Les équipes financières des entreprises effectuent une correspondance à 3 voies des factures des fournisseurs en tant que processus de contrôle interne essentiel. Sans pièces justificatives à 3 voies, les entreprises risquent de perdre de l'argent et des bénéfices en effectuant des paiements en double, erronés ou frauduleux.
L'objectif de cet article est de comprendre ce qu'est la correspondance à trois voies, l'évolution du processus, les parties prenantes et leurs points faibles, l'état actuel du processus de correspondance à trois voies en comptabilité et les avantages de l'automatisation.
L'appariement à trois voies est mieux réalisé en tant que solution numérisée et automatisée pour les tâches répétitives de comptes fournisseurs.
- Qu'est-ce qu'un match à 3 ?
- Évolution du processus d'appariement à 3 voies
- Les parties prenantes, leurs devoirs et leurs attentes
- Points douloureux dans le processus manuel
- État actuel du processus de correspondance à trois
- Utilisation de l'IA et de l'OCR dans le rapprochement à trois des factures
- Le processus d'automatisation
- Avantages de l'automatisation du processus
- Conclusion
Qu'est-ce qu'un match à 3 ?
Une correspondance à 3 voies est un processus de contrôle interne comparant le bon de commande (PO) au bon de réception (GRN) et à la facture du fournisseur concerné. La correspondance à trois voies permet d'approuver les paiements des factures et de signaler également toute incohérence ou erreur.
La correspondance à trois facteurs compare les détails des éléments de ligne et les totaux sur un bon de commande (PO), la réception des marchandises (document de réception vérifié et bon de livraison) et la facture fournisseur envoyée au client.
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Documents de correspondance à trois voies et pratiques courantes pour les bons de commande, la réception des marchandises et la facture fournisseur
Avec le rapprochement à trois voies des factures par le service des comptes fournisseurs, les entreprises réduisent les erreurs de paiement et la fraude. L'automatisation, y compris la reconnaissance optique de caractères (OCR) pilotée par l'IA, peut considérablement accélérer le processus de correspondance à trois voies, en éliminant les processus manuels et en augmentant la précision.
Bon de commande
Un bon de commande est le formulaire standard d'une entreprise, numéroté séquentiellement, qui devient un contrat lorsque le bon de commande est envoyé et accepté par le fournisseur qui a l'intention de livrer les biens ou les services au client. Le service des achats génère un bon de commande sur la base d'un bon de commande signé et approuvé demande d'achat après la sélection du fournisseur.
Les processus de bon de commande capture le nom et le logo du client, le nom et les coordonnées du fournisseur, les conditions légales et de paiement, y compris les remises offertes, le numéro de bon de commande, l'adresse de facturation et d'expédition du client, les articles avec les services ou les numéros et descriptions des produits du fournisseur, les prix, les quantités commandées, le montant étendu, le sous-total , la taxe de vente, le cas échéant, et le montant total.
Réception
Un reçu est un document physique ou électronique qui reflète la réception réelle des marchandises, telle que vérifiée par le service de réception du client, par rapport au bon de livraison détaillé du fournisseur inclus avec les produits livrés relatifs à la commande d'achat. Le document de réception fait référence au numéro de bon de commande, ce qui facilite la correspondance des documents.
Un employé du service de réception du client documente le processus de vérification par article, avec une signature et la date et l'heure de réception.
La réception des marchandises peut être la livraison de la totalité de la commande d'achat ou une expédition partielle si des produits sont en rupture de stock pour une livraison ultérieure ou expédiés à partir d'un emplacement différent.
Facture du fournisseur
Une facture fournisseur est un document qui facture le client en fonction des livraisons à partir d'un numéro de bon de commande référencé. La facture est envoyée au client lors de l'expédition totale ou partielle des articles du fournisseur.
Comme les bons de commande, les factures sont numérotées séquentiellement pour le contrôle interne, ce qui aide le processus de rapprochement des factures.
Les champs de facture sont essentiellement les mêmes que les éléments de ligne d'un bon de commande. Le numéro de facture, les dates de commande, les dates d'expédition, l'adresse de paiement, les conditions de paiement telles que les remises pour paiement anticipé, le sous-total, la taxe de vente et le montant total dû sont inclus sur la facture fournisseur.
