La comptabilité dans toute entreprise implique de traiter chaque mois les factures des fournisseurs. L'une des tâches les plus difficiles du processus comptable est la vérification de ces factures fournisseurs. L'exactitude de toutes les factures reçues par une entreprise pour des produits ou services achetés auprès d'un fournisseur doit être vérifiée avant le début du paiement. Pour cela, tous les détails de l'achat mentionnés sur la facture sont mis en correspondance avec d'autres documents dans le processus d'approvisionnement pour s'assurer que les produits/services commandés ont été livrés correctement et au prix convenu. Ce processus de vérification est appelé appariement.
Trois processus d'appariement sont couramment utilisés pour l'appariement, à savoir l'appariement à 2 voies, l'appariement à 3 voies et l'appariement à 4 voies. Voyons quels sont ces trois éléments et comment ils sont essentiels pour un processus Procure-to-Pay transparent. Nous comparerons les différences et apprendrons également à automatiser ces processus.
Processus d'approvisionnement au paiement
Avant de comprendre le processus d'appariement bidirectionnel, comprenons et examinons certains des documents essentiels associés au processus d'approvisionnement au paiement :
Bon de commande (PO), un accord juridiquement contraignant émis par l'acheteur au vendeur, informant du type de produit/service commandé et de la quantité et des prix convenus.
Facture, un document juridiquement contraignant qui est délivré par le vendeur à l'acheteur avec ou après la livraison du produit/service au client. Il contient tous les détails du fournisseur, du client, du produit/service livré, de la tarification et du mode de paiement.
La réception des marchandises est une confirmation de la réception du produit ou du service final du fournisseur.
Les grandes entreprises peuvent également avoir Chèques, qui indiquent l'intégralité du processus d'approbation - il sert de comptabilité pour les pièces justificatives telles que le bon de commande, la facture, le reçu, etc. et contient des informations sur les approbations, les numéros de dossier et d'autres informations liées à cet achat particulier.
Un flux de documents typique dans le processus d'approvisionnement au paiement peut être compris par l'exemple hypothétique simplifié suivant.
Le service informatique d'une société ABC, a besoin de 10 fauteuils de direction pivotants pour ses cadres informatiques.
- Le service informatique peut (selon la politique de l'entreprise) émettre une demande d'achat à travers la hiérarchie de gestion appropriée.
- Une demande d'achat est envoyée au service des achats (ou équivalent) de l'entreprise pour trouver les fournisseurs appropriés du produit/service.
- Une fois qu'un fournisseur est identifié, le travail préparatoire nécessaire est fait pour identifier le produit et le prix. Par exemple, XYZ, un fournisseur de mobilier de bureau, peut fournir des fauteuils de direction pivotants au prix de 250 $ par fauteuil, à livrer en cinq jours.
- Une fois le fournisseur XYZ finalisé, le bon de commande est généré par le service des achats d'ABC, mentionnant le produit et le prix convenus.
- Une copie du bon de commande est envoyée à XYZ, une est conservée par le service des achats d'ABC, une au service des comptes fournisseurs.
- Lorsque XYZ fournit les chaises, la facture du fournisseur est fournie avec ou après la livraison à ABC.
- Une entrée de marchandises est générée, indiquant que la livraison du fournisseur XYZ a été reçue par la société ABC.
C'est à ce stade que le processus d'appariement est effectué par l'équipe des comptes créditeurs d'ABC. En fonction de la taille de l'entreprise acheteuse et des politiques de l'entreprise, l'équipe AP (comptes fournisseurs) effectue une correspondance bidirectionnelle, triple ou quadruple des multiples documents pour vérifier si la description, la quantité, le coût, et les termes correspondent dans chacun d'eux. Une fois le match vérifié par l'équipe AP, le paiement est lancé.
Cette correspondance peut être une correspondance à 2, 3 ou 4 voies. Comprenons ces un et un.
Qu'est-ce que la correspondance bidirectionnelle ?
L'appariement à deux facteurs, également connu sous le nom d'appariement des bons de commande, est un processus permettant de vérifier que les détails du les bons de commande et les factures associées correspondre afin que la facture puisse être payée. En cas de divergences, le traitement de la facture est suspendu jusqu'à ce que les divergences soient rectifiées ou traitées.
La correspondance est généralement faite pour la quantité facturée et le prix facturé. Les conditions suivantes doivent être remplies :
- La quantité facturée est inférieure ou égale au montant commandé dans le bon de commande.
- Le prix facturé est inférieur ou égal au prix indiqué dans le bon de commande.
