Guide ultime de l'automatisation des processus robotiques (RPA)

Horodatage: 27 juin 2022 9:31
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Guide ultime de l'automatisation des processus robotiques (RPA)

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Les humains se sont toujours efforcés de devenir meilleurs dans ce qu'ils font. La remise en question du statu quo est la norme. Comment? Eh bien, nous sommes passés du branchement de câbles pour établir des connexions téléphoniques à l'utilisation de satellites pour transférer nos messages, n'est-ce pas ?

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Et nous continuerons à le faire.

Les humains aiment être productifs, être meilleurs, plus rapides et plus précis dans les tâches que nous effectuons.

Et nous sommes déjà à l'étape suivante. Automatisation.

Nous avons commencé à utiliser l'automatisation dans notre vie quotidienne, de l'utilisation de formules Excel pour effectuer des calculs à l'utilisation d'Alexa pour livrer tout ce que nous voulons. Mais c'est un peu plus complexe que cela. Vous voulez savoir comment les entreprises utilisent l'automatisation à grande échelle pour nous simplifier la vie ? Plonger!  

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Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques?

L'automatisation robotique des processus est composée de trois termes

  • Robotique
  • Processus
  • Automation

En termes simples, nous pouvons dire que l'automatisation des processus robotiques utilise des robots pour automatiser divers processus. C'est vrai.

L'automatisation robotique des processus consiste à utiliser un logiciel pour capturer des données à partir de documents, normaliser les données pour effectuer des analyses, déclencher des actions basées sur des informations dérivées et automatiser les processus manuels avec une efficacité, une précision et des coûts réduits.

RPA automatise toutes les tâches que vous considérez comme monotones, fastidieuses et manuelles. Ce faisant, l'automatisation robotique des processus amplifie votre main-d'œuvre et libère vos employés des tâches manuelles, et leur permet de se concentrer sur les tâches qui nécessitent une intervention et des informations humaines.

Encore confus? Prenons un exemple.

Qu'est-ce que l'exemple d'automatisation de processus robotique ?

Prenons l'exemple du traitement des factures. Les étapes du traitement des factures comprennent : la réception d'une facture, la numérisation et le téléchargement de la facture, l'extraction des valeurs de consommation et la comptabilisation des valeurs de consommation. (Eh bien, il a beaucoup plus que cela, mais considérons cela comme un exemple simple !)

Dans le traitement manuel, vous auriez besoin d'un employé à temps plein pour gérer un aspect de ce cycle complet. Chaque employé fait sa part individuellement et envoie le résultat. Étant donné que le processus est entièrement humain, il est sujet aux erreurs, aux révisions multiples, à la saisie manuelle des données, aux calculs manuels et à un long temps de traitement.

Considérez le deuxième scénario, où une fois que le comptable reçoit une facture papier, il la transmet au logiciel. Le logiciel OCR intégré au logiciel numérise et télécharge la facture dans le système. Le logiciel de traitement intelligent des documents extraira ensuite les données pertinentes de la facture et assurera leurs multiples vérifications pour maintenir la qualité des données. Après cela, les données sont stockées dans les systèmes ERP. Ce processus réduit le temps de traitement, améliore l'efficacité et libère le temps des autres employés pour se concentrer sur l'analyse des données extraites et la mise en œuvre de stratégies.

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L'adoption de la RPA est en augmentation dans tous les secteurs et pour de multiples cas d'utilisation. Examinons l'état de l'adoption de l'automatisation des processus robotiques en examinant diverses statistiques.

Investissement dans Automatisation des processus robotiques la technologie se développe

Les organisations du monde entier se concentrent sur l'automatisation des processus robotiques pour atteindre leurs objectifs de réduction des coûts, comme l'a mentionné HfS Research avec KPMG.

81 % des entreprises investissent dans la technologie d'automatisation des processus robotiques pour atteindre leurs objectifs d'économies financières.

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Le chiffre d'affaires mondial des logiciels RPA est en hausse !

Le chiffre d'affaires mondial du logiciel d'automatisation des processus robotiques augmente continuellement. Le chiffre d'affaires du logiciel RPA devrait atteindre 1.89 milliard de dollars avec un taux de croissance de 19.53 %.