Une facture fournisseur envoyée au client n'a pas besoin de la signature d'un fournisseur. Lors de l'appariement à trois dans les comptes fournisseurs sans exception, l'approbation documentée de la facture par un approbateur autorisé équivaut à une signature.
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Évolution du processus d'appariement à 3 voies
Le processus de match à 3 est une évolution.
Cela reflète le passage des documents papier manuscrits aux systèmes logiciels de comptabilité informatisés pour la saisie manuelle des documents papier générés par ordinateur aux technologies automatisées efficaces d'aujourd'hui pour faire correspondre les factures électroniques des fournisseurs aux bons de commande et reçus numérisés.
Avec des processus et des systèmes basés sur le papier, les problèmes constants bloquent et s'attaquent aux chances que la comptabilité et le service des comptes fournisseurs deviennent efficaces dans l'exécution de leurs tâches.
Les retards des clients dans les comptes fournisseurs (et la comptabilité) entre le bon de commande papier et les cycles de paiement comprennent:
- Réception et classement des bons de commande papier, des reçus et des factures des fournisseurs envoyés par la poste dans le service des comptes fournisseurs
- Localisation ou demande de remplacement de documents papier perdus
- Saisie manuelle des factures fournisseurs dans le système comptable
- Faire correspondre visuellement les factures avec les pièces justificatives si le système ERP ne s'intègre pas achats basés sur des logiciels et recevoir des fonctions avec le logiciel de comptabilité et de comptes fournisseurs
- Approuver visuellement les factures des fournisseurs
- Retards de clôture financière de fin de mois et de fin d'exercice en raison de l'accumulation de nombreuses factures en tant que comptes créditeurs non encore enregistrés dans le système
- Faire face à des interruptions constantes de la part des fournisseurs sur le statut des factures impayées.
Les erreurs des clients dans les documents papier comprennent:
- Erreurs résultant de la saisie manuelle des données
- Approbation des factures en double pour le paiement
- Approbation des factures frauduleuses
- Erreurs d'états financiers dues à la sous-comptabilité des comptes créditeurs non enregistrés.
La sous-régularisation des comptes créditeurs est due à une combinaison de retards dans la réception et l'appariement des factures et des dates limites abrégées après la fin du mois.
Du point de vue d'un fournisseur, une correspondance à trois par le client est retardée par le temps nécessaire au fournisseur pour examiner et approuver la facture, l'imprimer et la poster (plus le temps de transit du courrier).
Les départements du client impliqués dans la mise en correspondance 3 voies sont:
- Achats
- Réception
- Les approbateurs
- Comptabilité (comptes fournisseurs)
Achats reçoit une demande d'achat approuvée, vérifie les fournisseurs, crée une liste de fournisseurs approuvés, demande plusieurs devis à des fournisseurs potentiels, sélectionne un ou plusieurs fournisseurs appropriés et prépare et soumet un bon de commande approuvé au fournisseur.
Réception vérifie la réception des articles et prépare un rapport de réception pour les articles reçus du bon de commande, à l'aide des bons de livraison du fournisseur et des reçus de livraison détaillés.
Approbateurs autorisés avec la responsabilité budgétaire approuver les factures appariées. Les limites du pouvoir d'approbation par titre de poste et montant sont indiquées dans la politique de l'entreprise. Pour les achats plus importants, un deuxième approbateur à un niveau supérieur de l'organisation doit également approuver la facture.
En ce qui concerne l'appariement à trois voies, les tâches des employés des comptes fournisseurs comprennent:
- réception et traitement des documents
- comptabilisation des transactions sur les dettes fournisseurs
- préparer le rapport sur le vieillissement des comptes fournisseurs et le rapport sur les décaissements, et
- effectuer des paiements par lots de factures fournisseur approuvées et des cycles de paiement.
Des pratiques de contrôle interne adéquates séparent les tâches de comptabilisation des transactions, de gestion de la trésorerie et d'approbation des factures et des paiements. Le service de comptabilité, hors comptes fournisseurs, rapproche les journaux des paiements et des comptes fournisseurs avec le grand livre général et prépare les états financiers.