Dans l'exemple ci-dessus, supposons qu'ABC ait émis un bon de commande pour 10 chaises à un prix total réduit de 2000 200 $ (10 $/chaise) comme convenu avec XYZ. Après avoir examiné et accepté le bon de commande et livré les 2500 chaises, XYZ envoie une facture au prix initial de 250 XNUMX $ (XNUMX $/chaise). Le créateur de la facture chez XYZ n'était peut-être pas au courant de la remise offerte par le responsable marketing de XYZ au service des achats chez ABC pour l'achat en gros. Ou il pourrait s'agir d'une mauvaise pratique commerciale délibérée.
Si les détails de la facture ne sont pas comparés et mis en correspondance avec les détails du bon de commande, l'équipe AP (comptes fournisseurs) d'ABC peut payer les 500 $ supplémentaires qui avaient été annulés à l'origine.
Un processus de correspondance à double sens peut aider à détecter cette erreur avant qu'un paiement ne soit effectué. Le processus garantit que seules les factures correspondant au montant et à la quantité corrects sont payées.
L'importance de la correspondance bidirectionnelle
L'importance de la vérification des factures avant que le paiement puisse être initié ne peut être surestimée. Dans son Rapport 2020 aux Nations, l'Association of Certified Fraud Examiners a analysé les coûts et les effets de la fraude professionnelle dans 125 pays. Le rapport a montré que les organisations perdent jusqu'à 5 % de leurs revenus à cause de la fraude chaque année, ce qui représente une perte mondiale totale de 4.5 billions de dollars. Une grande partie de cette perte peut être évitée par un contrôle soigneux et méticuleux des factures et de la procédure de paiement.
Correspondance manuelle des documents dans les deux sens
Lorsque ce processus d'appariement est effectué à l'aide de processus papier et manuels hérités, il peut devenir laborieux, lourd et sujet aux erreurs. Cela est particulièrement vrai lorsque les équipes impliquées dans le flux procure-to-pay travaillent en silos.
Une enquête 2020 de Levvel Research ont montré que Manuel la saisie de données et l'inefficacité continuent d'être les points douloureux du processus des comptes fournisseurs.
La correspondance manuelle à 2 facteurs peut entraîner les problèmes suivants :
- Mauvaise coordination et timing: La progression logique des tâches est PO > Reçu > Facture > Payer. Lorsqu'il n'y a pas de coordination entre les participants du processus, une facture peut être délivrée dès que la marchandise est expédiée, mais pas encore reçue. La facture peut être rapprochée du bon de commande (correspondance bidirectionnelle) mais cela ne garantit pas que le produit livré correspond à celui qui a été commandé. Il devient difficile pour un être humain (ou un groupe d'êtres humains) de gérer ces documents qui arrivent à contre-courant.
- Erreurs de saisie et d'appariement : Tout processus répétitif manuel est sujet aux erreurs. Il peut y avoir des erreurs en termes de saisie de l'ID du document (par exemple, le numéro de bon de commande), la quantité de produit, le prix du produit, la date de livraison, etc. dans l'un des documents impliqués dans le processus Procure-to-pay. Le processus « regarder et comparer » de l'appariement manuel, en plus d'être laborieux et ardu, peut entraîner de graves erreurs telles que des dates et des valeurs manquées, dont la correction ralentirait les opérations et exposerait l'organisation à des risques de perte de productivité et d'activité. problèmes de gestion/relation client.
- Problèmes d'archivage: la paperasserie et le classement deviennent fastidieux lorsque l'appariement doit se faire manuellement, et les délais d'audit peuvent être un véritable cauchemar pour l'organisation.
- Visibilité réduite: Différents départements peuvent avoir différents systèmes de classement, qu'ils soient manuels ou numériques, et la correspondance peut devenir un problème lorsque les différents documents sont dans des formats différents et ont un contenu variable. Sans communication entre les systèmes et les départements, il y a peu ou pas de visibilité pour toutes les parties prenantes. Cela peut entraîner une mauvaise communication et des frustrations lors de la conclusion d'un accord.
Automatisation de correspondance bidirectionnelle
L'automatisation du processus de correspondance bidirectionnelle offre à une entreprise de nombreux avantages.
Un logiciel automatisant le processus de mise en correspondance effectue ces tâches :
- Création de documents numériques : Les documents physiques - bons de commande, factures, reçus de marchandises et bordereaux d'inspection doivent être lus à l'aide de la reconnaissance optique de caractères et saisis dans une base de données. Le logiciel garantit que les données structurées sont extraites de ces documents sous forme de champs plats, d'éléments de ligne et de tableaux. Cela élimine les erreurs, la consommation de ressources et les délais d'exécution lents associés à la saisie manuelle des données.