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Prévisions de la taille du marché RPA

  • La taille du marché mondial de l'automatisation des processus robotiques est déjà évaluée à 1.40 milliard de dollars en 2019 et devrait atteindre 11 milliards de dollars d'ici 2027, avec une croissance à un TCAC de 34 % de 2020 à 2027 (Grand View Research).
  • D'ici 2025, le marché de la robotique collaborative devrait atteindre 12 milliards de dollars (MarketsAndMarkets)
  • Selon Fortune Business Insights, la taille du marché mondial de l'automatisation des processus robotiques devrait atteindre USD 7.64 milliards en 2028, à un TCAC de 25.0 % au cours de la période de prévision. (Intégrer le code)
  • Les taux d'adoption de la RPA augmentent de 12 % en 2019 à 20 % en 2021, comme l'indique Computer Economics 2020.
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  • L'industrie de l'automatisation robotique des processus générera un total d'environ 22.5 milliards de dollars d'ici 2025 selon l'image Forrester suivante.
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L'adoption de la RPA est en hausse

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Plus de 78 % des entreprises mettent déjà en œuvre la RPA dans leurs processus, tandis que 16 % supplémentaires prévoient de mettre en œuvre la RPA dans les 3 prochaines années.

L'automatisation robotique des processus est utilisée dans toutes les industries.

L'adoption de la RPA est en augmentation dans différentes fonctions. La RPA pour la finance augmentera d'environ 12.7 fois son taux d'adoption actuel au cours des 2 à 3 prochaines années. La RPA pour les RH augmentera de plus de 3.7 fois, la RPA dans les achats augmentera de 4.3 fois sa taille actuelle tandis que le GBS augmentera de 5.2 fois au cours des 2 à 3 prochaines années.

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Selon HfS Research, la maturité de l'automatisation des processus robotiques dans diverses fonctions est mentionnée ci-dessous :

  • Assurance – 38 %
  • Commerce de détail - 36%
  • Énergie – 30 %
  • Santé - 30%
  • Fabrication – 28 %
  • Services bancaires et financiers – 24 %
  • Santé - 22%

Quels sont les avantages de la mise en œuvre de l'automatisation robotique des processus ?

Les avantages de l'automatisation robotisée des processus vont au-delà des économies d'argent. Il existe plusieurs façons dont l'automatisation des processus robotiques contribue à la croissance de l'organisation. Jetons un coup d'œil aux avantages de la mise en œuvre de l'automatisation des processus robotiques.

Réduction de la charge des employés

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L'automatisation robotique des processus prend en charge toutes les tâches de saisie manuelle des données afin que vos employés aient plus de temps pour se concentrer sur la partie stratégique de leurs rôles. Prenant le temps de saisir des données fastidieuses, les employés se concentrent sur la fourniture de meilleurs services à leurs clients.

Un exemple où la RPA a aidé à réduire la charge de travail : dans le secteur de la santé, les médecins dépensent plus de 66% de leur temps à faire de la paperasse manuelle ! L'utilisation de l'automatisation robotique des processus pour automatiser les processus documentaires libérera du temps pour les médecins et ils pourront traiter plus de patients à long terme.

Améliorer l'efficacité globale

L'automatisation des processus robotiques peut créer des bots ou des workflows automatisés qui fonctionnent 24h/7 et XNUMXj/XNUMX. Cela permet aux organisations d'être disponibles XNUMX heures sur XNUMX pour leurs clients. De plus, l'utilisation de Robotic Process Automation réduit le coût de service d'un client, améliore le délai d'exécution et réduit les erreurs humaines. C'est un gagnant-gagnant pour toutes les personnes impliquées!

Un bot RPA peut déplacer jusqu'à 30x travail effectué par un employé humain!

Cohérence des données améliorée

Avec l'automatisation robotique des processus, chaque ensemble de données est soumis au même ensemble de règles et de techniques de normalisation. La décision est entièrement basée sur des règles et il n'y a aucune ambiguïté impliquée. Les données de sortie RPA sont donc rationalisées, cohérentes et standardisées.

Améliorer les journaux de données

Les audits ne sont pas rares. Les entreprises doivent conserver plusieurs journaux pour l'audit. Robotic Process Automation peut aider les entreprises à conserver des journaux de données, y compris chaque modification apportée au document, aux processus ou à toute autre règle.

Réduction des erreurs

Les processus manuels sont sujets aux erreurs. L'automatisation des processus robotiques réduit les taux d'erreur de tout processus manuel.

Des logiciels comme Nanonets peuvent extraire des informations de documents avec une précision de 95 %.

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Économise du temps

Il n'est pas surprenant que l'automatisation des processus manuels permette de gagner du temps. La RPA peut accélérer les processus manuels de 20 fois !

Améliorez l'expérience client

Les clients détestent attendre. La RPA peut réduire le temps nécessaire pour effectuer des tâches manuelles. Grâce à la RPA, les entreprises peuvent répondre à leurs clients rapidement et efficacement. Cela réduit le taux de désabonnement des clients et améliore la satisfaction des clients.