Les améliorations de processus et l'efficacité acquises au fil du temps pour la correspondance à 3 voies incluent la réingénierie des processus métier (BPR) pour rationaliser le manuel flux de travail de document et les traiter avec des systèmes informatisés.
OCR fiable avec IA la saisie des données logiciel et l'automatisation des factures gère la correspondance à trois voies des factures à les ordres d'achat et reçus. Ce processus d'automatisation peut aider une entreprise à suivre la charge de travail des comptes fournisseurs et des paiements, à augmenter la précision, à réduire les paiements erronés ou frauduleux, à fermer les livres plus tôt et à réduire les coûts de main-d'œuvre et autres frais administratifs associés.
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Les parties prenantes, leurs devoirs et leurs attentes
Dans le processus d'appariement à trois voies, les parties prenantes sont les équipes d'approvisionnement, les fournisseurs ou les fournisseurs et les équipes financières, y compris les comptes fournisseurs et la comptabilité.
Équipes achats
Les équipes d'approvisionnement, également appelées équipes d'achat, reçoivent les demandes d'achat approuvées d'un employé ayant besoin de biens ou de services achetés. Ils jouent un rôle essentiel dans le se procurer pour payer cycle dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement d’une organisation.
L'approvisionnement est chargé de vérifier les fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise et d'évaluer leurs capacités. L'approvisionnement s'entretient avec le service de crédit de leur entreprise pour évaluer la solidité financière des fournisseurs. L'approvisionnement classe les fournisseurs, établissant une liste de fournisseurs préférés et approuvés.
Le service des achats demande plusieurs offres avant de sélectionner un fournisseur ou un fournisseur pour une commande importante. Procurement émet ensuite un bon de commande révisé et approuvé et le soumet au fournisseur.
L'approvisionnement doit tenir compte de la performance du fournisseur par rapport à la commande d'achat et également évaluer la solidité financière du fournisseur avant de passer une autre commande.
Vendeurs ou fournisseurs
Les vendeurs ont le devoir d'accepter ou de rejeter les bons de commande. Lorsque les fournisseurs acceptent les bons de commande des clients, ils créent un contrat légal à exécuter, conformément aux conditions du bon de commande.
Avant d'accepter un bon de commande, les fournisseurs doivent générer des rapports de solvabilité sur ce client pour s'assurer que le client a la solidité financière nécessaire pour payer les produits commandés.
Les fournisseurs saisissent le bon de commande dans leur système, ce qui déclenche la commande de pièces et de produits ou la prestation de services. Si les marchandises nécessitent une fabrication, le fournisseur planifie la main-d'œuvre et tire les pièces de la nomenclature pour fabriquer les produits.
Pour fidéliser le client, les fournisseurs doivent s'efforcer de respecter la date de livraison indiquée sur le bon de commande. Ils doivent informer le client des expéditions et de leur date de livraison prévue.
Cependant, des retards du fournisseur se produisent parfois. Si une date de livraison prévue n'est pas proche de la date de livraison indiquée sur le bon de commande, le vendeur doit communiquer tout retard ou commande en souffrance au client et obtenir un accord.
Les fournisseurs sont également responsables des tests et du contrôle de la qualité. Les fournisseurs s'assurent que les produits livrés au client dans le cadre du bon de commande répondent aux spécifications et aux normes de qualité élevées attendues.
Équipes financières
Le service financier effectue les procédures suivantes pour saisir ou capturer les données des factures des fournisseurs à l'aide de l'OCR, faites correspondre les factures, obtenez des approbations, payez les factures des fournisseurs, enregistrez les transactions, générez des rapports et publiez des états financiers aux parties prenantes.
Accès au système aux bons de commande et aux reçus
Les équipes financières, y compris la comptabilité et les comptes fournisseurs, enregistrent ou accèdent aux bons de commande dans leur logiciel de comptabilité ou dans le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) à l'échelle de l'entreprise.
Lorsque le service destinataire entre les rapports de réception dans le système, le service des opérations, les comptes fournisseurs et les membres de l'équipe financière peuvent accéder au reçu vérifié ou à ses données.
