यद्यपि कार्यालय में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले क्षेत्रों के बारे में सोचते समय ब्रेक रूम, कॉपी रूम और यहां तक कि सामने के प्रवेश द्वार/रिसेप्शन जैसे कमरे अक्सर दिमाग में आते हैं, बोर्डरूम वास्तव में कई व्यवसायों के लिए सही उत्तर है। मूल रूप से के लिए डिज़ाइन किया गया बोर्ड बैठक, इन क्षेत्रों में अब अधिक आरामदायक माहौल है और इसका उपयोग ग्राहकों, विभाग प्रमुखों, टीमों और अन्य समूहों के साथ सफल बैठकें आयोजित करने के लिए किया जा सकता है। अवधारणा यह है कि उनका उपयोग बैठक स्थल के रूप में किया जा सकता है और यह केवल वर्ष में एक या दो बार कंपनी के अधिकारियों के साथ औपचारिक बैठकों के लिए नहीं है।
उस ऑनलाइन बोर्ड मीटिंग का उपयोग करने में सक्षम होना निस्संदेह फायदेमंद है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वह स्थान सफलता और उत्पादकता के लिए आवश्यक रूप से स्थापित है।
अक्सर, सम्मेलन कक्ष डिजाइन करते समय आराम पर ध्यान दिया जाना चाहिए। हालाँकि, सम्मेलन कक्ष आमने-सामने की बैठकों के लिए भी आरामदायक होने चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि बोर्डरूम में पर्याप्त वेंटिलेशन है, जो उन्हें लंबी बैठकों के लिए उपयुक्त बनाता है, लोगों को कॉन्फ्रेंस रूम सिस्टम डिजाइनरों से संपर्क करना चाहिए। यह तथ्य कि ज्यादातर लोग समकालीन बोर्डरूम के लिए बुनियादी मानदंडों से अनजान हैं, बोर्डरूम के लिए विशेषज्ञ डिजाइनरों को काम पर रखने का एक और औचित्य है।
सबसे पहले कर्मचारियों की जरूरतों पर विचार करें
डिज़ाइन प्रक्रिया शुरू करते समय आपको निस्संदेह सबसे पहले अपने कर्मचारियों की मांगों को ध्यान में रखना चाहिए। वे ही लोग हैं जो इस क्षेत्र का सबसे अधिक उपयोग करेंगे, और वे ही लोग हैं जो अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इस पर निर्भर हैं। यह याद रखते हुए कि प्रत्येक कार्यालय की अपनी कागज रहित बैठक समाधान प्राथमिकताएं और आवश्यकताएं होंगी, सभी के लिए एक ही आकार की रणनीति नहीं होनी चाहिए।
एंटरप्रेन्योर बोर्ड-रूम.सीए के संस्थापक ओलिवर गिरार्ड ने कहा: "यदि आपको इस बारे में स्पष्टीकरण की आवश्यकता है कि कहां से शुरुआत करें, तो आप हमेशा एक बैठक या विचार-मंथन सत्र बुला सकते हैं और कर्मचारियों से इनपुट मांग सकते हैं कि उनकी इच्छा सूची में क्या होगा।" एक डिज़ाइन अवधारणा।"
घूमने-फिरने और बैठने के लिए पर्याप्त जगह दें
आपकी सबसे बड़ी बैठकों के आकार को ध्यान में रखते हुए, जगह में बैठने के लिए पर्याप्त जगह होनी चाहिए, साथ ही आवाजाही के लिए अतिरिक्त जगह भी होनी चाहिए। एक सामान्य दिशानिर्देश के रूप में, लोगों को पास-पास ठूंसने से बचें और इसके बजाय ऐसी जगह डिज़ाइन करें जिसमें अतिरिक्त जगह हो।
एक प्राकृतिक केंद्र बिंदु मौजूद होना चाहिए
वर्चुअल बोर्ड सॉफ़्टवेयर में एक प्राकृतिक केंद्र बिंदु होना चाहिए ताकि सभी कुर्सियाँ देखने के लिए स्थित हो सकें क्योंकि व्यक्ति अक्सर वहाँ प्रस्तुतियाँ देते हैं। यह बताता है कि क्यों बोर्डरूम टेबल अक्सर आयताकार या अंडाकार आकार के होते हैं। हर कोई उस दिशा में मुड़ सकता है और अपनी नजरें प्रस्तुतकर्ता या वक्ता पर रख सकता है।
एक पेय पदार्थ स्टेशन शामिल करें
अंतरिक्ष में एक पेय पदार्थ स्टेशन स्थापित करना एक और अच्छा कदम है। गर्म और ठंडे पेय पदार्थों की ताज़ा आपूर्ति की पेशकश की जा सकती है, जो सभी को जागृत और चौकस रखेगी।
एक अच्छे बोर्डरूम सिस्टम के बुनियादी तत्व
यहां एक प्रभावी बोर्ड पोर्टल सॉफ़्टवेयर सिस्टम डिज़ाइन के कुछ मूलभूत घटक दिए गए हैं जो आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुरूप हैं:
- टेलीफोन सम्मेलन कक्ष