Meilleure conformité et sécurité des données

Les bots RPA peuvent être utilisés pour rationaliser, optimiser et standardiser tous les processus fragmentés. L'automatisation robotique des processus contribue à améliorer la cohérence des processus tout en garantissant la conformité. Les bots RPA peuvent vérifier toutes les règles que les organisations doivent suivre, maintenir des journaux de données pertinents et empêcher les fuites de données. Le logiciel RPA est également conçu pour être sécurisé et respecter plusieurs exigences de sécurité telles que GDPR, ISO, SOC2, etc.

Contrôle et expertise améliorés

Grâce aux options internes d'automatisation des processus robotiques, les organisations peuvent avoir un contrôle accru sur leurs données et leurs processus. Avec plus de temps libre, les employés se concentrent également sur les domaines à fort impact et développent l'expertise nécessaire à la croissance de l'entreprise.

Avantage concurrentiel supplémentaire

La RPA peut fournir un retour sur investissement élevé en peu de temps. Considérez les nanonets. Les nanonets peuvent fournir un retour sur investissement de 3 à 4 fois sur une période de 3 à 5 mois ! C'est rapide.

De plus, avec Robotic Process Automation, votre entreprise peut servir vos clients à moindre coût, avec une efficacité élevée et des délais d'exécution améliorés. Avec RPA, vous pouvez rationaliser tous les processus et ainsi obtenir un avantage concurrentiel sur vos concurrents.

Quels sont les obstacles à la mise en œuvre de l'automatisation robotique des processus dans les organisations ?

L'étude de Deloitte a identifié les principaux obstacles à l'évolution de l'automatisation intelligente dans les organisations. Cela nous donne une idée des obstacles à la mise en œuvre de la RPA dans les organisations.

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Nous discuterons de ce qui précède et de quelques autres défis liés à la mise en œuvre de la RPA dans une organisation. En tant que leader, vous devez être conscient de tout ce qui pourrait mal tourner avec la mise en œuvre de nouvelles technologies. Sans une mise en œuvre correcte, vous ne verriez jamais les avantages de la technologie sous-jacente. Plongeons en profondeur dans les défis de la RPA dans les organisations :

Fragmentation des processus

Essayer d'automatiser des processus qui n'ont pas un flux complet ou qui sont fragmentés peut entraîner une augmentation des erreurs. Par exemple, vous essayez d'automatiser le traitement des factures avec RPA. Mais votre processus a deux sous-traitants qui ne peuvent pas être pris en compte dans l'automatisation du processus. Essayer d'automatiser ce processus ne sera pas fructueux. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le processus peut être fragmenté. Par conséquent, les organisations doivent s'assurer que leurs processus sont suffisamment matures pour être automatisés.

Seulement 38 % des organisations ont des définitions, des normes et une gestion de processus matures [Deloitte]

Les statistiques ci-dessus rendent difficile l'adoption de l'automatisation de bout en bout des processus. Par conséquent, avant même de démarrer des projets RPA, les entreprises doivent identifier les bons processus à automatiser.

Manque de support informatique

Les équipes informatiques sont toujours débordées et surmenées. C'est l'équipe qui devrait diriger tous les projets d'automatisation dans l'ensemble de l'organisation. Même lorsqu'ils sont favorables, ils peuvent ne pas être entièrement équipés pour effectuer une mise en œuvre RPA à grande échelle, comme le montrent les éléments suivants :

37 % des organisations ont déclaré disposer de normes appropriées contrôlées par un centre d'excellence en automatisation intelligente [Deloitte]

Résistance des employés

"Les gens ont peur de ce qu'ils ne comprennent pas"

Lorsque vous mentionnez l'automatisation, la première pensée dans la tête de votre employé pourrait être la « sécurité de l'emploi ». En étant transparent sur la portée, les objectifs et la vision du projet, vous pouvez atténuer la peur. Inclure les employés à chaque étape du projet pour réduire la peur de perdre leur emploi et accélérer la mise en œuvre.

Absence d'objectif et de vision clairs

L'automatisation juste pour l'automatisation ne donnera pas de résultats. Cela pourrait en fait compliquer les choses au-delà de toute réparation. Afin de tirer parti des avantages de l'automatisation RPA, les organisations doivent avoir une idée claire des éléments suivants :

  • Quels processus automatiser ?
  • Quels outils utiliser?
  • Quels indicateurs suivre ?
  • Comment communiquer les projets RPA aux collaborateurs ?
  • Quels sont les coûts et les avantages de la mise en œuvre de la RPA à long terme ?