L'équipe des comptes fournisseurs entre et enregistre les factures des fournisseurs
Les comptes fournisseurs saisissent les factures des fournisseurs dans le système comptable et codent les entrées pour enregistrer l'inventaire, les immobilisations ou les dépenses comme l'autre côté de la comptabilité en partie double.
Les comptes fournisseurs effectuent un rapprochement à trois
L'étape suivante consiste pour les comptes fournisseurs à effectuer le processus de rapprochement en trois étapes, en s'assurant que la commande d'achat, le reçu et la facture du fournisseur sont en accord ou que seules les marchandises réelles reçues à ce jour sont payées à la date d'échéance, si possible.
Les approbateurs approuvent ou refusent les factures pour paiement
Une fois la procédure de correspondance en trois étapes terminée, les approbateurs désignés examinent les factures appariées et les pièces justificatives et approuvent les factures pour paiement, à moins qu'une exception existe ou que la transaction semble être erronée, dupliquée ou frauduleuse.
Les approbateurs peuvent inclure les chefs de service responsables des dépenses et le contrôleur ou le directeur financier (CFO). Pour les dépenses énormes, le chef de la direction (PDG) et le conseil d'administration peuvent également avoir besoin d'approuver le paiement ou un contrat.
Le service des comptes fournisseurs paie les factures
Certaines entreprises allongent le paiement des factures fournisseurs d'un montant raisonnable après la date d'échéance à des fins de gestion des flux de trésorerie ou si elles rencontrent des problèmes de trésorerie. Les fournisseurs interrompront les futures expéditions de commandes au client jusqu'à ce qu'ils encaissent les paiements si le paiement des factures client ou des soldes de compte est retardé trop longtemps.
Les comptes fournisseurs effectuent des paiements aux fournisseurs conformément à la politique de l'entreprise concernant les remises pour paiement anticipé. Si les remises ne sont pas proposées par le fournisseur ou prises par le client, le service des comptes fournisseurs paie la totalité du montant de la facture à la date d'échéance.
Un délai de paiement typique pour les dettes fournisseurs est de 2/10 net 30. Le fournisseur offre une remise de 30% si le client paie la facture dans les dix jours; sinon, le montant total de la facture est dû XNUMX jours après la date de la facture.
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Comptes fournisseurs enregistre les paiements
Lorsque l'équipe des comptes fournisseurs effectue des paiements par lots ou, dans certains cas, effectue des paiements sur une seule facture, le système comptable réduit le solde des comptes fournisseurs du montant total de la facture ou du paiement partiel de la facture.
Le système comptable applique le paiement à un numéro de facture spécifique. Lorsque les numéros de facture ne sont pas connus, des paiements non appliqués peuvent se produire, nécessitant un suivi futur pour nettoyer le vieillissement détaillé des comptes fournisseurs. La comptabilité examine et corrige toute erreur concernant les soldes débiteurs des comptes créditeurs, ce qui peut indiquer un trop-payé ou une erreur.
Lorsqu'un solde de compte fournisseur ou un solde de facture est égal à zéro, il est considéré comme réglé, la ou les transactions étant terminées.
Les remises pour paiement anticipé ne sont pas reflétées dans les registres comptables tant que le client ne les prend pas après avoir payé une facture au montant réduit et réduit.
Les comptes fournisseurs génèrent des rapports chronologiques
Comptes fournisseurs génère des rapports chronologiques sur les comptes fournisseurs, qui comprennent des colonnes indiquant les jours de facture fournisseur en souffrance.
Les jours impayés correspondent au nombre de jours où les soldes dus sont impayés depuis la date de la facture. Les détails de l'ancienneté des comptes fournisseurs incluent le nom du fournisseur, les numéros de facture et les montants impayés, avec le total des paiements bruts dus au fournisseur. Les colonnes sont actuelles, 30 jours, 60 jours et 90 jours, avec des totaux par plage de dates de colonne et total général.
La comptabilité se rapproche du grand livre général et supervise les comptes fournisseurs
La comptabilité rapproche le journal des comptes fournisseurs au grand livre au moins une fois par mois et examine le vieillissement des comptes fournisseurs pour le statut des paiements fournisseur.
