वैध आवश्यकता मौजूद है जो एक व्यय को उचित ठहराती है, और यह कि मांग आपके बजट के अनुरूप है।
एक बार वित्त से आशीर्वाद मिलने पर, आप एक उत्पन्न करते हैं खरीद आदेश मांग को पूरा करने के लिए.
क्रय आदेश क्या है?
क्रय आदेश, मांग में उल्लिखित वस्तुओं या सेवाओं के लिए विक्रेता को भेजा गया एक औपचारिक अनुरोध है। खरीद आदेश अक्सर खरीद के दायरे से कहीं अधिक जटिल होता है और इसमें प्रत्येक पक्ष को लेनदेन के लिए अनुबंधित रूप से बाध्य करने के लिए कानूनी भाषा शामिल होती है। यह आपकी आंतरिक प्रबंधन प्रणालियों के अनुसार भी व्यवस्थित है। यदि विक्रेता काफी बड़ा है या आपका कोई सतत संबंध है, तो संभवतः इसे उनके सीआरएम टूल के अनुसार स्वरूपित किया गया है।
आपको क्रय आदेश की आवश्यकता क्यों है?
खरीद आदेश किसी विक्रेता से औपचारिक और कानूनी रूप से वस्तुओं या सेवाओं का अनुरोध करने के लिए मौजूद होता है। यह कानूनी समझौता प्रत्येक पक्ष को लेन-देन के लिए बाध्य करता है और इस बात की सामान्य समझ सुनिश्चित करता है कि क्या अपेक्षित है, कितना और कब इसकी आवश्यकता है। यह बिलिंग आश्चर्यों से बचने में मदद करता है और खरीद में शामिल सभी लोगों को एक-दूसरे के प्रति जवाबदेह और ईमानदार रखता है, साथ ही गलत संचार या मानवीय त्रुटि से भी बचता है जो अक्सर मौखिक लेनदेन या हैंडशेक समझौतों के दौरान होती है।
और, खरीद आवश्यकताओं की तरह, एक खरीद आदेश आपके आंतरिक प्रबंधन के लिए एक ऑडिटेबल पेपर ट्रेल के रूप में काम करने के लिए मौजूद होता है या यदि कोई बाहरी एजेंसी आपका निरीक्षण करती है।
क्रय आदेश कैसे काम करता है?
एक बार मांग स्वीकृत हो जाने के बाद, आपका वित्त विभाग खरीद आदेश पूरा करता है और खरीद कार्यप्रवाह जारी रखता है।
- वित्त टीम विक्रेता को खरीद आदेश भेजती है और प्राप्त करती है बीजक. वहां से, विक्रेता को तुरंत भुगतान किया जाता है, या चालान एक निर्दिष्ट अवधि के लिए या खरीद आदेश पूरा होने तक देय खातों में रखा जाता है (आइटम, आपकी आंतरिक प्रक्रियाओं और विक्रेता समझौते के आधार पर)।
- एक बार जब आइटम वितरित हो जाता है या सेवा प्रदान की जाती है, तो एक जिम्मेदार पार्टी (या तो मूल अनुरोधकर्ता या वित्त टीम) एक रसीद तैयार करती है और इसे तीन-तरफ़ा मिलान की सुविधा के लिए देय खातों में दर्ज करती है और दिखाती है कि खरीद आदेश संतुष्ट है।
निष्कर्ष
यह खरीद मांग और खरीद आदेश वर्कफ़्लो का एक बहुत ही बुनियादी विश्लेषण था। वास्तव में, किसी बाहरी विक्रेता से सामान के लिए अनुरोध करने और प्राप्त करने की आगे-पीछे की प्रक्रिया श्रमसाध्य और लंबी हो सकती है। इसीलिए खरीद आवश्यकताओं और खरीद आदेशों के लिए एक मानक संचालन प्रक्रिया बनाना सुचारू खरीद और गुणवत्ता रिकॉर्डकीपिंग सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है।
और, कई प्रशासनिक व्यावसायिक कार्यों की तरह, खरीद के इन पहलुओं को तेजी से डिजिटल या स्वचालित किया जा रहा है। व्यवसाय मालिकों और कर्मचारियों के लिए यह बहुत अच्छी खबर है - जबकि अनुकूलित वर्कफ़्लो चीजों को गति दे सकता है, आप कागजी कार्रवाई को आगे और पीछे सौंपने की गति को अनुकूलित नहीं कर सकते हैं, खासकर दूरस्थ कार्य सेटअप में या यदि आपका मुख्यालय और कार्यालय अव्यवस्थित हैं।