Coûts de mise en œuvre de nouvelles technologies

Le coût est un obstacle majeur lors de l'introduction de nouvelles technologies dans l'organisation. Mais cela pourrait être facilement résolu par une analyse détaillée des coûts-avantages. Les avantages de l'automatisation robotique des processus peuvent être quantifiés pour de meilleures idées.

Soutien à la direction et à la direction

On pourrait penser qu'avec une analyse approfondie des coûts-avantages, vous auriez l'adhésion de la direction. Vous vous trompez. La plupart des cadres ont tendance à porter une attention particulière au sentiment des employés et, par conséquent, il devient difficile d'obtenir l'adhésion des cadres. En outre, ils pourraient penser que la RPA n'est qu'une mode et qu'elle n'est pas si pertinente pour leur entreprise, car ils ont vu de nombreuses modes aller et venir.

Mais avec l'adoption généralisée par les leaders technologiques, cela change lentement, comme le montre la figure ci-dessous. L'étude de Deloitte montre que si la C-Suite et les responsables fonctionnels soutiennent la stratégie d'automatisation intelligente, la plupart des effectifs et des équipes de gestion des risques sont opposés à l'idée de l'automatisation RPA.  

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Quels sont les différents cas d'utilisation de la RPA dans différents secteurs ?

La RPA est utilisée dans tous les secteurs pour de multiples cas d'utilisation. Discutons en détail des cas d'utilisation de la RPA.

Automatisation robotique des processus dans l'assurance, la banque et la finance

Enregistrement des réclamations

Le traitement des réclamations nécessite la collecte de grandes quantités de données provenant de nombreuses sources. Les systèmes de réclamations actuels sont rigides et manquent de fonctionnalités, ce qui entraîne un traitement humain intensif.

La RPA peut réduire l'intervention humaine dans l'enregistrement des réclamations d'assurance. Les détails des clients sont validés par rapport aux détails de la politique interne, les clients sont informés des numéros de réclamation et les demandes sont transmises aux équipes d'enquête appropriées.

En intégrant RPA pour le traitement des documents de réclamation, les compagnies d'assurance peuvent économiser jusqu'à $ 14k par an dans le processus.

Lire la suite: Automatisation des factures

Détection de fraude

En matière de prévention de la fraude, l'automatisation robotique des processus (RPA) peut être d'une grande aide.

Les compagnies d'assurance américaines perdent environ 40 milliard de dollars un an aux escrocs.

Considérant que de nombreuses organisations s'appuient encore sur des systèmes basés sur des règles obsolètes incapables d'identifier des stratagèmes de fraude sophistiqués, les chiffres semblent compréhensibles. En plus de cela, les systèmes de détection de fraude alimentés par l'IA contribuent à accroître la précision des jugements des analystes humains en leur fournissant des données pertinentes à prendre en compte.

Lire la suite: Comment prévenir la fraude fournisseur ?

Souscription

La souscription est un autre domaine de l'assurance qui peut bénéficier de l'automatisation. Cela implique d'obtenir et d'analyser des données à partir d'un éventail de sources.

Les assureurs sont chargés d'évaluer et d'analyser les risques associés à l'assurance des personnes et de leurs biens. Les historiques des personnes assurables et des actifs sont recueillis dans le cadre de la procédure de souscription.

Prix

Plusieurs entreprises peuvent proposer vos articles à un prix inférieur (un prix théoriquement impossible à égaler) dans le but d'augmenter les ventes. Les robots d'assurance RPA collectent et regroupent les données de tarification pour voir si vos produits sont proposés en ligne de manière contraire à l'éthique ou pour un prix inférieur au PDSF que vous avez établi.

L'évaluation, la cotation, la liaison, l'émission, le renouvellement et l'approbation sont tous des aspects de l'administration des polices d'assurance. Grâce à la RPA, des tâches telles que le contrôle du crédit, la conformité fiscale et les règlements réglementaires peuvent être automatisées. L'ensemble de la procédure est considérablement accéléré grâce à RPA, qui navigue entre diverses applications et permet de gagner un temps considérable.

Analyse des processus et des affaires

Les prestataires de services d'assurance doivent s'efforcer d'offrir à leurs consommateurs le meilleur service possible.

Il est difficile pour les agents d'assurance de suivre ou de mesurer l'efficacité opérationnelle et de trouver des domaines à améliorer en raison de la quantité considérable d'activités opérationnelles et consommatrices de papier.