Finance effectue la planification et l'analyse financières (FP&A) et la gestion de la trésorerie
Le service des finances examine également le vieillissement des comptes fournisseurs et prépare des statistiques, y compris le chiffre d'affaires des comptes fournisseurs, afin de gérer les flux de trésorerie et d'examiner le rendement de l'entreprise. Le ministère des Finances prévoit également les besoins de trésorerie. L'accès aux rapports financiers en temps réel et aux rapports chronologiques complets et à jour des comptes fournisseurs est essentiel pour la gestion financière.
Le service des finances prépare les budgets et les prévisions annuels à l'aide des prévisions de ventes et des exigences de dépenses soumises par les responsables des revenus et des centres de coûts au sein des services chargés du contrôle des dépenses. Les prévisions de ventes peuvent être élaborées à partir du niveau de contact client, en commençant par le vendeur ou le responsable de compte.
La comptabilité prépare les états financiers que le directeur financier, le chef de la direction et le conseil examinent
Le service comptable prépare les états financiers mensuels et de fin d'année. Les états financiers détaillés comprennent des rapports d'écart de montant réel par rapport au montant budgété par poste comptable codé.
Les états financiers détaillés sont résumés et rendus accessibles ou communiqués à la direction interne désignée, au conseil d'administration et aux parties prenantes externes, y compris les banques, les actionnaires et la Securities and Exchange Commission (SEC) pour les sociétés cotées en bourse.
Points douloureux dans le processus manuel
Les documents sur papier causent le plus de problèmes dans le processus de correspondance à 3 voies.
Les points faibles dans le processus de correspondance à trois comprennent:
- Manipulation des variations
- Scénarios ponctuels
- Dupliquer les factures sans pièces justificatives à faire correspondre
- Factures frauduleuses
- Retards d'approbation des factures
- Plusieurs demandes de statut de paiement de la part des fournisseurs.
Une variation survient lorsque les éléments de ligne, les quantités, les montants calculés ou le total dû sur une facture fournisseur ne correspondent pas à la commande d'achat ou à la réception de biens ou de services. La transaction sera signalée comme une exception. Les comptes fournisseurs devront résoudre ces types de problèmes récurrents.
Dans un système papier utilisant des fichiers de documents classés par ordre alphabétique, les documents papier peuvent être mal classés, entraînant des retards et des pièces justificatives manquantes pour la correspondance à trois des factures.
Un scénario ponctuel est une occurrence unique plutôt qu'un problème ou un événement répétitif. Si un employé des comptes fournisseurs rencontre une erreur d'appariement ponctuelle, il devra enquêter sur le problème pour le résoudre. La résolution prend plus de temps par rapport à un problème répétitif.
À titre d'exemple unique, si le fournisseur facture le mauvais produit, les comptes fournisseurs devront demander une facture corrigée pour compléter le rapprochement. Attendre de recevoir une facture ou un reçu corrigé ou de remplacement du fournisseur retardera l'approbation et le paiement de la facture et réduira la productivité.
Les factures en double n'auront pas les pièces justificatives nécessaires, qui ont déjà été appariées avec la facture originale. Si le système fonctionne correctement, la facture en double sera détectée, signalée comme une exception et non approuvée pour le paiement.
Certaines entreprises frauduleuses peuvent facturer l'entreprise pour des fournitures de bureau non commandées ou d'autres produits ou services non fournis. Sans pièces justificatives correspondant à la transaction, une exception devrait se produire pour empêcher le paiement.
Si la direction du ministère ou les approbateurs exécutifs n'approuvent pas rapidement les factures appariées, les comptes fournisseurs devront faire un suivi jusqu'à ce que l'approbation se produise. Les factures papier et les pièces justificatives peuvent être perdues quelque part dans un trou noir de l'entreprise, ce qui nécessite l'obtention de documents de remplacement avant le paiement.
Avec l'appariement à trois voies sur papier des factures avec les pièces justificatives, les retards d'approbateur peuvent résulter de la procrastination, de lourdes charges de travail, de la résolution des questions avec le demandeur et des voyages d'affaires.
Lorsque de longs retards surviennent dans le paiement des factures en raison d'exceptions dans le processus de rapprochement à trois voies (ou d'autres causes), l'équipe des comptes fournisseurs sera frustrée par les interruptions constantes des fournisseurs demandant le statut de paiement. Ils peuvent manquer des délais ou exiger des heures supplémentaires pour accomplir leurs tâches. Le temps et les coûts de main-d'œuvre seront plus élevés.
