Le rapprochement bancaire est le processus consistant à faire correspondre les livres de caisse de l’entreprise avec le relevé bancaire. L’objectif est de s’assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans les livres de caisse de l’entreprise et de détecter toute erreur ou fraude.
Le rapprochement comprend le rapprochement du bilan, du compte de résultat, des relevés bancaires et des dépenses de l’entreprise. Il est essentiel de disposer d’un ensemble d’états financiers précis, sinon cela peut entraîner des complications en matière de planification financière, de conformité fiscale et de questions juridiques.
Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, les entreprises perdent près de 5 % de leurs revenus annuels à cause de la fraude et du vol. Cela impacte gravement la rentabilité d’une entreprise. Le rapprochement bancaire est crucial pour identifier et minimiser ces pertes. Dans cet article, nous explorerons le processus de rapprochement bancaire, fournirons un exemple d'état de rapprochement bancaire, offrirons des conseils, répondrons aux questions fréquemment posées (FAQ) et montrerons comment utiliser l'automatisation. pour rationaliser le processus de rapprochement.
Comment faire un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre l’argent en banque avec l’argent réel indiqué dans le livre de caisse. Aujourd'hui, le rapprochement est principalement automatisé via un logiciel de rapprochement afin d'économiser du temps et de l'argent. Cependant, comprenons une fois le processus de rapprochement bancaire manuel :
Étape 1 : Rassemblez les documents
Du côté de la banque, vous avez besoin des relevés bancaires, des chèques en circulation, des dépôts et de toute transaction en attente. Du côté de l’entreprise, vous avez besoin du livre de caisse de l’entreprise, qui enregistre à la fois les transactions entrantes et sortantes.
Étape 2 : Faites correspondre les dépôts
Suite à la comptabilité en partie double, un débit sur le relevé bancaire est enregistré comme un crédit sur le livre de caisse, et vice versa. Faites correspondre les dépôts dans les deux relevés.
Remarque : Les soldes bancaires et de caisse ne devraient généralement pas correspondre en raison de transactions en attente, telles que des chèques en circulation ou des dépôts en transit. Ils doivent être ajustés comme indiqué dans les étapes suivantes.
Étape 3 : Ajuster le solde bancaire
L'écart entre les deux soldes doit être identifié et vérifié sur une base de transaction individuelle. Les relevés bancaires doivent être ajustés en ajoutant les dépôts en attente (dépôt en transit) et en déduisant les chèques sortants en attente (chèques en circulation). La logique ici est la suivante :
Solde bancaire + Dépôts en transit – Chèques impayés = Solde bancaire ajusté
Étape 4 : Ajuster les livres de caisse
Le solde du livre de caisse doit être ajusté pour tenir compte des frais de service bancaire, des intérêts courus et des chèques rejetés (chèques sans provision). La logique ici est la suivante :
Solde du livre de caisse + intérêts – Frais bancaires – Chèques rejetés = Livre de caisse ajusté
Étape 5 : Comparer le solde
Après ajustement, le solde bancaire et le livre de caisse doivent correspondre. S'ils ne sont pas égaux, il y a une erreur dans le processus de rapprochement. Toute dépense injustifiée ou revenu manquant doit faire l’objet d’une enquête et être comptabilisée lors du processus de rapprochement.
Exemple de relevé de rapprochement bancaire
Disons que vous dirigez une petite entreprise et que vous disposez d’un compte courant auprès d’une banque locale. A la fin du mois, vous recevez votre relevé bancaire, qui fait apparaître les informations suivantes :
- Solde du relevé bancaire à la fin du mois : $10,000
- Dépôts effectués au cours du mois, selon la banque : $4,000
- Chèques émis et compensés au cours du mois : $5,500
- Frais de service bancaire déduits : $50
- Intérêts gagnés sur le compte : $20
Maintenant, vous comparez ces informations avec vos propres documents comptables pour la même période. Vos dossiers montrent les éléments suivants :
- Vos dépôts enregistrés pour le mois : $3,800
- Vos chèques enregistrés pour le mois : $5,300
- Vos frais de service bancaire enregistrés : $40
- Vos intérêts enregistrés gagnés : $15
Relevé de rapprochement bancaire :
Solde initial du relevé bancaire : $10,000
Ajouter : Dépôts effectués (dossier bancaire) : 4,000 XNUMX $
Moins: Chèques émis et compensés (dossier bancaire) : 5,500 XNUMX $
Moins: Frais de service bancaire (dossier bancaire) : 50 $
Ajouter : Intérêts gagnés (dossier bancaire) : 20 $
Solde du relevé bancaire ajusté : $8,470
Comparez maintenant le solde du relevé bancaire ajusté (8,470 XNUMX $) avec vos propres documents comptables. S'ils correspondent, cela signifie que vos dossiers et le relevé bancaire sont rapprochés et qu'il n'y a aucune divergence. S’il y a une différence, cela signifie que certaines transactions doivent être revues et expliquées, comme les chèques en circulation ou les dépôts qui n’ont pas encore été compensés.
