Qu’est-ce que la source de paiement ? Le guide S2P ultime

Republié par Platon

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Si vous exploitez un magasin de fournitures de bureau et décidez que vous devez acheter un grand nombre de cahiers pour approvisionner votre magasin, vous allez essayer de trouver les cahiers de la meilleure qualité et les plus abordables que vous puissiez acheter en gros. Vous examinerez différents fournisseurs d'ordinateurs portables, évaluerez les coûts de collaboration avec chacun, déterminerez si la qualité de leurs produits correspond à ce que vous recherchez, puis déterminerez auprès de qui acheter les ordinateurs portables.

En effectuant ces actions, vous démarrez le processus source-to-pay (S2P), que traverse toute entreprise lorsqu'elle travaille avec des fournisseurs. Maintenir des dépenses faibles tout en maintenant des flux de revenus stables est essentiel au succès de votre entreprise, et la maîtrise du processus S2P est l'un des moyens les plus efficaces de réduire les coûts de l'entreprise.

Voici quelques questions auxquelles cet article tente de répondre :

Quelle est la source de paiement ?
Quelle est la différence entre S2P et P2P ?
Quel est le processus source-to-pay ?
Comment le source-to-pay profite-t-il à votre entreprise ?

Qu'est-ce que la source de paiement ?

La source de paiement, régulièrement appelée S2P, est l'ensemble du processus de bout en bout consistant à décider si vous avez besoin d'un certain produit ou service, à trouver le meilleur fournisseur avec lequel travailler, à lancer le processus procure-to-pay, à effectuer un achat. , et réception des marchandises en question. Comme la plupart des processus commerciaux actuels, naviguer dans le processus source-paiement avec la bonne solution logicielle S2P présente de nombreux avantages. Vous remarquerez une gestion plus facile des relations avec les fournisseurs, des délais de livraison plus rapides et des modèles de tarification réduits.

Le processus source-to-pay peut sembler très transactionnel, et certaines parties le sont, mais il dépend également incroyablement des relations avec les fournisseurs, d'une stratégie intelligente et d'une amélioration constante. Si vous ou votre équipe de sourcing parvenez à faire du processus S2P une priorité, vous verrez quels avantages peuvent en découler.

S2P vs Procure to Pay

Vous vous demandez peut-être : « Quelle est la source de paiement ? Est-ce la même chose que procurer pour payer ?

S2P et P2P ne sont pas la même chose ; le processus P2P est intégré au processus S2P. En bref, le processus S2P est plus vaste ; il comprend plus d'étapes que le processus P2P. Cependant, le processus P2P est un sous-ensemble de certaines étapes du processus S2P.

Le S2P démarre au moment où un chef d’entreprise décide qu’un nouveau bien ou service est nécessaire auprès d’un fournisseur. Il passe ensuite à la recherche de fournisseurs, à l'évaluation des prix, à l'envoi de demandes d'informations, à la finalisation de la sélection des fournisseurs, à la création de bons de commande, à la réception des produits et au paiement des factures. Cela peut prendre des semaines, voire des mois, pour parcourir l’intégralité du processus de paiement de la source au paiement.

Le processus P2P, quant à lui, démarre après la sélection d’un fournisseur. L'équipe d'approvisionnement prend le relais de l'équipe d'approvisionnement et continue de travailler tout au long du processus. activités d'approvisionnement du processus S2P. Il s'agit notamment de la gestion les ordres d'achat ainsi que les demandes d'achat, suivre les délais de livraison des produits, assurer la réception des marchandises et travailler avec l'équipe des comptes créditeurs pour effectuer le paiement du fournisseur associé au facture qui correspond à la transaction.

Présentation du processus Source-to-Pay

Si votre équipe de sourcing dispose essentiellement d'une liste de contrôle de tout ce qui doit être effectué tout au long du processus source-paiement, elle est moins susceptible de manquer quoi que ce soit, d'exposer votre entreprise à des risques ou de rater une opportunité de sourcing bénéfique. Encore plus loin, la standardisation des actions source-to-pay permet de réduire davantage le gras du processus, de trouver des synergies dans votre entreprise et de mettre en œuvre un système source-to-pay qui permet l'automatisation et la rationalisation des processus. intégration des fournisseurs.

Les étapes du processus S2P sont :

Identifier les besoins de l'entreprise

Sans la nécessité d'un nouveau produit ou service, une entreprise ne pourrait tout simplement pas lancer le processus source-to-pay. N’oubliez pas qu’en affaires, il doit y avoir une demande. Dans ce cas, votre besoin en ordinateurs portables est la demande. Une fois cela établi, commencez à magasiner.

Options de fournisseur d'approvisionnement

Il existe de nombreux vendeurs d’ordinateurs portables. Trouvez-en plusieurs qui semblent prometteurs. Aimez-vous l’offre dont ils disposent ? Leur prix vous semble-t-il juste ? Vous pouvez utiliser un système source-to-pay pour vous aider à identifier les fournisseurs potentiels, suivre le processus S2P avec chacun et créer une base de données d'informations si jamais vous recommencez ce processus (ce que vous ferez !).