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État actuel du processus de correspondance à trois
Les entreprises adoptent rapidement l'IA et l'OCR pour la capture de données et l'intègrent à l'ERP, services de contenu ou un logiciel de comptabilité et un logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA). L'OCR les aide à effectuer une correspondance à trois voies (et d'autres tâches de traitement de routine). Nous citons des exemples d'entreprises adoptant des systèmes OCR avancés pour gagner en efficacité et en avantage concurrentiel.
Utilisation de l'IA et de l'OCR dans le rapprochement à trois des factures
En utilisant les meilleures pratiques, les entreprises utilisent désormais la numérisation par reconnaissance optique de caractères (OCR), l'intelligence artificielle (IA) et les technologies d'apprentissage en profondeur pour la numérisation et la correspondance à trois. L'OCR peut être intégré à un logiciel d'automatisation robotique des processus (RPA).
Nanonets fournit une plate-forme automatisée de pointe pour capturer avec précision et traiter électroniquement les bons de commande, les reçus et les factures nécessaires pour l'appariement à trois voies des factures.
Les entreprises peuvent capturer des données non structurées dans les champs demandés et ajouter de nouveaux champs. L'apprentissage automatique permet au système de devenir plus précis au fur et à mesure qu'il acquiert de l'expérience grâce à la capture et aux retraits de données de documents antérieurs. Outre l'utilisation de la capture OCR pour le processus de correspondance à trois, les meilleurs systèmes permettent de télécharger des factures électroniques reçues par e-mail ou d'autres méthodes de livraison en ligne.
Les systèmes OCR et AI / ML robustes pour la capture de données, comme les nanonets, incluent intégrations avec d'autres logiciels. L'intégration comprend l'utilisation de Zapier pour importer des données depuis votre e-mail, votre boîte de réception, Dropbox, Box ou une autre source.
L'intégration avec votre logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) et votre système de gestion d'entrepôt (WMS) facilite la correspondance de documents à trois voies. Les systèmes OCR, comme les nanonets, s'intègrent également aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce.
Pour automatisation des factures, le logiciel OCR basé sur l'IA capture le fournisseur données de facturation et l'introduit dans le module de comptes fournisseurs d'un système ERP. L'automatisation des factures associe les factures des fournisseurs aux bons de commande et aux reçus pour une correspondance à trois.
Les utilisateurs peuvent choisir de s'intégrer de manière transparente aux plates-formes d'automatisation des processus robotiques (RPA) comme UiPath pour automatiser la correspondance à trois voies à l'aide de bots. Nanonets se combine avec votre choix de plusieurs plates-formes RPA.
Outre l'intégration avec d'autres logiciels, les utilisateurs peuvent interroger le modèle OCR après l'avoir formé ou en utilisant un modèle Nanonets pré-formé.
Pour soulager le point douloureux des factures frauduleuses, si les utilisateurs spécifient des indicateurs d'un document frauduleux, Nanonets OCR peut détecter et signaler les factures frauduleuses pour empêcher le paiement de ces factures.
Les avancées technologiques en OCR incluent l'utilisation de la vision par ordinateur, le travail avec des documents non structurés et l'application d'algorithmes d'apprentissage en profondeur et de traitement du langage naturel (PNL).
Selon un 2020 rapport co-écrit par Deloitte Digital (Royaume-Uni) et UiPath qui cite une enquête Everest 2019:
«De nombreuses entreprises consacrent davantage de ressources financières et humaines pour déployer des capacités de traitement de documents intelligentes. Le succès des organisations tournées vers l'avenir renforce la confiance dans un marché qui devrait croître de 70 à 80% au cours des deux prochaines années pour atteindre 1.1 milliard de dollars. »
Les leaders d'opinion des entreprises utilisent les avancées technologiques pour une correspondance à trois
Les principaux cabinets comptables mondiaux sont d'énormes partisans de l'automatisation des factures utilisant l'OCR avec l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, ainsi que l'automatisation des processus robotiques. Par exemple, Deloitte est un client de Nanonets qui présente régulièrement les avantages d'un système de rapprochement de factures automatisé qui rationalise les flux de travail des comptes fournisseurs, réduisant ainsi le temps de travail et les coûts requis.