Lorsque la RPA est utilisée sur le lieu de travail, les tâches peuvent être facilement exécutées et suivies avec une plus grande efficacité. L'utilisation de RPA en audit trails contribue à assurer la conformité réglementaire, ce qui contribue à son tour à l'optimisation du flux de travail global. Avec une approche centrée sur le client, la RPA augmente les temps de réponse des clients et rationalise les procédures de l'entreprise.

Lire la suite: Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

Vente et de distribution

La vente et la distribution dans le domaine de l'assurance peuvent être facilitées grâce à la RPA. Il est possible d'automatiser et de configurer diverses activités, de la création de tableaux de bord des ventes à l'envoi de notifications aux agents.

Finances et comptes

Avec la RPA dans les robots d'assurance, les tâches répétitives telles que copier et coller, remplir des formulaires et envoyer des notifications peuvent être effectuées avec une intervention humaine minimale. Les avantages supplémentaires incluent la réduction de l'empreinte de la police d'assurance et des transactions financières, ainsi que des alertes pour les réclamations douteuses.

Lire la suite: RPA dans le secteur bancaire, RPA en assurance & RPA dans la finance

RPA dans les cas d'utilisation de la santé

Planification des patients

Les patients peuvent prendre rendez-vous sans interaction avec le personnel médical grâce à la technologie Robotic Process Automation. En plus de réduire le besoin d'allocation de ressources pour la réservation, cette application peut renforcer la relation client en permettant aux patients de planifier des rendez-vous plus rapidement.

Gestion des réclamations

La complexité de ce processus a créé une industrie des services de traitement des réclamations médicales qui vaut maintenant environ 4.6 milliard de dollars.

Les solutions de gestion des réclamations basées sur la RPA peuvent réduire la probabilité d'erreurs humaines lors du processus de facturation médicale. C'est avantageux pour les fournisseurs de soins de santé.

Conformité aux exigences réglementaires

Les prestataires de soins de santé peuvent suivre et enregistrer chaque étape du flux de travail dans des fichiers journaux organisés à l'aide de l'automatisation des processus robotiques, permettant à l'organisation de se conformer aux processus d'audit. De plus, comme les bots effectueront ces opérations, l'automatisation robotique des processus a le potentiel d'augmenter la confidentialité des données.

Saisie, migration et extraction de données

Le secteur de la santé dépend fortement des dossiers papier, car la plupart des entreprises de soins de santé ont des divisions qui dépendent de manière significative de la documentation papier.

Étant donné qu'une partie de sa dépendance repose sur les documents papier, le secteur de la santé est une excellente cible pour la transformation numérique. L'automatisation de l'obtention de données à partir d'anciens systèmes et de leur transfert dans des systèmes numériques est possible grâce aux robots RPA.

RPA dans les télécommunications

L'automatisation des processus robotiques peut aider les télécommunications à lutter contre de nombreux problèmes tels que le flux de données inadéquat, la réduction des performances, les exigences fluctuantes et la compétitivité galopante. Voyons comment la RPA peut aider à optimiser les télécommunications

Évolutivité améliorée

Les opérateurs de télécommunications ont besoin d'une main-d'œuvre fluctuante. Les bots logiciels RPA peuvent aider les opérateurs de télécommunications à répliquer les flux de travail à n'importe quel endroit et à augmenter ou réduire la charge de travail en fonction des besoins sans aucun coût supplémentaire.

Qualité de Données Améliorée

Les opérateurs de télécommunications ont beaucoup de données provenant de plusieurs sources. Les bots RPA peuvent surveiller et optimiser le flux de données et au lieu de les stocker dans un silo, la RPA dans les télécommunications peut aider à créer une base de données standardisée pour tout le monde. Cela supprime les silos de données et améliore le flux de données de la base de données vers l'employé requis.

Des économies

Les télécommunications sont un marché hautement concurrentiel. Avec de nombreux concurrents et des offres presque identiques, les organisations peuvent utiliser l'automatisation des processus robotisés pour éliminer les processus manuels, réduire les besoins en ETP et améliorer la productivité. En automatisant les tâches subalternes de front et de back-office, les organisations peuvent minimiser les dépenses et améliorer le retour sur investissement.

Automatisation robotique des processus dans le BPO

Service à la clientèle

infos 70 à 80% des processus basés sur des règles dans les services clients peuvent être automatisés à l'aide de RPA.

La RPA peut accélérer la résolution des clients en utilisant un processus basé sur des règles pour obtenir plus d'informations sur les requêtes des clients, en proposant des solutions de bricolage ou en se connectant au prochain agent client disponible après avoir collecté les informations requises.

Traitement de facture

Le traitement des factures est un autre processus commercial répétitif qui peut entraîner des paiements incorrects et des retards s'il est effectué manuellement. Et RPA rationalise ce processus en offrant un traitement des paiements en temps opportun.