प्रभावी खातों देय स्वचालन टूल में व्यापक खरीद मांग और खरीद आदेश प्रबंधन शामिल है। वर्कफ़्लो में नवाचारों में शामिल हैं:
- कर्मचारी ईमेल या स्लैक संदेशों से औपचारिक आवश्यकताएं उत्पन्न करने के लिए एआई-संचालित स्क्रीनिंग टूल।
- स्वचालित एपी अनुमोदन एक निश्चित डॉलर राशि के तहत कुछ श्रेणियों या आवश्यकताओं के लिए जिन्हें मानव जांच की आवश्यकता नहीं होती है।
- तीन-तरफा मिलान और त्वरित समाधान को सक्षम करने के लिए आवश्यकताओं, चालान और प्राप्तियों को स्थानांतरित करने के लिए आपके लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ सिंक्रनाइज़ेशन।
- एक सुरक्षित क्लाउड के भीतर दीर्घकालिक डेटा भंडारण सुनिश्चित करता है कि आप अनुपालनशील हैं और ऑडिट के लिए तैयार हैं।
ये खरीद को आकार देने वाले कुछ नवाचार हैं, लेकिन प्रत्येक विशिष्ट रूप से आपकी खरीद आवश्यकता और खरीद ऑर्डर वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करता है। और जितना अधिक आप अपना विकास और पोषण करेंगे खरीदी प्रबंधन और एपी स्वचालन, आप जितना बड़ा पारिस्थितिकी तंत्र बनाएंगे - और उतनी ही आसानी से आप प्रशासनिक कार्यों का प्रबंधन कर सकते हैं जो अन्यथा आपके परिचालन फोकस से अलग हो जाते हैं।
इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि आपका स्तर क्या है वित्त स्वचालन, खरीद आदेश बनाम खरीद मांग को समझना खर्च को प्रबंधित करने और नकदी आने को बनाए रखने के लिए पहला कदम है - यदि आप वह प्रबंधित करते हैं जिसे आप अब माप सकते हैं।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/
- :है
- $यूपी
- 100
- a
- गाली
- अनुसार
- उत्तरदायी
- लेखांकन
- लेखांकन सॉफ्टवेयर
- अकौन्टस(लेखा)
- देय खाते
- सही
- प्रशासनिक
- एजेंसी
- समझौता
- समझौतों
- संरेखित करता है
- सब
- पहले ही
- भी
- राशि
- an
- और
- अन्य
- अनुमोदन
- अनुमोदित
- हैं
- AS
- पहलुओं
- At
- आडिट
- प्राधिकारी
- अधिकार
- स्वचालित
- स्वतः
- से बचने
- से बचने
- वापस
- बुनियादी
- BE
- के बीच
- बिलिंग
- बाँध
- धन्य
- के छात्रों
- विश्लेषण
- लाना
- बजट
- निर्माण
- बनाता है
- व्यापार
- व्यावसायिक कार्य
- व्यवसाय स्वामी
- व्यवसायों
- लेकिन
- खरीदने के लिए
- by
- कर सकते हैं
- मामला
- मामलों
- रोकड़
- नकदी प्रवाह
- श्रेणियाँ
- कारण
- कुछ
- चेक
- जाँचता
- स्पष्ट
- निकट से
- बादल
- आता है
- अ रहे है
- सामान्य
- कंपनियों
- कंपनी
- कंपनी का है
- पूरा करता है
- जटिल
- आज्ञाकारी
- व्यापक
- निष्कर्ष
- जारी
- नियंत्रण
- मूल
- बनाना
- मापदंड
- महत्वपूर्ण
- सीआरएम
- तिथि
- डेटा भंडारण
- सभ्य
- डिग्री
- दिया गया
- प्रसव
- मांग
- विभाग
- निर्भर करता है
- निर्दिष्ट
- विस्तृतीकरण
- विकसित करना
- Умереть
- अंतर
- मतभेद
- डिजीटल
- लगन
- मूर्खता
- do
- दस्तावेज़ीकरण
- कर देता है
- नहीं करता है
- डॉलर
- dont
- दो
- अवधि
- दौरान
- से प्रत्येक
- आसान
- आर्थिक
- पारिस्थितिकी तंत्र
- भी
- ईमेल
- कर्मचारी
- कर्मचारियों
- सक्षम
- अंत
- पर्याप्त
- सुनिश्चित
- सुनिश्चित
- त्रुटि
