Si vous dirigez une garderie, vous finirez probablement par utiliser beaucoup de lingettes pour bébé. Essentielles pour prendre soin des bébés et des jeunes tout-petits, les lingettes pour bébé doivent être réapprovisionnées régulièrement afin de garantir que votre garderie en ait toujours sous la main. Si les lingettes pour bébé viennent à manquer, les bébés recevront des soins de qualité inférieure et les membres du personnel auront le sentiment de manquer du soutien nécessaire pour faire leur travail au mieux de leurs capacités.
Avec un peu de prévoyance administrative, il est facile d’éviter une dynamique comme celle ci-dessus, surtout lorsqu’il s’agit de bons de commande généraux. Un bon de commande global est le moyen le plus simple d’obtenir des fournitures professionnelles récurrentes selon un calendrier défini. Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, l'optimisation de la dynamique de paiement des fournisseurs et des partenariats en général aura un impact sur le succès de votre organisation.
Les restaurants peuvent s'appuyer sur des bons de commande généraux pour conserver les serviettes et les sachets de sucre en stock, tandis que les entreprises centrées sur les bureaux utilisent souvent des bons de commande généraux pour remplir le placard à fournitures. Chaque fois que des biens ou des services sont nécessaires régulièrement, envisagez de travailler avec vos fournisseurs pour créer un bon de commande global. Nous vous montrerons comment les utiliser, illustrerons les meilleurs cas d'utilisation des bons de commande généraux et mettrons même en évidence certains des avantages et des inconvénients de l'approche du processus d'achat par ici.
Qu'est-ce qu'un bon de commande global ?
Si un acheteur reçoit des biens ou des services sur une base régulière, un bon de commande global peut être utilisé pour couvrir toutes les transactions distinctes dans le cadre d'un seul bon de commande. Bien qu'il agisse de la même manière qu'un ordre de réquisition au début, une fois qu'un vendeur accepte un bon de commande global, celui-ci devient un contrat à long terme entre un acheteur et un vendeur. Un bon de commande global fixe le prix d'achat et les détails de livraison pour une durée déterminée.
Pour un prestataire de services de garde qui achète des lingettes, un bon de commande global avec le fournisseur de lingettes peut préciser que chaque semaine, une nouvelle boîte de lingettes sera livrée au prix de 250 $. Un bon de commande global détaille les articles achetés, la quantité fournie à chaque intervalle, les prix associés, les délais de livraison, etc. Maintenant que « Qu'est-ce qu'un bon de commande global ? » a une réponse claire, nous pouvons jeter un œil à tout ce qui est inclus sur ces types de bons de commande :
- Durée de l'accord
- Quantité et prix des produits
- Coordonnées du vendeur
- Informations de facturation du client
- Détails de livraison (délais, lieu, etc.)
- Conditions d'annulation
Que vous soyez du côté acheteur ou vendeur d’un bon de commande global, il est préférable de limiter sa validité à un an ou moins. Si la relation commerciale se poursuit l’année suivante, un nouveau bon de commande global peut être créé. Cette simple considération permet de protéger les deux parties des risques associés aux fluctuations de prix ou à l’évolution des besoins de l’entreprise.
Enfin, gardez à l’esprit qu’un bon de commande global est un type du bon de commande. UN bon de commande fait référence à un contrat d’achat entre un acheteur et un vendeur. Les bons de commande peuvent concerner des achats ponctuels, et ils le sont souvent, mais ce qui distingue un bon de commande global est sa capacité à être utilisé plusieurs fois au cours d'une période donnée.
Quand utiliser un bon de commande global ?
Les bons de commande généraux sont un excellent outil pour simplifier les relations avec les fournisseurs, mais ils ne sont pas destinés à toutes les situations. En général, les bons de commande sont utilisés lorsqu'un client ou une entité acheteuse cherche à acheter des biens ou des services auprès d'un vendeur ou d'un fournisseur. Si une quantité uniforme des biens ou des services en question est nécessaire sur une base régulière – par exemple hebdomadaire ou mensuelle – des bons de commande généraux peuvent et doivent être utilisés.
Tant que le coût unitaire ne devrait pas trop fluctuer pendant la période de validité d'un bon de commande global, cette approche profite bien aux vendeurs et aux acheteurs. Les bons de commande généraux donnent aux fournisseurs la possibilité d'anticiper une partie des commandes à venir, de garantir que les niveaux de stocks sont suffisamment élevés pour couvrir les commandes récurrentes et de comptabiliser régulièrement les paiements entrants des clients.
Du côté de l'acheteur, les bons de commande généraux sont plus faciles à suivre car ils ont un seul numéro de bon de commande associé à toutes les commandes de biens ou de services répertoriés sur le bon de commande. Cette simplification des processus ne semble peut-être pas avoir un impact massif sur la productivité de l'entreprise, mais dans l'environnement commercial en évolution rapide qui existe aujourd'hui, chaque seconde compte.
Disons qu'un employé de bureau a besoin d'un nouveau jeu de stylos et d'un nouveau cahier. Dans ce cas, puisqu'il s'agit simplement d'une commande ponctuelle, un ordre de réquisition est plus approprié qu’un bon de commande général. Cependant, dans une autre situation, le même employé de bureau peut être chargé de conserver les collations de bureau dans la salle de repos. Étant donné que les gens préfèrent que les mêmes collations soient disponibles à tout moment, cet employé doit coordonner un bon de commande global avec le fournisseur de collations pour ces articles spécifiques.