- Correspondance automatisée : Maintenant que les documents sont numériques, ils peuvent être comparés automatiquement par un ordinateur. Les conditions spécifiées dans la correspondance à 2, 3 et 4 voies sont vérifiées par le logiciel sans aucune intervention humaine.
- Flux de travail d'approbation : Le logiciel permet également à l'équipe comptable de définir des règles personnalisées pour ce qui se passe lorsque certaines conditions ne sont pas remplies par les documents impliqués dans un achat particulier. Cela se traduit par un flux de travail automatisé où les documents sont transférés instantanément aux parties prenantes concernées, éliminant ainsi toute perte de temps.
- DMS (Système de Gestion de Documents) : Le logiciel ainsi que la base de données associée agit comme un système de gestion de documents, gardant une trace de chaque achat. Cela rend la récupération des documents associés aux achats passés pratique et instantanée.
Une enquête par Recherche de niveau montre que les une approbation plus rapide des factures et augmentation de la productivité des employés sont les deux principaux avantages d'un passage à l'IA 2 voies et 3-correspondance de manière procédés.
L'automatisation du processus d'appariement bidirectionnel peut faire gagner du temps et de l'argent aux entreprises, détecter les fraudes et permettre au personnel des AP de se concentrer sur des projets de plus grande valeur. De plus, l'automatisation peut aider une organisation à bénéficier de remises pour des paiements en temps opportun et à éviter les frais de retard associés aux délais de paiement non respectés.
Nanonets pour l'automatisation de la correspondance bidirectionnelle
Nanonets met en place un système de mise en correspondance bidirectionnel activé par l'IA pour nos clients dans un processus à trois niveaux.
La première étape de tout processus d'automatisation consiste à saisir les données des bons de commande, des factures, des reçus et des journaux de livraison dans une plate-forme ou une base de données commune. Ces documents se présentent généralement sous différents formats et formes, étant donné que chacun de ces documents est émis par un service différent de l'entreprise, et une entreprise complètement différente.
Les anciens OCR numérisent simplement les données sans les catégoriser, ce qui est essentiel pour les opérations de correspondance. De plus, ces systèmes échouent avec des modèles, des types de fichiers et des mises en page complexes, nécessitant une intervention humaine fréquente pour définir des règles de modèle pour différents types de documents. Ces systèmes basés sur des règles ne s'adaptent pas bien car les entreprises continuent d'ajouter/de brasser des fournisseurs et d'écrire de nouvelles règles à chaque fois est un processus inefficace.
C'est là que les logiciels compatibles avec l'IA comme Nanonets battent les systèmes hérités.
Nanonets ' AP Automation ,software peut rendre les processus de rapprochement des factures simples, rapides et précis. Nanonets AI-OCR lit des documents semi-structurés invisibles qui ne suivent pas un modèle standard et valide les données capturées à partir du document. Le logiciel peut capturer des données à partir d'une variété de documents, y compris les bons de commande, les factures, les bons de livraison, les journaux de livraison et d'autres documents similaires couramment traités dans le processus d'achat au paiement.
Les nanonets permettent d'importer des données depuis la plate-forme de l'utilisateur et d'exporter directement les données capturées vers un flux de travail Procure-to-Pay, sans perturber le système. Nanonets a des liaisons de langage dans Shell, Ruby, Golang, Java, C# et Python. Le moteur d'IA apprend et s'améliore avec l'utilisation. Avec une interface Web intuitive, il élimine les processus manuels fastidieux et automatise les factures, les reçus et les révisions et approbations de documents. De plus, il agit comme un logiciel de gestion de documents et facilite la récupération des documents associés aux achats passés. Nos clients sont connus pour réduire le temps de traitement jusqu'à 90 % et économiser jusqu'à 50 % sur les coûts.
Nanonets comprend également des algorithmes de pointe intégrés et une infrastructure solide pour les approbations en plusieurs étapes. Le logiciel de traitement des factures Nanonets peut être intégré à d'autres systèmes tels que la base de données Mysql, QuickBooks ou Salesforce et est indépendant de la plate-forme. Il est précis et évolutif, fait gagner du temps et de l'argent à votre équipe des comptes fournisseurs et améliore la productivité.
Démo pour la correspondance bidirectionnelle automatisée
Jetez un œil à la vidéo ci-dessous montrant une démonstration simplifiée de Nanonets effectuant une correspondance bidirectionnelle automatisée. Dans cette démo :
- Les bons de commande et les factures au format PDF sont automatiquement importés par Nanonets à partir de tous les e-mails d'un compte Google.
- Nanonets effectue ensuite une correspondance bidirectionnelle avec une validation supplémentaire basée sur des règles personnalisées.