Sélection d'un fournisseur

Une fois que vous avez envoyé des demandes d'informations (RFI), propositions (RFP) et devis (RFQ), vous recevrez une série de réponses des fournisseurs auxquels vous les avez envoyés. Vous examinerez les réponses, déterminerez quel fournisseur correspond le mieux à vos besoins et choisirez un ou plusieurs fournisseurs avec lesquels avancer en fonction de vos besoins en matière d'approvisionnement.

Finalisation des contrats

Avec la fournisseurs sélectionnés, il est temps de prendre la plume. Vous créerez des contrats juridiquement contraignants qui décrivent le partenariat avec les fournisseurs, intégrerez le(s) fournisseur(s) dans votre système source-to-pay et impliquerez l'équipe d'approvisionnement pour terminer la section P2P du processus S2P.

Approvisionnement

Le contrat ci-dessus n’est pas la même chose qu’un bon de commande. Une fois le contrat fournisseur en place, l’équipe d’approvisionnement créera ensuite un bon de commande correspondant à ce dont vous avez besoin et l’enverra au fournisseur. Une fois que le fournisseur accepte le bon de commande, celui-ci est juridiquement contraignant pour les deux parties. Enfin, le vendeur expédiera les cahiers à votre magasin conformément au bon de commande.

Traitement de la facture fournisseur

Une fois les marchandises envoyées, vous recevrez une facture du fournisseur détaillant le montant que vous devez payer pour finaliser la transaction. Assurez-vous de passer par le correspondance à trois voies processus pour garantir que la facture correspond au bon de commande et aux articles reçus.

Finalisation du paiement

À ce stade, l’équipe des comptes créditeurs effectuera le paiement. En fonction de l'accord avec le fournisseur, ils peuvent utiliser Paiements EFT, ACH ou EDI. Logiciel d'automatisation AP est un excellent outil pour simplifier le règlement des factures.

Avantages du source-to-pay

Le processus source-to-pay existe depuis longtemps. Bien que les étapes soient restées relativement les mêmes, la manière dont elles sont réalisées a changé avec l'utilisation d'outils numériques, de logiciels P2P et de capacités d'automatisation.

Puisqu’elle est plus rationalisée que jamais, les entreprises bénéficient d’avantages infinis d’une gestion réfléchie et optimisée du source-to-pay, tels que :

L'amélioration des relations avec les fournisseurs est un merveilleux résultat du processus S2P actuel. Les étapes du processus optimisées facilitent la collaboration, et la technologie peut aider à créer des structures de transaction qui rendent tout le monde heureux.
En trouvant les meilleurs fournisseurs aux meilleurs prix, votre organisation peut économiser de l'argent. Qu'il s'agisse d'acheter en gros, de conclure un contrat de fournisseur à long terme ou de remplacer un ancien fournisseur par un nouveau, le source-to-pay vous aidera certainement à réaliser des économies au fil du temps.
Le suivi des données est beaucoup plus précis. Cela facilite les pistes d'audit, l'analyse des fournisseurs et les prévisions commerciales dans cet espace.
Au fur et à mesure que votre relation avec chaque fournisseur se poursuit, vous devrez vous assurer que le partenariat reste favorable. Le processus source-to-pay peut vous aider à suivre facilement des indicateurs spécifiques, à surveiller les performances de vos fournisseurs et à anticiper tout problème.
La collaboration interne est soutenue à chaque étape. Votre équipe d'approvisionnement doit bien travailler avec les achats et, à la fin du processus, les comptes créditeurs interviennent pour franchir la ligne d'arrivée. Cette collaboration peut briser les silos fonctionnels et illustrer les avantages de travailler ensemble à différents niveaux.

Avoir hâte de

Le système source-to-pay apporte approvisionnement, approvisionnementet la comptes à payer fonctionnent ensemble. Si chaque expert fonctionnel ne fait pas son travail, le processus s’effondrerait et mettrait en péril la santé de votre entreprise. Si vous dirigez un magasin de fournitures de bureau et que vous n'arrivez pas à approvisionner vos ordinateurs portables en raison d'une défaillance de votre équipe S2P, vous pourriez très bien faire faillite. Bien que nous examinions le processus S2P de manière globale, des opportunités d'amélioration peuvent être trouvées en approfondissant les responsabilités et les fonctionnalités de chaque fonction.

AP peut constituer la fin du processus, mais il est essentiel de garantir que les factures sont payées à temps pour respecter votre part du marché. Avec le droit Automatisation AP des logiciels comme nanonets, vous pouvez éviter les pièges courants du processus S2P. Gestion efficace des comptes fournisseurs peut aider à atténuer les défis S2P liés aux retards de paiement, à une gestion incorrecte des factures et aux relations avec les fournisseurs dans leur ensemble. Lorsque vous optimiser le processus de paiement des fournisseurs, tout le monde gagne.

La technologie fait aujourd'hui partie de l'entreprise, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez. Comment pouvez-vous intégrer la technologie dans des processus tels que S2P pour faciliter la vie de vos employés, établir de meilleurs partenariats en externe et en avoir pour votre argent ? Si vous ne savez pas par où commencer, la mise en œuvre d’un système source-to-pay est l’endroit idéal.