Cummins, P&G et Sherman Williams sont des entreprises industrielles du Fortune 500 qui utilisent Nanonets pour accomplir des tâches liées à l'OCR. DoorDash utilise également des Nanonets. Et les grandes sociétés de traitement des réclamations d'assurance utilisent Nanonets.
Les réclamations d'assurance les processeurs bénéficient considérablement de l'utilisation des solutions OCR de Nanonets pour numériser les données des factures et des reçus, comme décrit dans cette étude de cas.
Outre ces grandes entreprises, les petites et moyennes entreprises (PME) gagnent en efficacité grâce à la mise en œuvre de solutions OCR Nanonets pour les comptes fournisseurs.
Dans une étude de cas, une PME multi-états, multi-sites détaillant de bijoux bénéficie de l'utilisation de Nanonets pour améliorer ses capacités au-delà de celles fournies par QuickBooks seul. Dans un témoignage de Nanonets, Happy Jewelers déclare: «Nos employés se sentent désormais plus productifs et plus heureux car la plupart du travail de bureau est désormais hors de leur vie.»
Le processus d'automatisation
Le processus d'automatisation OCR / AI peut gérer efficacement un large éventail d'objectifs commerciaux, notamment la vérification des documents de prêt pour les institutions financières, l'identification des publications inappropriées sur les réseaux sociaux à l'aide du traitement d'images par ordinateur et le traitement des factures, y compris la correspondance à trois. Dans cet article de blog, nous nous concentrons sur le cas d'utilisation de la correspondance à trois.
Le processus d'automatisation commence par un logiciel avancé de reconnaissance optique de caractères (OCR), comme Nanonets, qui utilise l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et les technologies de vision par ordinateur pour améliorer la précision et améliorer ses capacités.
Comment ça fonctionne…
Nanonets accepte les factures en ligne, les bons de commande et les destinataires de plusieurs de vos sources en ligne. Les nanonets offrent également une valeur significative en capturant des données à partir de documents papier, y compris des documents manuscrits difficiles à lire, avec un taux de précision élevé. Tous les systèmes OCR basés sur l'IA n'offrent pas des fonctionnalités de document manuscrites précises comme les nanonets.
Lors de la capture des données des documents et de leur mappage aux champs, Nanonets peut effectuer un post-traitement en appliquant ses capacités d'IA et d'apprentissage automatique. Pendant et après saisie des données de facturation, des modifications peuvent être apportées aux Nanonets. Par exemple, les formats de données de terrain peuvent être normalisés pour les documents reçus de divers fournisseurs.
Les utilisateurs peuvent former et recycler le modèle avec un algorithme d'apprentissage automatique Nanonets utilisant un échantillon de données avec des étiquettes ou sélectionnez un modèle Nanonets pré-entraîné. Le recyclage et l'utilisation répétée d'un modèle améliorent la précision de la détection OCR (et d'autres utilisations comme la classification d'images et la détection d'objets).
À titre de référence, le support Nanonets estime qu'il faut généralement de deux à huit heures pour former un modèle. S'il faut plus de temps pour entraînez votre modèle, pensez à mettre à niveau votre plan logiciel Nanonets.
Nanonets décrit comment ses utilisateurs sont création de modèles OCR personnalisés basés sur l'apprentissage en profondeur dans un guide détaillé.
Nanonets fournit l'interface et le code API. Nanonets exporte les données dans le langage informatique que vous préférez en fonction de votre choix d'applications.
Nanonets peut s'intégrer directement à des logiciels tels qu'un système ERP à l'échelle de l'entreprise ou un logiciel de comptabilité QuickBooks (ou d'un concurrent) et un système de gestion d'entrepôt via une connexion API.
Nanonets dispose d'une intégration API en option avec des bots logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer un traitement automatisé des factures basé sur la RPA et une correspondance à trois avec les documents justificatifs.
La sécurité des nanonets comprend un Politique sur le cycle de vie du développement logiciel pour ses utilisateurs, employés et sous-traitants tiers. La politique logicielle de Nanonets traite du cryptage, des normes et de la conformité mondiale au RGPD pour la confidentialité des résidents de l'UE utilisant le logiciel.