Le traitement des factures est difficile car différentes entreprises ont différents formats de facture. Mais, grâce à des logiciels comme Nanonets, qui peuvent être entraînés, le traitement des factures peut être simplifié et personnalisé selon les besoins.

En savoir plus sur la façon dont les nanonets ont aidé les services ACM.

Comparaison de prix

Lorsque les entreprises achètent quoi que ce soit en gros pour leurs besoins de fabrication, le coût est crucial. Le coût de ces éléments peut faire ou défaire l'entreprise et avoir un impact significatif sur le retour sur investissement.

Cependant, prendre manuellement le temps de comparer et de rechercher l'option disponible peut être délicat et coûter cher à long terme. Gardant cela à l'esprit, de nombreuses entreprises n'utilisent pas la RPA pour gérer le processus de comparaison des prix.

Ce système peut comparer la qualité, la fiabilité et le prix de divers fournisseurs et vous donner le meilleur résultat.

Saisie et validation des données

Dans le monde d'aujourd'hui, les données peuvent prendre différentes formes et tailles. Des données lisibles par machine aux notes manuscrites, il existe un nombre illimité de types auxquels les experts en données sont confrontés.

Par conséquent, le processus global de lecture, de saisie et de validation peut être une grande lutte pour les professionnels de la saisie de données. La RPA permet à l'entreprise de libérer les tâches de saisie et de validation des données et automatise le processus avec une précision exceptionnelle.

Gestion de la conformité

Grâce à la puissance de l'automatisation, les entreprises sont désormais en mesure de rationaliser la gestion de la conformité et de limiter l'exposition aux risques à long terme. Et à mesure que les organisations évoluent, la gestion d'une conformité plus standard avec des entrées basées sur des règles ne deviendra pas plus complexe en raison de l'évolutivité du système RPA.

Réconciliation

Le rapprochement consiste à rechercher et à trier les informations relatives aux dépenses ainsi qu'au solde. Cette opération manuelle peut prendre beaucoup de temps aux services de comptabilité, ce qui peut être mieux utilisé ailleurs.

RPA permet à l'organisation de rationaliser ce processus et d'automatiser la mise en correspondance et le tri de tous les détails de paiement pour une expérience efficace de rapprochement des enregistrements.

Pourquoi les projets RPA échouent-ils ? Quels sont les risques associés aux projets RPA ?

Les projets RPA échouent, parfois à cause d'attentes excessives et parfois à cause d'une mauvaise exécution. Connaître ces pièges à l'avance vous aidera à garder une trace de ce qui pourrait mal tourner et où. Les étudier vous aidera à être en mesure de procéder en douceur lorsque vous travaillez à automatiser les processus manuels dans votre organisation :

Identifier le mauvais processus à automatiser

Essayer de résoudre le mauvais problème ne donnera pas de solutions. Nous avons une liste de contrôle pour identifier le bon processus à automatiser. S'il est manuel et basé sur des règles, automatisez-le. Ce n'est pas si simple. Essayez de rechercher des éléments qui pourraient vous gêner :

  • Le manager essaie-t-il de détourner l'automatisation pour sauver son équipe ?
  • Le processus est-il plus complexe qu'il n'y paraît ?
  • Les règles sont-elles correctement configurées ?
  • Les employés aident-ils à la configuration des tâches ?

Essayez de chercher des endroits où cela pourrait mal tourner et gardez un œil dessus.

Réfléchissez davantage à : Qui sont les personnes qui protègent particulièrement leurs zones ? Comment les approcheriez-vous si vous étiez au courant des opportunités de processus dans leurs domaines ?

Automatiser l'ensemble du processus alors qu'une partie seulement était un bon candidat

Cela peut être une extension du problème mentionné ci-dessus. Un processus peut être décomposé en plusieurs étapes plus petites. Les propriétaires d'entreprise pourraient vouloir automatiser toutes les étapes manuelles pour voir le véritable potentiel de l'automatisation RPA, mais cela ne fonctionnerait pas de cette façon. Chaque partie du processus aura un degré défini jusqu'auquel il peut être automatisé. Certains processus peuvent encore nécessiter une surveillance humaine ou un contact humain. Essayer de les automatiser créerait des problèmes.

Vous n'avez pas besoin de tout automatiser pour voir les avantages. Vous pouvez automatiser une partie du processus et toujours voir les résultats souhaités.

Pas assez d'expertise dans l'équipe

Une fois le bot RPA en ligne, les choses pourraient aller mal. Le modèle pourrait ne pas fonctionner comme vous l'aviez prévu. Et ça n'aura pas l'air génial.