Pourquoi est-il important de rapprocher vos relevés bancaires ?
Il est important de rapprocher les relevés bancaires pour identifier les erreurs, détecter les fraudes et tenir un grand livre précis. Voici les principaux avantages du rapprochement bancaire :
- Identifiez les erreurs comptables : Le livre de caisse peut contenir des inexactitudes provenant de paiements en double, de paiements manqués, de chèques perdus et même de simples erreurs humaines. La réconciliation est cruciale pour identifier et corriger ces erreurs avant qu’elles ne deviennent permanentes.
- Rectifier les erreurs bancaires : Le relevé bancaire peut contenir des erreurs telles que des pénalités indues ou des enregistrements de transactions incorrects. Si vous identifiez de telles erreurs, vous pouvez les contester et les rectifier auprès de votre banque.
- Prévention de la fraude : Cela constitue un avantage clé du rapprochement bancaire. En croisant les enregistrements, il devient simple d’identifier les transactions qui n’étaient pas censées avoir lieu. Il est plausible qu’un membre de l’équipe ou un pirate informatique ait exécuté des transactions non autorisées pour voler l’entreprise. Un rapprochement régulier permet de détecter et d'arrêter rapidement les fraudes potentielles, ce qui donne à la banque le temps d'annuler les transactions.
- Déclaration fiscale précise : Le rapprochement permet de constituer un ensemble précis de dossiers financiers en temps opportun. Le dépôt des déclarations de revenus nécessite un dossier précis, sinon vous pouvez encourir des pénalités. Le rapprochement bancaire régulier simplifie le processus de déclaration fiscale à la fin de l’exercice.
- Optimisation financière : Identifiez et économisez sur les frais injustifiés comme les découverts ou les pénalités.
Nous avons discuté des avantages de la réconciliation. Voyons comment nous pouvons rationaliser le processus à l’aide d’outils et de stratégies.
Conseils pour rapprocher efficacement les relevés bancaires
- Organisez vos dossiers financiers : Il est essentiel de maintenir un système organisé de stockage des documents financiers. Cela inclut le suivi des reçus, des factures et des relevés bancaires. Pensez à utiliser des outils ou des logiciels numériques pour numériser et catégoriser vos documents, les rendant ainsi facilement accessibles pour le rapprochement.
- Rapprochement régulier : Il est essentiel de rapprocher régulièrement vos relevés bancaires, idéalement mensuellement. Cette fréquence vous aide à détecter rapidement les écarts et garantit que les erreurs ne s’accumulent pas au fil du temps. Un rapprochement régulier améliore également votre capacité à gérer efficacement les flux de trésorerie.
- Séparer les tâches : Si possible, impliquez plusieurs personnes dans le processus de réconciliation. Cette pratique permet de réduire les risques d’erreurs et de fraude. Séparez les responsabilités entre les membres de l'équipe, telles que l'enregistrement des transactions, le rapprochement des comptes et l'approbation des écarts, afin de maintenir un système de freins et contrepoids.
- Vérifiez les différences temporelles : Soyez vigilant quant aux différences temporelles entre le moment où les transactions sont enregistrées dans vos dossiers financiers et le moment où elles apparaissent sur le relevé bancaire. Ajustez les dépôts en transit (dépôts que vous avez effectués mais que vous n’avez pas encore compensés) et les chèques en circulation (chèques que vous avez rédigés mais qui n’ont pas été encaissés par le bénéficiaire).
- Examinez attentivement les relevés bancaires : Prenez le temps d’examiner attentivement chaque poste de votre relevé bancaire. Un examen attentif peut vous aider à identifier toute divergence ou irrégularité qui pourrait nécessiter une enquête plus approfondie ou une correction. Faites attention aux dates, aux montants et aux descriptions des transactions pour garantir l'exactitude de vos dossiers.
- Vérifiez les intérêts et les frais : Examinez vos relevés bancaires pour vérifier l’exactitude des frais de service bancaire, des frais et des intérêts gagnés. Assurez-vous que tous les intérêts gagnés sont correctement crédités sur votre compte et contestez tout frais ou charges imprévus auprès de votre banque si nécessaire. Ces frais peuvent avoir un impact sur le solde de votre compte et vos dossiers financiers.
- Utiliser un logiciel de rapprochement : Pensez à utiliser un logiciel de comptabilité ou de rapprochement pour rationaliser le processus. De nombreuses solutions logicielles modernes peuvent se synchroniser automatiquement avec vos comptes bancaires, catégoriser les transactions et fournir des mises à jour en temps réel. Ces outils peuvent réduire considérablement les efforts manuels et les erreurs dans le processus de rapprochement.
Comment automatiser le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire est un processus long et comportant de nombreuses étapes manuelles. La plupart des outils d'automatisation offrent une capacité OCR qui extrait les informations pertinentes des documents. Cependant, ce n’est qu’un aspect de votre flux de travail. Vous avez besoin d'un outil pour créer un flux de travail personnalisé, automatisant la logique métier tout en s'intégrant aux outils existants.