- Enfin, les données sont exportées vers le logiciel de comptabilité NetSuite Cloud.
Comprenons également la correspondance à 3 voies et la correspondance à 4 voies maintenant.
Qu'est-ce que la correspondance à 3 voies ?
La correspondance à trois est le processus de comparaison des détails dans le bon de commande, facture et entrée de marchandises pour s'assurer que toutes les données de tous ces documents sont correctes. Ceci est effectué avant le début du paiement.
Essentiellement, La correspondance à 3 voies ajoute une condition supplémentaire au processus de correspondance à 2 voies. A savoir, ces conditions doivent être remplies :
- La quantité facturée est inférieure ou égale au montant commandé dans le bon de commande
- Le prix facturé est inférieur ou égal au prix indiqué dans le bon de commande.
- La quantité entrée de marchandises est inférieure ou égale à la quantité facturée.
Considérez le cas ci-dessus. Les chaises sont livrées à ABC par XYZ, accompagnées d'un bon de livraison ou d'une entrée de marchandises.
- Le bon de commande d'ABC est pour 10 chaises au tarif de 200 $/chaise, pour un total de 2000 XNUMX $.
- La facture de XYZ répertorie également 10 chaises à 200 $ chacune (total de 2000 XNUMX $),
- L'entrée de marchandises, cependant, montre 8 chaises à 250 $ chacune. Le montant est le même – 2000 XNUMX $, mais les détails sont différents et moins de chaises que celles commandées sont livrées pour le même prix.
La personne qui a reçu le produit et l'entrée de marchandises peut ne pas savoir combien de chaises ont été commandées et pour combien. Ils peuvent signer l'entrée de marchandises. Un AP moins que diligent peut payer la facture d'un envoi sous-livraison. Si le fournisseur d'accès correspond à la facture et au bon de commande avec le reçu de livraison, il détecte l'écart et trie le problème avant le paiement.
Un processus de correspondance à trois voies plus approfondi pourrait également inclure les points de contrôle facultatifs suivants :
- L'exactitude et l'exhaustivité du bon de commande. Le bon de commande manque-t-il d'informations telles que le prix, la quantité ou les coordonnées du fournisseur ?
- Le nombre d'articles mentionné dans l'entrée de marchandises est-il le même que celui mentionné dans le bon de commande ?
- Les conditions de paiement mentionnées sur la facture sont-elles les mêmes que celles fournies sur le reçu ? Par exemple, y a-t-il un crédit ? Un rabais? Un report ?
Découvrez les nanonets en action effectuant une correspondance à 3 voies dans la vidéo ci-dessous. Les factures sont comparées aux bons de commande et aux bons de livraison, et toute incohérence de données entre ces documents est signalée.
Qu'est-ce que la correspondance à 4 voies ?
L'appariement à quatre voies implique l'appariement de factures, bons de commande, reçus de marchandises et bons de contrôle. Les bordereaux d'inspection sont des documents qui attestent que la livraison a été acceptée après inspection.
Essentiellement, 4La correspondance à 3 voies ajoute une condition supplémentaire au processus de correspondance à XNUMX voies. A savoir, ces conditions doivent être remplies :
- La quantité facturée est inférieure ou égale au montant commandé dans le bon de commande
- Le prix facturé est inférieur ou égal au prix indiqué dans le bon de commande.
- La quantité entrée de marchandises est inférieure ou égale à la quantité facturée.
- La quantité du bon de contrôle est inférieure ou égale à la quantité facturée.
Dans une correspondance à trois, on suppose que la quantité de marchandises mentionnée dans le reçu est la même que le nombre d'articles livrés. Par exemple, dans l'exemple spécifique ci-dessus, le reçu mentionne 8 chaises, et il est supposé que seulement 8 chaises ont été livrées. Ce n'est peut-être pas le cas. 10 chaises peuvent avoir été livrées, mais le reçu peut ne montrer que 8 chaises. Sans inspecter les produits livrés, une triple correspondance amènerait ABC à demander à XYZ de livrer deux autres produits, et de renégocier le prix, et ainsi de suite. XYZ, a peut-être livré 10 articles et a fait une erreur dans le seul reçu. Le tout devient un cauchemar dans la relation client-fournisseur.
Un AP diligent effectuerait une correspondance à quatre voies et vérifierait que la qualité, la quantité et le prix des biens/services livrés correspondent à ceux du bon de commande, de la facture et du récépissé de livraison et n'initierait alors que le paiement de la facture.
Si vous êtes intéressé par une démonstration personnalisée de correspondance automatisée à 2, 3 ou 4 voies en fonction de votre propre cas d'utilisation, vous pouvez planifier un appel avec nous en utilisant le lien ci-dessous.
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