Avantages des bons de commande généraux
Dans le processus d'approvisionnement, un bon de commande global joue un rôle unique ; cela crée un accord commercial durable dans lequel l'acheteur est assuré d'un flux constant de fournitures pendant une certaine période et le vendeur est assuré d'un certain montant de revenus provenant de la commande. Bien que les bons de commande généraux ne soient pas destinés à tous les scénarios d'achat B2B, lorsqu'ils sont utilisés, ils apportent de nombreux avantages :
Productivité
Chaque bon de commande prend du temps à créer, à remplir et à envoyer avant qu'une commande ne soit en cours. Ce temps passé – des deux côtés de l’achat – s’accumule rapidement. Au lieu d'exiger que l'équipe commerciale et l'équipe d'approvisionnement de deux organisations différentes passent du temps à créer un nouveau bon de commande pour chaque commande, les bons de commande généraux ne doivent être créés qu'une seule fois, puis ils restent valables aussi longtemps qu'ils sont valides.
Des économies
L’optimisation de la gestion des fournisseurs permet de gagner du temps, et en entreprise, le temps, c’est de l’argent. Moins de temps passé intégration des fournisseurs, faisant correspondre les bons de commande à factures, et le suivi des commandes en cours peut créer une opportunité pour vos employés d'investir du temps dans d'autres domaines. De plus, les bons de commande généraux sont souvent utilisés pour les commandes groupées, ce qui peut entraîner des remises ou de meilleures conditions d'achat.
Structures de prix fixes
Étant donné qu'un bon de commande global utilise un prix fixe pour la quantité de biens ou de services achetés, il est plus facile pour les équipes comptables de suivre les implications financières de chaque transaction. Les experts en comptes clients savent qu'il faut rechercher un paiement du même montant chaque mois et les équipes AP qui aident à réaliser l'achat peuvent mieux anticiper les sorties de fonds dans un délai spécifique. cycle comptable.
Approvisionnement optimisé
Avec les bons de commande généraux, la gestion des stocks est simplifiée et le processus d'approvisionnement devient plus uniforme et plus facile à anticiper. Améliorer le processus d’approvisionnement, même modestement, peut avoir un impact très important sur votre entreprise.
Processus de paiement simplifié
S'il n'y a qu'un seul bon de commande à vérifier, les équipes chargées des comptes créditeurs peuvent être plus rapides lors de l'examen, de l'approbation et du payer les factures associé au bon de commande global.
Inconvénients des bons de commande annulés
En affaires, la seule constante est le changement, et parfois, avec un document stagnant comme un bon de commande global, les changements peuvent être difficiles à adapter. Si vous envisagez d'utiliser des bons de commande généraux, vous avez besoin d'une visibilité sur les défis qui pourraient apparaître au premier plan.
Changements du marché
Le prix fixe, qui peut fonctionner pour vous dans certaines situations, est un peu un pari lorsqu'il s'agit de bons de commande généraux. Disons que la garderie obtient des lingettes pour 250 $ par semaine, mais qu'un changement majeur du marché se produit 4 mois après le début du bon de commande global d'un an, faisant grimper le coût des lingettes jusqu'à 1 $. Le vendeur perdrait alors 350 $ pour chaque transaction restante. D’un autre côté, si les prix baissent, l’acheteur se retrouve obligé d’acheter le produit à un prix gonflé pour le reste de l’année.
Exigez la précision
Parfois, les besoins de votre entreprise changent également. Si vous avez mis en place des bons de commande généraux actifs, il pourrait être difficile de répondre aux besoins de votre entreprise. Si vous avez réellement besoin de moins de lingettes pour bébé pour votre garderie, vous achetez en excès et gaspillez de l'argent.
audit Trail
Pendant source de paiement Dans le cadre des processus Procure-to-Pay, les équipes d'approvisionnement travaillent avec diligence pour garantir que les marchandises entrantes respectent les paramètres pré-approuvés d'un bon de commande global. Si quelque chose est mal enregistré sur le bon de commande, ou si les chiffres sont mélangés dans votre système, il est possible qu'un bon de commande global entraîne des problèmes d'audit.
Comment la technologie entre en jeu
Nous savons tous que la gestion des achats est impossible sans la contribution et le travail acharné des équipes commerciales, des professionnels des achats, des experts en comptabilité fournisseurs et des services AR. Ces types d'employés joueront toujours un rôle crucial dans la relation fournisseur/acheteur, mais dans le paysage actuel, la technologie peut faire beaucoup pour leur faciliter la vie.
Un logiciel d'automatisation AP comme nanonets, jumelé avec logiciel de traitement de factures et un solide ERP de fabrication peut simplifier et automatiser le suivi des stocks, workflows d'approbation, suivi des commandes, correspondance à trois. Ces outils peuvent même permettre des paiements électroniques tels que ACH ou Paiements EDI.
Les bons de commande généraux ne mènent nulle part, mais avec la bonne solution logicielle, les avantages qui leur sont associés sont amplifiés et les inconvénients sont atténués. Alors que nous continuons à affiner le processus d’approvisionnement grâce à la technologie, il est indispensable d’incorporer des bons de commande généraux.
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