- सार
- स्थापना
- अनुमानित
- प्रत्येक
- हर कोई
- मौजूद
- अपेक्षित
- खर्च
- की सुविधा
- कारकों
- कुछ
- फ़ाइलें
- अंतिम
- वित्त
- वित्तीय
- वित्तीय धोखाधड़ी
- वित्तीय प्रबंध
- वित्तीय सफलता
- प्रथम
- प्रवाह
- प्रवाह
- फोकस
- के लिए
- ताकतों
- प्रपत्र
- औपचारिक
- औपचारिक रूप से
- आगे
- धोखा
- से
- पूरा
- समारोह
- कार्यों
- उत्पन्न
- उत्पन्न करता है
- भौगोलिक दृष्टि से
- चला जाता है
- माल
- महान
- अधिक से अधिक
- दिशा निर्देशों
- हाथ
- मुट्ठी
- है
- मुख्यालय
- धारित
- मदद करता है
- ईमानदार
- कैसे
- HTTPS
- मानव
- i
- पहचानती
- if
- महत्वपूर्ण
- in
- शामिल
- शामिल
- सहित
- तेजी
- की शुरुआत
- नवाचारों
- निवेश
- इरादा
- आंतरिक
- बीजक
- चालान
- शामिल
- आईआरएस
- IT
- आइटम
- आईटी इस
- केवल
- रखना
- कुंजी
- दस्तक
- भाषा
- बड़ा
- बड़ा
- कानूनी
- कानूनी तौर पर
- चलें
- स्तर
- झूठ
- पसंद
- संभावित
- लिंक
- जीना
- लंबे समय तक
- देखिए
- बनाए रखना
- का कहना है
- प्रबंधन
- प्रबंध
- प्रबंधन टीम
- प्रबंधक
- प्रबंध
- बहुत
- बाजार
- मिलान
- बात
- माप
- मापने
- संदेश
- हो सकता है
- विस्थापित
- धन
- अधिक
- बहुत
- नाम
- आवश्यकता
- जरूरत
- ज़रूरत
- समाचार
- नहीं
- अभी
- पोषण
- of
- बंद
- कार्यालयों
- अक्सर
- on
- एक बार
- ONE
- चल रहे
- केवल
- परिचालन
- परिचालन
- ऑप्टिमाइज़ करें
- अनुकूलित
- or
- आदेश
- आदेशों
- संगठन
- संगठनों
- संगठित
- मूल
- अन्यथा
- आउट
- रूपरेखा
- उल्लिखित
- बाहर
- मालिकों
- प्रदत्त
- काग़ज़
- कागजी कार्रवाई
- आला दर्जे का
- भाग
- विशेष रूप से
- पार्टी
- अतीत
- व्यक्तिगत रूप से
- कर्मियों को
- पीटर
- प्लेटो
- प्लेटो डेटा इंटेलिजेंस
- प्लेटोडाटा
- PO
- pr
- प्रथाओं
- को रोकने के
- मुख्यत
- प्रक्रिया
- प्रक्रिया
- प्रक्रियाओं
- प्रदान करता है
- वसूली
- एस्ट्रो मॉल
- उत्पाद
- क्रय
- खरीद आदेश
- उद्देश्य
- गुणवत्ता
- जल्दी से
- तैयार
- प्राप्तियों
- प्राप्त
- प्राप्त
- की सिफारिश
- सुलह
- अभिलेख
- प्रतिबिंबित
- संबंध
- दूरस्थ
- दूरदराज के काम
- दूर से
- गाया
- का अनुरोध
- जिम्मेदार
- मार्ग
- सामान्य
- कहा
- वही
- संतुष्ट
- क्षेत्र
- सुरक्षित
- बेचना
- भेजना
- भेजता
- भेजा
- अनुक्रमण
- सेवा
- सेवा
- सेवाएँ
- आकार देने
- दुकानों
- दिखाना
- सरल
- आकार
- ढीला
- छोटे
- चिकनी
- सॉफ्टवेयर
- ठोस
- विशेष
- विशिष्ट
- विनिर्दिष्ट
- गति
- खर्च
- मानक
- मानकों
- शुरू होता है
- आँकड़े
- कदम
- भंडारण
- बुद्धिसंगत
- सुव्यवस्थित
- सफलता
- बेहतर
- प्रदायक
- आश्चर्य
- प्रणाली
- सिस्टम
- कार्य
- टीम
- से
- कि
- RSI
- लेकिन हाल ही
- वहाँ।
- इन
- चीज़ें
- इसका
- हालांकि?
- यहाँ
- सेवा मेरे
- उपकरण
- ट्रैक
- निशान
- ट्रांजेक्शन
- लेनदेन
- tweak
- टाइप
- ठेठ
- के अंतर्गत
- समझ
- अप्रत्याशित
- विशिष्ट
- संभावना नहीं
- जब तक
- उपयोग
- आमतौर पर
- वैध
- सत्यापित करें
- पुष्टि
- विक्रेता
- बहुत
- के माध्यम से
- vs
- था
- बेकार
- क्या
- एचएमबी क्या है?
- कब
- या
- जब
- क्यों
- साथ में
- अंदर
- काम
- वर्कफ़्लो
- workflows
- इसलिए आप
- आपका
- जेफिरनेट
- शून्य