C'est toujours une bonne idée d'avoir un développeur expérimenté dans l'équipe qui peut gérer ces problèmes en déplacement. Pérennisez et améliorez vos processus avec l'automatisation, et maintenez-les avec les développeurs.

Commencer un projet sans informations suffisantes

Les demandes de projet sont là pour une raison. Pour que la personne qui demande l'automatisation puisse énoncer ses besoins exacts.

Vous ne voulez pas travailler sur le bot RPA pendant des semaines juste pour vous rendre compte que les exigences étaient différentes. Tout en commençant par l'automatisation RPA, il vaut mieux avoir plus d'informations sur les exigences que d'avoir moins d'informations.

Choisir le mauvais outil

Choisir le mauvais outil peut vous causer un double coup dur en termes d'efforts et de coûts inutiles. Choisissez vos outils RPA en fonction de vos besoins.

  • Vous avez moins de développeurs ? Obtenez un outil sans code.
  • Vous avez moins de budget ? Recherchez tous les outils peu coûteux
  • Vous ne voulez pas coder ? Obtenez un outil basé sur le workflow.

Il vaut mieux prendre plus de temps pour choisir le bon outil plutôt que de se retrouver avec le mauvais.

Comment obtenir l'adhésion de la direction à l'automatisation RPA ?

L'adhésion des parties prenantes est importante pour la réussite de la mise en œuvre d'un projet RPA. Avec de plus en plus d'entreprises adoptant l'automatisation, l'achat devient plus facile.

Plus de 90 % des cadres de niveau C signalent qu'un certain niveau d'automatisation intelligente existe déjà au sein de leur organisation. (IBM)

Mais même dans ce cas, si vous pouviez obtenir l'adhésion de l'équipe de direction, vous aurez une scène pour présenter vos points de vue. Voici 3 façons d'obtenir l'adhésion de la direction à l'automatisation RPA dans votre organisation.

Présenter les normes de l'industrie

De nombreuses organisations à travers le monde adoptent l'automatisation. Présentez les tendances d'adoption de la RPA dans votre secteur. Prenez des statistiques de n'importe quel rapport de recherche réputé pour renforcer votre crédibilité.

Afficher les cas d'utilisation

Parfois, lorsqu'une personne fait le même travail pendant des années, elle pense que personne ne peut le faire mieux. Ils ne voient pas comment leur travail peut être automatisé. C'est un effet de projecteur. Donner une vue à la troisième personne pourrait les aider à réaliser leur potentiel. Examinez tous les processus de votre organisation.

Quels sont certains processus spécifiques au sein de votre organisation qui pourraient bénéficier de l'automatisation ?

Faites une liste de quelques idées. Mention est que tous les concurrents utilisent RPA pour automatiser ces tâches.

Recycler les employés et créer une expertise

Lorsque vous suggérez l'automatisation, réfléchissez à la manière dont vous allez contrer les pertes d'emplois. Les managers de tous niveaux détestent découper leur équipe ou leur budget. Une façon de redéployer ces employés est : Recycler et cultiver l'expertise.

Formez les employés afin qu'ils puissent travailler en tandem avec l'automatisation RPA tout en contribuant à la croissance de l'entreprise. Les employés peuvent se perfectionner ou utiliser leur temps libre pour se concentrer sur la stratégie ou plus. Obtenez l'aide de l'équipe RH pour élaborer une stratégie sur cet aspect de l'automatisation RPA.

Analyse coûts-bénéfices

Discutez en profondeur de tous les avantages de l'automatisation RPA. Montrez comment ces avantages peuvent l'emporter sur le coût. Montrez les calculs approximatifs pour le retour sur investissement et les périodes de récupération. Les simulations peuvent aussi aider.

Les avantages de l'automatisation RPA sont :

  • Amélioration de la satisfaction client
  • Amélioration de la productivité des employés
  • Moins de charge de travail manuelle
  • Conformité aux risques améliorée
  • Moins de taux d'erreur
  • Économies financières
  • Avantages concurrentiels

Et plus encore.

La structure de l'automatisation des processus robotiques

La RPA, c'est beaucoup de choses. L'automatisation des processus robotiques a beaucoup de définitions. Mais comment décririez-vous la structure de RPA ? Comment classeriez-vous RPA ?

Enriquez et al. (2020) ont proposé 48 fonctionnalités différentes pour classer les systèmes RPA. C'est beaucoup. Essayons de comprendre la structure de la RPA en la catégorisant sur plusieurs dimensions.