Options tarifaires
Nanonets propose des offres SaaS mensuelles, par modèle plans de tarification (plus les coûts d'utilisation) à différents niveaux pour chaque type de modèle de logiciel, y compris Starter, Pro et Enterprise. Le plan Starter gratuit a des fonctionnalités limitées et est offert en tant que plate-forme d'essai. Les modèles Nanonets proposés incluent le modèle personnalisé, les reçus, les factures, le permis de conduire et les passeports.
Le plan Entreprise offre plus de fonctionnalités, notamment un gestionnaire de compte dédié, une formation personnalisée en équipe 1-1 et un niveau de sécurité et de contrôle plus élevé. Demandez un devis personnalisé aux ventes Nanonets pour les entreprises.
Contrôle et assistance
Les utilisateurs du logiciel Nanonets peuvent accéder aux statistiques d'utilisation pour leur nombre de documents traités, le nombre de champs traités et les coûts encourus pendant un cycle de facturation. Cet accès permet aux utilisateurs d'accéder aux informations d'état et de contrôler les coûts d'utilisation.
Pour le support client, Nanonets fournit une base de connaissances consultable dans son site en ligne Centre d'aide qui comprend un Guide de démarrage et documentation par thème pour l'auto-formation.
Nanonets propose également de courts didacticiels vidéo, notamment Comment créer un modèle OCR avec des nanonets.
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Avantages de l'automatisation du processus
Les avantages de l'automatisation du processus de correspondance à trois voies comprennent:
- Préparation à l'audit
- Réduction des erreurs en comptabilité
- Réduction de la fraude
- Synchronisation transparente
- Économies d'heures de travail
Les entreprises et leurs auditeurs passent de processus manuels inefficaces et inefficaces à des logiciels de comptabilité et d'audit avec des processus numérisés utilisant l'OCR, l'IA, des robots automatisés et des outils de visualisation de données avec intelligence d'affaires pour analyser les résultats et les modèles.
En utilisant une correspondance précise et automatisée à trois voies des factures, des bons de commande et des destinataires, le risque d'erreurs et de fraude est réduit lorsque les utilisateurs fournissent des instructions spécifiques pour la détection de la fraude.
Le logiciel d'audit peut se synchroniser de manière transparente avec un système ERP déjà intégré à la capture de données OCR basée sur l'IA.
Les contrôles internes comptables et la fiabilité des états financiers réduisent la portée des procédures d'audit supplémentaires nécessaires. Le traitement, l'approbation et le paiement efficaces et raisonnablement actuels des factures des fournisseurs rendent les états financiers plus fiables.
Les gains de temps sont substantiels, laissant plus de temps aux employés pour répondre aux demandes d'audit. Un logiciel d'audit moderne et numérisé utilisant la technologie de l'IA peut réduire le besoin de demander certaines informations aux clients. La comptabilité et les comptes fournisseurs peuvent traiter toute demande d'audit en temps opportun ou tôt, afin que les auditeurs ne subissent pas de retards dus au temps d'attente, ce qui augmente les frais d'audit.
Et les gains de temps se traduisent par une réduction des besoins de main-d'œuvre et de recrutement, ce qui réduit les coûts de l'entreprise.
Une OCR fiable avec un logiciel de capture de données AI et l'automatisation des factures gère la correspondance à trois voies des factures avec les bons de commande et les reçus. Ce processus d'automatisation peut aider une entreprise à suivre la charge de travail des comptes fournisseurs et des paiements, augmenter la précision, réduire les paiements erronés ou frauduleux, fermer les comptes plus tôt et réduire la main-d'œuvre du service et les autres coûts administratifs connexes.
Conclusion
Cet article fournit un guide détaillé sur l'appariement à trois voies des factures. L'automatisation améliore le processus de correspondance à trois dans la finance en augmentant l'efficacité et en réduisant le risque d'erreurs liées à la saisie manuelle des données. Nanonets fournit une solution logicielle OCR à la pointe de la technologie, basée sur l'IA, pour la mise en œuvre du processus de correspondance à trois voies.
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