आधुनिक कनाडा में बोर्ड पोर्टल सॉफ्टवेयर एक भरोसेमंद टेलीकांफ्रेंसिंग प्रणाली से सुसज्जित होना चाहिए। COVID-19 महामारी ने व्यवसायों को प्रौद्योगिकी-आधारित दूरस्थ कार्य सहित अतिरिक्त पर्यावरण अनुकूल संचालन रणनीतियों को अपनाने के लिए मजबूर किया है। इसलिए, व्यवसायों के पास अत्याधुनिक बोर्डरूम होने चाहिए टेलीकांफ्रेंसिंग क्षमताएँ ताकि बैठकें दूर से आयोजित की जा सकें।
टेलीकांफ्रेंस प्रतिभागियों को स्पष्ट रूप से संवाद करने में मदद करने के लिए कंपनियां कॉन्फ्रेंस रूम में सीलिंग लाउडस्पीकर, माइक्रोफोन और इको कैंसिलर जोड़ सकती हैं। यह व्यवसायों के लिए प्रभावी बैठकों की सुविधा प्रदान करता है, जो संगठनात्मक सफलता को बढ़ावा देता है। यह सत्यापित करने के लिए कि सम्मेलन कक्ष प्रणाली के डिज़ाइन उनकी तकनीकी टेलीकांफ्रेंसिंग आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, व्यवसायों को विशेषज्ञता का उपयोग करना चाहिए।
- उच्च गुणवत्ता वाले ऑडियो विजुअल सिस्टम
प्रभावी संचार के लिए, आधुनिक सम्मेलन कक्षों को सर्वोत्तम दृश्य प्रदर्शन प्रणालियों की आवश्यकता होती है। संचार को बढ़ावा देने और सक्रिय भागीदारी और भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए, सम्मेलन कक्षों को उच्च गुणवत्ता वाले ऑडियोविज़ुअल सिस्टम की आवश्यकता होती है। हाई-डेफिनिशन वीडियो स्क्रीन प्रस्तुति अनुभव को भी बेहतर बनाती हैं, जिससे उत्पादक बैठकें सुविधाजनक हो जाती हैं। इसलिए, व्यवसायों को उच्च गुणवत्ता वाले ऑडियोविजुअल सिस्टम स्थापित करने से पहले कॉन्फ्रेंस रूम सिस्टम डिजाइनरों से परामर्श लेना चाहिए जो तत्काल वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को सक्षम करते हैं।
- उचित प्रकाश व्यवस्था
सम्मेलन कक्ष प्रकाश प्रणालियों को डिजाइन करते समय, व्यवसायों को हमेशा ऐसे पेशेवरों को चुनना चाहिए जो प्रकाश व्यवस्था में पारंगत हों। क्योंकि यह सम्मेलन में उपस्थित लोगों के आराम और एकाग्रता को काफी प्रभावित करता है, बोर्डरूम प्रकाश व्यवस्था महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, खराब रोशनी से व्यक्तियों के लिए ध्यान केंद्रित करना और व्यस्त रहना आसान हो सकता है। परिणामस्वरूप, व्यवसाय बैठकों के लक्ष्यों को प्राप्त करने में सफल नहीं हो सके। उत्पादक कार्यस्थल को बढ़ावा देने वाले कुशल प्रकाश समाधान बनाने के लिए, व्यवसायों को विशेषज्ञों को शामिल करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, बोर्डरूम प्रकाश व्यवस्था सरल, उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफेस की मांग करती है जो प्रस्तुतियों के दौरान परिवेशीय रोशनी पैदा करती है। कंपनियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बोर्ड पोर्टल सिस्टम डिजाइन करते समय प्रकाश व्यवस्था की आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाए।
निष्कर्ष
भले ही बोर्डरूम बैठकें अक्सर कार्यदिवस का एक अपरिहार्य हिस्सा होती हैं, आपका स्थान रोमांचक और आधुनिक हो सकता है। एक नया बोर्ड प्रबंधन सॉफ़्टवेयर लेआउट कुछ मामूली डिज़ाइन और तकनीकी बदलावों के साथ आपकी बैठकों को बेहतर बना सकता है, जिससे वे अधिक प्रभावी, सुखद और उत्पादक बन सकते हैं।
कॉन्फ्रेंस रूम की तरह ही बोर्डरूम का आकार भी अलग-अलग हो सकता है, लेकिन कई में 8 से 10 लोग आराम से बैठ सकते हैं। बोर्डरूम स्थापित करते समय, कुर्सियाँ आम तौर पर एक लंबी आयताकार मेज के चारों ओर रखी जाती हैं, जबकि सम्मेलन कक्ष में थिएटर, कक्षा या यू-आकार की बैठने की जगह का उपयोग किया जा सकता है।
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- स्रोत: https://techstartups.com/2023/08/03/the-essential-elements-of-a-modern-boardroom-creating-a-productive-and-collaborative-space/
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