Vue d'entreprise

La RPA peut jouer différents rôles en fonction des objectifs commerciaux : elle peut soit

  • Remplacer un ETP en prenant entièrement en charge les tâches de saisie manuelle des données effectuées par les employés
  • Soutenir un ETP (aider l'employé à faire un meilleur travail) – par ex. fournir des données client pertinentes à l'agent de support pendant que l'agent parle aux clients en ligne
  • Faire quelque chose d'innovant - comme assurer la conformité des fournisseurs à la TPS des factures ouvertes en vérifiant les valeurs par défaut des fournisseurs dans la base de données GSTM.  

Encore une fois, en regardant la complexité du processus impliqué, les bots logiciels RPA peuvent remplacer les humains pour les tâches de routine. Les robots logiciels RPA peuvent soutenir les efforts FTE tout en effectuant des tâches structurées telles que l'automatisation des factures. Dans le cas de tâches non structurées, les bots RPA doivent travailler avec intelligence.

Capacités RPA

Dans cette section, nous essayons de voir quel type de capacités notre bot RPA peut avoir. Les capacités RPA peuvent être liées à :

Comment les bots vont-ils interagir ?

En vertu de cela, nous déterminons comment les utilisateurs finaux interagiront avec le bot. Soit le bot RPA interagira à l'aide d'une interface utilisateur final, d'une application, d'ensembles de données, d'autres robots ou du monde réel.

Par exemple. Dans le cas de l'automatisation d'une tâche de routage, vous pouvez utiliser un logiciel qui collectera des informations à partir de documents et les traitera.

En cas de support, comme en cas de support client, le bot RPA interagira avec les e-mails des clients, une base de données de clients et les avis des clients pour créer un profil client approprié.

Dans le cas d'une nouvelle tâche, le bot RPA peut utiliser les images des permis de conduire des caméras de rue pour extraire les informations du conducteur d'une base de données en temps réel.

Voulons-nous qu'ils prennent une décision?

Lorsque vous construisez un bot RPA, vous devez décider si vous voulez que les bots prennent les décisions ou non.

Alors que les robots qui automatisent les tâches de routine n'ont pas besoin de prendre de décisions, ceux qui effectuent des tâches innovantes devraient pouvoir prendre leurs propres décisions pour améliorer l'auto-apprentissage.

Quelles devraient être les capacités d'auto-apprentissage du bot ?

Les robots RPA qui remplacent les tâches humaines suivent principalement des processus basés sur des règles et n'ont pas besoin d'apprendre. Ceux qui aident les humains pourraient apprendre des actions humaines.

À l'autre extrême, les robots RPA qui tentent de travailler sur des tâches innovantes doivent devenir meilleurs pour faire les choses après chaque étape.

Le robot doit-il être gouverné par une partie externe ?

Comme mentionné dans l'image, les robots automatisant les tâches de routine n'ont besoin d'aucune gouvernance car les tâches sont assez simples. Alors que dans le cas de nouvelles tâches, une supervision humaine est nécessaire pour s'assurer que le bot RPA progresse dans la bonne direction.

Vue de réalisation

La vue de réalisation parle de la configuration du système et des propriétés du système qui sont comparables à d'autres systèmes informatiques. Dans cette vue, nous examinons :

  • Type de logiciel – Le logiciel RPA peut être un produit SaaS standardisé ou peut être développé en interne.
  • Complexité du système – Combien de systèmes sont connectés ? S'agit-il d'un système unique ou de plusieurs systèmes cloisonnés ou complètement intégrés ?
  • Opérations système – Où est-il hébergé ? Où sont stockées les données ? Modèle cloud, hybride ou sur site.

Conditions d'utilisation

La vue d'utilisation parle du processus de sélection et d'automatisation. Ici, nous considérons comment le bot RPA est utilisé.

Comment les processus sont-ils sélectionnés ?

Les processus peuvent être sélectionnés par les utilisateurs finaux, par sélection manuelle où l'un des cadres sélectionne le processus ou par processus de sélection centralisé où la direction générale ou l'ensemble de l'entreprise participe. De plus, le bot RPA peut également sélectionner automatiquement le processus à être automatisé en procédant à une analyse.

Comment les processus sont-ils automatisés ?

  • Les processus sont-ils exécutés individuellement par les utilisateurs finaux ? Le processus peut également être automatisé par l'équipe centralisée. Une différence majeure entre la RPA et les projets de systèmes d'information traditionnels est la possibilité d'une réalisation autonome par les unités commerciales. Cependant, on peut s'attendre à ce que des implémentations RPA plus complexes nécessitent l'implication du service informatique.

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