Nanonets est une solution d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA qui simplifie et rationalise le rapprochement des comptes. Il automatise diverses étapes, réduit l’effort manuel et multiplie par 10 l’efficacité.
Automatisez vos processus de traitement hypothécaire, de souscription, de détection de fraude, de rapprochements bancaires ou de comptabilité avec un flux de travail personnalisé prêt à l'emploi.
Le workflow de rapprochement bancaire Nanonets fonctionne comme ceci :
- Importation automatisée : Les Nanonets peuvent importer automatiquement des documents tels que des relevés bancaires à partir du courrier ou via l'API bancaire.
- Extraction de données: Nanonets utilise une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) de pointe pour extraire les données pertinentes avec précision. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
- Correspondance des données : Nanonets vous permet de configurer une correspondance basée sur des règles pour identifier et rapprocher les transactions sur différents systèmes. Cela permet de garantir que toutes les transactions sont comptabilisées et qu’il n’y a aucune erreur.
- Approbation: Les Nanonets peuvent automatiser le processus de rapprochement des comptes, de la saisie des données à l'approbation. Cela peut libérer du temps pour que les comptables puissent se concentrer sur d’autres tâches.
- Référentiel centralisé: Nanonets fournit un référentiel central pour la documentation de support. Cela facilite la recherche et l’accès aux documents en cas de besoin.
Si Nanonets répond aux besoins de votre entreprise, vous pouvez nous contacter pour un devis personnalisé.
FAQ
Quelles sont les 4 étapes du rapprochement bancaire ?
Comparez les enregistrements : Faites correspondre vos dossiers financiers internes avec les transactions répertoriées sur le relevé bancaire pour identifier tout écart.
Ajuster les soldes : Tenez compte des chèques impayés, des dépôts en transit, des frais bancaires et des erreurs pour ajuster le solde de vos dossiers financiers en conséquence.
Journaliser les différences : Effectuez les écritures de journal nécessaires pour les écarts entre vos dossiers et le relevé bancaire après ajustement.
Vérifiez les totaux finaux : Examinez le solde comptable ajusté et le solde bancaire ajusté pour vous assurer qu’ils sont désormais rapprochés et identiques.
S'il existe des différences, recherchez-les et résolvez-les pour vous assurer que les enregistrements sont exacts, complets et conformes au cadre d'information financière.
Comment rapprocher un relevé bancaire ?
Pour rapprocher un relevé bancaire, comparez votre grand livre interne avec le relevé bancaire de la même période. Identifiez toutes les transactions incompatibles, telles que les dépôts en transit et les chèques en circulation. Ajustez les erreurs bancaires, les frais et les intérêts. Effectuez des écritures de journal pour ces ajustements et examinez le solde final rapproché pour confirmer que les enregistrements s'alignent.
Qu’est-ce que BRS en termes simples ?
Le relevé de rapprochement bancaire (BRS) est un document qui fait correspondre le solde de trésorerie du bilan d'une entreprise au montant correspondant sur son relevé bancaire, rapprochant les différences pour garantir que les chiffres sont exacts et cohérents. Il sert de contrôle pour vérifier que toutes les transactions ont été correctement enregistrées dans les registres de l’entreprise et de la banque.
Le rapprochement bancaire est-il débiteur ou créditeur ?
Le rapprochement bancaire en lui-même n’est ni un débit ni un crédit. Il s’agit d’un processus de comparaison des soldes et des transactions de ses registres comptables avec le relevé bancaire afin d’identifier toute divergence et d’apporter les ajustements nécessaires aux registres comptables.
Quelles sont les étapes pour rapprocher un relevé bancaire ?
Identifiez les écarts :
Comparez chaque transaction de vos documents comptables avec celles répertoriées sur le relevé bancaire pour repérer les différences.
Ajouter ou soustraire des ajustements :
Enregistrez tous les frais bancaires, les revenus d'intérêts ou les erreurs trouvées sur le relevé bancaire qui ne figurent pas encore dans vos documents comptables.
Enregistrer les impayés : Tenez compte de tous les chèques ou dépôts impayés qui n’ont pas été compensés par la banque.
Réconcilier et vérifier : Après avoir pris en compte toutes les différences, assurez-vous que le solde du relevé bancaire ajusté correspond à vos enregistrements internes rapprochés.
Comment rapprocher un relevé bancaire dans Excel ?
Utilisez Nanonets pour extraire les données de transaction de votre relevé bancaire, puis exportez-les vers Excel. Créez un modèle de rapprochement et annotez chaque colonne pour les dépôts, les retraits, les frais bancaires et les chèques. Importez les données de votre grand livre et utilisez les outils de tri et de filtrage d'Excel pour faire correspondre les transactions. Appliquez des formules pour calculer automatiquement les différences et utilisez des tableaux croisés dynamiques pour résumer les données. Ajustez les éléments impayés et vérifiez que les soldes de clôture correspondent pour terminer le processus de rapprochement.
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- La source: https://nanonets.com/blog/what-is-bank-reconciliation/
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